ECM, Workflow/Docflow и BPM: не все так просто, как кажется на первый взгляд...
Как-то случайно задел эту тему, и понял, что есть еще один пункт, в котором мне надо навести в своей голове хоть какой-то порядок - это системы электронного документооборота (СЭД).
Но как ни странно, российский термин СЭД и международный термин ECM - это не одно и то же:
1) По определению Gartner ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.
2) Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Таким образом, ECM - это инфрастуктура и архитектура, а СЭД - это система. Первое считай - платформа для разработки, второе - программный продукт или конкретное решение. ECM - это фундамент, а СЭД - надстройка (да простят мне использование марксистских терминов). Разница принципиальная.
Далее, в википедии указывается, что в ECM реализуются следующие компоненты:
1) Управление документами - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
2) Управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами.
3) Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, "управление документами") - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
4) Управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
5) Управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
6) Управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
7) Управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
8) Документо-ориентированное взаимодействие - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.
В этом перечне на себя обращает внимание пункт 4 (выделен жирным шрифтом) - управление потоками работ. Интересный момент - на сайте ECM-journal этот пункт назван как Workflow и управление бизнес-процессами. Складывается такое ощущение, что управление бизнес-процессами (BPM) - это всего лишь одна из компонент ECM.Тем более, что в этом разделе Вы увидите целую линейку публикаций по BPM, что как будето только подтверждает это предположение...
Но так ли это? На самом деле, не совсем так. А если подумать, то даже и вовсе совсем не так. Вопросу о том, чем BPM-система отличается от "жестких" систем workflow и docflow посвящена статья Алексея Резниченко Бизнес-процессы и процессная интеграция.
Вряд ли стоит пересказывать эту статью, но коротко подчеркну идею, которая меня в этой статье заинтересовала. Конечно, BPM и системы workflow связаны между собой. Но есть "жесткие" workflow и есть "гибкие" workflow со сложным поведением. Управление последними относится к сфере BPM. Можно сказать, BPM выросли из систем workflow и были при этом дополнены такими функциями, которые вывели BPM за рамки систем документооборота, то есть ECM. Вот что об этом пишет сам автор статьи:
Для того чтобы все эти модели [бизнес-процессов] были исполнены, «механизм» системы workflow/BPM, на который непосредственно возложена логика бизнес-процессов, должен быть значительно мощнее аналогичного в системах документооборота. Условия, определяющие ход выполнения бизнес-процесса, его ветвление и переходы с одной стадии на другую, желательно формулировать на возможно более высоком уровне, в идеале понятном и бизнес-менеджерам. Сделать это можно с применением аппарата так называемых правил бизнеса. В современных системах workflow/BPM, как правило, используются механизмы» workflow на основе правил бизнеса. Широко применяется в системах BPM и механизм для инициирования, завершения и изменения хода исполнения бизнес-процессов.
Если к этому добавить и то, что бизнес-процессы не только сложны, но еще и подвержены постоянным измнениям во времени по мере того, как меняется сам бизнес, и что BPM-система должна обеспечить гибкую перенастройку бизнес-процессов в рамках существующей системы бизнеса, то становится очевидным, что BPM хотя и выросла из ECM, но сейчас она уже далеко вышла за ее рамки. И теперь получается так, что в рамках BPM определяются и реализуются бизнес-процессы, а в рамках этих бизнес-процессов уже формируется workflow/docflow, который в свою очередь может быть реализован под управлением программных продуктов класса ECM...
Но как ни странно, российский термин СЭД и международный термин ECM - это не одно и то же:
1) По определению Gartner ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.
2) Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Таким образом, ECM - это инфрастуктура и архитектура, а СЭД - это система. Первое считай - платформа для разработки, второе - программный продукт или конкретное решение. ECM - это фундамент, а СЭД - надстройка (да простят мне использование марксистских терминов). Разница принципиальная.
Далее, в википедии указывается, что в ECM реализуются следующие компоненты:
1) Управление документами - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
2) Управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами.
3) Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, "управление документами") - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
4) Управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
5) Управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
6) Управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
7) Управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
8) Документо-ориентированное взаимодействие - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.
В этом перечне на себя обращает внимание пункт 4 (выделен жирным шрифтом) - управление потоками работ. Интересный момент - на сайте ECM-journal этот пункт назван как Workflow и управление бизнес-процессами. Складывается такое ощущение, что управление бизнес-процессами (BPM) - это всего лишь одна из компонент ECM.Тем более, что в этом разделе Вы увидите целую линейку публикаций по BPM, что как будето только подтверждает это предположение...
Но так ли это? На самом деле, не совсем так. А если подумать, то даже и вовсе совсем не так. Вопросу о том, чем BPM-система отличается от "жестких" систем workflow и docflow посвящена статья Алексея Резниченко Бизнес-процессы и процессная интеграция.
Вряд ли стоит пересказывать эту статью, но коротко подчеркну идею, которая меня в этой статье заинтересовала. Конечно, BPM и системы workflow связаны между собой. Но есть "жесткие" workflow и есть "гибкие" workflow со сложным поведением. Управление последними относится к сфере BPM. Можно сказать, BPM выросли из систем workflow и были при этом дополнены такими функциями, которые вывели BPM за рамки систем документооборота, то есть ECM. Вот что об этом пишет сам автор статьи:
Для того чтобы все эти модели [бизнес-процессов] были исполнены, «механизм» системы workflow/BPM, на который непосредственно возложена логика бизнес-процессов, должен быть значительно мощнее аналогичного в системах документооборота. Условия, определяющие ход выполнения бизнес-процесса, его ветвление и переходы с одной стадии на другую, желательно формулировать на возможно более высоком уровне, в идеале понятном и бизнес-менеджерам. Сделать это можно с применением аппарата так называемых правил бизнеса. В современных системах workflow/BPM, как правило, используются механизмы» workflow на основе правил бизнеса. Широко применяется в системах BPM и механизм для инициирования, завершения и изменения хода исполнения бизнес-процессов.
Если к этому добавить и то, что бизнес-процессы не только сложны, но еще и подвержены постоянным измнениям во времени по мере того, как меняется сам бизнес, и что BPM-система должна обеспечить гибкую перенастройку бизнес-процессов в рамках существующей системы бизнеса, то становится очевидным, что BPM хотя и выросла из ECM, но сейчас она уже далеко вышла за ее рамки. И теперь получается так, что в рамках BPM определяются и реализуются бизнес-процессы, а в рамках этих бизнес-процессов уже формируется workflow/docflow, который в свою очередь может быть реализован под управлением программных продуктов класса ECM...