Красные ярлыки и системный подход. Задача.
Когда я только пришел работать на автозавод, на нем еще заканчивалось строительство. Подрядчики завершали монтаж и наладку оборудования и устраняли собственные недоработки.
Нам, операторам линии, еще не было никакой работы по профилю. Даже обучаться было еще негде и не на чем. Поэтому первую волну новых операторов (нас было всего пара десятков человек из трехсот) привлекли к приемке завода, растянувшейся на пару недель.
Наша роль в приемке сводилась к простым, но полезным действиям:
1. Отслеживать выполнение работ и соблюдение техники безопасности подрядчиками.
2. Вести учет занятых на работах подрядчиков.
На стройке весь низовой персонал подрядчиков был таджикский. За пару дней контроля мы с удивлением зафиксировали, что реально работали один или два человека из шести. Буквально - четверо курят весь день, двое работают. Счет компании, разумеется, выставляется за шестерых.
3. Обнаруживать и фиксировать недоделки.
Вот о процедуре обнаружения и фиксации сегодня я расскажу подробно.
Процедура называлась "Красные ярлыки".
Типографским способом были напечатаны сотни карточек, размером примерно с мобильный телефон. Карточки были из тонкого глянцевого картона, с красной лицевой стороной, для заметности.
На лице были следующие графы:
дата обнаружения........
место обнаружения........
.......................................
описание проблемы........
.......................................
решение.........................
......................................
кто обнаружил................
кто устраняет.................
дата устранения............
Человек-"искатель" шел вдоль технологической линии, и фиксировал все видимые проблемы:
незатянутые соединения, поврежденное оборудование, неправильно установленные приборы, строительный мусор, незавершенный монтаж и т.п.
Он заполнял карточку, вешал ее прямо возле дефектного места на пластиковом хомуте-стяжке. Для подвешивания в карточках были заранее. еще в типографии, сделаны отверстия.
Карточки заполнялись в двух экземплярах. Один - на место дефекта, второй - на доску учета. Доска имела карманы для карточек, расположенные в виде таблицы.
Столбцы - месяцы обнаружения.
Строки - виды дефектов (механические, пневматически, электрические и "смешанные").
Кроме того, весь перечень неполадок требовалось привести в электронный вид.
Работа полезная, в части поиска - интересная, но нудная и ресурсоемкая в исполнении.
Судите сами, сколько действий приходилось выполнять поисковику:
- Идти и внимательно осматривать технику.
- Найдя дефект, остановиться, заполнить на планшете на коленке карточку, карточку-дубль, внести дефект в список для дальнейшего перевода в электронный вид.
- Отложить куда-нибудь планшет со списком, повесить карточку на проблемное место.
- Убрать куда-нибудь карточку-дублер.
- Продолжить поиск.
Такая многозадачность цикла быстро утомляла, поскольку количество мелких дефектов доходило до пяти на метр.
Люди или забывали выполнить что-нибудь из заполнения, или просматривали, пропускали дефекты.
Я попросил у бригадира возможность попробовать сделать это продуктивнее.
- Да куда продуктивнее, ничего здесь не придумаешь! Идите и делайте, сколько сможете и сколько успеете.
- И все же...
- Ну ладно, делай как знаешь.
Мне удалось, делая "как знаю", ускорить процесс в семь раз.
Итак. Есть три поисковика, которые до этого фланировали в самостоятельном поиске по цеху. Зачастую взаимно перекрывая участки осмотра и записывая дефекты дважды, или пропуская их, полагая, что здесь уже все осмотрели.
Я предложил объединиться всем троим в одну бригаду с разделением функций.
1. Идем втроем, рядом, последовательно осматривая цех по участкам. Маркируем участок, на осмотренный участок не возвращаемся. Избегаем путаницы.
2. Двое в поиске, один ведет учет и подписывает карточки. Двое поисковиков тут же вешают их по местам.
Дело пошло значительно быстрее. Но обнаружилась новая закавыка - "писатель" быстро устает, это раз.
Дефекты постоянно повторяются, а поисковики каждый раз называют их по-разному, это два.
Тратится время на формулировку проблемы, и на ее запись и учет.
3. Приходим к общей легенде дефектов и к лаконичности записи. Например, такие различные вещи как:
"отсутствие гаек, отсутствие болтов, нет шурупа в соединении" объединены в лаконичное "нет крепежа".
Дело пошло еще быстрее, но усталость от письма на весу никуда не делась.
Лучшим вариантом, как я понимаю, был бы компактный этикет-принтер и компьютер-наладонник с вбитыми в память проблемами, и интегрированной программой учета.
То есть, вывел на печать самоклеющуюся этикетку, налепил ее, и не надо возиться с хомутами, бумажными дублями, учетом и последующим вводом в электронную базу.
И работал бы один человек, вместо трех, и принтер можно было бы взять в аренду, поскольку он после приемки завода - не нужен. Прикидывал по деньгам - в масштабах завода это вылилось бы в серьезную экономию на зарплате помощников.
После появления этой идеи, я предложил следующее упрощение:
1. Мы осматриваем конкретный участок, записываем дефекты. Двое только смотрят, один только ведет список.
Список простой, в виде описания и "зарубок" - раз, два три, по количеству найденных ошибок.
К примеру, "Нет крепежа I I I I I"
2. Садимся за стол на складе цеха, все втроем заполняем нужное количество карточек и карт-дублеров (самое трудоемкое дело).
3. Снова идем на участок, развешиваем карточки на месте. Поисковики и человек со списком помнят, где что было.
4. Убираем дублеров на доску.
5. Один вводит список в компьютер, двое свободны.
Чтобы не сбиться, сразу же вел чек-лист, одновременно со списком найденых недоделок, в виде таблицы.
Строки - перечень находок.
Столбцы - этап фиксации этой конкретной находки:
- Осмотрен участок полностью (галочка, одна на каждый участок).
- Заполнены карты (галочка напротив каждой строки дефекта в списке).
- Заполнены дублеры.
- Введено в компьютер.
Это позволяло на любом этапе прерваться (а такое случалось), и понять, с какого места действовать дальше. Главное - не смешивать и не чередовать этапы. Строго последовательно.
Более того. На одном компактном участке было найдено 150 недоделок. Из них - 120 однотипные (нет уплотнения под креплением труб), а 30 вразнобой.
Сразу напрашивалось решение:
- Три человека заполняют сначала все 300 карточек (с учетом дублеров) в их постоянной части. Эта постоянная часть - дата, место обнаружения, кто обнаружил (фамилия бригадира), и кто устраняет (название подрядчика).
- Затем двое получают по 120 карточек каждый, для заполнения своей одинаковой графы ("нет уплотнения"). Они пишут как автоматы, не задумываясь.
- Третий, сверяясь со списком, заполняет сначала разнородные описания. Затем, освободившись, берется помогать товарищам. Все завершают писать одновременно.
Так и поступили.
И даже здесь, в этой предельно рационализированной схеме, я нашел способ делать работу еще производительнее. Когда мы втроем сначала заполняли 300 шаблонов, я заполнил свою сотню вдвое быстрее товарищей.
Каким образом?
Это и есть задача.
Итак, вводная:
Три молодых человека, в одинаковых условиях, одновременно начинают заполнять карточки. У всех одинаковое количество карт, одинаковые маркеры, одинаковый на всех стол, одинаковое освещение. Этим инструментарий исчерпывается.
Заполняется единообразно - одинаковое количество граф: дата, место обнаружения, кто обнаружил (фамилия бригадира), и кто устраняет (название подрядчика).
Вот еще раз вид карточки.
дата обнаружения........
место обнаружения.......
.......................................
описание проблемы.....
.......................................
решение.........................
......................................
кто обнаружил.............
кто устраняет...............
дата устранения..........
Размер карточки - с мобильный телефон, она из тонкого глянцевого картона.
Опыт заполнения карт у нас одинаково небольшой к этому моменту, но... У моих товарищей даже преимущество передо мной, так как я левша, и вынужден писать аккуратнее, чтобы не размазать свежую надпись рукой.
Заполнил вдвое быстрее товарищей. Каким образом?
Комментарии скрываются до ночи среды, 20 января. Ошибаться, предлагать разные варианты решения разным количеством комментариев от одного участника - можно.
UPD: Будьте внимательны, пожалуйста. Весь примененный инструмент и условия работ - в тексте есть.
Ответ:
Да, я действительно заполнял в каждой карточке по одной графе. Сначала на 50 карточках - дату, затем на 50 - место дефекта и т.д.
Почему я это делал именно таким "вычурным" способом?
Две причины:
1. Правило "десять процентов работы делайте новым, экспериментальным способом", когда-то подсмотренное и взятое мной на вооружение. Очень помогает в жизни. У вас не будет другой жизни, в которой вы сможете "переиграть" ситуацию. Тренируйтесь в изобретательности в своей обычной, повседневной жизни. А чтобы последствия не были плачевными - новизну нужно вводить дозированно. Но вводить.
2. Обыденное предвидение последствий. Я предполагал, что к концу заполнения карточек каждый из нас будет растирать затекшие мышцы предплечья и кисти. Так называемый "писчий спазм" от однообразной мелкой работы мышц. Поэтому я решил его избежать.
Как?
Возьмите в руку авторучку. Напишите пять-шесть слов в строчку. Затем в столбик. Что происходило? Вы передвигали руку над поверхностью стола, держа кисть на весу. Именно это и утомляет мышцы при письме. Именно так заполняли карточки мои товарищи.
Что сделал я:
Взял маркер в руку, удобно зафиксировал ее на импровизированной подушечке из перчаток. Другой рукой поднес стопку карточек под маркер. Короткое слово или шестизначную дату - можно написать неподвижной рукой, не двигая предплечьем, одной только кистью и пальцами. Попробуйте. Кисть и пальцы при этом можно расслабить.
Каждую заполненную карточку я щелчком большого пальца просто, без всякого порядка, стряхивал на стол, почти как крупье карты. Закончив с одной графой, я собирал стопку заново, подносил новое поле под пишущую руку и заполнял.
Казалось бы, столько попутных движений, совершенно лишних. Однако, на таком тираже расслабленность руки и простота каждой отдельной операции - дали не только отсутствие спазма, но и н еожиданный для меня выигрыш во времени.
О том, почему расслабленность мышц, ненужных в данный момент для работы, дает выигрыш и в выносливости и во времени - расскажу потом, отдельно.
Спасибо всем, кто решал эту задачу.
Нам, операторам линии, еще не было никакой работы по профилю. Даже обучаться было еще негде и не на чем. Поэтому первую волну новых операторов (нас было всего пара десятков человек из трехсот) привлекли к приемке завода, растянувшейся на пару недель.
Наша роль в приемке сводилась к простым, но полезным действиям:
1. Отслеживать выполнение работ и соблюдение техники безопасности подрядчиками.
2. Вести учет занятых на работах подрядчиков.
На стройке весь низовой персонал подрядчиков был таджикский. За пару дней контроля мы с удивлением зафиксировали, что реально работали один или два человека из шести. Буквально - четверо курят весь день, двое работают. Счет компании, разумеется, выставляется за шестерых.
3. Обнаруживать и фиксировать недоделки.
Вот о процедуре обнаружения и фиксации сегодня я расскажу подробно.
Процедура называлась "Красные ярлыки".
Типографским способом были напечатаны сотни карточек, размером примерно с мобильный телефон. Карточки были из тонкого глянцевого картона, с красной лицевой стороной, для заметности.
На лице были следующие графы:
дата обнаружения........
место обнаружения........
.......................................
описание проблемы........
.......................................
решение.........................
......................................
кто обнаружил................
кто устраняет.................
дата устранения............
Человек-"искатель" шел вдоль технологической линии, и фиксировал все видимые проблемы:
незатянутые соединения, поврежденное оборудование, неправильно установленные приборы, строительный мусор, незавершенный монтаж и т.п.
Он заполнял карточку, вешал ее прямо возле дефектного места на пластиковом хомуте-стяжке. Для подвешивания в карточках были заранее. еще в типографии, сделаны отверстия.
Карточки заполнялись в двух экземплярах. Один - на место дефекта, второй - на доску учета. Доска имела карманы для карточек, расположенные в виде таблицы.
Столбцы - месяцы обнаружения.
Строки - виды дефектов (механические, пневматически, электрические и "смешанные").
Кроме того, весь перечень неполадок требовалось привести в электронный вид.
Работа полезная, в части поиска - интересная, но нудная и ресурсоемкая в исполнении.
Судите сами, сколько действий приходилось выполнять поисковику:
- Идти и внимательно осматривать технику.
- Найдя дефект, остановиться, заполнить на планшете на коленке карточку, карточку-дубль, внести дефект в список для дальнейшего перевода в электронный вид.
- Отложить куда-нибудь планшет со списком, повесить карточку на проблемное место.
- Убрать куда-нибудь карточку-дублер.
- Продолжить поиск.
Такая многозадачность цикла быстро утомляла, поскольку количество мелких дефектов доходило до пяти на метр.
Люди или забывали выполнить что-нибудь из заполнения, или просматривали, пропускали дефекты.
Я попросил у бригадира возможность попробовать сделать это продуктивнее.
- Да куда продуктивнее, ничего здесь не придумаешь! Идите и делайте, сколько сможете и сколько успеете.
- И все же...
- Ну ладно, делай как знаешь.
Мне удалось, делая "как знаю", ускорить процесс в семь раз.
Итак. Есть три поисковика, которые до этого фланировали в самостоятельном поиске по цеху. Зачастую взаимно перекрывая участки осмотра и записывая дефекты дважды, или пропуская их, полагая, что здесь уже все осмотрели.
Я предложил объединиться всем троим в одну бригаду с разделением функций.
1. Идем втроем, рядом, последовательно осматривая цех по участкам. Маркируем участок, на осмотренный участок не возвращаемся. Избегаем путаницы.
2. Двое в поиске, один ведет учет и подписывает карточки. Двое поисковиков тут же вешают их по местам.
Дело пошло значительно быстрее. Но обнаружилась новая закавыка - "писатель" быстро устает, это раз.
Дефекты постоянно повторяются, а поисковики каждый раз называют их по-разному, это два.
Тратится время на формулировку проблемы, и на ее запись и учет.
3. Приходим к общей легенде дефектов и к лаконичности записи. Например, такие различные вещи как:
"отсутствие гаек, отсутствие болтов, нет шурупа в соединении" объединены в лаконичное "нет крепежа".
Дело пошло еще быстрее, но усталость от письма на весу никуда не делась.
Лучшим вариантом, как я понимаю, был бы компактный этикет-принтер и компьютер-наладонник с вбитыми в память проблемами, и интегрированной программой учета.
То есть, вывел на печать самоклеющуюся этикетку, налепил ее, и не надо возиться с хомутами, бумажными дублями, учетом и последующим вводом в электронную базу.
И работал бы один человек, вместо трех, и принтер можно было бы взять в аренду, поскольку он после приемки завода - не нужен. Прикидывал по деньгам - в масштабах завода это вылилось бы в серьезную экономию на зарплате помощников.
После появления этой идеи, я предложил следующее упрощение:
1. Мы осматриваем конкретный участок, записываем дефекты. Двое только смотрят, один только ведет список.
Список простой, в виде описания и "зарубок" - раз, два три, по количеству найденных ошибок.
К примеру, "Нет крепежа I I I I I"
2. Садимся за стол на складе цеха, все втроем заполняем нужное количество карточек и карт-дублеров (самое трудоемкое дело).
3. Снова идем на участок, развешиваем карточки на месте. Поисковики и человек со списком помнят, где что было.
4. Убираем дублеров на доску.
5. Один вводит список в компьютер, двое свободны.
Чтобы не сбиться, сразу же вел чек-лист, одновременно со списком найденых недоделок, в виде таблицы.
Строки - перечень находок.
Столбцы - этап фиксации этой конкретной находки:
- Осмотрен участок полностью (галочка, одна на каждый участок).
- Заполнены карты (галочка напротив каждой строки дефекта в списке).
- Заполнены дублеры.
- Введено в компьютер.
Это позволяло на любом этапе прерваться (а такое случалось), и понять, с какого места действовать дальше. Главное - не смешивать и не чередовать этапы. Строго последовательно.
Более того. На одном компактном участке было найдено 150 недоделок. Из них - 120 однотипные (нет уплотнения под креплением труб), а 30 вразнобой.
Сразу напрашивалось решение:
- Три человека заполняют сначала все 300 карточек (с учетом дублеров) в их постоянной части. Эта постоянная часть - дата, место обнаружения, кто обнаружил (фамилия бригадира), и кто устраняет (название подрядчика).
- Затем двое получают по 120 карточек каждый, для заполнения своей одинаковой графы ("нет уплотнения"). Они пишут как автоматы, не задумываясь.
- Третий, сверяясь со списком, заполняет сначала разнородные описания. Затем, освободившись, берется помогать товарищам. Все завершают писать одновременно.
Так и поступили.
И даже здесь, в этой предельно рационализированной схеме, я нашел способ делать работу еще производительнее. Когда мы втроем сначала заполняли 300 шаблонов, я заполнил свою сотню вдвое быстрее товарищей.
Каким образом?
Это и есть задача.
Итак, вводная:
Три молодых человека, в одинаковых условиях, одновременно начинают заполнять карточки. У всех одинаковое количество карт, одинаковые маркеры, одинаковый на всех стол, одинаковое освещение. Этим инструментарий исчерпывается.
Заполняется единообразно - одинаковое количество граф: дата, место обнаружения, кто обнаружил (фамилия бригадира), и кто устраняет (название подрядчика).
Вот еще раз вид карточки.
дата обнаружения........
место обнаружения.......
.......................................
описание проблемы.....
.......................................
решение.........................
......................................
кто обнаружил.............
кто устраняет...............
дата устранения..........
Размер карточки - с мобильный телефон, она из тонкого глянцевого картона.
Опыт заполнения карт у нас одинаково небольшой к этому моменту, но... У моих товарищей даже преимущество передо мной, так как я левша, и вынужден писать аккуратнее, чтобы не размазать свежую надпись рукой.
Заполнил вдвое быстрее товарищей. Каким образом?
Комментарии скрываются до ночи среды, 20 января. Ошибаться, предлагать разные варианты решения разным количеством комментариев от одного участника - можно.
UPD: Будьте внимательны, пожалуйста. Весь примененный инструмент и условия работ - в тексте есть.
Ответ:
Да, я действительно заполнял в каждой карточке по одной графе. Сначала на 50 карточках - дату, затем на 50 - место дефекта и т.д.
Почему я это делал именно таким "вычурным" способом?
Две причины:
1. Правило "десять процентов работы делайте новым, экспериментальным способом", когда-то подсмотренное и взятое мной на вооружение. Очень помогает в жизни. У вас не будет другой жизни, в которой вы сможете "переиграть" ситуацию. Тренируйтесь в изобретательности в своей обычной, повседневной жизни. А чтобы последствия не были плачевными - новизну нужно вводить дозированно. Но вводить.
2. Обыденное предвидение последствий. Я предполагал, что к концу заполнения карточек каждый из нас будет растирать затекшие мышцы предплечья и кисти. Так называемый "писчий спазм" от однообразной мелкой работы мышц. Поэтому я решил его избежать.
Как?
Возьмите в руку авторучку. Напишите пять-шесть слов в строчку. Затем в столбик. Что происходило? Вы передвигали руку над поверхностью стола, держа кисть на весу. Именно это и утомляет мышцы при письме. Именно так заполняли карточки мои товарищи.
Что сделал я:
Взял маркер в руку, удобно зафиксировал ее на импровизированной подушечке из перчаток. Другой рукой поднес стопку карточек под маркер. Короткое слово или шестизначную дату - можно написать неподвижной рукой, не двигая предплечьем, одной только кистью и пальцами. Попробуйте. Кисть и пальцы при этом можно расслабить.
Каждую заполненную карточку я щелчком большого пальца просто, без всякого порядка, стряхивал на стол, почти как крупье карты. Закончив с одной графой, я собирал стопку заново, подносил новое поле под пишущую руку и заполнял.
Казалось бы, столько попутных движений, совершенно лишних. Однако, на таком тираже расслабленность руки и простота каждой отдельной операции - дали не только отсутствие спазма, но и н еожиданный для меня выигрыш во времени.
О том, почему расслабленность мышц, ненужных в данный момент для работы, дает выигрыш и в выносливости и во времени - расскажу потом, отдельно.
Спасибо всем, кто решал эту задачу.