ТРЕНИНГ "Как работать только в рабочее время". Введение. Задание 1.
1-й день тренинга.
Здравствуйте, уважаемые участники тренинга!
С вами Бударкова Елена, ваш тренер-консультант по тайм-менеджменту для руководителей и специалистов
Сегодня мы начинаем наш тренинг «Как работать только в рабочее время»
План тренинга
1 день. Создаем общую картину работы. Взгляд со стороны.
2 день. Поглотители времени. Найти и обезвредить.
3 день. Фотография рабочего дня. Ощущения и факты.
4 день. Планируем свой день по-новому.
5 день. Подводим итоги и раздаем подарки.
****************************************
Организационные моменты:
Наш тренинг направлен на оптимизацию рабочих процессов, выявление скрытых резервов времени, которые можно использовать на выполнение задач в рабочее время.
Вы проанализируете, на выполнении каких рабочих задач вы сможете сэкономить время, найдете поглотители времени, разберете, что с ними делать и спланируете рабочий день по-новому.
При условии выполнения всех заданий вы получите отличные результаты.
Почему я задалась вопросом оптимизации рабочего времени? Потому что моя трудовая деятельность началась с того, что я практически «поселилась» на работе. Мой рабочий день составлял 13-14 часов. Я работала заместителем директора супермаркета, ежедневно выполняла более 20 различных операций, часть делать просто не успевала, они копились, и я их выполняла после работы или в свой выходной день. Таким образом, я проработала 1 год, затем сменила работу на более легкую, но неинтересную.
Только через несколько лет, работая в крупном гипермаркете менеджером направления, я поняла, что для того, чтобы выполнять все дела вовсе не нужно жить на работе, а оптимально планировать свой день, расставлять приоритеты и четко ставить себе цель: «Работать только в рабочее время» - это главный мотивирующий фактор.
Понять все это мне помогло страстное желание приходить с работы вовремя и тренинги по менеджменту и организации рабочих процессов.
Я поняла, что многие специалисты и начинающие руководители усердно работают, но получают минимальные результаты, потому что неправильно оценивают свои временные возможности.
Я пришла к выводу, что могу помочь им в этом, т.к. у меня есть в этом положительный опыт. Изучив много литературы по тайм-менеджменту, организации рабочих процессов, используя знания из тренингов и личный опыт, я разработала собственную методику поиска скрытых резервов рабочего времени, для того, чтобы работать только в рабочее время. Я с радостью готова поделиться ею с вами.
Ну что начинаем?
Давайте начнем с того, что запишем свою цель на бумаге. Например:
«Я намерен(а) уходить с работы в 17.00 ежедневно, при этом все дела, запланированные на день, будут выполнены»
Запишите на листочке и положите в кошелек, чтобы как можно чаще видеть свою цель.
И еще. Договоритесь со своей второй половинкой, что через месяц, когда вы регулярно будет приходить домой вовремя, он (она) сделает вам подарок. Если он редко угадывает с подарками, скажите прямо, что желаете получить, чтобы не испортить приятного впечатления от достигнутых результатов.
Теперь при четко сформированной цели приступаем к работе.
Для того, чтобы научиться работать только в рабочее время, нужно знать 3 базовых принципа повышения эффективности управления временем. Это:
Умение управлять собственным временем часто является той характеристикой, которая отличает хорошего специалиста от плохого. Однако, немногие из нас распределяют время, как следует. Мы позволяем себе отвлекаться на выполнение того, что нам интересно, оставляя в стороне дела, которые следовало бы ставить на первое место. Мы беремся за выполнение такого количества работы, на которое у нас заведомо не хватит времени. Мы слишком часто идем на уступки тем людям, которые с радостью спихивают на нас проблемы, с которыми им следовало бы разбираться самим.
Для того, чтобы выяснить, как сократить время пребывания на рабочем месте, нужно четко понимать, чем вы занимаетесь на работе, что входит в ваши должностные обязанности. Для этого нужно написать перечень дел, которые выполняете, проанализировать, как можно сократить время на их выполнение.
Я предлагаю вам заполнить таблицу №1 http://yadi.sk/d/Kh5Z6IhVAszS4, куда вы запишите, все дела, которые выполняете в течение месяца, включая помощь коллегам (эта таблица вам пригодится еще), если дела повторяются ежедневно, записываете их только 1 раз.
Список готов.
Вы еще здесь? Отлично!!!!!
Первое, что вам нужно выяснить, не занимаетесь ли вы выполнением чужой работы, если вас просят сделать какие-то дела из месяца в месяц, смело вычеркивайте, это ваш резерв на выполнение СВОИХ дел. Учтитесь говорить «нет»
Далее запишите время на выполнение каждой задачи. Отметьте задачи, которые должны быть выполнены к назначенному времени, например, каждый четверг в 11.00.
Выделите другим цветом дела, которые вы выполняете каждый день. Это повседневные рутинные дела. Их выполнение можно довести до автоматизма и значительно сэкономить на этом время. Выпишите эти дела на отдельный листок и держите перед собой, как напоминание, что вы сокращаете время на решение этих задач. Старайтесь эти дела выполнять однотипно (шаблонно). В итоге через несколько месяцев вы значительно сократите время на их выполнение.
Проанализируйте, можете ли вы сократить время на выполнение остальных задач.
Теперь, когда вы записали, у вас начинает складываться полная картина, чем вы занимаетесь, на работе.
И еще очень важно: возьмите свою должностную инструкцию и сравните, все ли дела, которые вы делаете, входят в вашу должностную инструкцию. Конечно, очень трудно скинуть с себя выполнение дополнительных обязанностей, но можно попробовать отказываться от этого постепенно.
Задания на сегодня
(вы можете делать их в тетради, в файле на компьютере или распечатывать готовые таблицы и заполнять их)
До завтра! Жду ваших комментариев!
Ваша Елена Бударкова,
тренер-консультант по тайм-менеджменту
Здравствуйте, уважаемые участники тренинга!
С вами Бударкова Елена, ваш тренер-консультант по тайм-менеджменту для руководителей и специалистов
Сегодня мы начинаем наш тренинг «Как работать только в рабочее время»
План тренинга
1 день. Создаем общую картину работы. Взгляд со стороны.
2 день. Поглотители времени. Найти и обезвредить.
3 день. Фотография рабочего дня. Ощущения и факты.
4 день. Планируем свой день по-новому.
5 день. Подводим итоги и раздаем подарки.
****************************************
Организационные моменты:
- Тренинг будет практическим, будьте готовы найти время на выполнение заданий (примерно, 40 мин - 1 час)
- В среду мы проводим фотографию рабочего дня (т.е. вы будете записывать все дела, которые вы выполняете с фиксацией времени), пример заполненной фотографии рабочего дня и бланк для заполнения вы найдете я размещу во вторник
- Старайтесь выполнять задания сразу после ознакомления с ними (вы удивитесь потоку ваших мыслей)
- Если хотите получить результат, выполняйте ВСЕ задания
- Отвечайте на задания каждого дня в комментариях, в последнем пункте задавайте мне вопрос по теме, на который я обязательно вам отвечу. Так мы с вами добьемся максимального эффекта.
Наш тренинг направлен на оптимизацию рабочих процессов, выявление скрытых резервов времени, которые можно использовать на выполнение задач в рабочее время.
Вы проанализируете, на выполнении каких рабочих задач вы сможете сэкономить время, найдете поглотители времени, разберете, что с ними делать и спланируете рабочий день по-новому.
При условии выполнения всех заданий вы получите отличные результаты.
Почему я задалась вопросом оптимизации рабочего времени? Потому что моя трудовая деятельность началась с того, что я практически «поселилась» на работе. Мой рабочий день составлял 13-14 часов. Я работала заместителем директора супермаркета, ежедневно выполняла более 20 различных операций, часть делать просто не успевала, они копились, и я их выполняла после работы или в свой выходной день. Таким образом, я проработала 1 год, затем сменила работу на более легкую, но неинтересную.
Только через несколько лет, работая в крупном гипермаркете менеджером направления, я поняла, что для того, чтобы выполнять все дела вовсе не нужно жить на работе, а оптимально планировать свой день, расставлять приоритеты и четко ставить себе цель: «Работать только в рабочее время» - это главный мотивирующий фактор.
Понять все это мне помогло страстное желание приходить с работы вовремя и тренинги по менеджменту и организации рабочих процессов.
Я поняла, что многие специалисты и начинающие руководители усердно работают, но получают минимальные результаты, потому что неправильно оценивают свои временные возможности.
Я пришла к выводу, что могу помочь им в этом, т.к. у меня есть в этом положительный опыт. Изучив много литературы по тайм-менеджменту, организации рабочих процессов, используя знания из тренингов и личный опыт, я разработала собственную методику поиска скрытых резервов рабочего времени, для того, чтобы работать только в рабочее время. Я с радостью готова поделиться ею с вами.
Ну что начинаем?
Давайте начнем с того, что запишем свою цель на бумаге. Например:
«Я намерен(а) уходить с работы в 17.00 ежедневно, при этом все дела, запланированные на день, будут выполнены»
Запишите на листочке и положите в кошелек, чтобы как можно чаще видеть свою цель.
И еще. Договоритесь со своей второй половинкой, что через месяц, когда вы регулярно будет приходить домой вовремя, он (она) сделает вам подарок. Если он редко угадывает с подарками, скажите прямо, что желаете получить, чтобы не испортить приятного впечатления от достигнутых результатов.
Теперь при четко сформированной цели приступаем к работе.
Для того, чтобы научиться работать только в рабочее время, нужно знать 3 базовых принципа повышения эффективности управления временем. Это:
- Отказ от выполнения некоторых задач
- Повышение производительности труда
- Планирование своего времени
Умение управлять собственным временем часто является той характеристикой, которая отличает хорошего специалиста от плохого. Однако, немногие из нас распределяют время, как следует. Мы позволяем себе отвлекаться на выполнение того, что нам интересно, оставляя в стороне дела, которые следовало бы ставить на первое место. Мы беремся за выполнение такого количества работы, на которое у нас заведомо не хватит времени. Мы слишком часто идем на уступки тем людям, которые с радостью спихивают на нас проблемы, с которыми им следовало бы разбираться самим.
Для того, чтобы выяснить, как сократить время пребывания на рабочем месте, нужно четко понимать, чем вы занимаетесь на работе, что входит в ваши должностные обязанности. Для этого нужно написать перечень дел, которые выполняете, проанализировать, как можно сократить время на их выполнение.
Я предлагаю вам заполнить таблицу №1 http://yadi.sk/d/Kh5Z6IhVAszS4, куда вы запишите, все дела, которые выполняете в течение месяца, включая помощь коллегам (эта таблица вам пригодится еще), если дела повторяются ежедневно, записываете их только 1 раз.
Список готов.
Вы еще здесь? Отлично!!!!!
Первое, что вам нужно выяснить, не занимаетесь ли вы выполнением чужой работы, если вас просят сделать какие-то дела из месяца в месяц, смело вычеркивайте, это ваш резерв на выполнение СВОИХ дел. Учтитесь говорить «нет»
Далее запишите время на выполнение каждой задачи. Отметьте задачи, которые должны быть выполнены к назначенному времени, например, каждый четверг в 11.00.
Выделите другим цветом дела, которые вы выполняете каждый день. Это повседневные рутинные дела. Их выполнение можно довести до автоматизма и значительно сэкономить на этом время. Выпишите эти дела на отдельный листок и держите перед собой, как напоминание, что вы сокращаете время на решение этих задач. Старайтесь эти дела выполнять однотипно (шаблонно). В итоге через несколько месяцев вы значительно сократите время на их выполнение.
Проанализируйте, можете ли вы сократить время на выполнение остальных задач.
Теперь, когда вы записали, у вас начинает складываться полная картина, чем вы занимаетесь, на работе.
И еще очень важно: возьмите свою должностную инструкцию и сравните, все ли дела, которые вы делаете, входят в вашу должностную инструкцию. Конечно, очень трудно скинуть с себя выполнение дополнительных обязанностей, но можно попробовать отказываться от этого постепенно.
Задания на сегодня
(вы можете делать их в тетради, в файле на компьютере или распечатывать готовые таблицы и заполнять их)
- Напишите свое намерение на бумаге и положите в кошелек (вы можете написать по приведенному примеру или придумать что-то свое, главное, чтобы в нем было слово «намерена», которое ведет к действию и отсутствовало отрицание, т.е. частица «не»)
- Договоритесь с супругом о подарке
- Заполните таблицу № 1. Ее вы найдете здесь http://yadi.sk/d/Kh5Z6IhVAszS4
- Напишите в комментариях,
- удалось ли вам сократить список ваших дел, отказавшись выполнять работу за коллег?
- все ли ваши дела, входят в должностную инструкцию (конечно, если вы работаете по должностной инструкции)?
- есть ли у вас определенный порядок выполнения любого рутинного дела или каждый раз вы выполняете его по-новому?
- Проанализировали ли вы, можно ли сократить время на выполнение каких-либо задач.
- Как по-вашему, сколько времени вы можете сэкономить?
- Вопрос ко мне (может быть, какая-то ситуация, которую мы вместе разберем)
До завтра! Жду ваших комментариев!
Ваша Елена Бударкова,
тренер-консультант по тайм-менеджменту