Рабочая неделя. Порядок на рабочем столе
Как выглядит ваш рабочий стол? Есть у вас система наведения порядка на вашем столе?
Когда год назад я пришла на свое нынешнее рабочее место, то в глаза бросилось состояние и организация документов, с которыми нужно будет работать. Не то, чтобы все было плохо организовано, просто не было системы хранения и распределения документов, их приема, обработки, отправки, и не было человека, кто бы мог эту систему создать, внедрить и использовать. Но я всегда твердо знала, что аккуратное и удобно обустроенное рабочее место будет больше располагать к работе, чем беспорядок на неубранном столе, в нем и под ним.
Как человек, любящий порядок, я долго скрипела зубами, глядя на неразбериху в регистрах с различными назначениями, на телефонную книгу, пылившуюся продолжительное время где-то во втором ящике стола и вместо которой был "гугл в помощь", на неудобное расположение вещей на столе и файлов на компьютере. Компьютер - это отдельная тема! Он убил очень много рабочего времени, которое я тратила на трансформацию того, что там было введено и распределено до меня.
Зубы скрипели потому, что порядка не было, и времени на его наведение тоже не было, но где-то там наверху кто-то услышал этот мерзкий скрип и подарил мне свободный рабочий день с молчащим телефоном и отсутствием объемных дел. И получилась следующая система:
1. Хранение документов. Каждой группе документов выделила регистры разных цветов: заявки на пропуска и заявки другого характера - зеленые, канцелярия и другие поставщики - серые, входящие и исходящие документы - бардовые и тд.
Дальше, например, поставщиков разделила пронумерованными вкладышами по предприятиям, а содержание распечатала и поставила первым листом в каждом регистре. Попутно переложила в архив устаревшие документы, которые только занимали место, но не имели практической пользы. Гору лишних бумажек и записочек выкинула.
Это - элементарная основа. По такому принципу я веду даже свою домашнюю бухгалтерию и мне было странно видеть такую халатную организацию хранения документов. Перспектива по 15 минут искать любой необходимый "здесь и сейчас" документ совсем не привлекала, так же как и другая перспектива - оставаться после конца рабочего дня, чтобы доделывать то, что не успела за день.
2. Лотки для документов. На столе поставила четыре лотка для документов:
- входящие,
- исходящие,
- журналы для регистрации входящих/исходящих документов
- Специфическая внутренняя документация
3. Телефонная книга. Старо как мир, но удобно и практично. Нашла в канцелярском магазине удобную телефонную книгу немецкого производителя, объемом 96 листов. Достала старую, пыльную и давно забытую кем-то книжку и начала переписывать номера и адреса, вычеркивать неактуальное, вклеивать актуальное. Удобнее всего было заполнять ее мелкими печатными буквами, при этом "шапку" каждой записи выделять цветным маркером для наглядности.
В конце этой книги был с десяток листов для заметок. Их я использовала по назначению: все заметки и комментарии по работе записала туда, чтобы всегда иметь эту информацию под рукой (быстрее с книгой, чем с гуглом :) )
4. Ежедневник. Обычный рабочий ежедневник, в котором на начало каждой недели пишу все важные дела на всю эту неделю. Потом распределяю по дням. Сделанное просто вычеркиваю. Растянутые дела переписываю на следующую неделю.
5. Панель для заметок и стикеры. Очень удобно использовать разноцветные клеющиеся стикеры для быстрых дел: один цвет к одному отделу, другой цвет к другому отделу. Важно выработать такую привычку, чтобы к концу дня на панели для заметок не оставалось ни одного цветного напоминания о горящих быстрых делах.
6. Оутлук в помощь. Электронную почту можно использовать не только для получения и отправки электронных писем. Изрядно попотев часа полтора мне удалось занести в календарь и поставить напоминания на все обязательные и важные дела и события.
Резюмируя проделанное, скажу: и дома, и на работе поддерживать порядок гораздо легче, чем заново его наводить. Система флай-леди рекомендует каждый вечер начищать раковину, чтобы новый день не начинать с мытья грязной посуды вчерашнего дня. Тоже самое можно сказать и про свой рабочий стол, компьютер, документы.
Я усердно пытаюсь выработать в себе привычку в конце рабочего дня посвятить 10 минут на то, чтобы разложить/делегировать/выкинуть накопившиеся за день бумаги, проверить сделанное/не сделанное, подкорректировать недельный план, чтобы энергию следующего дня направлять на работу, ведь правильно говорят, что порядок на рабочем столе сулит порядок в голове.
Когда год назад я пришла на свое нынешнее рабочее место, то в глаза бросилось состояние и организация документов, с которыми нужно будет работать. Не то, чтобы все было плохо организовано, просто не было системы хранения и распределения документов, их приема, обработки, отправки, и не было человека, кто бы мог эту систему создать, внедрить и использовать. Но я всегда твердо знала, что аккуратное и удобно обустроенное рабочее место будет больше располагать к работе, чем беспорядок на неубранном столе, в нем и под ним.
Как человек, любящий порядок, я долго скрипела зубами, глядя на неразбериху в регистрах с различными назначениями, на телефонную книгу, пылившуюся продолжительное время где-то во втором ящике стола и вместо которой был "гугл в помощь", на неудобное расположение вещей на столе и файлов на компьютере. Компьютер - это отдельная тема! Он убил очень много рабочего времени, которое я тратила на трансформацию того, что там было введено и распределено до меня.
Зубы скрипели потому, что порядка не было, и времени на его наведение тоже не было, но где-то там наверху кто-то услышал этот мерзкий скрип и подарил мне свободный рабочий день с молчащим телефоном и отсутствием объемных дел. И получилась следующая система:
1. Хранение документов. Каждой группе документов выделила регистры разных цветов: заявки на пропуска и заявки другого характера - зеленые, канцелярия и другие поставщики - серые, входящие и исходящие документы - бардовые и тд.
Дальше, например, поставщиков разделила пронумерованными вкладышами по предприятиям, а содержание распечатала и поставила первым листом в каждом регистре. Попутно переложила в архив устаревшие документы, которые только занимали место, но не имели практической пользы. Гору лишних бумажек и записочек выкинула.
Это - элементарная основа. По такому принципу я веду даже свою домашнюю бухгалтерию и мне было странно видеть такую халатную организацию хранения документов. Перспектива по 15 минут искать любой необходимый "здесь и сейчас" документ совсем не привлекала, так же как и другая перспектива - оставаться после конца рабочего дня, чтобы доделывать то, что не успела за день.
2. Лотки для документов. На столе поставила четыре лотка для документов:
- входящие,
- исходящие,
- журналы для регистрации входящих/исходящих документов
- Специфическая внутренняя документация
3. Телефонная книга. Старо как мир, но удобно и практично. Нашла в канцелярском магазине удобную телефонную книгу немецкого производителя, объемом 96 листов. Достала старую, пыльную и давно забытую кем-то книжку и начала переписывать номера и адреса, вычеркивать неактуальное, вклеивать актуальное. Удобнее всего было заполнять ее мелкими печатными буквами, при этом "шапку" каждой записи выделять цветным маркером для наглядности.
В конце этой книги был с десяток листов для заметок. Их я использовала по назначению: все заметки и комментарии по работе записала туда, чтобы всегда иметь эту информацию под рукой (быстрее с книгой, чем с гуглом :) )
4. Ежедневник. Обычный рабочий ежедневник, в котором на начало каждой недели пишу все важные дела на всю эту неделю. Потом распределяю по дням. Сделанное просто вычеркиваю. Растянутые дела переписываю на следующую неделю.
5. Панель для заметок и стикеры. Очень удобно использовать разноцветные клеющиеся стикеры для быстрых дел: один цвет к одному отделу, другой цвет к другому отделу. Важно выработать такую привычку, чтобы к концу дня на панели для заметок не оставалось ни одного цветного напоминания о горящих быстрых делах.
6. Оутлук в помощь. Электронную почту можно использовать не только для получения и отправки электронных писем. Изрядно попотев часа полтора мне удалось занести в календарь и поставить напоминания на все обязательные и важные дела и события.
Резюмируя проделанное, скажу: и дома, и на работе поддерживать порядок гораздо легче, чем заново его наводить. Система флай-леди рекомендует каждый вечер начищать раковину, чтобы новый день не начинать с мытья грязной посуды вчерашнего дня. Тоже самое можно сказать и про свой рабочий стол, компьютер, документы.
Я усердно пытаюсь выработать в себе привычку в конце рабочего дня посвятить 10 минут на то, чтобы разложить/делегировать/выкинуть накопившиеся за день бумаги, проверить сделанное/не сделанное, подкорректировать недельный план, чтобы энергию следующего дня направлять на работу, ведь правильно говорят, что порядок на рабочем столе сулит порядок в голове.