Снижаем органайзером тревожность
Originally posted by andrzejn at Снижаем органайзером тревожность
Средства тайм-менеджмента и управления делами, без которых занятому человеку нынче никуда - это не только эффективность работы, но и способ заметно снизить фоновую тревогу. Дело тут вот в чём. Знаменитый эффект Зейгарник, один из принципов гештальт-психологии и гештальт-терапии, гласит: мы в разы лучше помним актуальные дела по сравнению с завершёнными. Это значит, что мысли о незавершённых делах постоянно крутятся наготове в оперативной памяти, занимают (весьма ограниченное!) внимание и жрут ресурсы (глюкозу и нейромедиаторы). Попробуйте неделю-другую пожонглировать в памяти дюжиной дел, и они вас парализуют. На принятие решений душевных сил уже не останется (см. " истощение воли"), а непрерывные мысли о скорых дедлайнах обеспечат постоянную тревогу. Которая тоже требует сил.
Стало быть, дела надо завершать поскорее. Но что делать, если они объективно требуют времени?Тут нам на помощь приходит другой эффект: если записать мысли в записную книжку или рассказать о них надёжному помощнику, только непременно с полной уверенностью, что о деле вовремя напомнят, то наш мозг считает задачу завершённой и благополучно отпускает её забываться. На этом-то и основано первое правило метода Getting Things Done: всё, абсолютно всё, что не делается прямо сейчас, должно быть записано в органайзер.
Но для спокойной уверенности этого мало - надо ведь ещё твёрдо знать, что записанное вовремя попадётся на глаза. Так что все задачи снабжаются контекстами ("это я делаю дома", "это купить в магазине", "это можно в свободное время где угодно" и так далее, по вашим особенностям), приоритетами/важностью и (где надо) сроками начала/завершения.
Третье правило: люди экономят усилия, особенно в спешке и стрессе. Если на поддержание записей в порядке вам требуется хоть одно лишнее движение, вы это занятие быстро забросите. Поэтому: записи в бумажном блокноте неэффективны - вам слишком часто придётся их перелистывать и переписывать; необходим компьютер, планшет или смартфон; и нужна возможность буквально в один клик быстро записать несколько слов и сохранить, чтобы потом в свободную минутку уточнить детали. Для этого в органайзерах по методу GtD всегда есть папка "Входящие" ("Inbox") для быстрого ввода задач.
Четвёртое правило: один подход - одно действие. Если вы, записывая задачу, сразу начинаете её планировать, расписывать шаги, уточнять связи и подробности, то запись сама становится большим делом. И вы это занятие забросите. Делайте много подходов. Раз: записали задачу. Два-три-четыре...: позаписывали в неё составные шаги - в любом порядке, в несколько подходов, исправляя и передвигая пункты с места на место. Пять-шесть-семь...: по мере возможности уточняете подробности шагов до состояния "осталось только взять и сделать". Но ещё не делаете! Восемь-девять-десять...: с учётом сроков и приоритетов берёте задачи из списка и просто делаете, решать и уточнять там уже ничего не надо. Один подход - одно действие. Вы никогда не держите в уме больше одной задачи за раз. Прервались или увидели, что нужно что-то ещё - записали новую задачу в список.
Пятое: пустой Inbox. Если во входящих у вас скапливается слишком большая куча, то вы всякий раз будете тратить ресурсы мозга на чтение пунктов и выбор, что делать дальше, быстро устанете и забросите это занятие. Inbox надо при первой возможности раскидывать по контекстам и срокам. Да, к почтовому ящику это тоже относится. Сделайте папки и метки (благо все современные почтовые клиенты это умеют) и раскладывайте письма по ним. Неактуальное сбрасывайте в архив, чтобы не отвлекало.
Повторю правила:
Теперь о программах, которые в этом помогают.
Перепробовав несколько вариантов, я остановился на Evernote. Там есть всё необходимое: заметки, разложенные по разным блокнотам, метки (тэги) для указания контекстов, даты напоминалок. В заметки можно включать любые подробности, списки ссылок на другие заметки и - бесценно! - галочки для чеклистов. Вдобавок клиенты есть под все основные платформы: компьютеры, планшеты и смартфоны - и они синхронизируются между собой.
Сколько нужно блокнотов? Классический метод GtD требует слишком много. Вы устанете и забросите это занятие. Трёх блокнотов достаточно: входящие; актуальные дела; просто всякие заметки с информацией и смутные планы на неопределённое будущее. Одно дело - одна заметка. В тело заметки можно вписать подробности дела и, если надо, пошаговые чеклисты.
Для быстрого ввода на смартфоне я использую программу The Simplest Checklist. Она очень лёгкая и быстрая, Evernote по сравнению с ней неповоротлив и требует несколько лишних секунд на запуск. Короткоживущие дела я закрываю прямо в ней, а остальное потом переношу в Evernote, благо все записи можно экспортировать одной кнопкой.
В принципе, этого может быть достаточно. Ну, мои дела требуют ещё календарного планирования с привязкой к нескольким календарям, так что я ещё отмечаю события в Google Calendar. Но это уже моя личная специфика, вам она не обязательно пригодится.
[ DW ]
Средства тайм-менеджмента и управления делами, без которых занятому человеку нынче никуда - это не только эффективность работы, но и способ заметно снизить фоновую тревогу. Дело тут вот в чём. Знаменитый эффект Зейгарник, один из принципов гештальт-психологии и гештальт-терапии, гласит: мы в разы лучше помним актуальные дела по сравнению с завершёнными. Это значит, что мысли о незавершённых делах постоянно крутятся наготове в оперативной памяти, занимают (весьма ограниченное!) внимание и жрут ресурсы (глюкозу и нейромедиаторы). Попробуйте неделю-другую пожонглировать в памяти дюжиной дел, и они вас парализуют. На принятие решений душевных сил уже не останется (см. " истощение воли"), а непрерывные мысли о скорых дедлайнах обеспечат постоянную тревогу. Которая тоже требует сил.
Стало быть, дела надо завершать поскорее. Но что делать, если они объективно требуют времени?Тут нам на помощь приходит другой эффект: если записать мысли в записную книжку или рассказать о них надёжному помощнику, только непременно с полной уверенностью, что о деле вовремя напомнят, то наш мозг считает задачу завершённой и благополучно отпускает её забываться. На этом-то и основано первое правило метода Getting Things Done: всё, абсолютно всё, что не делается прямо сейчас, должно быть записано в органайзер.
Но для спокойной уверенности этого мало - надо ведь ещё твёрдо знать, что записанное вовремя попадётся на глаза. Так что все задачи снабжаются контекстами ("это я делаю дома", "это купить в магазине", "это можно в свободное время где угодно" и так далее, по вашим особенностям), приоритетами/важностью и (где надо) сроками начала/завершения.
Третье правило: люди экономят усилия, особенно в спешке и стрессе. Если на поддержание записей в порядке вам требуется хоть одно лишнее движение, вы это занятие быстро забросите. Поэтому: записи в бумажном блокноте неэффективны - вам слишком часто придётся их перелистывать и переписывать; необходим компьютер, планшет или смартфон; и нужна возможность буквально в один клик быстро записать несколько слов и сохранить, чтобы потом в свободную минутку уточнить детали. Для этого в органайзерах по методу GtD всегда есть папка "Входящие" ("Inbox") для быстрого ввода задач.
Четвёртое правило: один подход - одно действие. Если вы, записывая задачу, сразу начинаете её планировать, расписывать шаги, уточнять связи и подробности, то запись сама становится большим делом. И вы это занятие забросите. Делайте много подходов. Раз: записали задачу. Два-три-четыре...: позаписывали в неё составные шаги - в любом порядке, в несколько подходов, исправляя и передвигая пункты с места на место. Пять-шесть-семь...: по мере возможности уточняете подробности шагов до состояния "осталось только взять и сделать". Но ещё не делаете! Восемь-девять-десять...: с учётом сроков и приоритетов берёте задачи из списка и просто делаете, решать и уточнять там уже ничего не надо. Один подход - одно действие. Вы никогда не держите в уме больше одной задачи за раз. Прервались или увидели, что нужно что-то ещё - записали новую задачу в список.
Пятое: пустой Inbox. Если во входящих у вас скапливается слишком большая куча, то вы всякий раз будете тратить ресурсы мозга на чтение пунктов и выбор, что делать дальше, быстро устанете и забросите это занятие. Inbox надо при первой возможности раскидывать по контекстам и срокам. Да, к почтовому ящику это тоже относится. Сделайте папки и метки (благо все современные почтовые клиенты это умеют) и раскладывайте письма по ним. Неактуальное сбрасывайте в архив, чтобы не отвлекало.
Повторю правила:
- Всё, что не делается сразу, надо записать. И не в бумажный блокнот, а в электронный органайзер.
- Дела помечены контекстами, важностью и сроками. В один клик надо видеть всё, запланированное на здесь-и-сегодня, и просто выбирать следующее дело откуда-то сверху списка.
- В спешке нужна возможность в один клик записать и сохранить несколько слов. Рассортировать потом.
- Один подход - одно простое действие. Нельзя одновременно записывать, планировать, уточнять и исполнять. Это всё отдельные подходы.
- Держите входящую папку пустой и чистой.
Теперь о программах, которые в этом помогают.
Перепробовав несколько вариантов, я остановился на Evernote. Там есть всё необходимое: заметки, разложенные по разным блокнотам, метки (тэги) для указания контекстов, даты напоминалок. В заметки можно включать любые подробности, списки ссылок на другие заметки и - бесценно! - галочки для чеклистов. Вдобавок клиенты есть под все основные платформы: компьютеры, планшеты и смартфоны - и они синхронизируются между собой.
Сколько нужно блокнотов? Классический метод GtD требует слишком много. Вы устанете и забросите это занятие. Трёх блокнотов достаточно: входящие; актуальные дела; просто всякие заметки с информацией и смутные планы на неопределённое будущее. Одно дело - одна заметка. В тело заметки можно вписать подробности дела и, если надо, пошаговые чеклисты.
Для быстрого ввода на смартфоне я использую программу The Simplest Checklist. Она очень лёгкая и быстрая, Evernote по сравнению с ней неповоротлив и требует несколько лишних секунд на запуск. Короткоживущие дела я закрываю прямо в ней, а остальное потом переношу в Evernote, благо все записи можно экспортировать одной кнопкой.
В принципе, этого может быть достаточно. Ну, мои дела требуют ещё календарного планирования с привязкой к нескольким календарям, так что я ещё отмечаю события в Google Calendar. Но это уже моя личная специфика, вам она не обязательно пригодится.
[ DW ]