Как остановить поток входящих задач и навести порядок в делах
На днях, с одним знакомым, состоялся разговор на тему управления рабочими задачами. Он задал вопрос - «Каждый день мне поступает задач больше, чем могу выполнить. Количество отложенных задач все увеличивается и увеличивается, а хаос возрастает. Как это остановить?» Вопрос актуален для многих. Многие знакомы с чувством беспомощности, которые испытывает человек под натиском входящих задач и, все увеличивающегося, списка дел. Вот 5 шагов по выходу из хаоса.
Совет №1 - Просто остановитесь…
точнее остановите входящий поток. Для того чтобы разобрать работающий механизм, его нужно для начала остановить. Вы не сможете привести в порядок задачи пока они продолжают поступать к вам бурным потоком. Так что остановите поток. Не принимайте новые задачи и возьмите паузу. Такая остановка не только позволит вам спокойно разобрать текущий список дел но и сконцентрироваться только на этом. В общем, совет номер 1 - соберите все задачи в один список и не принимайте новые пока не наведете порядок в списке. Ремарка - список дел находится «в порядке» когда вы понимаете все что нужно сделать, чувствуете определенный контроль и довольны собой. Последний пункт наиболее важный. Это не шутка. Вы должны вернуть себе чувство удовлетворения.
И поймите - мир не рухнет и компания не развалится если вы самоустранитесь на пару дней.
2. Оцените временные затраты. Следующее, что необходимо сделать, это оценить, сколько времени понадобится для каждой задачи. Высокая точность оценки здесь не нужна. Оцените «на глазок». Главное чтобы вы смогли понять - сколько всего времени надо потратить, чтобы выполнить все задачи в списке. Может получится так, что по предварительным оценкам, на весь список вам потребуется 2 месяца чистого рабочего времени. Если эти задачи не распределены во времени, таким образом чтобы вы реально могли их выполнить, значит список абсурден и требует оптимизации.
3. Оптимизируйте список. Не простое дело. По одной причине - для оптимизации требуется серьезная и критическая оценка своих дел.
•
Отдайте другим все что они могут сделать без вас. Есть сомнения? Думаете вы справитесь лучше? Все равно отдайте и поставьте напоминание о контроле.
•
Группируйте задачи. Выделите время для обработки почты и звонков. Делайте похожие дела подряд. Это экономит время.
•
Отложите все что можно сделать позже. Даже дела связанные с клиентами можно перенести. Просто организуйте это. Распределите контакты с клиентами более равномерно. Измените сроки там где это можно сделать. Освободите себе пространство для маневра.
•
Удалите все что утратило актуальность. Безжалостно убивайте задачи, целесообразность которых сомнительна.
4. Выполняйте задачи по порядку. Отсортируйте список задач от меньшего к большему. Это значит что вначале идут самые короткие по времени дела. Сделайте все дела, требующие меньше 30 - 40 минут. Делайте их подряд, пока не кончаться. Обо всем остальном забудьте. Когда короткие задачи закончатся, окиньте список взглядом. Наверняка он уже стал более реальным и с ним можно работать. Может быть вы даже можете возобновить поступление задач. В любом случае, распланируйте все оставшиеся задачи так, чтобы вы почти со 100% вероятностью смогли их выполнить в назначенные сроки. И создайте еще себе резерв времени в 15-20% от времени требуемого на решение задачи. Сейчас лучше недоделать, чем переделать.
5. Скажите «Нет» жесткому планированию. Ни в коем случае жестко не ограничивайте время и срок выполнения задач. Сейчас жесткое планирование является вашим врагом. Жесткое планирование эффективно в ситуации относительно стабильного контроля. Сейчас все очень шатко. Так что дайте себе время и долю вольности. Не загоняйте свой мозг в рамки. Иначе придете туда откуда начинали. Вам необходимо спокойно, размеренно выполнять задачи из списка, в установленном порядке. Еще раз - по порядку. Не беритесь за выполнение задачи пока не закончите предыдущую. Одна задача в один момент времени.
Самое важное - поймите и примите тот факт что вы МОЖЕТЕ себе позволить остановиться и привести дела в порядок.
Пять вышеописанных шагов доказали свою эффективность на практике. Они эффективны в целях «тушения пожаров» и «разгребания завалов», но работу нужно строить так, чтобы такие ситуации не возникали. Как вы считаете, что нужно делать чтобы не доводить до крайностей?