Не сосчитаешь - не сэкономишь. Эдвин Блисс
Школа менеджмента
Мы продолжаем наши уроки менеджмента, в которых используем книгу Эдвина Блисса «Getting things done».
Временная диаграмма является самым ценным и единственным в своем роде способом контроля времени, когда-либо изобретенным человеком. Нет необходимости делать ее обязательной частью заведенного вами распорядка дня. Вы можете прибегать к ее помощи один раз в несколько месяцев или когда почувствуете снижение эффективности вашей работы. Диаграмма гораздо проще, чем выглядит на первый взгляд.
Вам нужно сделать диаграмму (см. рис.), учитывая специфику вашей работы.
Обратите внимание, что система имеет два входных параметра, обозначенных категориями: «Реально совершаемая деятельность» (то, что вы делаете) и "Расписанная на день деятельность" (цель, ради которой вы это делаете). Каждые пятнадцать минут в течение дня вы ставите две контрольные отметки в клеточках диаграммы: по одной в соответствующей графе данной категории. А там, где необходимо, в разделе «Примечания» делаете отметку, чем вы занимались на самом деле.
Примерно каждые полчаса (но не реже, чем раз в час) пополняйте ее новыми данными. Общее время, которое вам придется потратить на это, составит примерно 3-4 минуты за весь день. Но результаты будут ошеломляющими. Вы обнаружите, что действительно не знаете, куда расходуется ваше время. Как правило, память является ненадежным инструментом для этого, поскольку мы склонны помнить только основные моменты дня - завершение какой- либо работы. И мы не обращаем внимания на время, растраченное впустую или использованное неэффективно. Банальные вещи, второстепенные дела слишком незначительны, чтобы их запоминать, хотя именно эти моменты нам хотелось бы зафиксировать.
Заполняя диаграмму в течение двух-трех дней, вы будете поражены тем, какие возможности для улучшения своей работы открываются перед вами. Например, вы можете обнаружить, что тратите гораздо больше времени, чем осознаете это, на чтение коммерческих публикаций, газет, сообщений и т.д., и это послужит для вас импульсом к тому. чтобы найти возможность сократить вышеупомянутые затраты времени.
Может быть, вы поразитесь тому, сколько времени отнимают у вас деловые поездки, и это может подтолкнуть вас более эффективно планировать деловые встречи или чаще использовать телефон.
Вы можете обнаружить, что «пятнадцатиминутный перерыв» продолжается более сорока минут, начиная с того момента, как вы отошли от своего рабочего стола и вплоть до момента вашего возвращения. Может быть, это стоит того, но вы действительно не можете дать правильную оценку происходящему до тех пор, пока не увидите письменное доказательство того, сколько времени в точности тратится на подобные вещи.
Однако самым важным из всего будет то, что с удивлением обнаружите, как мало времени, вы тратите на занятия первоочередной важности: планирование, предупреждение проблемных ситуаций, работу над основными поставленными задачами - по сравнению с тем временем, которое вы тратите на какие-то второстепенные дела.
Эта диаграмма окажет на вас такое же воздействие, как если бы вам в лицо плеснули рано утром холодной воды: сначала немного неприятно, но зато пробуждает вас от сна и заставляет действовать.
Для того чтобы сделать и заполнять временную диаграмму, потребуется небольшая самодисциплина, но я могу вам пообещать, что, во-первых, вы затратите гораздо меньше времени, чем думаете, чтобы заполнять диаграмму в течение нескольких дней, и, во-вторых, она подтолкнет вас к тому, чтобы начать более эффективно использовать свое время. Начните с сегодняшнего дня.
Тот, кто воспользуется предложенным методом, сможет получить ответ на вопрос «Куда девается время?»
Однако, для большинства людей временная диаграмма дает соответствующую основу для самоанализа.
И - как щедрое вознаграждение за это - они начинают более эффективно использовать свое время.
Из информационного бюллетеня "Ишта-гоштхи" за июль-август 1997
Мы продолжаем наши уроки менеджмента, в которых используем книгу Эдвина Блисса «Getting things done».
Временная диаграмма является самым ценным и единственным в своем роде способом контроля времени, когда-либо изобретенным человеком. Нет необходимости делать ее обязательной частью заведенного вами распорядка дня. Вы можете прибегать к ее помощи один раз в несколько месяцев или когда почувствуете снижение эффективности вашей работы. Диаграмма гораздо проще, чем выглядит на первый взгляд.
Вам нужно сделать диаграмму (см. рис.), учитывая специфику вашей работы.
Обратите внимание, что система имеет два входных параметра, обозначенных категориями: «Реально совершаемая деятельность» (то, что вы делаете) и "Расписанная на день деятельность" (цель, ради которой вы это делаете). Каждые пятнадцать минут в течение дня вы ставите две контрольные отметки в клеточках диаграммы: по одной в соответствующей графе данной категории. А там, где необходимо, в разделе «Примечания» делаете отметку, чем вы занимались на самом деле.
Примерно каждые полчаса (но не реже, чем раз в час) пополняйте ее новыми данными. Общее время, которое вам придется потратить на это, составит примерно 3-4 минуты за весь день. Но результаты будут ошеломляющими. Вы обнаружите, что действительно не знаете, куда расходуется ваше время. Как правило, память является ненадежным инструментом для этого, поскольку мы склонны помнить только основные моменты дня - завершение какой- либо работы. И мы не обращаем внимания на время, растраченное впустую или использованное неэффективно. Банальные вещи, второстепенные дела слишком незначительны, чтобы их запоминать, хотя именно эти моменты нам хотелось бы зафиксировать.
Заполняя диаграмму в течение двух-трех дней, вы будете поражены тем, какие возможности для улучшения своей работы открываются перед вами. Например, вы можете обнаружить, что тратите гораздо больше времени, чем осознаете это, на чтение коммерческих публикаций, газет, сообщений и т.д., и это послужит для вас импульсом к тому. чтобы найти возможность сократить вышеупомянутые затраты времени.
Может быть, вы поразитесь тому, сколько времени отнимают у вас деловые поездки, и это может подтолкнуть вас более эффективно планировать деловые встречи или чаще использовать телефон.
Вы можете обнаружить, что «пятнадцатиминутный перерыв» продолжается более сорока минут, начиная с того момента, как вы отошли от своего рабочего стола и вплоть до момента вашего возвращения. Может быть, это стоит того, но вы действительно не можете дать правильную оценку происходящему до тех пор, пока не увидите письменное доказательство того, сколько времени в точности тратится на подобные вещи.
Однако самым важным из всего будет то, что с удивлением обнаружите, как мало времени, вы тратите на занятия первоочередной важности: планирование, предупреждение проблемных ситуаций, работу над основными поставленными задачами - по сравнению с тем временем, которое вы тратите на какие-то второстепенные дела.
Эта диаграмма окажет на вас такое же воздействие, как если бы вам в лицо плеснули рано утром холодной воды: сначала немного неприятно, но зато пробуждает вас от сна и заставляет действовать.
Для того чтобы сделать и заполнять временную диаграмму, потребуется небольшая самодисциплина, но я могу вам пообещать, что, во-первых, вы затратите гораздо меньше времени, чем думаете, чтобы заполнять диаграмму в течение нескольких дней, и, во-вторых, она подтолкнет вас к тому, чтобы начать более эффективно использовать свое время. Начните с сегодняшнего дня.
Тот, кто воспользуется предложенным методом, сможет получить ответ на вопрос «Куда девается время?»
Однако, для большинства людей временная диаграмма дает соответствующую основу для самоанализа.
И - как щедрое вознаграждение за это - они начинают более эффективно использовать свое время.
Из информационного бюллетеня "Ишта-гоштхи" за июль-август 1997