Порядок хранения документов и ответственность
В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленного законодательством срока. О порядке хранения таких документов, отчетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятия, независимо от формы собственности (кроме банков) идет речь в Положении о документальном обеспечении записи в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Минфину от 24.05.95 г. № 88 (дальше - Положение № 88).
В соответствии с п. 6.2 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры должны сохраняться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных, главным бухгалтером.
Согласно п. 6.7 Положения № 88 оформление и передачу их к архиву обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Причем в соответствии с п. 6.8 Положения № 88 выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, из бухгалтерии и из архива предприятия, может осуществляться лишь по решению главного бухгалтера.
В соответствии с п. 6.10 Положения № 88 в случае исчезновения или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов, руководитель предприятия, учреждения, в письменном виде сообщает о этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследование причины их исчезновения или уничтожения.
В соответствии с ст. 92 1 Кодексу Украины о административных правонарушениях небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, укрывательство, незаконная передача, другому лицу архивных документов, нарушения порядка, относительно доступа к отмеченным документам - тянут за собой предупреждение или наложение штрафа на граждан от трех до семи необлагаемых минимумов доходов граждан и предупреждения или наложения штрафа на должностные лица - от 5 до 10 НМДГ.
Те же действия, совершенные лицом, которое на протяжении года было подданное административному взысканию - тянут за собой наложение штрафа на граждан от 7 до 20 НМДГ и на должностные лица - от 10 до 40 НМДГ.
Согласно ст. 186 3 КпАП отсутствие налогового учета, порядка ведения налогового учета, в том числе неподача или несвоевременное представление аудиторских выводов, представление которых предусмотрено законами Украины, - тянет за собой наложение штрафа в размере от 5 до 10 НМДГ.
Основным нормативно-правовым актом, определяющим сроки хранения документов, является Перечень типовых документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее - Перечень № 41). Им должны руководствоваться предприятия всех форм собственности и видов деятельности.
В соответствии с п. 2.9 Перечня № 41 отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Согласно п. 3 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.96 г. № 996-XIV этот срок не может быть менее трех лет. Финансовые и бухгалтерские документы могут быть изъяты для уничтожения после окончания срока хранения только при условии завершения комплексной проверки органами государственной налоговой службы по вопросам соблюдения налогового законодательства (письмо ГНАУ от 17.04.2002 г. № 2470/6/23-1216).
В соответствии с п. 3.6 Перечня № 41 уничтожение документов должно происходить по согласованию с государственным архивным учреждением.
Документы, не имеющие определенной исторической ценности и постоянного срока хранения, предприятие имеет право уничтожить. Для этого необходимо составить акт на уничтожение документов и согласовать его с соответствующим архивным учреждением.
В соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII (далее - Закон об архивном фонде) для оценки ценности документов на предприятии должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия.
А поскольку контроль за правильностью применения норм Перечня № 41 возложен на Госкомархив Украины, уполномоченные им государственные архивы согласно с п. 3.9 Перечня № 41 могут инициировать применение указанных финансовых санкций.
В соответствии с п. 6.2 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры должны сохраняться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных, главным бухгалтером.
Согласно п. 6.7 Положения № 88 оформление и передачу их к архиву обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Причем в соответствии с п. 6.8 Положения № 88 выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, из бухгалтерии и из архива предприятия, может осуществляться лишь по решению главного бухгалтера.
В соответствии с п. 6.10 Положения № 88 в случае исчезновения или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов, руководитель предприятия, учреждения, в письменном виде сообщает о этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследование причины их исчезновения или уничтожения.
В соответствии с ст. 92 1 Кодексу Украины о административных правонарушениях небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, укрывательство, незаконная передача, другому лицу архивных документов, нарушения порядка, относительно доступа к отмеченным документам - тянут за собой предупреждение или наложение штрафа на граждан от трех до семи необлагаемых минимумов доходов граждан и предупреждения или наложения штрафа на должностные лица - от 5 до 10 НМДГ.
Те же действия, совершенные лицом, которое на протяжении года было подданное административному взысканию - тянут за собой наложение штрафа на граждан от 7 до 20 НМДГ и на должностные лица - от 10 до 40 НМДГ.
Согласно ст. 186 3 КпАП отсутствие налогового учета, порядка ведения налогового учета, в том числе неподача или несвоевременное представление аудиторских выводов, представление которых предусмотрено законами Украины, - тянет за собой наложение штрафа в размере от 5 до 10 НМДГ.
Основным нормативно-правовым актом, определяющим сроки хранения документов, является Перечень типовых документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее - Перечень № 41). Им должны руководствоваться предприятия всех форм собственности и видов деятельности.
В соответствии с п. 2.9 Перечня № 41 отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Согласно п. 3 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.96 г. № 996-XIV этот срок не может быть менее трех лет. Финансовые и бухгалтерские документы могут быть изъяты для уничтожения после окончания срока хранения только при условии завершения комплексной проверки органами государственной налоговой службы по вопросам соблюдения налогового законодательства (письмо ГНАУ от 17.04.2002 г. № 2470/6/23-1216).
В соответствии с п. 3.6 Перечня № 41 уничтожение документов должно происходить по согласованию с государственным архивным учреждением.
Документы, не имеющие определенной исторической ценности и постоянного срока хранения, предприятие имеет право уничтожить. Для этого необходимо составить акт на уничтожение документов и согласовать его с соответствующим архивным учреждением.
В соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII (далее - Закон об архивном фонде) для оценки ценности документов на предприятии должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия.
А поскольку контроль за правильностью применения норм Перечня № 41 возложен на Госкомархив Украины, уполномоченные им государственные архивы согласно с п. 3.9 Перечня № 41 могут инициировать применение указанных финансовых санкций.