Как навести порядок в компании...
Оригинал взят у nikolino в Как навести порядок в компании...
Советы японцев работающих в России.
«У нас везде бардак, неразбериха, да и делать мы ничего вовремя не умеем, а то, что делаем всегда некачественно»,- вздыхаем мы. Вот японцы, они умеют работать чётко и делатькачественные вещи. Создаётся некое представление о нас как о нации неумех, живущей рядом неким божественным народом, по природе своей обладающих невероятнымии сверхъестественными способностями в работе.
Мне довелось около шести лет работать в японской компании, действующей в России. Кое-чтоо возможности применения японских подходов к организации бизнеса в России я уже писалв предыдущей статье.
http://professionali.ru/Soobschestva/biznes-klub/ballada-o-neverojatnoj-japonskoj-tochnosti/
Но здесь мне хотелось рассказать именно о том, в чём сами японцы видят возможности для улучшения положения в российских компаниях.
Мне неоднократно доводилось обсуждать положение дел в российском бизнесе с японскимименеджерами самого разного уровня. Интересно, что большинство из них вовсе не считаетРоссию такой уж бесперспективной страной, а русских фатально неорганизованными работниками. Количество представительств и дочерних компаний японских корпорацийв России неуклонно растёт, как и штат российских сотрудников работающих в них. Более того, уже ездят по нашим дорогам «тоеты» и «нисаны» российской сборки, прошедшие контроль качества организованный по японским стандартам.
«Вот с итальянцами действительно невозможно работать,- поделился со мной в приватномразговоре за чашечкой саке один японец, отвечавший за экспансию компании на Западныхрынках. - А русских надо только научить правильно организовывать работу и всё будет прекрасно».
Собственно это и есть первое и наиболее важное мнение о российском бизнесе, которое, могу утверждать это уверено, разделяет большинство японцев имеющих опыт работы в России.
Осталось выяснить сущую мелочь: что же такое в понимании наших японских коллег «правильно организовать».
Поскольку наши восточные соседи - люди практичные, постараюсь воспользоватьсяих методом и изложить материал по пунктам, максимально кратко, с акцентом на практическоеиспользование и без отвлечений на абстрактные философские понятия. То есть так, как делают это сами японцы.
1.Порядок на столе = порядок в голове.
Первое с чего начинает любой японец как наведение порядка в собственной работе, так иво вверенном ему отделе или даже компании, это собственно рабочее место. Правила просты. Непосредственно на столе должны находиться только необходимые канцелярские принадлежности и документы, имеющие прямое отношение к выполняемой в данный момент работе. В лотках - документы ожидающие рассмотрения в ближайшее время. В столе только имеющие отношение к работам, выполняемым в течение трёх рабочих дней. Все остальныедокументы должны быть рассортированы и аккуратно подшиты в папки и расставлены на полкахтак, чтобы их было легко найти при необходимости.
Низовому персоналу это требование объясняется просто: бардак на рабочих столах и в папкахс документами приводит к непроизводительной потере рабочего времени, что является убытком компании. Менеджер, впрочем, услышит уже иное объяснение. Порядок на рабочемместе отражает насколько «чисто» или «засорено» сознание работника. Но есть и обратнаясвязь. Хорошо организованное и упорядоченное рабочее место само по себе иначе организует сознание работника, настраивает его на эффективную работу, не позволяет отвлекаться, структурирует мышление. И это не досужие домыслы, а результаты серьёзнейших исследований учёных. Так что, организуя своё рабочее место и заставляя делать тоже подчинённых, менеджер не только экономит рабочее время, но и существенно повышает эффективность их работы.
По той же причине японцы чрезвычайно придирчиво относятся к подбору и содержанию офиса.Не потерпят они если в офисе грязь, в беспорядке расставлены коробки с документами,облупленны стены, трещины на потолке. Ведь, с их точки даже зрения плохой пейзаж за окноми неопрятная отделка также не позволяют создать нужный настрой.
Упорядочите и вычистите своё рабочее место и заставьте тоже сделать подчинённых, ивы увидите, как возникнет настрой на работу и вырастет производительность.
2.Вассал моего вассала не мой вассал.
В российских компаниях очень часто структура подчинения и должностные обязанности неясны,а то и являются «плавающими», положения об отделах или должностные инструкции сделаны для проформы или отсутствуют. С точки зрения многих управленцев это позволяет избежать бюрократизации и позволяет быстро мобилизовать ресурсы. А вот с точки зрения японцев это грубейшее нарушение принципа иерархии, который является священной коровой японского бизнеса. И неспроста. Ведь если нет строгой иерархии, то совершенно непонятно кто за чтоотвечает и кто какой участок должен контролировать. Работа сотрудников всегда малоэффективна. Нет чёткого распределения ответственности, ни один работник не можетспланировать долгосрочную стратегию своей работы, поскольку задачи и требования постоянно меняются.
В иерархической структуре, которую так любят японцы, задачи каждого подразделенияи каждого конкретного сотрудника предельно чётко ясны, а цели ставятся исходя из общейдолгосрочной стратегии компании. Ясно и кто за что несёт ответственность. Каждый начальник ставит задачи своему подчинённому и с него же спрашивает за результат. Объяснение «Потому что Вася из моего отдела не успел» не проходит. Начальник отвечает за свой отдел и раз кто-тов нём что-то не так сделал, это его персональная вина, ответить за которую придётся «по полной». Неотвратимая и строгая ответственность за деятельность вверенного участка - важная часть японского менеджмента. Для поддержания такого положения японцы строго придерживаются правила «вассал моего вассала - не мой вассал. То есть японский менеджер старается никогда не руководить деятельностью рядового сотрудника через голову его непосредственного руководителя. В итоге создаётся ситуация когда с подчинённымподчинённого японский менеджер предельно мягок и дружелюбен, а вот с непосредственнымподчинённым суров до жестокости. Всё это не просто «игра». Это японская методика повышения эффективности и ответственности персонала.
Установите иерархическую структуру компании и чётко пропишите задачи сотрудника, определите кто за что отвечает. Это позволит чётче организовать работу и повыситответственность каждого за свою работу.
3.Мы - семья
Но ведь сразу возникнет борьба между отделами, каждый начнёт «тянуть одеяло на себя»,справедливо возразит опытный читатель и будет совершенно прав. Но у японцев есть ответ ина это. Взаимные и почти ежевечерние походы японцев в бары это притча во языцах.Наши работники тоже любят корпоративы, но вот большинство, включая руководство, воспринимает их не более как способ расслабиться, выпить и поесть за счёт компании. Рядовые работники японцы часто воспринимают это также. А вот для руководства это метод укрепления команды и установление горизонтальных связей между отделами. Японский менеджер идёт туда именно работать и трудится не менее эффективно, чем в офисе или цеху. Он не забудетподойти к каждому сотруднику, приободрить его и сказать что-то нужное именно ему.Он как бы случайно сведёт двух враждующих коллег и «по дружбе», под пьяную лавочку, уговорит их помирится. Он не забудет настроить людей на эффективную совместную работу, напомнить, что персонал фирмы это не просто команда, это семья. При том создаст такую атмосферу, чтобы люди именно так себя и почувствовали.
Такая работа считается важнейшей задачей менеджера. Любому, кто займёт руководящую должность в японской компании, скажут, что он должен быть ещё и психологом и отвечаетза атмосферу в коллективе также как и за качество продукции и за выполнение плана. Часто его зарплата рассчитана так, чтобы он мог угощать своих подчинённых как бы за свой счёт.И стратегия эта работает прекрасно на российской почве, также как и на японской.
Организуйте корпоративные мероприятия и проводите их «умно». Формируйте семейную атмосферу в компании. Это окупится сторицей за счёт повышения эффективности работы сотрудников.
4.Потеря времени = потеря денег
Это любимейшая формула японского менеджмента. Насколько пунктуальны японцы известно всем. Но у а мы то, русские, безалаберны от природы? Вовсе нет. Большинство русских работающих в японских компаниях очень быстро становятся весьма пунктуальны. Выясняется, что чётко планировать своё время вовсе несложно. Большинству для этого достаточно просто записать график в ежедневник и расставить приоритеты в поставленных задачах. Помогаетв этом деле и компьютер и мобильный телефон, благо сейчас достаточно много различных приложений, включая доступный всем Outlook, позволяющих и расставить задачи во времении организовать систему оповещений и напоминаний. Что называется, было бы желание. А чтобыоно было, японские менеджеры строжайшим образом контролируют пунктуальность сотрудников. Пунктуальность - один из богов японского менеджмента. Японцы как никто другой знают, как повышается производительность предприятия если его сотрудники начинают работать пунктуально.
Ни один японской начальник никогда не скажет: «сделайте к завтрашнему дню». Он скажет:«сделайте к 12.00 завтрашнего дня». При этом задержка в выполнении задания более чем на5 минут без уважительных причин считается серьёзным нарушением. Задержка на 2-3 минутыэто тоже плохо, но находится в пределах погрешности. А вот более серьёзное опоздание будет обязательно отмечено руководством и, вместе с другими, непременно всплывёт при рассмотрении вопроса о распределении премий или назначении на более высокую должность.
Возможно, задержка на 5-10 минут и не критична. Возможно, начальник до вечера не возьмётотчёт в руки. Но строгое отношение к времени рождает дисциплину. А пунктуальность это строгая самодисциплина и ничего больше. И если руководство само пунктуально и требуетэтого же от сотрудников, вся компания в целом начинает работать по часам и как часы.Ведь все подразделения взаимосвязаны и «маленькие» задержки «всего» на четверть или полчаса складываются в часы и даже дни задержек, простои, сорванные контракты, штрафы, потерянных клиентов. Кроме того, высокая пунктуальность привычная для японцев,на российском рынке даёт огромное конкурентное преимущество без лишних затрат и при«прочих равных».
Сделайте пунктуальность правилом для себя и одним из критериев качества работы ваших сотрудников, и вы сами удивитесь тому, насколько повысится производительность труда ваших сотрудников и лояльность клиентов.
5.Потеря информации = потеря денег
Не требующее, вроде бы расшифровки утверждение. Потерянная или не полностью донесённая информация это ошибка в управленческом решении, упущенный контракт и неверно оцененные риски. Но что же делать, если люди забывают сообщить? У японцев здесь свой рецепт.
В первую очередь информацию лучше всего сообщать письменно: служебной запиской или по электронной почте. Бюрократия? Да. Но тогда, во-первых, исключается возможность потери информации при передаче. Во-вторых, всегда есть возможность поднять и перепроверитьсообщение. В-третьих, никто не сможет отказаться от того что написал в сообщении или сказать, что не слышал его.
Копии сообщений должны направляться всем связанным с данным вопросом сотрудникамиз всех подразделений. Это обеспечивают, что все участники бизнес-процесса имеют одинаково полную информацию.
Если информация о достаточно стандартном случае, скажем, заявка на исполнение проекта, передаётся систематически, лучше всего разработать единую, удобную для всех форму,в которой необходимая информация будет структурирована по пунктам. Это позволитпередающему сообщение не упустить никакую важную информацию, а принимающемуоперативно считать её.
Введите правило, что любая существенная информация должна передаваться письменно или по электронной почте, направляться всем имеющем к ней отношение сотрудникам.Если есть возможность, введите простые и удобные формы сообщений. Это позволитне терять информацию и быстрее обрабатывать её, что существенно улучшит качество работы компании.
6.Заходи тихо, докладывай правильно, уходи быстро.
Культура совещаний или докладов начальству имеет прямое отношение как к информационномуобмену, так и к экономии рабочего времени, но этот вопрос так важен, что об этойрекомендации следует поговорить отдельно. Первое, что требует японец-руководительот подчинённого, это чтобы его доклад был лаконичен, но полон. То есть он должен не толькосообщить о некой проблеме или вопросе, который следует решить, но и донести всю важную информацию, необходимую для принятия решения. Ни начальник, ни коллеги, ни в коем случаене должны «вытягивать» информацию дополнительными вопросами. С точки зрения японцев, чем больше таких вопросов задаётся, тем менее качественно подготовлено сообщение и темниже квалификация докладчика. Ведь подобные диалоги это непроизводительная трата времени всех участников совещания. Кроме того, другие участники совещания могут просто не знатьо важном аспекте, и не спросить о нём и тогда у них будет неполная информация, что может привести к неправильному решению.
Докладчик должен не только изложить проблему и всю связанную с ней информацию, нои предложить варианты её решения. Ведь он больше других знаком с проблемой, обдумывал её и, как профессионал, должен иметь какие-то идеи как с ней справиться. Это существенносократит обсуждение. Ведь если другие участники совещания методом мозгового штурма станут искать решение, то неизбежно выйдут и на известные докладчику, только потративна это время друг друга.
К совещанию надо готовиться, только тогда оно эффективно. Именно поэтому следует избегать «стихийных» совещаний, когда начальник или кто-то из сотрудников неожиданно выдёргивает коллег и предлагает им заняться решением пусть даже очень важного вопроса. Ведь всемучастникам совещания придётся резко бросать свои дела и на ходу вспоминать, всё, что связанос обсуждаемым вопросом. Это затянет время обсуждения и снизит его эффективность.Чем больше будет дано время на подготовку, тем лучше. Но даже в форс-мажорныхобстоятельствах японские руководители предпочитают известить участников собрания хотя быза 10-15 минут и дать возможность корректно завершить текущие дела и подготовитьсяк собранию.
Требуйте от подчинённых лаконичного и полного доклада с указанием всей связаннойс проблемой информацией и предложением способов решения проблемы. Избегайте «стихийных» совещаний и давайте возможность сотрудникам подготовиться к собранию.
7.Из всех технологий лучше новейшая и наиболее комплексная.
Возможно, внимательный читатель обратил внимание, что практически все приведённые выше рекомендации чрезвычайно технологичны, то есть связаны с введением некой системы. Систематизация, упорядоченье всегда делают процесс экономичнее и эффективнее. Но поравспомнить, что мы живём в век высоких технологий, когда человечеством непрерывно придумываются и совершенствуются всевозможные технические средства, облегчающие нашу жизнь. Как выбирать технологичное и электронное оборудование. Мнение многих российских менеджеров: «мне проще десять таджиков нанять, чем погрузчик купить» японцам не близко,при том, как всегда по рациональным причинам. Во-первых, он усиливает человеческий фактор, который наименее надёжен и, обычно является источником того бардака, о котороммы так сокрушаемся. Во-вторых, предполагает менее качественную работу, а качество это бог японского бизнеса. В-третьих, и это главное, практически не имеет перспектив для совершенствования и интенсивного развития. Сейчас техника развивается в направлениимаксимальной универсальности и комплексности. И именно это позволяет максимально рационально и гибко, а значит с максимальным эффектом использовать её. Каждое новое изобретение высвобождает рабочее время, ускоряет технологический процесс, открывает новые возможности. Тот, кто ими пользуется первым, выигрывает конкурентную борьбу. Японцы стараются быть первыми. Затраты могут быть высоки, но они окупаются рационализацией и ускорением процессов и высоким качеством продукции. Кроме того, как известно, новые технологии часто позволяют сильно экономить постоянно дорожающие ресурсы, а их стоимость быстро снижается.
Выбирая гаджет, японец постарается выбрать тот, что обладает наибольшим набором функцийи наиболее надёжен, постарается изучить и использовать их все к своей пользе. Точно также они относятся и к выбору производственного и офисного оборудования. Конечно, экономическую экспертизу проекта никто не отменял. Но общая стратегия японцев именно такова. Максимально использовать всевозможные новейшие технологии японцы всегда рекомендуют своим сотрудникам. Как минимум задействовать те, что уже находятсяна вооружении лидеров рынка.
Старайтесь использовать наиболее передовые, надёжные и универсальные технологии, снижающие человеческий фактор, ускоряющие работу, увеличивающие гибкость, расширяющие возможности и обеспечивающие наивысшее качество. Это залогконкурентных преимуществ.
____________________________________________
Не такие уж сложные рекомендации, не так ли? Но уже их применение делает работу компании значительно эффективнее. Впрочем, это только первые шаги. Так сказать, необходимый минимум по наведению элементарного порядка. Да и применение этих общих принциповв каждом конкретном случае, может очень разнится. А дальше начинается самое интересное.Ведь компания должна не только чётко работать и избегать нерациональных потерь, нои постоянно совершенствоваться.
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ БЛОГА
Советы японцев работающих в России.
«У нас везде бардак, неразбериха, да и делать мы ничего вовремя не умеем, а то, что делаем всегда некачественно»,- вздыхаем мы. Вот японцы, они умеют работать чётко и делатькачественные вещи. Создаётся некое представление о нас как о нации неумех, живущей рядом неким божественным народом, по природе своей обладающих невероятнымии сверхъестественными способностями в работе.
Мне довелось около шести лет работать в японской компании, действующей в России. Кое-чтоо возможности применения японских подходов к организации бизнеса в России я уже писалв предыдущей статье.
http://professionali.ru/Soobschestva/biznes-klub/ballada-o-neverojatnoj-japonskoj-tochnosti/
Но здесь мне хотелось рассказать именно о том, в чём сами японцы видят возможности для улучшения положения в российских компаниях.
Мне неоднократно доводилось обсуждать положение дел в российском бизнесе с японскимименеджерами самого разного уровня. Интересно, что большинство из них вовсе не считаетРоссию такой уж бесперспективной страной, а русских фатально неорганизованными работниками. Количество представительств и дочерних компаний японских корпорацийв России неуклонно растёт, как и штат российских сотрудников работающих в них. Более того, уже ездят по нашим дорогам «тоеты» и «нисаны» российской сборки, прошедшие контроль качества организованный по японским стандартам.
«Вот с итальянцами действительно невозможно работать,- поделился со мной в приватномразговоре за чашечкой саке один японец, отвечавший за экспансию компании на Западныхрынках. - А русских надо только научить правильно организовывать работу и всё будет прекрасно».
Собственно это и есть первое и наиболее важное мнение о российском бизнесе, которое, могу утверждать это уверено, разделяет большинство японцев имеющих опыт работы в России.
Осталось выяснить сущую мелочь: что же такое в понимании наших японских коллег «правильно организовать».
Поскольку наши восточные соседи - люди практичные, постараюсь воспользоватьсяих методом и изложить материал по пунктам, максимально кратко, с акцентом на практическоеиспользование и без отвлечений на абстрактные философские понятия. То есть так, как делают это сами японцы.
1.Порядок на столе = порядок в голове.
Первое с чего начинает любой японец как наведение порядка в собственной работе, так иво вверенном ему отделе или даже компании, это собственно рабочее место. Правила просты. Непосредственно на столе должны находиться только необходимые канцелярские принадлежности и документы, имеющие прямое отношение к выполняемой в данный момент работе. В лотках - документы ожидающие рассмотрения в ближайшее время. В столе только имеющие отношение к работам, выполняемым в течение трёх рабочих дней. Все остальныедокументы должны быть рассортированы и аккуратно подшиты в папки и расставлены на полкахтак, чтобы их было легко найти при необходимости.
Низовому персоналу это требование объясняется просто: бардак на рабочих столах и в папкахс документами приводит к непроизводительной потере рабочего времени, что является убытком компании. Менеджер, впрочем, услышит уже иное объяснение. Порядок на рабочемместе отражает насколько «чисто» или «засорено» сознание работника. Но есть и обратнаясвязь. Хорошо организованное и упорядоченное рабочее место само по себе иначе организует сознание работника, настраивает его на эффективную работу, не позволяет отвлекаться, структурирует мышление. И это не досужие домыслы, а результаты серьёзнейших исследований учёных. Так что, организуя своё рабочее место и заставляя делать тоже подчинённых, менеджер не только экономит рабочее время, но и существенно повышает эффективность их работы.
По той же причине японцы чрезвычайно придирчиво относятся к подбору и содержанию офиса.Не потерпят они если в офисе грязь, в беспорядке расставлены коробки с документами,облупленны стены, трещины на потолке. Ведь, с их точки даже зрения плохой пейзаж за окноми неопрятная отделка также не позволяют создать нужный настрой.
Упорядочите и вычистите своё рабочее место и заставьте тоже сделать подчинённых, ивы увидите, как возникнет настрой на работу и вырастет производительность.
2.Вассал моего вассала не мой вассал.
В российских компаниях очень часто структура подчинения и должностные обязанности неясны,а то и являются «плавающими», положения об отделах или должностные инструкции сделаны для проформы или отсутствуют. С точки зрения многих управленцев это позволяет избежать бюрократизации и позволяет быстро мобилизовать ресурсы. А вот с точки зрения японцев это грубейшее нарушение принципа иерархии, который является священной коровой японского бизнеса. И неспроста. Ведь если нет строгой иерархии, то совершенно непонятно кто за чтоотвечает и кто какой участок должен контролировать. Работа сотрудников всегда малоэффективна. Нет чёткого распределения ответственности, ни один работник не можетспланировать долгосрочную стратегию своей работы, поскольку задачи и требования постоянно меняются.
В иерархической структуре, которую так любят японцы, задачи каждого подразделенияи каждого конкретного сотрудника предельно чётко ясны, а цели ставятся исходя из общейдолгосрочной стратегии компании. Ясно и кто за что несёт ответственность. Каждый начальник ставит задачи своему подчинённому и с него же спрашивает за результат. Объяснение «Потому что Вася из моего отдела не успел» не проходит. Начальник отвечает за свой отдел и раз кто-тов нём что-то не так сделал, это его персональная вина, ответить за которую придётся «по полной». Неотвратимая и строгая ответственность за деятельность вверенного участка - важная часть японского менеджмента. Для поддержания такого положения японцы строго придерживаются правила «вассал моего вассала - не мой вассал. То есть японский менеджер старается никогда не руководить деятельностью рядового сотрудника через голову его непосредственного руководителя. В итоге создаётся ситуация когда с подчинённымподчинённого японский менеджер предельно мягок и дружелюбен, а вот с непосредственнымподчинённым суров до жестокости. Всё это не просто «игра». Это японская методика повышения эффективности и ответственности персонала.
Установите иерархическую структуру компании и чётко пропишите задачи сотрудника, определите кто за что отвечает. Это позволит чётче организовать работу и повыситответственность каждого за свою работу.
3.Мы - семья
Но ведь сразу возникнет борьба между отделами, каждый начнёт «тянуть одеяло на себя»,справедливо возразит опытный читатель и будет совершенно прав. Но у японцев есть ответ ина это. Взаимные и почти ежевечерние походы японцев в бары это притча во языцах.Наши работники тоже любят корпоративы, но вот большинство, включая руководство, воспринимает их не более как способ расслабиться, выпить и поесть за счёт компании. Рядовые работники японцы часто воспринимают это также. А вот для руководства это метод укрепления команды и установление горизонтальных связей между отделами. Японский менеджер идёт туда именно работать и трудится не менее эффективно, чем в офисе или цеху. Он не забудетподойти к каждому сотруднику, приободрить его и сказать что-то нужное именно ему.Он как бы случайно сведёт двух враждующих коллег и «по дружбе», под пьяную лавочку, уговорит их помирится. Он не забудет настроить людей на эффективную совместную работу, напомнить, что персонал фирмы это не просто команда, это семья. При том создаст такую атмосферу, чтобы люди именно так себя и почувствовали.
Такая работа считается важнейшей задачей менеджера. Любому, кто займёт руководящую должность в японской компании, скажут, что он должен быть ещё и психологом и отвечаетза атмосферу в коллективе также как и за качество продукции и за выполнение плана. Часто его зарплата рассчитана так, чтобы он мог угощать своих подчинённых как бы за свой счёт.И стратегия эта работает прекрасно на российской почве, также как и на японской.
Организуйте корпоративные мероприятия и проводите их «умно». Формируйте семейную атмосферу в компании. Это окупится сторицей за счёт повышения эффективности работы сотрудников.
4.Потеря времени = потеря денег
Это любимейшая формула японского менеджмента. Насколько пунктуальны японцы известно всем. Но у а мы то, русские, безалаберны от природы? Вовсе нет. Большинство русских работающих в японских компаниях очень быстро становятся весьма пунктуальны. Выясняется, что чётко планировать своё время вовсе несложно. Большинству для этого достаточно просто записать график в ежедневник и расставить приоритеты в поставленных задачах. Помогаетв этом деле и компьютер и мобильный телефон, благо сейчас достаточно много различных приложений, включая доступный всем Outlook, позволяющих и расставить задачи во времении организовать систему оповещений и напоминаний. Что называется, было бы желание. А чтобыоно было, японские менеджеры строжайшим образом контролируют пунктуальность сотрудников. Пунктуальность - один из богов японского менеджмента. Японцы как никто другой знают, как повышается производительность предприятия если его сотрудники начинают работать пунктуально.
Ни один японской начальник никогда не скажет: «сделайте к завтрашнему дню». Он скажет:«сделайте к 12.00 завтрашнего дня». При этом задержка в выполнении задания более чем на5 минут без уважительных причин считается серьёзным нарушением. Задержка на 2-3 минутыэто тоже плохо, но находится в пределах погрешности. А вот более серьёзное опоздание будет обязательно отмечено руководством и, вместе с другими, непременно всплывёт при рассмотрении вопроса о распределении премий или назначении на более высокую должность.
Возможно, задержка на 5-10 минут и не критична. Возможно, начальник до вечера не возьмётотчёт в руки. Но строгое отношение к времени рождает дисциплину. А пунктуальность это строгая самодисциплина и ничего больше. И если руководство само пунктуально и требуетэтого же от сотрудников, вся компания в целом начинает работать по часам и как часы.Ведь все подразделения взаимосвязаны и «маленькие» задержки «всего» на четверть или полчаса складываются в часы и даже дни задержек, простои, сорванные контракты, штрафы, потерянных клиентов. Кроме того, высокая пунктуальность привычная для японцев,на российском рынке даёт огромное конкурентное преимущество без лишних затрат и при«прочих равных».
Сделайте пунктуальность правилом для себя и одним из критериев качества работы ваших сотрудников, и вы сами удивитесь тому, насколько повысится производительность труда ваших сотрудников и лояльность клиентов.
5.Потеря информации = потеря денег
Не требующее, вроде бы расшифровки утверждение. Потерянная или не полностью донесённая информация это ошибка в управленческом решении, упущенный контракт и неверно оцененные риски. Но что же делать, если люди забывают сообщить? У японцев здесь свой рецепт.
В первую очередь информацию лучше всего сообщать письменно: служебной запиской или по электронной почте. Бюрократия? Да. Но тогда, во-первых, исключается возможность потери информации при передаче. Во-вторых, всегда есть возможность поднять и перепроверитьсообщение. В-третьих, никто не сможет отказаться от того что написал в сообщении или сказать, что не слышал его.
Копии сообщений должны направляться всем связанным с данным вопросом сотрудникамиз всех подразделений. Это обеспечивают, что все участники бизнес-процесса имеют одинаково полную информацию.
Если информация о достаточно стандартном случае, скажем, заявка на исполнение проекта, передаётся систематически, лучше всего разработать единую, удобную для всех форму,в которой необходимая информация будет структурирована по пунктам. Это позволитпередающему сообщение не упустить никакую важную информацию, а принимающемуоперативно считать её.
Введите правило, что любая существенная информация должна передаваться письменно или по электронной почте, направляться всем имеющем к ней отношение сотрудникам.Если есть возможность, введите простые и удобные формы сообщений. Это позволитне терять информацию и быстрее обрабатывать её, что существенно улучшит качество работы компании.
6.Заходи тихо, докладывай правильно, уходи быстро.
Культура совещаний или докладов начальству имеет прямое отношение как к информационномуобмену, так и к экономии рабочего времени, но этот вопрос так важен, что об этойрекомендации следует поговорить отдельно. Первое, что требует японец-руководительот подчинённого, это чтобы его доклад был лаконичен, но полон. То есть он должен не толькосообщить о некой проблеме или вопросе, который следует решить, но и донести всю важную информацию, необходимую для принятия решения. Ни начальник, ни коллеги, ни в коем случаене должны «вытягивать» информацию дополнительными вопросами. С точки зрения японцев, чем больше таких вопросов задаётся, тем менее качественно подготовлено сообщение и темниже квалификация докладчика. Ведь подобные диалоги это непроизводительная трата времени всех участников совещания. Кроме того, другие участники совещания могут просто не знатьо важном аспекте, и не спросить о нём и тогда у них будет неполная информация, что может привести к неправильному решению.
Докладчик должен не только изложить проблему и всю связанную с ней информацию, нои предложить варианты её решения. Ведь он больше других знаком с проблемой, обдумывал её и, как профессионал, должен иметь какие-то идеи как с ней справиться. Это существенносократит обсуждение. Ведь если другие участники совещания методом мозгового штурма станут искать решение, то неизбежно выйдут и на известные докладчику, только потративна это время друг друга.
К совещанию надо готовиться, только тогда оно эффективно. Именно поэтому следует избегать «стихийных» совещаний, когда начальник или кто-то из сотрудников неожиданно выдёргивает коллег и предлагает им заняться решением пусть даже очень важного вопроса. Ведь всемучастникам совещания придётся резко бросать свои дела и на ходу вспоминать, всё, что связанос обсуждаемым вопросом. Это затянет время обсуждения и снизит его эффективность.Чем больше будет дано время на подготовку, тем лучше. Но даже в форс-мажорныхобстоятельствах японские руководители предпочитают известить участников собрания хотя быза 10-15 минут и дать возможность корректно завершить текущие дела и подготовитьсяк собранию.
Требуйте от подчинённых лаконичного и полного доклада с указанием всей связаннойс проблемой информацией и предложением способов решения проблемы. Избегайте «стихийных» совещаний и давайте возможность сотрудникам подготовиться к собранию.
7.Из всех технологий лучше новейшая и наиболее комплексная.
Возможно, внимательный читатель обратил внимание, что практически все приведённые выше рекомендации чрезвычайно технологичны, то есть связаны с введением некой системы. Систематизация, упорядоченье всегда делают процесс экономичнее и эффективнее. Но поравспомнить, что мы живём в век высоких технологий, когда человечеством непрерывно придумываются и совершенствуются всевозможные технические средства, облегчающие нашу жизнь. Как выбирать технологичное и электронное оборудование. Мнение многих российских менеджеров: «мне проще десять таджиков нанять, чем погрузчик купить» японцам не близко,при том, как всегда по рациональным причинам. Во-первых, он усиливает человеческий фактор, который наименее надёжен и, обычно является источником того бардака, о котороммы так сокрушаемся. Во-вторых, предполагает менее качественную работу, а качество это бог японского бизнеса. В-третьих, и это главное, практически не имеет перспектив для совершенствования и интенсивного развития. Сейчас техника развивается в направлениимаксимальной универсальности и комплексности. И именно это позволяет максимально рационально и гибко, а значит с максимальным эффектом использовать её. Каждое новое изобретение высвобождает рабочее время, ускоряет технологический процесс, открывает новые возможности. Тот, кто ими пользуется первым, выигрывает конкурентную борьбу. Японцы стараются быть первыми. Затраты могут быть высоки, но они окупаются рационализацией и ускорением процессов и высоким качеством продукции. Кроме того, как известно, новые технологии часто позволяют сильно экономить постоянно дорожающие ресурсы, а их стоимость быстро снижается.
Выбирая гаджет, японец постарается выбрать тот, что обладает наибольшим набором функцийи наиболее надёжен, постарается изучить и использовать их все к своей пользе. Точно также они относятся и к выбору производственного и офисного оборудования. Конечно, экономическую экспертизу проекта никто не отменял. Но общая стратегия японцев именно такова. Максимально использовать всевозможные новейшие технологии японцы всегда рекомендуют своим сотрудникам. Как минимум задействовать те, что уже находятсяна вооружении лидеров рынка.
Старайтесь использовать наиболее передовые, надёжные и универсальные технологии, снижающие человеческий фактор, ускоряющие работу, увеличивающие гибкость, расширяющие возможности и обеспечивающие наивысшее качество. Это залогконкурентных преимуществ.
____________________________________________
Не такие уж сложные рекомендации, не так ли? Но уже их применение делает работу компании значительно эффективнее. Впрочем, это только первые шаги. Так сказать, необходимый минимум по наведению элементарного порядка. Да и применение этих общих принциповв каждом конкретном случае, может очень разнится. А дальше начинается самое интересное.Ведь компания должна не только чётко работать и избегать нерациональных потерь, нои постоянно совершенствоваться.
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ БЛОГА