Не назначайте регулярных совещаний!
Хочу поругать регулярные совещания. Только не с традиционной позиции тех, кто в них участвует. А с позиции тех, кто их назначает -- начальников.
Как правило, у любого начальника есть несколько сфер ответственности или подчинённых, каждого из которых им нужно проконтролировать (помним менеджерскую поговорку: что не контролируется -- то не делается). И самый удобный способ контролировать что-то -- это назначить соответствующий регулярный митинг. Все так делают. Это, в-принципе, весело для обеих сторон -- отчитывающей и отчитыавющейся. И не надо читать много букв, и действительно получается намного больше выяснить всяких тонких моментов и деталей, в которых, как мы знаем, дьявол-то и сидит.
Под сферой ответственности я тут понимаю какой-то конкретный проект или активность (например, регулярную сессию обсуждения проектных рисков).
Но, почему же регулярные совещания -- это плохо?
Как правило, в любой сфере ответственности всегда есть какие-то проблемы или вещи, которые можно улучшить. Поэтому обсуждение любой сферы занимает всё отведённое под неё время. Таким образом, назначив еженедельное совещание в час продолжительностью, вы гарантированно будете его тратить -- весь этот час.
1. Таким образом, вы уменьшаете свои возможности выбора. Т.е. вы равномерно размазываете своё время по разным подопечным/активностям, выделив на каждую, скажем, 1 час. А если таких сфер много, то вы можете с утра до вечера всю неделю ходить по совещаниям, в промежутках еле-успевая поесть и поотвечать на почту.
Ловушка в том, что вы будете при этом чувствовать себя очень занятым, что времени у вас нет вообще -- ведь вы только и делаете, что помогаете всем, на каждом совещании наносите непоправимую пользу (и это действительно так).
Но! Как правило, сферы имеют разный приоритет, который быстро меняется с течением времени.
В начале проекта ему нужно уделять больше времени. Когда процесс уже встал на рельсы -- можно немного расслабиться и заниматься, в-основном, контролем и мониторингом новых угроз. В конце проекта обычно опять идёт большой кипишь из-за фазы сдачи заказчику.
Также, меняется количество проблем в каждой сфере. Сегодня проморгали один риск и получили пожар на одном проекте. Завтра -- на другом. Т.е. проблемы очень неравномерно распределены по сферам вашей деятельности. И это распределение постоянно меняется.
Если же у вас назначены регулярные совещания, то вы времени всегда склонны тратить одинаковое количество на каждую сферу. Чтобы регулировать объем и периодичность регулярных митингов -- нужно делать над собой усилие, т.к. такие митинги представляют из себя определённую привычку. А все мы знаем, как тяжело менять привычки.
2. Вы откладываете решение проблем до следующего такого митинга. Решение проблем сильно замедляется (в календарном смысле), что наносит огромный ущерб компании. Подчас именно важные и сложные задачи, которые требуют нескольких циклов обсуждения-переваривания у участников, решаются капец как долго, потому что каждый такой цикл длится неделю, вместо одних суток. В результате, участникам так надоедает эта тягомотина, что о проблемах просто забывают, переключаясь на другие. А потом жалуются, что "в этой компании эту проблему мы пытаемся решить уже ГОДЫ!". И сильно удивляются, когда кто-то просто берёт и начинает заниматься проблемой настойчиво изо дня в день, и решает её легко и быстро.
Что же я предлагаю?
Метод естественного планирования: пусть проблемы сами входят в ваше поле зрения, и решаются столько времени, сколько заслуживают Освободите всё своё время и позвольте ему заполняться в строгом соответствии с текущей ситуацией и объемом проблем в каждой сфере вашей деятельности.
Если конкретнее:
1. Отмените все регулярные совещания. Оставьте только одно-два, если есть такие, которые важные, и где участвует куча народу (больше 4-х человек), которых тяжело собрать вместе в одно время.
2. Вместо этого, если вам нужно обсудить с кем-то какую-то проблему -- не вбивайте это в свой список задач, а вбивайте сразу в свой календарь полу-часовой митинг. Да-да! У вас появится возможность всегда найти время для нового совещания по необходимости, т.к. ваш календарь свободен.
3. Люди будут подходить к вам сами со своими проблемами в самый подходящий момент -- когда эти проблемы появляются и их нужно решать. Не отказывайте им -- ведь у вас теперь куча свободного времени! И вы дарите им это время самым естественным и эффективным образом -- в том объеме, котором нужно в тот момент, когда нужно.
4. Может быть есть люди, так получилось, что занимаются совсем не критичными для вас задачами, т.е. естественным образом вы до них никогда не доберетесь. У вас есть два варианта: 1) естественным образом иногда останавливаться рядом с ними поболтать, узнать что у них там происходит -- ведь вы можете себе это теперь позволить, вам не надо спешно нестись на следующее совещание 2) назначить ежемесячные совещания чисто поболтать. Причём первый способ мне больше нравится, как более естесственный.
Комментарии и вопросы приветствуются. Да пребудет с нами ДАО.