Краткая памятка при проведении проверок
С момента регистрации бизнеса необходимо быть готовым к визитам контролирующих органов.
Бизнесмен всегда должен быть, как пионер, готов к визитам контролеров.
Организационная подготовка
Систематически проводить мониторинг сайта региональной прокуратуры,
где должен быть размещен план проверок фирм контролирующими органами.
Техническая подготовка
Установить в офисе простейшую систему видеонаблюдения. На худой конец можно производить запись на сотовый телефон или диктофон.
Рекомендации руководителям
Вызывайте своего адвоката, юриста. Пригласите своих ответственных работников, которым предоставлено право представлять интересы организации в отношениях с контролирующими органами.
Выясните у контролеров основания для проверки.
Попросите у контролеров предписание (решение, постановление и т.д.) на проверку.
Не надо идти на конфликт - «улыбаюсь, но про себя ругаюсь». Ведите себя корректно и дипломатично. Попросите у контролеров документ, удостоверяющий личность. Ваш ответственный работник должен переписать данные удостоверений контролеров.
Если имеются сомнения в полномочиях контролеров - выясните фамилию и телефон руководства проверяющих (по телефонному справочнику). Позвоните и поинтересуйтесь, работают ли там данные работники и имеют ли они право вас проверять. Бывает, что под видом контролеров «проверку» проводят бывшие сотрудники контролирующих органов.
Если проверяющий не предъявляет документ, удостоверяющий личность, звоните «02», «112».
Возьмите свой «журнал учета проверок» и все беседы начинайте только после заполнения указанного журнала. Проверяющие не обязаны там делать записи, так как об этом не указано напрямую в законе.
В 5-10 минут перепалки с заполнением журнала учета проверок, и выяснением личностей контролеров надо постараться составить психологический портрет контролеров. Постарайтесь также выяснить кто наиболее профессионально грамотный из контролеров. И над этими вопросами надо работать в ходе всей проверки.
Представьте своего ответственного работника, который будет отвечать на вопросы контролеров и решать оперативные вопросы.
Предоставьте контролерам отдельную комнату. Не предоставляйте копировальную технику, если нужны документы - пускай пишут письменное требование. Ведите журнал учета выданных документов и сделанных копий.
Если необходимо подписать акт (протокол) - внимательно прочтите, попросите копию, проставьте прочерк или знак Z («зет») в не заполненных разделах. Напишите свои замечания и комментарий - «с возражениями», подпишитесь. Возражения всегда найдутся и можно предоставить позднее.
Не отказывайтесь от подписи документа, т.к. контролеры могут что-нибудь дописать в дальнейшем.
Кроме того, контролеры обязаны предоставить копию акта (протокола). Если не дают копию акта (протокола) - напишите «копия не предоставлена» и постарайтесь сделать копию документа сами.
Рекомендации сотрудникам
Прочтите вышесказанные рекомендации - «плох тот солдат, которые не хочет стать генералом». Максимально формализуйте отношения.
Старайтесь отвечать односложно: «да», «нет». Если сомневаетесь, говорите «затрудняюсь ответить».
Если вопрос направлен против Вас, можете не отвечать - «никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников» (ст.51 Конституции РФ).
Все документы, пояснения и ответы на вопросы контролеров необходимо представлять только с разрешения руководителя.
Требуют документ - «за документооборот отвечает руководитель», «найдем, предоставим». Обратитесь к руководству или ответственному работнику. Не предъявляйте документы, которые не относятся к компетенции контролеров.
Фиксируйте все действия на бумаге - время, действия контролеров, какие документы запрашивались, какие вопросы задавали.
Не подписывайте документы, не читая.
upd
Отрывок из книги
Б.М. Фороский «Проверка организаций: практика выживания» - Уфа: ООО «Аквант», 2007.
Готовятся материалы к второму изданию
Требуется издатель
Книги Б.М.Фороского
Счет - фактура. Новые правила оформления
Милицейские налоговые проверки: правила выживания