Когда на работе все время отвлекают
Запись опубликована Zelenola. Вы можете оставить комментарии здесь или здесь.
С ноября 2009 года условия моей работы существенно изменились - я получила повышение, но при этом, как полагается, добавились новые задачи, и изменился стиль работы - раньше я сама определяла себе план работы на день и спокойно его выполняла. Да, все время возникали какие-то непредвиденные задания, но я как девушка продвинутая планировала всегда не больше 60% своего рабочего времени, и поэтому могла реагировать на форс-мажоры. Но вот четыре месяца назад мне пришлось еще и подстраивать свою работу под другого человека - своего руководителя. Теперь у меня есть свой кусок работы, который я делаю независимо от нее, не очень срочные задания, которые мне ставит руководитель, и срочные (ради которых мне нужно отрываться от того, что я сейчас делаю). В целом, у меня довольно неплохо получается это все балансировать, но иногда возникает чувство, что я ничего не успеваю - только сяду что-то делать, как меня отвлекают, я делаю что-то другое, а там еще что-то срочное навалилось, и так целый день. Я выработала для себя несколько стратегий, которые помогают мне успешно справляться с задачами, и при этом комфортно себя чувствовать.
- Планировать не больше 50-60% рабочего дня. Это очень помогает. Тогда расписание всегда остается гибким, и намного больше вероятность, что многое успеешь. Если вдруг времени оказывается больше, всегда найдутся менее срочные дела, какой-то проект, над которым неплохо бы поразмыслить, информация, которую нужно собрать, систематизировать или проанализировать, и т.п. - в общем, найдется чем заняться :)
- Писать планы на неделю, а не на день. Про ежедневное планирование забывать совершенно не стоит, но я обнаружила, что мне проще отталкиваться от недельного плана - если не успею сегодня, сделаю завтра.
- Разбивать задачи на как можно более мелкие подпункты. Так намного больше вероятности, что успеешь завершить этот кусок и не нужно будет снова «включаться» в задачу, что зачастую требует столько же времени, сколько и непосредственно работа над задачей.
- Если «не пожар», то все-таки стараться завершать очередной кусок работы, прежде чем отвлекаться. Поступило задание - записали, получили инструкции, доделали свое, взялись за новое - опять же, чтобы не «включаться» и потом уже не тратить дополнительное время.
- Записывать все поступившие задачи и вычеркивать их после выполнения. Тут два момента - если задание не срочное, о нем можно и забыть, отвлекшись на что-то другое, или же вам нужно дополнительно перегружать память, пытаясь о нем не забыть. Второй бонус - в конце дня не возникает тоскливого ощущения, что целый день что-то делал, а ни одного пункта не выполнено.
- Планировать задачи, требующие концентрации и долгосрочного внимания, на периоды, когда вас никто не будет отвлекать. Например, для меня это время, когда моя начальница на ректорате, ученом совете, или встрече - в таких случаях у меня есть два-три часа «чистого» времени, когда меня фактически никто не отвлекает. Поэтому я стараюсь использовать это время максимально эффективно.
- Постоянно анализировать ситуацию и корректировать планы. Важно найти приемы, которые подходят конкретному человеку. Если вы видите, что какой-то аспект планирования не работает, подумайте - почему так случается? Что можно сделать для улучшения?
- Эмоционально разгружаться после работы. Отвлекайтесь, расслабляйтесь - все это поможет встретить новый день с улыбкой и провести его продуктивно :)
Может показаться, что так работать очень сложно - но это не сложнее, чем любая другая работа. К тому же, мне на ней очень интересно, и много возможностей для развития. Ну и у меня большой плюс - я умею быстро переключаться с одного занятия на другое, и наоборот, мне сложно долгое время концентрироваться на монотонной работе. Поэтому мы с моей работой хорошо друг другу подходим :)