СМК. 8.1. Аудит. Факультатив.
Сегодня, наверное, будет самый необычный факультатив по Аудиту.
Откуда родился этот факультатив? Из опыта проведения проверок.
Почему-то все проверяемые страшно боятся аудитов СМК. Люди воспринимают аудиты как проверки, в результате которых с них будут снимать кожу, причем живьем, и с прочими инфернальными ритуалами типа перевернутой звезды, свеч и применением терморектального криптоанализа. ))
Так вот, аудит, что внутренний, что внешний - это самая простая проверка, которую вы хоть когда-то проходили. Ведь ее результаты, даже несоответствия, это не предписания к немедленному исполнению, а советы о том, что нужно сделать, чтобы не попасть под пресс надзорных органов, которые уже кроме как на штрафы ни на что размениваться не будут.
Общение с аудиторами - это бесплатный мастер-класс. Надо только найти в себе умение воспользоваться этой возможностью.
А мы сегодня рассмотрим аудит чуть подробнее, зато и веселее )
Откуда берется этот иррациональный страх перед аудитом? Я нашел шикарную байку в интернете. Ну, найдете в ней себя?
----
Аудит это… Для простоты представим себе.. Ну, допустим мужика, который кидает лопатой уголь. Неважно куда кидает. В кучу, например.
И тут появляются двое-трое клерков. Чисто наглаженных, с лэптопами - в общем серьезных донельзя. Аудиторы то бишь. Подходят они к мужику и говорят:
- А ну-ка, работник, давай прервемся. Есть вопросов пара.
- Не. Мне тут еще кидать и кидать. - Отмахивается мужик.
- Я вообще тут за двоих кидаю.
- Указание руководства, милейший - цедят аудиторы. - Так что вся эта фигня не проходит. Останавливай процесс. Мужик останавливается.
- Ты чем занимаешься? - задают аудиторы первый идиотский вопрос.
- Дык это.. Уголь в кучу кидаю. - объясняет очевидное мужик.
- Угу. Понятно. - Нажимают по лаптоповым клавишам аудиторы.
- А на хрена?
- Ну как.. - объясняет мужик, - чтоб в куче был весь.
- Ааа. - понимают аудиторы и отбивают дробь по лэптопам.
- А как ты его кидаешь?
- Лопатой. Тупые, что ли? - начинает раздражаться мужик
- Так, так. Лопатой, значит… - отстукивают джигу аудиторы
- А где написано, что надо лопатой, а не, допустим, руками его кидать? Ну, или ногами отпихивать, например?
- Эээ. - теряется мужик. - Лопатой удобнее же…
- Да мы-то понимаем. - важно кивают дьяволы в галстуках.
- Н должно же быть написано где-то… Вот вам, присваивается первое нарушение. А, что будет, если лопата сломается, чего делаете?
- В каморке у себя беру новую. - пожимает плечами мужик.
- Ага! - фыркают граждане в галстуках
- Кто имеет доступ в каморку? Кто сказал, что надо брать ее там? Кому пишете если в каморке запасы кончаются? Кого извещаете, что сломалась? Где бумажки про все это? А?
- Да на хрена это все? - хватается за голову мужик. - Все ж работает. Уже, мать, 20 лет как кидаю.
- Да, да. Спасибо за сотрудничество. - кивают дьяволы и отстукивают в лэптопах «Все крайне хреново! Ничего нету! Каждый кидает чего хочет! Лопаты в каморках не запертые! Удивительный бардак!» И уезжают все.
Мужика избивает руководство его же лопатой.
Через полгода приезжают другие аудиторы с другими лэптопами и к мужику прибегают:
- Ну что там? Исправились тут или нет?
- А как же! бодро рапортует мужик, которому еще раз лопатой по горбу получить не хочется. - Вот бумажка! «Если лопата сломалась, пройти в каморку, взять новую и идти фигачить дальше. Если лопат осталось мало - позвонить снабженцу и сказать ему, что он лох. Как только сломалась - позвонить директору, главбуху, снабженцу и генсеку ООН и сообщить, что сломалась у меня орудие труда. На каморке замок и ключи у меня только» Все написано. Выкусите, сволочи.
- Хахахаха! - кричат аудиторы и лупят по кнопочкам - Сколько угля кидается в день? В килограммах, лопатах и угольках? Что делать если с кучи осыпается? А если ключ от каморки потеряется? Как отличить уголь от обычного щебня? Где бумажки? Пишут «удивительное безобразие!» и уезжают.
Мужик идет получать лопатой по горбу.
Через полгода.
- Ну как тут? А?
- Вот! Вот бумажки..! Все что просили! Христа раде!
- Бугагагагага! - опять трещат кнопки лэптопов - Кто осуществляет контроль за правильностью отчетности? Где реестр осыпаний с кучи? Где список переломанных лопат? Где учет поступлений в каморку? Докажите, что звонили кому-то! Где реестр звонков? Кто докажет, что это именно вы ходили за лопатой, а не отправили туда секретаря
- машинистку?! Удивительное безобразие!!!
Мужик идет получать лопатой по горбу.
Через полгода.
- Ша! Где процедура контроля, за соблюдением процедуры замера, с целью провррки правильности отчетности? Где список ответственных за контролем качества отброса обычного щебня? Где?!!! Докажи что махнул лопатой восемнадцать тысяч пятьсот сорок три раза? Где бумажка? Где? Надо так: Махнул, записал, проверили, проконтролировали, записали и в папочку положили! У вас так есть? Не надо нам тут ныть, не надо. Возьмете еще людей.
Мужик идет получать лопатой по горбу.
Через полгода.
- Хахахах!!! Мужик идет получать лопатой по горбу.
Хэппи-енд видится только таким:
«Криминальные новости. Пара аудиторов была до полусмерти забита каким-то мужиком с лопатой».
Если найдется автор - я с удовольствием поставлю здесь его координаты
----
А теперь давайте поговорим о том, почему (а главное, зачем) среднестатистический аудитор живет чуть дольше чем 5-6 проверок )) Не, ну то, что жить хочется это понятно. Но почему мы не так часто видим некрологи аудиторов? )
1. Аудит не бывает внезапным. Внутренний аудит планируется на год и план передается начальникам проверяемых подраздлений заранее. Начальник подразделения несет ответственность за правильное функционирование подразделения. При нормальной организации аудитор не станет новостью для работника, да и если работник исполняет свои обязанности ответственно и правильно, то чего ему бояться? Есть, конечно, такие, кто к аудиту наводит лоск, а потом забивает. Ну на это у нас есть летучки.
Вывод: проще работать по правилам, чем изображать из себя "ужа на сковородке".
2. Аудитор вправе требовать только то, что прописано в документах и ни граммом больше. К примеру, возьмем ГОСТ РВ 0015-002 (простите меня, те, кто работает на чисто гражданской продукции, вам сложнее). Требования максимально конкретизированы и для каждого подразделения там полстраницы текста, который надо прочесть, выучить и применить. Для очистки совести скажу, что больше всех достается метрологии, но и там ведь не один человек работает.
Если аудитор требует от вас того, что вы не должны делать - научитесь оспаривать решения. Аудитору тоже проблемы не нужны, ведь он лишь исполнитель работы по аудиту, а мы - заказчики. Можем и другого, более компетентного аудитора пригласить.
Вывод: знайте область своей ответственности. Начальник должен согласовать функции подразделения с действующими стандартами, исполнители должны следовать своим должностным инструкциям.
3. В отношении внутреннего аудита не надо воспринимать проверяющих как врагов. Внутренний аудитор - это ваш друг. Мы работаем вместе. Мы не ставим задачу вас утопить в проблемах, мы хотим совместно найти решение проблем, если они есть, или устранить несоответствия по отношению к стандартам. Сегодня мы проверим вас, мы хотим сотрудничества, чтобы завтра товарищи из Москвы не создали нам всем проблем, время на решение которых будет уже ограниченным.
Вывод: внутренний аудитор - это ваш помощник в первую очередь. И он радуется, когда вы стремитесь соответствовать требованиям, задаете вопросы, он рад ответить вам на них, и вместе улучшить работу предприятия!
4. При внешнем аудите нужно задавать как можно больше вопросов экспертам. Не забывайте, это наши подрядчики, которым мы платим деньги. Бояться их не надо, а вот получить кучу знаний можно вполне. Используйте возможности! Риски тут минимальны, если у вас не совсем уж марианская впадина в роли уровня безопасности, к примеру.
Вывод: не стыдно не знать, стыдно не учиться. Не использовать шанс общения с экспертами для выяснения своих вопросов, даже не по теме проверки - это глупость. Для вас конкретно это бесплатная возможность. А некоторые за это платят весьма серьезные деньги. При этом, ваши вопросы вам же никто в вину не применит, это же не прокуроры, ей-богу!
5. У аудиторов есть определенный кодекс поведения, есть требования к аудиторам. Раздел 7 ГОСТ Р ИСО 19011-2012 очень четко устанавливает требования к компетентности и оценке аудиторов. Приложение А этого же стандарта дает примеры. Не забывайте, что если аудитор нарушает хоть один пункт, вы в праве дать ему отвод. Предвзятость, некомпетентность, преднамеренное желание вас "утопить" - это повод об отказе от аудита и жалобе.
Вывод: аудитор не имеет целью уничтожить ваше подразделение. Просто давайте сделаем наш производственный мир немного более упорядоченным и более эффективным!
Сегодня на этом все. Спасибо!