Про системность
Какие качества отличают потенциальных лидеров? Нестандартное мышление, работоспособность и системность. Если первое и второе - скорее, врожденные факторы, то с третьим вполне можно поработать. Зачем? Чтобы работать эффективнее, правильнее презентовать результаты своей работы, избегать "невнимательных" ошибок и серьезно экономить свое время.
Я, например, не могу похвастаться врожденной системностью мышления. Видели бы вы рабочий стол моего первого компьютера - там негде было новый ярлык повесить. Мне повезло - в моей жизни был великолепный человек, мой руководитель. Вот у него как раз стремление к систематизации всего на свете было врожденное. Получалось у него это очень и очень хорошо, к чему он приучил и меня. А я сегодня подкину пару идей вам, чтобы и вы могли сделать маленький шажок вперед. Если у вас есть свои ноу-хау - делитесь.
1. Планирование.
Да, мы все время от времени пишем себе план на день-два, потом его не выполняем, потом еще что-то... и все, нет плана.
Возьмите себе за четкое правило - заканчивать свой день составлением плана на завтра, а рабочую неделю - составлением плана на следующую. Это позволит вам не выпасть из колеи после выходных, четко спланировать свое время и не забыть ничего.
Про методику, которую я применяю, я уже писала. Следите, чтобы при любых обстоятельствах дела из категории "важные и срочные" выполнялись на 100%, остальные - по мере возможности тоже. Но вот эта категория - просто обязательна, без всяких "завтра" и "потом". Иначе так и будут делать залеживаться до полного форс-мажора.
У меня горизонт планирования таков: день --> неделя --> квартал --> год. Выполнение годовых планов сверяю "на свежую голову" 1 января. :)
У меня эта система работает очень хорошо и позволяет поэтапно двигаться к желаемому результату.
2. Хранение файлов (файловая система) и e-mail.
2.1. Наименование файлов.
Как вы называете файлы прежде чем сохранить? Нажимаете "Сохранить" и соглашаетесь с предложенным автоматически названием? Называете "Договор-Ромашка-мы-2010"?
Мы называем файлы таким образом, чтобы:
а) сразу (не открывая документ) было понятно, что внутри;
б) документы автоматически сортировались по времени;
в) можно было переслать файл стороннему пользователю (Клиенту, например) без переименования из "Договор с козлами из Ромашки" в что-то более приличное :)
Например, название Draft_4BS_CLIENT_Cntr_Accounting_Jan-Dec 2011_100726.docx обозначает:
Шаблон (Draft) договора (Cntr) между 4BS и КЛИЕНТОМ на бухгалтерское сопровождение (Accounting) в январе - декабре 2010 года (Jan-Dec 2011), сохраненный 26 июля 2010 г. (100726 - именнотакое написание даты позволяет автоматически сортировать документы по дате, когда появится переработанный шаблон того же документа от 1 августа 2010 г., этот документ автоматически встанет после предыдущей версии). Когда шаблон перерастает в подписанный документ - слово Draft из названия удаляется - так можно прямо по электронной версии документа понять, подписан он или нет.
На первый взгляд многим система кажется сложной, но по факту - реально она очень и очень удобна и эффективна. Нужно разработать систему назначения имен файлов, подходящую именно для вашей компании и в дальнейшем требовать от всех сотрудников ее соблюдения.
2.2. Файловая система.
Не менее важно проработать систему хранения файлов, чтобы любой сотрудник в любой момент мог найти документ, созданный другим сотрудником (естественно, с учетом разграничения прав доступа), используя исключительно корпоративную логику хранения файлов, а не телефон "Маш, а где у тебя договор с "Ромашкой"? На рабочем столе?".
Хранить корпоративные файлы на рабочем столе, в Моих документах или где-то недопустимо - они должны размещаться на сервере, в соответствующем разделе.
Логика может быть такой:
Сервер --> Отделы (Accounting, Legal, Financial, Administrative и т.д.).
Отдел --> Clients, Potential Clients, Models (шаблоны документов отдела), Library (общие справочные документы).
И так далее - в зависимости от специфики вашего бизнеса. Например, наша специфика - работа с иностранцами, поэтому у нас все сразу идет по-английски.
2.3. E-mail.
Обязательно сортируйте файлы в e-mail по четкой, опять же, общепринятой логике.
У меня это папки: Клиенты (с разбивкой по наименованием Клиентов - русских - по-русски, английских - по-английски), Потенциальные Клиенты (аналогичная разбивка здесь и далее), Поставщики, Потенциальные поставщики, Личное. Во Входящих находятся только новые и необработанные e-mail. Как только я приняла к сведению или ответила на e-mail - сам мэйл и ответ на него уходят в соответствующую папку (Клиент или иную).
Это опять же позволяет быстро и эффективно находить любое письмо из переписки. Часто бывает полезно переслать письмо, которое отправлял полгода назад, в Отправленных такое найти будет тяжело.
3. Шаблоны.
У нас есть шаблоны всех часто используемых документов: всех видов договоров, коммерческих предложений, наклеек на папки и конверты, ответов на типовые e-mail, специфических бухгалтерских, юридических документов и т.д., сформированные в виде пакетов. То есть пакет "Регистрация ООО", в который входит все - от предложения до уведомления госорганов об открытии расчетного счета, с префиксами очередности - сразу видно, что за чем делать и распечатывать:
1. (Коммерческое предложение).
2. (Договор)
...
х. (Уведомление ... о ...).
4. Оформление папок.
Все папки у нас имеют наклейки, позволяющие сразу установить содержимое папки, срок ее заполнения, Клиента, куратора, ведущего этот проект и прочую важную информацию. Помимо эффективности такого формата хранения документов, это еще и эффектно - при единообразном оформлении папки выглядят очень представительно и характеризуют уровень компании несколько иначе, чем папки, подписанные маркером в стиле "Письма".
Это, конечно, далеко не все - это самые базовые моменты. Попробуйте - буду рада отзывам. :)
Я, например, не могу похвастаться врожденной системностью мышления. Видели бы вы рабочий стол моего первого компьютера - там негде было новый ярлык повесить. Мне повезло - в моей жизни был великолепный человек, мой руководитель. Вот у него как раз стремление к систематизации всего на свете было врожденное. Получалось у него это очень и очень хорошо, к чему он приучил и меня. А я сегодня подкину пару идей вам, чтобы и вы могли сделать маленький шажок вперед. Если у вас есть свои ноу-хау - делитесь.
1. Планирование.
Да, мы все время от времени пишем себе план на день-два, потом его не выполняем, потом еще что-то... и все, нет плана.
Возьмите себе за четкое правило - заканчивать свой день составлением плана на завтра, а рабочую неделю - составлением плана на следующую. Это позволит вам не выпасть из колеи после выходных, четко спланировать свое время и не забыть ничего.
Про методику, которую я применяю, я уже писала. Следите, чтобы при любых обстоятельствах дела из категории "важные и срочные" выполнялись на 100%, остальные - по мере возможности тоже. Но вот эта категория - просто обязательна, без всяких "завтра" и "потом". Иначе так и будут делать залеживаться до полного форс-мажора.
У меня горизонт планирования таков: день --> неделя --> квартал --> год. Выполнение годовых планов сверяю "на свежую голову" 1 января. :)
У меня эта система работает очень хорошо и позволяет поэтапно двигаться к желаемому результату.
2. Хранение файлов (файловая система) и e-mail.
2.1. Наименование файлов.
Как вы называете файлы прежде чем сохранить? Нажимаете "Сохранить" и соглашаетесь с предложенным автоматически названием? Называете "Договор-Ромашка-мы-2010"?
Мы называем файлы таким образом, чтобы:
а) сразу (не открывая документ) было понятно, что внутри;
б) документы автоматически сортировались по времени;
в) можно было переслать файл стороннему пользователю (Клиенту, например) без переименования из "Договор с козлами из Ромашки" в что-то более приличное :)
Например, название Draft_4BS_CLIENT_Cntr_Accounting_Jan-Dec 2011_100726.docx обозначает:
Шаблон (Draft) договора (Cntr) между 4BS и КЛИЕНТОМ на бухгалтерское сопровождение (Accounting) в январе - декабре 2010 года (Jan-Dec 2011), сохраненный 26 июля 2010 г. (100726 - именнотакое написание даты позволяет автоматически сортировать документы по дате, когда появится переработанный шаблон того же документа от 1 августа 2010 г., этот документ автоматически встанет после предыдущей версии). Когда шаблон перерастает в подписанный документ - слово Draft из названия удаляется - так можно прямо по электронной версии документа понять, подписан он или нет.
На первый взгляд многим система кажется сложной, но по факту - реально она очень и очень удобна и эффективна. Нужно разработать систему назначения имен файлов, подходящую именно для вашей компании и в дальнейшем требовать от всех сотрудников ее соблюдения.
2.2. Файловая система.
Не менее важно проработать систему хранения файлов, чтобы любой сотрудник в любой момент мог найти документ, созданный другим сотрудником (естественно, с учетом разграничения прав доступа), используя исключительно корпоративную логику хранения файлов, а не телефон "Маш, а где у тебя договор с "Ромашкой"? На рабочем столе?".
Хранить корпоративные файлы на рабочем столе, в Моих документах или где-то недопустимо - они должны размещаться на сервере, в соответствующем разделе.
Логика может быть такой:
Сервер --> Отделы (Accounting, Legal, Financial, Administrative и т.д.).
Отдел --> Clients, Potential Clients, Models (шаблоны документов отдела), Library (общие справочные документы).
И так далее - в зависимости от специфики вашего бизнеса. Например, наша специфика - работа с иностранцами, поэтому у нас все сразу идет по-английски.
2.3. E-mail.
Обязательно сортируйте файлы в e-mail по четкой, опять же, общепринятой логике.
У меня это папки: Клиенты (с разбивкой по наименованием Клиентов - русских - по-русски, английских - по-английски), Потенциальные Клиенты (аналогичная разбивка здесь и далее), Поставщики, Потенциальные поставщики, Личное. Во Входящих находятся только новые и необработанные e-mail. Как только я приняла к сведению или ответила на e-mail - сам мэйл и ответ на него уходят в соответствующую папку (Клиент или иную).
Это опять же позволяет быстро и эффективно находить любое письмо из переписки. Часто бывает полезно переслать письмо, которое отправлял полгода назад, в Отправленных такое найти будет тяжело.
3. Шаблоны.
У нас есть шаблоны всех часто используемых документов: всех видов договоров, коммерческих предложений, наклеек на папки и конверты, ответов на типовые e-mail, специфических бухгалтерских, юридических документов и т.д., сформированные в виде пакетов. То есть пакет "Регистрация ООО", в который входит все - от предложения до уведомления госорганов об открытии расчетного счета, с префиксами очередности - сразу видно, что за чем делать и распечатывать:
1. (Коммерческое предложение).
2. (Договор)
...
х. (Уведомление ... о ...).
4. Оформление папок.
Все папки у нас имеют наклейки, позволяющие сразу установить содержимое папки, срок ее заполнения, Клиента, куратора, ведущего этот проект и прочую важную информацию. Помимо эффективности такого формата хранения документов, это еще и эффектно - при единообразном оформлении папки выглядят очень представительно и характеризуют уровень компании несколько иначе, чем папки, подписанные маркером в стиле "Письма".
Это, конечно, далеко не все - это самые базовые моменты. Попробуйте - буду рада отзывам. :)