Про "организованное забивание", "стратегическую некомпетентность" и "оберегающие наушники"
Спасибо моему дорогому френду dmitry_martynov за размещенную ссылку на статью Марка Андрессена (разработчик первого браузера Mosaic / Netscape) "Как делать дела".
http://webplanet.ru/knowhow/life/admin/2010/01/25/andreessen.html
Обычно я такие статьи избегаю, так как они полны всяческих банальностей и скучностей.
В данном случае - все наоборот. Статья совсем не о том, как правильно планировать, расставлять приоритеты и составлять расписания. Точнее, эти элементы там встречаются, но совсем в ином ракурсе. Часть из того, что написано, уже включено в мою жизнь. Естественно, настолько, насколько это реально применить к моей теперешней ситуации.
Дима, еще раз спасибо тебе за прекрасную ссылку!
Текст размещаю практически полностью. Читается легко.
Я специально разместила каждый пункт под отдельным катом. Сама не люблю читать длинные тексты. Особенно с экрана, особенно в ЖЖ. Гораздо удобней: выбрать то, что интересней и кликнуть на соответствующий подзаголовок.
Марк Андрессен: «Как делать дела»
Лично для меня описанные ниже техники работают все вместе, как объединенный набор. Но возможно, у вас будет иначе. Может быть, вы используете одну-две идеи; вероятно, как раз те, что я позаимствовал у других. Даже если так, все равно польза. Итак, поехали.
(1) Плюньте на расписание
(этот пункт, к сожалению, я могу пока реализовывать только в свободное от работы время. у меня он работает отлично. когда я не привязана жестко к конкретным мероприятиям и временным точкам, мне удается создавать интересные вещи, которые могут впоследствии стать моей работой)
Вы скажете, я сумасшедший? Нет, я серьезно. Один только этот совет может радикально поменять вашу продуктивность (хотя во многих очень структурированных видах деятельности применить его невозможно). Что я имею в виду под "неподчинением расписанию": отказывайтесь от запланированного участия во встречах или других видах активности в заранее определенное время в любой будущий день.
В результате вы в любое время сможете работать над тем, что наиболее важно и наиболее интересно. Хотите провести день за подготовкой исследовательского доклада? Давайте! Хотите весь день писать программы? Вперед! Хотите провести весь день в кафе на соседней улице, почитывая книгу о техниках персонального роста? Пожалуйста!
Когда кто-нибудь звонит или говорит по аське "Давайте встретимся во вторник в 3 часа", подходящий ответ будет такой: "Я не поддерживаю расписаний в этом году, так что я не могу согласиться. Но если вы позвоните мне во вторник в 2:45 и я буду свободен, мы можем встретиться".
Или, если это важно, можно сказать: "Знаете что, а давайте-ка встретимся прямо сейчас!"
Конечно, это работает только тогда, когда вы можете себе это позволить без проблем. Если у вас очень структурированная работа в очень заорганизованной среде, если вы - исполнительный директор, вам будет трудно плевать на расписания. Но если вы сможете это сделать - это дает реальную свободу, и ведет к такому высокому уровню производительности, которого вам не даст никакая другая тактика.
Эта идея пришла ко мне из замечательной книги, которая называется "Полный Бардак" и объясняет, каким образом игнорирование расписаний стало ключом к успеху Арнольда Шварценнегера - как кинозвезды, политика и бизнесмена на протяжении последних 20 лет. Хотите встретиться с Арнольдом? Конечно, заходите! Но лучше сначала позвонить. Извините, он не назначает встреч заранее. В результате он уже двадцать лет свободен для работы над тем, что является наиболее важным в его жизни в этот момент.
Те из вас, кто в Калифорнии, могут вспомнить, как Арнольд, решив баллотироваться в губернаторы, развил необычайную активность, которая и привела к победе. В книге это достижение, среди прочего, связывается и с тем фактом, что у него не было никаких расписаний, так что он мог проводить весь день - каждый день - в своей новой политической деятельности, не беспокоясь о каких-то других отвлекающих планах и обязанностях.
Если вам доводилось хотя бы какое-то время жить достаточно дисциплинированной жизнью - возможно, в связи с регулярной работой, с фиксированными часами прихода и ухода, с совещаниями и так далее - вы наверняка знаете, что нет ничего более приятного, чем посмотреть в календарь и не увидеть там ничего, кроме свободного времени на много дней вперед, чтобы можно было делать самые важные вещи в вашем собственном порядке. Этот также дает вам больше шансов расширить свой "поток" (flow) - это отдельная концепция, но очень близкая.
Я применял эту тактику в качестве эксперимента в 2007 году, когда некоторые из вас посылали мне письма с предложением встретиться или приглашали на конференции. Мне даже трудно выразить, насколько я стал счастливее. И у меня появилось значительно больше времени на то, чтоб заняться вещами, которые действительно важны - это две мои компании, участие в некоммерческих организациях и моя любимая жена.
И еще одно замечательное свойство этого метода - он не требует экстремизма в духе "все или ничего". Время от времени, какие-то дела, от которых я не смог избавиться, все-таки просачиваются в мой календарь. И все же нетрудно провести грань между "нужно обязательно" и "звучит интересно, но я не придерживаюсь расписаний".
(2) Ведите только три списка: Делать, Следить и Отложить
(интересный пункт, может заменить все мои бесконечные списки дел на завтра-послезавтра-послепослезавтра)
Чем больше вы увлекаетесь составлением списков, тем более важно для вас это правило. В список "Делать" попадают все вещи, которые вы должны делать - все обязанности и долги. То, что должно быть сделано. Это простой список, возможно, разбитый на категории по времени (сегодня, на этой неделе, в следующем месяце).
В список "Следить" вносятся все вещи, за которыми нужно наблюдать, дожидаться чьих-то ответов или возвращения к теме, напоминать о них в будущем - в общем, помнить.
В список "Отложить" идет все остальное - все, что вы хотите сделать или сделаете, когда будет время (или вы хотели бы, чтобы оно было).
Все, что не попало в один из трех списков, не попадает вообще никуда.
(3) Дела и Анти-Дела сегодняшнего дня
(актуальный для меня пункт, ибо у меня частенько бывают дни, которые кажутся мне суетными и бесполезными)
Каждый вечер перед тем, как идти спать, приготовьте карточку 3x5 дюймов с коротким списком из 3-5 вещей, которые вы сделаете на следующий день. И затем, на следующий день, сделайте эти вещи.
Я перед сном сажусь за стол, открываю свой список "Сделать" (который я веду в Microsoft Word в режиме outline mode, это давняя привычка) и выбираю 3-5 дел на завтра. Я записываю на чистой "оксфордской" карточке, кладу ее в бумажник и иду спать. На следующий день я изо всех сил стараюсь сделать именно эти вещи. Если получается - это удачный день.
Когда это станет вашей привычкой, вы начнете понимать, как много у вас было дней, когда вы не могли сделать 3-5 самых значительных дел. Тогда вы можете использовать обратную сторону своей ежедневной карточки, чтобы написать там список Анти-Дел.
На самом деле, это не настоящий список. Произнося его название, я изо всех сил стараюсь не смеяться. Короче, вот что вам нужно: каждый раз, когда вы делаете что-то полезное в течение дня, записывайте это в свой список Анти-Дел на другой стороне карточки. Каждый раз, записывая свое достижение, вы будете получать дозу эндорфинчиков - вроде той мышки, что давит на кнопку в клетке и получает за это кусочек еды.
А в конце дня, перед тем как приготовить новую карточку на завтра, взгляните на сегодняшнюю карточку, на ваш список Анти-Дел - и порадуйтесь, сколько вещей вы на самом деле сделали в этот день. После этого разорвите и выбросите карточку. Еще один день прожит не зря.
Я люблю этот метод, позволяющий добавить лишних зарубок на моем "поясе достижений", так сказать. Когда я веду список Анти-Дел, я чувствую себя гораздо более успешным, чем в случае, если бы я делал все эти дела, не записывая их. Кроме того, вы же знаете, бывают такие дни, когда только бегаешь туда-сюда, болтаешь по телефону, отвечаешь на почту, заполняешь документы - а потом возвращаешься домой совершенно измотанным и спрашиваешь себе "Какого же хрена я делал весь день?" Список Анти-Дел дает ответ!
(4) Организованное Забивание
(тоже весьма актуально. обычно я работаю очень интенсивно и довожу себя до стадии, когда уже хочется на все забить. с этим состоянием «стихийного забивания» справиться весьма не просто. как вариант - можно включать в рабочий процесс паузы «организованного забивания»)
Это отличная техника, которая родилась в гениальном мозгу Джона Перри, профессора философии из Стэнфорда. Обязательно прочитайте оригинальное описание. Вы даже увидите фотографию, где автор прыгает через скакалку на пляже, пока работа ждет его. Изумительно!
Главная идея Организованного Забивания в том, что вам никогда не надо бороться с желанием забить болт на какое-то дело. Наоборот, вы должны использовать это желание в свою пользу - для того, чтобы сделать другие дела. Как говорит Джон, "список дел, который мы держим в голове, обычно отсортирован по важности. Задачи, которые кажутся наиболее существенными и срочными, стоят наверху. Однако есть еще много хороших дел рангом пониже. Делая эти дела, мы получаем оправдание, чтобы не делать "более важные" дела. С таким подходом Человек Забивающий становится полезным членом общества. Он даже может, как я, обрести репутацию человека, делающего очень много".
Чтение этого эссе Джона было одним из самых ярких моментов в моей жизни. К примеру, я ненавижу звонить по телефону. Ненавижу! Я люблю посылать емейлы, люблю (иногда) встречаться с людьми вживую. Но я ненавижу звонить. И я могу сделать столько полезных дел, чтобы избежать телефонного звонка, что даже сам в это не верю. На самом деле, я даже сейчас именно этим и занимаюсь.
(5) Стратегическая Некомпетентность
(этот пункт привел меня в восторг! обычно мне сложно чувствовать себя не компетентной. я даже не предполагала, что это может быть так полезно. просто никогда об этом не задумывалась, взваливая на себя кучу побочных дел на работе)
Как сделать так, чтобы к вам больше никогда не приставали с просьбами о чем-либо? Лучший способ - глобально облажаться, когда вас попросили первый раз.
А еще лучше - сразу скажите, что вы точно запорете все дело. Говорите уверенным голосом, с честными глазами - и возможно, они от вас отстанут.
Конечно, эта техника предполагает, что у вас есть более важные дела, в которых вы не облажаетесь. Ну а все остальное - организовать корпоративную вечеринку, разослать факсы, провести переговоры со страховщиками, написать текст на человеческом языке... список занятий, в которых легко признать себя некомпетентным, может быть бесконечным.
(6) Мыло только дважды в день
(абсолютно согласна. то, что пишет автор о соблазняющем эффекте мыла, я наблюдаю и у себя и других. стоит попробовать)
Заходите в электронную почту ровно два раза в день - например, утром, как только проснулись, и под конец рабочего дня.
Пусть эти подходы занимают по полчаса или сколько еще надо; но все остальное время держите почтовую программу закрытой, а сервис оповещения о новых письмах - отключенным. Любой, кому надо найти вас так срочно, что это не подождет до завтра, может просто позвонить вам, или послать гонца, или зажечь сигнальный костер, или еще чего-нибудь придумать. Или, что более вероятно, он может найти кого-нибудь другого, кто сделает нужное ему дело.
Если вы общаетесь по емейлу с женой и другими родственниками, просто создайте для них отдельный почтовый ящик, который можно "держать открытым" постоянно - но остальные аккаунты не открывайте. И никогда не давайте этот "семейный адрес" людям, которые не являются значимыми в вашей жизни - включая и вашего начальника.
Заходя в почту только дважды в день, вы сможете быть гораздо более продуктивным в оставшееся время. Серьезная проблема электронной почты состоит в том, что получение письма нажимает на ту же кнопку выдачи эндорфинов, которую я уже упоминал - эта кнопка, которую нажимает лабораторная мышь, чтобы получить еды. И отправление ответа на письмо - та же кнопка. Химический сигнал счастья поступает в ваш неокортекс, и внутри вас разливается эдакое "а-ахх", словно вы и вправду что-то сделали. Поэтому вы сидите весь день с открытым окном почты, и прерываете работу каждый раз, когда приходит письмо, и отвечаете на него, и вам от этого приятно. Но что вы делаете на самом деле? Вы дробите свое время, прерываете свой "поток" и убиваете свою способность сконцентрироваться на чем-либо достаточно долго, чтобы выполнить работу качественно.
Эту технику ("почта только дважды в день") гораздо легче описать, чем внедрить. И она едва ли применима во время работы над проектами, которые требуют множества обновлений в течение дня - например, закрытие крупной сделки. Что касается меня, я пока что пытаюсь уменьшить число подключений к почте до шести раз в день.
(7) Зачистка почтового ящика
(этот пункт я реализую давно и успешно. поддерживаю автора в том, что если все письма утром «зачищены», то соблазн залезть в почту в течение дня уменьшается)
Когда вы работаете с почтой, поступайте так. Во-первых, после каждой из двух ваших ежедневных почтовых сессий у вас должен всегда оставаться совершенно пустой ящик "Входящие". Не знаю, как вы, но когда я думаю о том, что у меня в почте остались неотвеченные письма, это очень мешает мне сконцентрироваться на других делах. Желание вернуться обратно к почте очень мучает (кажется, я сильно подсел на эндорфиновую кнопку).
Во-вторых, открыв почту, либо сразу отвечайте на письмо, либо переносите его в нужную папку - но делайте так с каждым письмом, пока ящик не достигнет приятного состояния пустоты. Умение не подчиняться расписаниям очень помогает в этом деле - вы просто отвечаете на большинство писем фразой "Извините, я не работаю по расписанию в 2007 году, так что не могу вам ничего обещать".
В-третьих, письма, которые относятся к текущему проекту или другим "горячим" проблемам, переносятся в разделы одной папки, которая называется "Действие" (Action). В эту папку попадает только то, что действительно важно для вас, именно сейчас. Вы можете использовать разделы этой папки в течение дня, в обычной работе над своими проектами.
Четвертое: кроме папки "Действие", держите только три других папки: "Ожидание", "Перечитать" и "Подвал". В первую идут письма, с которыми надо будет снова иметь дело - например, если кто-то вам что-то пообещал и надо об этом напомнить в том случае, если он не выполнит обещание.
Письма, которые вы хотите прочесть еще раз, более вдумчиво, когда будет время - идут в "Перечитать". Все остальное идет в "Подвал".
Время от времени, проглядывайте разделы папки "Действие" и выкидывайте все, что можете, в "Подвал". То же самое делайте с папками "Ожидание" и "Перечитать". Большинство из писем, отправленных в "Подвал", вы уже никогда не будете читать.
Такая простая система из четырех папок вполне достаточна, поскольку большинство современных почтовых клиентов умеют хорошо искать письма по ключевым словами, так что вам нет нужды сортировать почту по множеству других папок. Хотя вам могут понадобиться дополнительные папки для разных важных вещей - например, для контрактов или писем от вашего врача, - однако это исключения, которые не меняют стандартную процедуру.
(8) Не отвечайте на телефон
(запросто! мне бы, наоборот, свыкнуться с присутствием мобильника в моей жизни. это меня точно не отвлекает)
Пусть они поговорят с автоответчиком / голосовой почтой, а вы время от времени проверяйте ящик голосовой почты и отвечайте на то, что вам нужно. Скажем, дважды в день.
Мобильники и "семейные" тарифы в наши дни дешевые, поэтому лучше всего иметь два мобильника с разными номерами - один для членов семьи, близких друзей, босса и коллег по работе, а другой - для всех остальных. Отвечайте на первый телефон, когда он звонит, а на второй не отвечайте никогда.
(9) Спрячьтесь в наушники
(это второй пункт (после некомпетентности), который меня несказанно порадовал! действительно, к человеку в наушниках подходят с вопросами гораздо реже, чем к тем, кто сидит без них. и, действительно, можно ведь НИЧЕГО не слушать. просто надеть. этого будет достаточно для снижения интенсивности людских подходов с вопросами)
Один из простейших способов сделать так, чтобы вас не отвлекали на работе - завести парочку маленьких ушных затычек от iPod или любых других, по вашему выбору. По какой-то причине людям гораздо тяжелее дергать того, кто в наушниках.
Это просто прекрасно - один за другим они подходят к вам, начинают что-то говорить, но потом видят наушники, извиняются (с преувеличенной мимикой) и уходят. Это прекрасно потому, что в половине случаев им на самом деле не нужно говорить с вами. А во второй половине случаев они могут послать емейл, который вы прочтете в конце дня, во время второй сессии зачистки почтового ящика.
И вот что самое интересное: вам вовсе не обязательно слушать что-либо в этих наушниках. Да блин, их даже не надо никуда подключать.
(10) Завтрак съешь сам
(несколько странный для меня пункт. я не представляю себе утро без неторопливо выпитой чашки кофе. хотя, есть же те, кто спят «до последнего», а потом запихивают в себя на ходу бутерброды. просто это не про меня)
Я не буду говорить о том, как важно рано вставать и рано ложиться, ну и прочих вещей о распорядке дня, потому что все люди разные. Сам я постоянно переключаюсь из совы (99% случаев) в жаворонка (1%, но я собираюсь довести до двух). Однако есть одна вещь, которая важнее большинства других вещей, определяющих мой счастливый и успешный день - невзирая на то, во сколько вы встали, начните день с настоящего, "сидячего" завтрака.
Это убивает двух зайцев. Во-первых, собственно питание. Многие исследования доказали, что завтрак - самая важная еда в течение дня. Это дает хороший "заряд" для дневной активности и помогает избежать лишнего веса (те, кто не ест завтрак, чаще всего слишком нажираются в обед).
И второе. Завтрак позволяет вам спокойно собраться с мыслями и приготовиться - ментально и эмоционально - к грядущему рабочему дню. Это можно делать с детьми, тоже работает. И вне зависимости от того, сколько усилий вы прилагаете, чтобы рано встать и рано лечь, мне кажется, стоит выделить 45 минут каждое утро на спокойный и основательный завтрак.
(11) Выбирайте сердцем
(немного пафосный заголовок. тянет чуть ли не на библейскую истину. ))))) но сам пункт полезен, прежде всего, тем, кто не в силах сказать «нет» людям, предлагающим или навязывающим проекты и мероприятия, к которым душа не лежит. основной вопрос, который стоит задать себе - если я не хотел это делать, но согласился, что руководило мной в этот момент?)
Соглашайтесь делать только то, с чем согласны и ваша голова, и ваше сердце. Это совет замечательного Роберта Эванса.
Очень часто бывает так, что вам предлагают что-то сделать - новый проект, некоммерческая акция, посещение мероприятия - и ваша голова говорит "да", а сердце говорит "нет", и рот говорит "да". И вскоре после этого вы обнаруживаете, что завалены делами, которые звучали как "хорошая идея", но на самом деле вам не хочется этим заниматься. И это отвлекает вас от дел, которые на самом деле важны. И это злит вас, нагоняет тоску, делает враждебным к окружающим.
По моему опыту, нужно некоторое время, чтобы научиться отличать "да", сказанное головой, от того "да", что говорит сердце. Я думаю, важный критерий - насколько вас возбуждает предложенное дело. Если вы чувствуете этот легкий укол адреналина (в хорошем смысле), когда вы думаете об этом предложении - значит, ваше сердце говорит "да".
Ну и само собой, когда ваша голова говорит "нет", а ваше сердце говорит "да", ваш рот тоже должен сказать "да" :-). Но только не тогда, когда голова говорит "да", а сердце говорит "нет".
(12) Делайте то, что любите
(для меня немного грустный пункт. несмотря на то, что часть пути к любимому делу пройдена, возможности целиком посвятить себя ему, к сожалению, нет. но это пока…)
Как вы, наверное, уже заметили, большинство приемов в этом руководстве посвящены тому, как остаться максимально свободным, чтобы удовлетворить свои интересы, свои мечты. Если вы не занимаетесь чем-то, во что влюблены большую часть времени, и если у вас есть хоть какая-то персональная свобода - значит, пришло время что-то поменять. Однако речь не идет о вещах, которые вы любите делать в теории. Я имею в виду нечто серьезное, что вы любите делать на практике.
http://webplanet.ru/knowhow/life/admin/2010/01/25/andreessen.html
Обычно я такие статьи избегаю, так как они полны всяческих банальностей и скучностей.
В данном случае - все наоборот. Статья совсем не о том, как правильно планировать, расставлять приоритеты и составлять расписания. Точнее, эти элементы там встречаются, но совсем в ином ракурсе. Часть из того, что написано, уже включено в мою жизнь. Естественно, настолько, насколько это реально применить к моей теперешней ситуации.
Дима, еще раз спасибо тебе за прекрасную ссылку!
Текст размещаю практически полностью. Читается легко.
Я специально разместила каждый пункт под отдельным катом. Сама не люблю читать длинные тексты. Особенно с экрана, особенно в ЖЖ. Гораздо удобней: выбрать то, что интересней и кликнуть на соответствующий подзаголовок.
Марк Андрессен: «Как делать дела»
Лично для меня описанные ниже техники работают все вместе, как объединенный набор. Но возможно, у вас будет иначе. Может быть, вы используете одну-две идеи; вероятно, как раз те, что я позаимствовал у других. Даже если так, все равно польза. Итак, поехали.
(1) Плюньте на расписание
(этот пункт, к сожалению, я могу пока реализовывать только в свободное от работы время. у меня он работает отлично. когда я не привязана жестко к конкретным мероприятиям и временным точкам, мне удается создавать интересные вещи, которые могут впоследствии стать моей работой)
Вы скажете, я сумасшедший? Нет, я серьезно. Один только этот совет может радикально поменять вашу продуктивность (хотя во многих очень структурированных видах деятельности применить его невозможно). Что я имею в виду под "неподчинением расписанию": отказывайтесь от запланированного участия во встречах или других видах активности в заранее определенное время в любой будущий день.
В результате вы в любое время сможете работать над тем, что наиболее важно и наиболее интересно. Хотите провести день за подготовкой исследовательского доклада? Давайте! Хотите весь день писать программы? Вперед! Хотите провести весь день в кафе на соседней улице, почитывая книгу о техниках персонального роста? Пожалуйста!
Когда кто-нибудь звонит или говорит по аське "Давайте встретимся во вторник в 3 часа", подходящий ответ будет такой: "Я не поддерживаю расписаний в этом году, так что я не могу согласиться. Но если вы позвоните мне во вторник в 2:45 и я буду свободен, мы можем встретиться".
Или, если это важно, можно сказать: "Знаете что, а давайте-ка встретимся прямо сейчас!"
Конечно, это работает только тогда, когда вы можете себе это позволить без проблем. Если у вас очень структурированная работа в очень заорганизованной среде, если вы - исполнительный директор, вам будет трудно плевать на расписания. Но если вы сможете это сделать - это дает реальную свободу, и ведет к такому высокому уровню производительности, которого вам не даст никакая другая тактика.
Эта идея пришла ко мне из замечательной книги, которая называется "Полный Бардак" и объясняет, каким образом игнорирование расписаний стало ключом к успеху Арнольда Шварценнегера - как кинозвезды, политика и бизнесмена на протяжении последних 20 лет. Хотите встретиться с Арнольдом? Конечно, заходите! Но лучше сначала позвонить. Извините, он не назначает встреч заранее. В результате он уже двадцать лет свободен для работы над тем, что является наиболее важным в его жизни в этот момент.
Те из вас, кто в Калифорнии, могут вспомнить, как Арнольд, решив баллотироваться в губернаторы, развил необычайную активность, которая и привела к победе. В книге это достижение, среди прочего, связывается и с тем фактом, что у него не было никаких расписаний, так что он мог проводить весь день - каждый день - в своей новой политической деятельности, не беспокоясь о каких-то других отвлекающих планах и обязанностях.
Если вам доводилось хотя бы какое-то время жить достаточно дисциплинированной жизнью - возможно, в связи с регулярной работой, с фиксированными часами прихода и ухода, с совещаниями и так далее - вы наверняка знаете, что нет ничего более приятного, чем посмотреть в календарь и не увидеть там ничего, кроме свободного времени на много дней вперед, чтобы можно было делать самые важные вещи в вашем собственном порядке. Этот также дает вам больше шансов расширить свой "поток" (flow) - это отдельная концепция, но очень близкая.
Я применял эту тактику в качестве эксперимента в 2007 году, когда некоторые из вас посылали мне письма с предложением встретиться или приглашали на конференции. Мне даже трудно выразить, насколько я стал счастливее. И у меня появилось значительно больше времени на то, чтоб заняться вещами, которые действительно важны - это две мои компании, участие в некоммерческих организациях и моя любимая жена.
И еще одно замечательное свойство этого метода - он не требует экстремизма в духе "все или ничего". Время от времени, какие-то дела, от которых я не смог избавиться, все-таки просачиваются в мой календарь. И все же нетрудно провести грань между "нужно обязательно" и "звучит интересно, но я не придерживаюсь расписаний".
(2) Ведите только три списка: Делать, Следить и Отложить
(интересный пункт, может заменить все мои бесконечные списки дел на завтра-послезавтра-послепослезавтра)
Чем больше вы увлекаетесь составлением списков, тем более важно для вас это правило. В список "Делать" попадают все вещи, которые вы должны делать - все обязанности и долги. То, что должно быть сделано. Это простой список, возможно, разбитый на категории по времени (сегодня, на этой неделе, в следующем месяце).
В список "Следить" вносятся все вещи, за которыми нужно наблюдать, дожидаться чьих-то ответов или возвращения к теме, напоминать о них в будущем - в общем, помнить.
В список "Отложить" идет все остальное - все, что вы хотите сделать или сделаете, когда будет время (или вы хотели бы, чтобы оно было).
Все, что не попало в один из трех списков, не попадает вообще никуда.
(3) Дела и Анти-Дела сегодняшнего дня
(актуальный для меня пункт, ибо у меня частенько бывают дни, которые кажутся мне суетными и бесполезными)
Каждый вечер перед тем, как идти спать, приготовьте карточку 3x5 дюймов с коротким списком из 3-5 вещей, которые вы сделаете на следующий день. И затем, на следующий день, сделайте эти вещи.
Я перед сном сажусь за стол, открываю свой список "Сделать" (который я веду в Microsoft Word в режиме outline mode, это давняя привычка) и выбираю 3-5 дел на завтра. Я записываю на чистой "оксфордской" карточке, кладу ее в бумажник и иду спать. На следующий день я изо всех сил стараюсь сделать именно эти вещи. Если получается - это удачный день.
Когда это станет вашей привычкой, вы начнете понимать, как много у вас было дней, когда вы не могли сделать 3-5 самых значительных дел. Тогда вы можете использовать обратную сторону своей ежедневной карточки, чтобы написать там список Анти-Дел.
На самом деле, это не настоящий список. Произнося его название, я изо всех сил стараюсь не смеяться. Короче, вот что вам нужно: каждый раз, когда вы делаете что-то полезное в течение дня, записывайте это в свой список Анти-Дел на другой стороне карточки. Каждый раз, записывая свое достижение, вы будете получать дозу эндорфинчиков - вроде той мышки, что давит на кнопку в клетке и получает за это кусочек еды.
А в конце дня, перед тем как приготовить новую карточку на завтра, взгляните на сегодняшнюю карточку, на ваш список Анти-Дел - и порадуйтесь, сколько вещей вы на самом деле сделали в этот день. После этого разорвите и выбросите карточку. Еще один день прожит не зря.
Я люблю этот метод, позволяющий добавить лишних зарубок на моем "поясе достижений", так сказать. Когда я веду список Анти-Дел, я чувствую себя гораздо более успешным, чем в случае, если бы я делал все эти дела, не записывая их. Кроме того, вы же знаете, бывают такие дни, когда только бегаешь туда-сюда, болтаешь по телефону, отвечаешь на почту, заполняешь документы - а потом возвращаешься домой совершенно измотанным и спрашиваешь себе "Какого же хрена я делал весь день?" Список Анти-Дел дает ответ!
(4) Организованное Забивание
(тоже весьма актуально. обычно я работаю очень интенсивно и довожу себя до стадии, когда уже хочется на все забить. с этим состоянием «стихийного забивания» справиться весьма не просто. как вариант - можно включать в рабочий процесс паузы «организованного забивания»)
Это отличная техника, которая родилась в гениальном мозгу Джона Перри, профессора философии из Стэнфорда. Обязательно прочитайте оригинальное описание. Вы даже увидите фотографию, где автор прыгает через скакалку на пляже, пока работа ждет его. Изумительно!
Главная идея Организованного Забивания в том, что вам никогда не надо бороться с желанием забить болт на какое-то дело. Наоборот, вы должны использовать это желание в свою пользу - для того, чтобы сделать другие дела. Как говорит Джон, "список дел, который мы держим в голове, обычно отсортирован по важности. Задачи, которые кажутся наиболее существенными и срочными, стоят наверху. Однако есть еще много хороших дел рангом пониже. Делая эти дела, мы получаем оправдание, чтобы не делать "более важные" дела. С таким подходом Человек Забивающий становится полезным членом общества. Он даже может, как я, обрести репутацию человека, делающего очень много".
Чтение этого эссе Джона было одним из самых ярких моментов в моей жизни. К примеру, я ненавижу звонить по телефону. Ненавижу! Я люблю посылать емейлы, люблю (иногда) встречаться с людьми вживую. Но я ненавижу звонить. И я могу сделать столько полезных дел, чтобы избежать телефонного звонка, что даже сам в это не верю. На самом деле, я даже сейчас именно этим и занимаюсь.
(5) Стратегическая Некомпетентность
(этот пункт привел меня в восторг! обычно мне сложно чувствовать себя не компетентной. я даже не предполагала, что это может быть так полезно. просто никогда об этом не задумывалась, взваливая на себя кучу побочных дел на работе)
Как сделать так, чтобы к вам больше никогда не приставали с просьбами о чем-либо? Лучший способ - глобально облажаться, когда вас попросили первый раз.
А еще лучше - сразу скажите, что вы точно запорете все дело. Говорите уверенным голосом, с честными глазами - и возможно, они от вас отстанут.
Конечно, эта техника предполагает, что у вас есть более важные дела, в которых вы не облажаетесь. Ну а все остальное - организовать корпоративную вечеринку, разослать факсы, провести переговоры со страховщиками, написать текст на человеческом языке... список занятий, в которых легко признать себя некомпетентным, может быть бесконечным.
(6) Мыло только дважды в день
(абсолютно согласна. то, что пишет автор о соблазняющем эффекте мыла, я наблюдаю и у себя и других. стоит попробовать)
Заходите в электронную почту ровно два раза в день - например, утром, как только проснулись, и под конец рабочего дня.
Пусть эти подходы занимают по полчаса или сколько еще надо; но все остальное время держите почтовую программу закрытой, а сервис оповещения о новых письмах - отключенным. Любой, кому надо найти вас так срочно, что это не подождет до завтра, может просто позвонить вам, или послать гонца, или зажечь сигнальный костер, или еще чего-нибудь придумать. Или, что более вероятно, он может найти кого-нибудь другого, кто сделает нужное ему дело.
Если вы общаетесь по емейлу с женой и другими родственниками, просто создайте для них отдельный почтовый ящик, который можно "держать открытым" постоянно - но остальные аккаунты не открывайте. И никогда не давайте этот "семейный адрес" людям, которые не являются значимыми в вашей жизни - включая и вашего начальника.
Заходя в почту только дважды в день, вы сможете быть гораздо более продуктивным в оставшееся время. Серьезная проблема электронной почты состоит в том, что получение письма нажимает на ту же кнопку выдачи эндорфинов, которую я уже упоминал - эта кнопка, которую нажимает лабораторная мышь, чтобы получить еды. И отправление ответа на письмо - та же кнопка. Химический сигнал счастья поступает в ваш неокортекс, и внутри вас разливается эдакое "а-ахх", словно вы и вправду что-то сделали. Поэтому вы сидите весь день с открытым окном почты, и прерываете работу каждый раз, когда приходит письмо, и отвечаете на него, и вам от этого приятно. Но что вы делаете на самом деле? Вы дробите свое время, прерываете свой "поток" и убиваете свою способность сконцентрироваться на чем-либо достаточно долго, чтобы выполнить работу качественно.
Эту технику ("почта только дважды в день") гораздо легче описать, чем внедрить. И она едва ли применима во время работы над проектами, которые требуют множества обновлений в течение дня - например, закрытие крупной сделки. Что касается меня, я пока что пытаюсь уменьшить число подключений к почте до шести раз в день.
(7) Зачистка почтового ящика
(этот пункт я реализую давно и успешно. поддерживаю автора в том, что если все письма утром «зачищены», то соблазн залезть в почту в течение дня уменьшается)
Когда вы работаете с почтой, поступайте так. Во-первых, после каждой из двух ваших ежедневных почтовых сессий у вас должен всегда оставаться совершенно пустой ящик "Входящие". Не знаю, как вы, но когда я думаю о том, что у меня в почте остались неотвеченные письма, это очень мешает мне сконцентрироваться на других делах. Желание вернуться обратно к почте очень мучает (кажется, я сильно подсел на эндорфиновую кнопку).
Во-вторых, открыв почту, либо сразу отвечайте на письмо, либо переносите его в нужную папку - но делайте так с каждым письмом, пока ящик не достигнет приятного состояния пустоты. Умение не подчиняться расписаниям очень помогает в этом деле - вы просто отвечаете на большинство писем фразой "Извините, я не работаю по расписанию в 2007 году, так что не могу вам ничего обещать".
В-третьих, письма, которые относятся к текущему проекту или другим "горячим" проблемам, переносятся в разделы одной папки, которая называется "Действие" (Action). В эту папку попадает только то, что действительно важно для вас, именно сейчас. Вы можете использовать разделы этой папки в течение дня, в обычной работе над своими проектами.
Четвертое: кроме папки "Действие", держите только три других папки: "Ожидание", "Перечитать" и "Подвал". В первую идут письма, с которыми надо будет снова иметь дело - например, если кто-то вам что-то пообещал и надо об этом напомнить в том случае, если он не выполнит обещание.
Письма, которые вы хотите прочесть еще раз, более вдумчиво, когда будет время - идут в "Перечитать". Все остальное идет в "Подвал".
Время от времени, проглядывайте разделы папки "Действие" и выкидывайте все, что можете, в "Подвал". То же самое делайте с папками "Ожидание" и "Перечитать". Большинство из писем, отправленных в "Подвал", вы уже никогда не будете читать.
Такая простая система из четырех папок вполне достаточна, поскольку большинство современных почтовых клиентов умеют хорошо искать письма по ключевым словами, так что вам нет нужды сортировать почту по множеству других папок. Хотя вам могут понадобиться дополнительные папки для разных важных вещей - например, для контрактов или писем от вашего врача, - однако это исключения, которые не меняют стандартную процедуру.
(8) Не отвечайте на телефон
(запросто! мне бы, наоборот, свыкнуться с присутствием мобильника в моей жизни. это меня точно не отвлекает)
Пусть они поговорят с автоответчиком / голосовой почтой, а вы время от времени проверяйте ящик голосовой почты и отвечайте на то, что вам нужно. Скажем, дважды в день.
Мобильники и "семейные" тарифы в наши дни дешевые, поэтому лучше всего иметь два мобильника с разными номерами - один для членов семьи, близких друзей, босса и коллег по работе, а другой - для всех остальных. Отвечайте на первый телефон, когда он звонит, а на второй не отвечайте никогда.
(9) Спрячьтесь в наушники
(это второй пункт (после некомпетентности), который меня несказанно порадовал! действительно, к человеку в наушниках подходят с вопросами гораздо реже, чем к тем, кто сидит без них. и, действительно, можно ведь НИЧЕГО не слушать. просто надеть. этого будет достаточно для снижения интенсивности людских подходов с вопросами)
Один из простейших способов сделать так, чтобы вас не отвлекали на работе - завести парочку маленьких ушных затычек от iPod или любых других, по вашему выбору. По какой-то причине людям гораздо тяжелее дергать того, кто в наушниках.
Это просто прекрасно - один за другим они подходят к вам, начинают что-то говорить, но потом видят наушники, извиняются (с преувеличенной мимикой) и уходят. Это прекрасно потому, что в половине случаев им на самом деле не нужно говорить с вами. А во второй половине случаев они могут послать емейл, который вы прочтете в конце дня, во время второй сессии зачистки почтового ящика.
И вот что самое интересное: вам вовсе не обязательно слушать что-либо в этих наушниках. Да блин, их даже не надо никуда подключать.
(10) Завтрак съешь сам
(несколько странный для меня пункт. я не представляю себе утро без неторопливо выпитой чашки кофе. хотя, есть же те, кто спят «до последнего», а потом запихивают в себя на ходу бутерброды. просто это не про меня)
Я не буду говорить о том, как важно рано вставать и рано ложиться, ну и прочих вещей о распорядке дня, потому что все люди разные. Сам я постоянно переключаюсь из совы (99% случаев) в жаворонка (1%, но я собираюсь довести до двух). Однако есть одна вещь, которая важнее большинства других вещей, определяющих мой счастливый и успешный день - невзирая на то, во сколько вы встали, начните день с настоящего, "сидячего" завтрака.
Это убивает двух зайцев. Во-первых, собственно питание. Многие исследования доказали, что завтрак - самая важная еда в течение дня. Это дает хороший "заряд" для дневной активности и помогает избежать лишнего веса (те, кто не ест завтрак, чаще всего слишком нажираются в обед).
И второе. Завтрак позволяет вам спокойно собраться с мыслями и приготовиться - ментально и эмоционально - к грядущему рабочему дню. Это можно делать с детьми, тоже работает. И вне зависимости от того, сколько усилий вы прилагаете, чтобы рано встать и рано лечь, мне кажется, стоит выделить 45 минут каждое утро на спокойный и основательный завтрак.
(11) Выбирайте сердцем
(немного пафосный заголовок. тянет чуть ли не на библейскую истину. ))))) но сам пункт полезен, прежде всего, тем, кто не в силах сказать «нет» людям, предлагающим или навязывающим проекты и мероприятия, к которым душа не лежит. основной вопрос, который стоит задать себе - если я не хотел это делать, но согласился, что руководило мной в этот момент?)
Соглашайтесь делать только то, с чем согласны и ваша голова, и ваше сердце. Это совет замечательного Роберта Эванса.
Очень часто бывает так, что вам предлагают что-то сделать - новый проект, некоммерческая акция, посещение мероприятия - и ваша голова говорит "да", а сердце говорит "нет", и рот говорит "да". И вскоре после этого вы обнаруживаете, что завалены делами, которые звучали как "хорошая идея", но на самом деле вам не хочется этим заниматься. И это отвлекает вас от дел, которые на самом деле важны. И это злит вас, нагоняет тоску, делает враждебным к окружающим.
По моему опыту, нужно некоторое время, чтобы научиться отличать "да", сказанное головой, от того "да", что говорит сердце. Я думаю, важный критерий - насколько вас возбуждает предложенное дело. Если вы чувствуете этот легкий укол адреналина (в хорошем смысле), когда вы думаете об этом предложении - значит, ваше сердце говорит "да".
Ну и само собой, когда ваша голова говорит "нет", а ваше сердце говорит "да", ваш рот тоже должен сказать "да" :-). Но только не тогда, когда голова говорит "да", а сердце говорит "нет".
(12) Делайте то, что любите
(для меня немного грустный пункт. несмотря на то, что часть пути к любимому делу пройдена, возможности целиком посвятить себя ему, к сожалению, нет. но это пока…)
Как вы, наверное, уже заметили, большинство приемов в этом руководстве посвящены тому, как остаться максимально свободным, чтобы удовлетворить свои интересы, свои мечты. Если вы не занимаетесь чем-то, во что влюблены большую часть времени, и если у вас есть хоть какая-то персональная свобода - значит, пришло время что-то поменять. Однако речь не идет о вещах, которые вы любите делать в теории. Я имею в виду нечто серьезное, что вы любите делать на практике.