продолжаем читать. Яна Франк "Муза и чудовище". часть 2
Добрый день! Я - Саша и вторую часть книги Яны Франк читаем сегодня вместе. =о)
Глава 7.
Как не забыть дома голову?
Глава о формах составления планов, о школьных дневниках, ежедневниках и планингах. Яна пишет о том, что важно найти удобный для себя способ ведения записей, и о необходимости записей как таковых. Без продуманной организации (записки на множестве бумажек, пометки в разных органайзерах), могут случится две вещи. Либо, рано или поздно, все бумажки растеряются, либо запоминание где и что записано потребует слишком много сил. В книге много примерного из личного опыта, масса примерных способов, как может выглядеть ваша "тетрадь" и недостатки каждого из них. Вывод из которых можно сделать самый простой - каждый останавливается на той форме, которая удобна ему самому.
Но есть еще ряд важных моментов. "Расписанные на год вперед задания нужно держать при себе, иначе ничего не выйдет" - пишет Яна. И именно ношение своей тетради с собой и есть "первая, самая важная рутина, без которой не могли бы работать остальные". И это вполне справедливый вывод, ведь мы знаем, сколько иногда сил уходит на то, что бы держать в голове постоянно список из 5-6 дел, забывая по одну каждые полчаса и мучительно вспоминать, какое именно ты забыл на этот раз.
Необходимое действие: найти удобный для себя способ организации планов и выработать привычку всгда (!) носить его с собой.
Глава 8.
Полюбить ненавистное.
Всем знакомо состояние какой-то глухой тоски перед началом какого-нибудь дела. Казалось бы, ничего страшного нет в самом процессе глажки белья. Но человек иногда готов на все, только бы отодвинуть начало это дела. Как результат, в данном случае, - гора вещей, которые стопами растут на всех горизонтальных поверхностях. Яна говорит о том, что самое важное, в таких случаях - найти причину, по которой не нравиться чем-то заниматься. Изучая причины и следствия, анализируя свое состояние, можно прийти к самым разным выводам. О том, например, что гладить не нравиться только из-за огромной гладильной доски6 которую приходиться каждый раз раскладывать и куда-то тащить.
В общем-то, когда найдена причина, проблема уже практически решена. Осталось только найти способ организовать процесс так, что бы устранить не приятные моменты. Иногда для этого требуется сделать небольшую перестановку, поменять местами содержимое полок, завести дополнительную папку для бумаг и т.д. Максимально оптимизировать процесс, пусть даже и жертвуя чем-то для этого.
"Некоторые проблемы требуют реорганизации рабочего места, заведения дополнительной полки или папки, но игра стоит свеч. Если задачу нужно выполнять регулярно, лучше создать для неё все условия."
Необходимые действия: внимательно следить за своим состоянием, когда не хочется чем-то заниматься; найти причину своего тоскливого настроения; придумать что и как можно изменить, что бы поменять условия выполнения задачи; и - самое важное! - найти время и средства для того, что бы это изменить!
Глава 9
Предупреждение для экстравертов.
Яна рассказывает о том, что не стоит "проект" с журналом/планингом делать для публики. К этому можно отнести много чего - от художественного раскрашивания тетрадки для ведения дел, до выбора в качестве способа организации пространство того же LJ. Не стоит это делать по нескольким причинам.
"Во-первых, художественная самодеятельность занимает слишком много времени. Вся затея с тетрадкой придуманна для того, чтобы быстрее и легче справляться с делами." А в случае превращения этого журнала в отдельный "проект" для публики - может получится так, что необходимость за ним следить должным образом превзойдет в несколько раз изначальные цели.
"Во-вторых, оказалось, что список ежедневных дел - очень личная вещь". И все мы прекрасно знаем, что у каждого есть такие необходимые дела в течении всего дня, о которых совсем не хотелось бы докладывать всем вокруг. И уже никак не избежать метания между "удобным списком для себя и проектом, пригодным для публикации". А метания эти, опять же, выливаются в придумывание шифров и сокращений, которые нужно запоминать, забывая, судорожно думать, что же здесь предполагалось… Как результат - раздражение по поводу всей затеи и нежелание этим заниматься.
Необходимые действия: принять и понять тот факт, что все эти списки, журналы и тетрадки - делаются Вами и для Вас. Для облегчения Вашей жизни. И больше ни для кого.
Глава 10.
Список важных мелочей.
"В этот список попадают все мелочи, возникающие в планах стихийно и нерегулярно." Маленькие задачи, которые требуют не много сил и времени, но которые важно не забыть сделать.
"При этом, очень важно не путать маленькие задачи со скрытыми монстрами! Больше всего времени на свете занимают так называемые дела-"айсберги" и дела-"болота". "Айсберги" оказываются в 20 раз больше, чем казалось, "болота" - засасывают."
В книге Яна приводит два всем знакомых примера. Классическое дело-"айсберг" - разборка шкафа, которое, казалось, занимает минут 15, а потом полка цепляется за полку, коробка за коробку, мы начинаем перекладывать все вещи, и, в итоге, видим себя с грудой вещей на полу и совершенно пустым, качественно разобранным, шкафом. Казавшиеся 15 минут могут отнять и пару часов.
Или всем нам знакомое "болото" - проверка электронной почты, когда засматриваешься роликом, который прислал друг, потом идешь по соседней ссылки и так далее… Через пару часов понимаешь, что вечер закончился, и наше волшебное "я только на пару минут, заглянуть в почту" - в очередной раз не сработало.
Когда вы провели учет времени, "злодеев" выявить очень легко. Нужно только поискать простое задание, записанное как 15-минутка, а занявшее целый вечер. Чаще всего получается, что именно на такие дела тратится большая часть времени - это легко проследить по списку дел за несколько дней.
Важно поставить себе некую планку, когда дело уже перерастает из незначительного во что-то труднопреодолимое. Яна предлагает формулу 15+5 минут. Если через 15 минут Вы понимаете, что осталось действительно совсем немного и за 5 минут Вы справитесь, то можно с легкостью закончить начатое. но не стоит увлекаться. Все-таки, 15+5 равно 20 минут, а еще +5 и еще +5 - это уже несколько другая история =о)
Необходимые действия: 1) стараться опознать опасность заранее. Зная свои любимые "айсберги" и "болота" нужно относиться к выполнению таких задач особенно внимательно;
2) когда вносите дело в список мелочей, подумайте, что нужно для его выполнения. Если вам требуются какие-то подготовительные действия, или все дело занимает несколько шагов, то это уже задача для списка Больших заданий;
3) или вы всегда можете разбить на маленькие задания что-то большое и значительное. Разделить все подготовительные этапы и получить не одну Большую задачу, а несколько маленьких 15-минуток.
Глава 11.
Список больших планов.
К большим планам смело отчисляйте все, что не можете провернуть за 15 минут. Ваши творческие проекты, рабочие отчеты за год, или "научить ребенка читать" - все монументальные и не очень идеи, которыми хочется заниматься.
Яна пишет о том, что нехватка времени почти никогда не связанна с количеством планов и областей, которые вам интересны. Понятно, что 20 крупных проектов одновременно вести невозможно, но вот 7 их у вас, или весго лишь 2 - редко имеет принципиальное значение. "Даже мастера, преданные навеки одному-единственному делу, часто жалуются на то же самое: они никогда ничего не успевают. На любимое дело всегда не хватает времени".
В книги подробно описывается опыт Яны в организации своих дел до болезни и период восстановления после длительного лечения. Давайте остановимся на этом моменте поподробнее.
Яна пишет, как во время реабилитации она обсуждала свои планы, мечты, стремления и сложившуюся ситуацию с нехваткой сил со своим супервизором.
"Супервизор выдал мне пачку небольших карточек и попросил на каждой написать название более или мение крупного проекта, которым я хотела бы заниматься. У меня их получилось два десятка.
Супервизор попросил меня оценить, сколько времени могло бы уйти на тот или иной проект, и вынес приговор: сделать все это одновременно не получится!"
Безусловно, расстаться с частью такого списка - сложно, горько и очень обидно. Всегда кажется, что если очень-очень постараться, то все горы можно свернуть, хотя бы по-кусочку. Но тут мы упираемся в очень простой способ это проверить. Просто посчитать. Яна еще не раз будет к этому возвращаться. Как важно иногда, для того, что бы понять "масштабность" вашей затеи просто посчитать сколько времени, месяцев, лет, часов в день уйдет на то или иное предприятие. Тогда становиться понятно, что невозможно одновременно делать 20 дел сразу. Или вам нужно от чего-то отказаться, или заниматься каждым делм по 10 минут в день в течении лет пяти - что зачастую невозможно, да и редко приводит к результату.
Нужно так же учитывать еще один очень важный момент. Не стоит себя обманывать и говорить о том, что вы не вычеркиваете свои дела из списка, а просто откладываете их. На год, два, пять лет. Нужно понимать что долгосрочный план, выполнение которого только начнется через пять лет - это все равно что от него отказаться совсем. Такие нюансы нужно учитывать выбирая действительно важные для себя вещи на данный момент.
Яна говорит о том, что после такого эксперимента у неё в списке вместо 20 дел осталось только 2. А через некоторое время, когда те 2 были успешно законченны, и сил после восстановления от болезни прибавилось, она могла заниматься уже 4мя делами одновременно. И это, как говорят, оптимальное количество больших заданий для здорового человека.
Необходимые действия: составить список своих Больших планов; вычеркнуть из него половину. Или три четверти =о)
Для того, что бы наиболее эффективно совершить свой выбор, Яна говорит об очень простых вопросах, которые нужно себе задать по каждому пункту вашей программы.
- Что мне даст выполнение какого-то плана?
- Почему я хочу это делать?
- Насколько это важно для меня?
/позволю себе небольшое отступление от текста книги и предложу другой вариант формулировки. Попробуйте ответить себе на вопросы: 1) Что я потеряю, если откажусь от этого проекта 2) Что я приобрету, если буду в нем участвовать и 3) Что измениться в моей жизни, если я буду это делать/
Глава 12.
Долго ли, коротко ли? 45/15
Глава об одном из основных принципов системы организации, сформулированной Яной. Она аргументированно доказывает, что система 45 минут-15 минут-45 минут, эффективно распределяет наши ресурсы и не дает переутомляться. Основание для такого вывода - постулат о том, что смена вида деятельности воспринимается человеком как отдых. Это связанно и с системой 8-часовго рабочего дня, когда уходя вечером домой человек успевает до следующего утра отдохнуть от работы, переключиться на что-то другое. И знакомый нам уже принцип, когда вся нагрузка делится на кусочки по 45 минут, которые разбавленны маленькими 15ти минутными задачами.
Здесь важно обратить внимание на понятие мотивации - "самый большой двигатель, продвигающий человека в делах". И на понятие концентрации - способности удерживать внимание на одном занятии в течении определенного времени. "О нехватке концентрации говорят, что когда человек не может дотянуть задачу до конца, бросает начатое на полпути, отвлекается на другие занятия. И мотивация и концентрация в первую очередь страдают от усталости. На втором месте - обычная скука."
Известно, что 40-50 минут - то время, на которое лучше всего может сконцентрироваться человек. Именно из этих соображений и строиться понятие академического часа - 45 минут и перемненка посередине.
Стоит отдельно сказать о том, что без звонка и таймера - вряд ли что-то получится. Человек может очень долго затягивать всякие "еще немножко" и очень мало людей, которые просто глядя на часы способны дисциплинированно прекратить чем-то заниматься. Поэтому, таймер - необходим.
В течении переменки из 15 минут можно успеть сделать множество важных вещей. Или какие-то некрупные задачи из списка рутин, или важные мелочи, которые скапливаются за день. И потом, отвлечься на какое-то принципиально иное занятие всегда бывает полезно - это помогает потом вернуться к работе со свежим взглядом, обдумать какие-то важные ходы для основного занятия или успеть сформулировать какую-то идею, которая все время крутилась в голове, но никак не успевала оформиться.
В примечании к главе Яна приводит пример неэфективного использование перерыва, когда в офисе просто не на что отвлечья и одна интеллектуальная задача сменяется другой интеллектуальной задачей. Отдыха это не дает и может привести к переутомлению. В примере из книжки задача решилась с помощью самой простой и бездумной игрушки на телефоне, которая как раз помогает отключиться.
Необходимые действия: завести таймер и не лениться его переставлять на промежутки 45/15; разделить свой рабочий день на восемь больших частей по 45 минут с промежутками в 15 - для больших заданий и маленьких рутин.
Глава 7.
Как не забыть дома голову?
Глава о формах составления планов, о школьных дневниках, ежедневниках и планингах. Яна пишет о том, что важно найти удобный для себя способ ведения записей, и о необходимости записей как таковых. Без продуманной организации (записки на множестве бумажек, пометки в разных органайзерах), могут случится две вещи. Либо, рано или поздно, все бумажки растеряются, либо запоминание где и что записано потребует слишком много сил. В книге много примерного из личного опыта, масса примерных способов, как может выглядеть ваша "тетрадь" и недостатки каждого из них. Вывод из которых можно сделать самый простой - каждый останавливается на той форме, которая удобна ему самому.
Но есть еще ряд важных моментов. "Расписанные на год вперед задания нужно держать при себе, иначе ничего не выйдет" - пишет Яна. И именно ношение своей тетради с собой и есть "первая, самая важная рутина, без которой не могли бы работать остальные". И это вполне справедливый вывод, ведь мы знаем, сколько иногда сил уходит на то, что бы держать в голове постоянно список из 5-6 дел, забывая по одну каждые полчаса и мучительно вспоминать, какое именно ты забыл на этот раз.
Необходимое действие: найти удобный для себя способ организации планов и выработать привычку всгда (!) носить его с собой.
Глава 8.
Полюбить ненавистное.
Всем знакомо состояние какой-то глухой тоски перед началом какого-нибудь дела. Казалось бы, ничего страшного нет в самом процессе глажки белья. Но человек иногда готов на все, только бы отодвинуть начало это дела. Как результат, в данном случае, - гора вещей, которые стопами растут на всех горизонтальных поверхностях. Яна говорит о том, что самое важное, в таких случаях - найти причину, по которой не нравиться чем-то заниматься. Изучая причины и следствия, анализируя свое состояние, можно прийти к самым разным выводам. О том, например, что гладить не нравиться только из-за огромной гладильной доски6 которую приходиться каждый раз раскладывать и куда-то тащить.
В общем-то, когда найдена причина, проблема уже практически решена. Осталось только найти способ организовать процесс так, что бы устранить не приятные моменты. Иногда для этого требуется сделать небольшую перестановку, поменять местами содержимое полок, завести дополнительную папку для бумаг и т.д. Максимально оптимизировать процесс, пусть даже и жертвуя чем-то для этого.
"Некоторые проблемы требуют реорганизации рабочего места, заведения дополнительной полки или папки, но игра стоит свеч. Если задачу нужно выполнять регулярно, лучше создать для неё все условия."
Необходимые действия: внимательно следить за своим состоянием, когда не хочется чем-то заниматься; найти причину своего тоскливого настроения; придумать что и как можно изменить, что бы поменять условия выполнения задачи; и - самое важное! - найти время и средства для того, что бы это изменить!
Глава 9
Предупреждение для экстравертов.
Яна рассказывает о том, что не стоит "проект" с журналом/планингом делать для публики. К этому можно отнести много чего - от художественного раскрашивания тетрадки для ведения дел, до выбора в качестве способа организации пространство того же LJ. Не стоит это делать по нескольким причинам.
"Во-первых, художественная самодеятельность занимает слишком много времени. Вся затея с тетрадкой придуманна для того, чтобы быстрее и легче справляться с делами." А в случае превращения этого журнала в отдельный "проект" для публики - может получится так, что необходимость за ним следить должным образом превзойдет в несколько раз изначальные цели.
"Во-вторых, оказалось, что список ежедневных дел - очень личная вещь". И все мы прекрасно знаем, что у каждого есть такие необходимые дела в течении всего дня, о которых совсем не хотелось бы докладывать всем вокруг. И уже никак не избежать метания между "удобным списком для себя и проектом, пригодным для публикации". А метания эти, опять же, выливаются в придумывание шифров и сокращений, которые нужно запоминать, забывая, судорожно думать, что же здесь предполагалось… Как результат - раздражение по поводу всей затеи и нежелание этим заниматься.
Необходимые действия: принять и понять тот факт, что все эти списки, журналы и тетрадки - делаются Вами и для Вас. Для облегчения Вашей жизни. И больше ни для кого.
Глава 10.
Список важных мелочей.
"В этот список попадают все мелочи, возникающие в планах стихийно и нерегулярно." Маленькие задачи, которые требуют не много сил и времени, но которые важно не забыть сделать.
"При этом, очень важно не путать маленькие задачи со скрытыми монстрами! Больше всего времени на свете занимают так называемые дела-"айсберги" и дела-"болота". "Айсберги" оказываются в 20 раз больше, чем казалось, "болота" - засасывают."
В книге Яна приводит два всем знакомых примера. Классическое дело-"айсберг" - разборка шкафа, которое, казалось, занимает минут 15, а потом полка цепляется за полку, коробка за коробку, мы начинаем перекладывать все вещи, и, в итоге, видим себя с грудой вещей на полу и совершенно пустым, качественно разобранным, шкафом. Казавшиеся 15 минут могут отнять и пару часов.
Или всем нам знакомое "болото" - проверка электронной почты, когда засматриваешься роликом, который прислал друг, потом идешь по соседней ссылки и так далее… Через пару часов понимаешь, что вечер закончился, и наше волшебное "я только на пару минут, заглянуть в почту" - в очередной раз не сработало.
Когда вы провели учет времени, "злодеев" выявить очень легко. Нужно только поискать простое задание, записанное как 15-минутка, а занявшее целый вечер. Чаще всего получается, что именно на такие дела тратится большая часть времени - это легко проследить по списку дел за несколько дней.
Важно поставить себе некую планку, когда дело уже перерастает из незначительного во что-то труднопреодолимое. Яна предлагает формулу 15+5 минут. Если через 15 минут Вы понимаете, что осталось действительно совсем немного и за 5 минут Вы справитесь, то можно с легкостью закончить начатое. но не стоит увлекаться. Все-таки, 15+5 равно 20 минут, а еще +5 и еще +5 - это уже несколько другая история =о)
Необходимые действия: 1) стараться опознать опасность заранее. Зная свои любимые "айсберги" и "болота" нужно относиться к выполнению таких задач особенно внимательно;
2) когда вносите дело в список мелочей, подумайте, что нужно для его выполнения. Если вам требуются какие-то подготовительные действия, или все дело занимает несколько шагов, то это уже задача для списка Больших заданий;
3) или вы всегда можете разбить на маленькие задания что-то большое и значительное. Разделить все подготовительные этапы и получить не одну Большую задачу, а несколько маленьких 15-минуток.
Глава 11.
Список больших планов.
К большим планам смело отчисляйте все, что не можете провернуть за 15 минут. Ваши творческие проекты, рабочие отчеты за год, или "научить ребенка читать" - все монументальные и не очень идеи, которыми хочется заниматься.
Яна пишет о том, что нехватка времени почти никогда не связанна с количеством планов и областей, которые вам интересны. Понятно, что 20 крупных проектов одновременно вести невозможно, но вот 7 их у вас, или весго лишь 2 - редко имеет принципиальное значение. "Даже мастера, преданные навеки одному-единственному делу, часто жалуются на то же самое: они никогда ничего не успевают. На любимое дело всегда не хватает времени".
В книги подробно описывается опыт Яны в организации своих дел до болезни и период восстановления после длительного лечения. Давайте остановимся на этом моменте поподробнее.
Яна пишет, как во время реабилитации она обсуждала свои планы, мечты, стремления и сложившуюся ситуацию с нехваткой сил со своим супервизором.
"Супервизор выдал мне пачку небольших карточек и попросил на каждой написать название более или мение крупного проекта, которым я хотела бы заниматься. У меня их получилось два десятка.
Супервизор попросил меня оценить, сколько времени могло бы уйти на тот или иной проект, и вынес приговор: сделать все это одновременно не получится!"
Безусловно, расстаться с частью такого списка - сложно, горько и очень обидно. Всегда кажется, что если очень-очень постараться, то все горы можно свернуть, хотя бы по-кусочку. Но тут мы упираемся в очень простой способ это проверить. Просто посчитать. Яна еще не раз будет к этому возвращаться. Как важно иногда, для того, что бы понять "масштабность" вашей затеи просто посчитать сколько времени, месяцев, лет, часов в день уйдет на то или иное предприятие. Тогда становиться понятно, что невозможно одновременно делать 20 дел сразу. Или вам нужно от чего-то отказаться, или заниматься каждым делм по 10 минут в день в течении лет пяти - что зачастую невозможно, да и редко приводит к результату.
Нужно так же учитывать еще один очень важный момент. Не стоит себя обманывать и говорить о том, что вы не вычеркиваете свои дела из списка, а просто откладываете их. На год, два, пять лет. Нужно понимать что долгосрочный план, выполнение которого только начнется через пять лет - это все равно что от него отказаться совсем. Такие нюансы нужно учитывать выбирая действительно важные для себя вещи на данный момент.
Яна говорит о том, что после такого эксперимента у неё в списке вместо 20 дел осталось только 2. А через некоторое время, когда те 2 были успешно законченны, и сил после восстановления от болезни прибавилось, она могла заниматься уже 4мя делами одновременно. И это, как говорят, оптимальное количество больших заданий для здорового человека.
Необходимые действия: составить список своих Больших планов; вычеркнуть из него половину. Или три четверти =о)
Для того, что бы наиболее эффективно совершить свой выбор, Яна говорит об очень простых вопросах, которые нужно себе задать по каждому пункту вашей программы.
- Что мне даст выполнение какого-то плана?
- Почему я хочу это делать?
- Насколько это важно для меня?
/позволю себе небольшое отступление от текста книги и предложу другой вариант формулировки. Попробуйте ответить себе на вопросы: 1) Что я потеряю, если откажусь от этого проекта 2) Что я приобрету, если буду в нем участвовать и 3) Что измениться в моей жизни, если я буду это делать/
Глава 12.
Долго ли, коротко ли? 45/15
Глава об одном из основных принципов системы организации, сформулированной Яной. Она аргументированно доказывает, что система 45 минут-15 минут-45 минут, эффективно распределяет наши ресурсы и не дает переутомляться. Основание для такого вывода - постулат о том, что смена вида деятельности воспринимается человеком как отдых. Это связанно и с системой 8-часовго рабочего дня, когда уходя вечером домой человек успевает до следующего утра отдохнуть от работы, переключиться на что-то другое. И знакомый нам уже принцип, когда вся нагрузка делится на кусочки по 45 минут, которые разбавленны маленькими 15ти минутными задачами.
Здесь важно обратить внимание на понятие мотивации - "самый большой двигатель, продвигающий человека в делах". И на понятие концентрации - способности удерживать внимание на одном занятии в течении определенного времени. "О нехватке концентрации говорят, что когда человек не может дотянуть задачу до конца, бросает начатое на полпути, отвлекается на другие занятия. И мотивация и концентрация в первую очередь страдают от усталости. На втором месте - обычная скука."
Известно, что 40-50 минут - то время, на которое лучше всего может сконцентрироваться человек. Именно из этих соображений и строиться понятие академического часа - 45 минут и перемненка посередине.
Стоит отдельно сказать о том, что без звонка и таймера - вряд ли что-то получится. Человек может очень долго затягивать всякие "еще немножко" и очень мало людей, которые просто глядя на часы способны дисциплинированно прекратить чем-то заниматься. Поэтому, таймер - необходим.
В течении переменки из 15 минут можно успеть сделать множество важных вещей. Или какие-то некрупные задачи из списка рутин, или важные мелочи, которые скапливаются за день. И потом, отвлечься на какое-то принципиально иное занятие всегда бывает полезно - это помогает потом вернуться к работе со свежим взглядом, обдумать какие-то важные ходы для основного занятия или успеть сформулировать какую-то идею, которая все время крутилась в голове, но никак не успевала оформиться.
В примечании к главе Яна приводит пример неэфективного использование перерыва, когда в офисе просто не на что отвлечья и одна интеллектуальная задача сменяется другой интеллектуальной задачей. Отдыха это не дает и может привести к переутомлению. В примере из книжки задача решилась с помощью самой простой и бездумной игрушки на телефоне, которая как раз помогает отключиться.
Необходимые действия: завести таймер и не лениться его переставлять на промежутки 45/15; разделить свой рабочий день на восемь больших частей по 45 минут с промежутками в 15 - для больших заданий и маленьких рутин.