Главные ошибки при организации конференции
Почти три дня я была на одной конференции, это была уже моя такая дцатая конференция, и моя ивенторская душонка не могла не отметить все огромные ошибки в организации, превратившие такое полезное во всех отношениях мероприятие в чуть менее полезное.
Хотя критиковать организацию - это дело всегда и для всех актуальное, организовать что-то безумно тяжело, не все зависит от тебя, есть куча "но", препятствий, объяснений и много остального непредсказуемого внезапного и пр.
Но все же - я пройдусь по пунктам, во имя того, что кому-то это поможет избежать этих ошибок, в первую очередь мне в своей работе.
1. Не делите людей на "касты".
Конференция, выездная просветительская школа, дискуссионный клуб... не важно. Вы пригласили спикеров и слушателей. Даже тут уже предлагается слегка устранить разделение, ибо мы все прекрасно знаем, что основные контакты на конференции случаются в "кулуарах", возможность общаться должна быть у все на равне. Разделение может быть отражено на всем - кто где питается, кто где живет, и пр. Всех участников конференции надо делать равными, пусть это студенты, аспиранты или крупные бизнесмены. Не хотите мешать студентов и бизнес? Не приглашайте их на одну конференцию.
2. Уделите особое внимание заселению.
Тут я возможно уже капризничаю, но могу сказать наверняка, лучше я буду жить в одном номере со своим хорошим другом-мужчиной, чем с незнакомой особой женского пола. Дайте возможность людям высказывать свои пожелания при заселении в номера на месте или заранее, лучше при регистрации уточнить этот момент по почте и на месте просто раздать ключи. Раз уж у вас не получилось сделать номера одноместными. Возможно, меня слегка разбаловали блог туры, но мой внутренний интроверт истерит от одной мысли, что в интимном пространстве со мной - совершенно незнакомый мне человек. Плюс - ночные хождения, кто-то спит, кто-то приперся в 2 ночи, кто-то храпит, ну и до кучи - банальное недоверие. С товарищем ты решишь все эти проблемы на раз.
3. Выполняйте обещания.
Если у вас в программе вся конференция заявлена на все дни в одном месте, то и проводить ее всю надо в одном месте. Если заявлена дорогая и качественная гостиница с комфортабельными номерами - то следуйте заявленному. Расселение гостей в окружающие турбазы и питание в столовой одной из турбаз, что находится через забор от этой гостиницы без предварительного предупреждения вызовет недоумение любого гостя и ощущение, что на нем как-то экономят.
4. Не пускайте общение гостей на самотек.
Я не устаю повторять, что все конференции и другие выездные тусовки делаются для того, чтобы гости завязывали контакты. Да, послушать умных и толковых людей в микрофон - очень круто! Но эти люди - "хедлайнеры", они привлекают определенный контингент, а темы дают пищу для последующего общения. Если вы завезли гостей вечером, они поужинают, переглянуться, найдут знакомые глаза и разбредутся малыми группами и так знакомых ранее людей. Все, одна из важнейших задач такого тусняка"Расширение личной сети знакомств" провалена.
5. Проявите заботу о досуге гостей с первой минуты.
Объявите сбор после ужина в 22:00 например в лобби-баре гостиницы, поставьте лееееегкий фуршет (буквально по одному бокалу шампанского/сока и клубничке), люди уже почувствуют себя комфортнее с бокалом в руках. Произнесите приветственные слова, представьтесь сами, расскажите, что всех ждет в дни семинар (да, все читали программу, но расскажите это эмоционально, своими словами, зажгите интерес), объявите цель, общую идею и начните говорить о себе как можно более легко, что за организацию вы представляете, что за город. Перейдите к участникам семинара, если у вас представлена большая делегация из другой страны, разных городов заявите об этом другим гостям, попросите представителей делегаций также рассказать пару слов из серии "Какими судьбами?", кто они, что они, зачем им это... Появятся вопросы, завяжется дискуссия, теперь оставьте "модерирование" вечера.... Легкая джазовая музыка фоном и разговоры завяжутся сами собой.
6. Модерируйте само мероприятие.
Объявление выступающих и разнос микрофона по залу для вопросов - это не модерация. Модератор - активная и самая живая часть мероприятия, он должен направить, подвести легкие итоги выступления спикера, сам задать вопрос, если в зале все "заснули", общаться со спикером и всячески контролировать и поддерживать структуру выступления.
7. Придирчиво проверьте оборудование, заставьте технических подрядчиков иметь с собой альтернативы.
Если на "говорливой" конференции беда с микрофоном, то это просто провал. За помехами или "битбоксом" от дыхания выступающего важнейшие слова будут съедаться, и сотня другая гостей будет либо раздражена, либо утратит внимание. Техника дело страшное, может и подвести. Должны быть люди, которые могут исправить ситуацию вовремя.
8. Зал должен быть удобным.
Если ваше мероприятие предполагает выступление спикеров с 9 утра до 22 вечера с легкими перерывами на обед и кофе, подумайте, возможно ли усидеть на представленных стульях 2 и более часа в душном зале, переделанным из коридора в конференц зал. Лично я привыкла, что стул должен стоять жеско (не уползать), а также должна быть возможность на что-то опереться - ручки, складной столик из стула - а в идеале - круглый стол, за которым сидят все участники. Да, такой зал крайне сложно найти, согласна. Но на мой взгляд, в противном случае, мероприятие превращается в сложно физическое испытание.
Главное - проявляйте заботу, предупреждайте, сообщайте, информируйте, старайтесь сделать все возможное, даже если не все получилось по разным причинам, вы твердо будете знать, что лично сами сделали все. И поверьте, многие это оценят.
Хотя критиковать организацию - это дело всегда и для всех актуальное, организовать что-то безумно тяжело, не все зависит от тебя, есть куча "но", препятствий, объяснений и много остального непредсказуемого внезапного и пр.
Но все же - я пройдусь по пунктам, во имя того, что кому-то это поможет избежать этих ошибок, в первую очередь мне в своей работе.
1. Не делите людей на "касты".
Конференция, выездная просветительская школа, дискуссионный клуб... не важно. Вы пригласили спикеров и слушателей. Даже тут уже предлагается слегка устранить разделение, ибо мы все прекрасно знаем, что основные контакты на конференции случаются в "кулуарах", возможность общаться должна быть у все на равне. Разделение может быть отражено на всем - кто где питается, кто где живет, и пр. Всех участников конференции надо делать равными, пусть это студенты, аспиранты или крупные бизнесмены. Не хотите мешать студентов и бизнес? Не приглашайте их на одну конференцию.
2. Уделите особое внимание заселению.
Тут я возможно уже капризничаю, но могу сказать наверняка, лучше я буду жить в одном номере со своим хорошим другом-мужчиной, чем с незнакомой особой женского пола. Дайте возможность людям высказывать свои пожелания при заселении в номера на месте или заранее, лучше при регистрации уточнить этот момент по почте и на месте просто раздать ключи. Раз уж у вас не получилось сделать номера одноместными. Возможно, меня слегка разбаловали блог туры, но мой внутренний интроверт истерит от одной мысли, что в интимном пространстве со мной - совершенно незнакомый мне человек. Плюс - ночные хождения, кто-то спит, кто-то приперся в 2 ночи, кто-то храпит, ну и до кучи - банальное недоверие. С товарищем ты решишь все эти проблемы на раз.
3. Выполняйте обещания.
Если у вас в программе вся конференция заявлена на все дни в одном месте, то и проводить ее всю надо в одном месте. Если заявлена дорогая и качественная гостиница с комфортабельными номерами - то следуйте заявленному. Расселение гостей в окружающие турбазы и питание в столовой одной из турбаз, что находится через забор от этой гостиницы без предварительного предупреждения вызовет недоумение любого гостя и ощущение, что на нем как-то экономят.
4. Не пускайте общение гостей на самотек.
Я не устаю повторять, что все конференции и другие выездные тусовки делаются для того, чтобы гости завязывали контакты. Да, послушать умных и толковых людей в микрофон - очень круто! Но эти люди - "хедлайнеры", они привлекают определенный контингент, а темы дают пищу для последующего общения. Если вы завезли гостей вечером, они поужинают, переглянуться, найдут знакомые глаза и разбредутся малыми группами и так знакомых ранее людей. Все, одна из важнейших задач такого тусняка"Расширение личной сети знакомств" провалена.
5. Проявите заботу о досуге гостей с первой минуты.
Объявите сбор после ужина в 22:00 например в лобби-баре гостиницы, поставьте лееееегкий фуршет (буквально по одному бокалу шампанского/сока и клубничке), люди уже почувствуют себя комфортнее с бокалом в руках. Произнесите приветственные слова, представьтесь сами, расскажите, что всех ждет в дни семинар (да, все читали программу, но расскажите это эмоционально, своими словами, зажгите интерес), объявите цель, общую идею и начните говорить о себе как можно более легко, что за организацию вы представляете, что за город. Перейдите к участникам семинара, если у вас представлена большая делегация из другой страны, разных городов заявите об этом другим гостям, попросите представителей делегаций также рассказать пару слов из серии "Какими судьбами?", кто они, что они, зачем им это... Появятся вопросы, завяжется дискуссия, теперь оставьте "модерирование" вечера.... Легкая джазовая музыка фоном и разговоры завяжутся сами собой.
6. Модерируйте само мероприятие.
Объявление выступающих и разнос микрофона по залу для вопросов - это не модерация. Модератор - активная и самая живая часть мероприятия, он должен направить, подвести легкие итоги выступления спикера, сам задать вопрос, если в зале все "заснули", общаться со спикером и всячески контролировать и поддерживать структуру выступления.
7. Придирчиво проверьте оборудование, заставьте технических подрядчиков иметь с собой альтернативы.
Если на "говорливой" конференции беда с микрофоном, то это просто провал. За помехами или "битбоксом" от дыхания выступающего важнейшие слова будут съедаться, и сотня другая гостей будет либо раздражена, либо утратит внимание. Техника дело страшное, может и подвести. Должны быть люди, которые могут исправить ситуацию вовремя.
8. Зал должен быть удобным.
Если ваше мероприятие предполагает выступление спикеров с 9 утра до 22 вечера с легкими перерывами на обед и кофе, подумайте, возможно ли усидеть на представленных стульях 2 и более часа в душном зале, переделанным из коридора в конференц зал. Лично я привыкла, что стул должен стоять жеско (не уползать), а также должна быть возможность на что-то опереться - ручки, складной столик из стула - а в идеале - круглый стол, за которым сидят все участники. Да, такой зал крайне сложно найти, согласна. Но на мой взгляд, в противном случае, мероприятие превращается в сложно физическое испытание.
Главное - проявляйте заботу, предупреждайте, сообщайте, информируйте, старайтесь сделать все возможное, даже если не все получилось по разным причинам, вы твердо будете знать, что лично сами сделали все. И поверьте, многие это оценят.