Time management - очередь из задач в повседневной жизни
Итак, осталось последние 2 месяца года. Не знаю, как у Вас, а у нас самое горячее время года: у многих интеграторов на последние 2 месяца приходится до 25-40% годового оборота. Активизировались старые и новые клиенты, поступает множество писем, звонят телефоны, выстраиваются очереди из задач.
Что получается в итоге? Задач больше, чем реально можно успеть сделать за 8 часов рабочего времени, причем ладно, если их можно было бы выстроить в единую очередь, но постоянно появляются задачи, которые идут с приоритетом "0" и влезают в общую очередь, да и задачи неравноценные (звонки, подходящие с вопросами коллеги - realtime, а письма, подготовки документов - дискретные).
Например, написать новый пост в блог - это 20-30 минут, причем, чтобы еще никто не мешал, как это сделать в рабочее время? Любой звонок тут же собьет мысль и придется тратить время на повторное вхождение в мысль. Если честно, не получается писать статьи в журналы и блоги в рабочее время, поэтому и откладываю на вечер.
Немного поделюсь своей методикой распределения задач внутри рабочего дня. Не претендую на универсальность методов, но может что-то Вам пригодится.
У меня формируется 3 очереди:
- письма "к ответу"
- "напоминалки" в календаре Outlook
- задачи на текущий день в корпоративном CRM (NAUMEN CRM)
В итоге я вижу 3 цифры, по каждой из очередей и пакетно обрабатываю каждую из них, стараясь делать минимум переключений.
Общая рекомендация: помните, что переключение между задачами съедает огромное количество времени, их надо минимизировать.
Рекомендации по работе с почтой:
1) Почта должна проверяться и вы ее разбирать не чаще чем 1 раз в полчаса, лучше даже раз в час/два, если позволяет бизнес.
2) Если в процессе разбора почты, Вы видите, что ответ на письмо у Вас займет не более 2-х минут (1-2 предложения в тексте), надо ответить сразу же, так как Вы уже потратили время на вникание в суть проблемы, нельзя его тратить повторно
3) Во все остальные письма даже не вчитываетесь, помечаете к прочтению и пока откладываете.
4) Разбор почты ПРАВИЛЬНЕЕ (сам я так не всегда делаю) делать от самых старых писем, чтобы не накапливались "неприятные" письма, в какой-то момент они просто "протухнут" - слишком долго медлите с ответом и актуальность ответа сходит на нет. Нужно себя пересилить и затем наградить какой-нибудь приятной задачей (например, посмотреть приходы от клиентов и рассчитать премию от них:) )
Как я работаю с "напоминалками" в календаре Outlook'а.
В напоминалки у меня идут те задачи, которые надо выполнить в строго заданное время (звонки, встречи), а также те задачи, которые не требуют ведения предыстории (как задачи в CRM), и которые можно безболезненно перекидывать на следующие дни (нет четкого срока решения). Я еще их крашу в разные цвета, чтобы выделять более критичные задачи, получается очень пестрый календарь.
В итоге некоторые задачи у меня кочуют по несколько недель, пока я или решаю, что они были неважны, раз я их до сих пор не сделал и с меня их не спросили или же все-таки делаю (совесть побеждает) :)
Задачи в CRM
Всегда жестко привязаны к конкретной сделке с клиентом, выполнение одной задачи рождает новый план (задачу) на будущее. В итоге я веду историю в реальном времени с порядка 80-ти клиентами (столько у меня активных сделок в воронке).
Все задачи в моей воронке сортируются по "старости", самая старая показывается вверху списка, поэтому я занимаюсь ей, если не готов то прибавляю к ее времени выполнения 1 час, тем самым спуская ее немного ниже по списку и беру следующую. Очень удобно.
В идеале, к концу рабочего дня я должен видеть пустую воронку, это означает, что я все задачи на текущий и предыдущие дни выполнил, а все остальные задачи останутся в будущем и появятся в воронке завтра/послезавтра.
Вообще мне наш CRM для корпоративных продаж очень нравится и это не реклама. С удовольствием при встрече продемонстрирую, как я работаю с "боевой" воронкой.
И в завершении ... хотел бы Вас попросить, чтобы Вы поделись своими хитростями при планировании задач внутри дня. В связи с диким дефицитом рабочего времени с удовольствием приму на вооружение новые приемы.