Заметки управляющего. Часть 16: договора
Ольга занималась проведением эвентов и была знакома с Александром больше трех лет. Она обрадовалась, когда Александр попросил ее о помощи в организации корпоратива. Компания Александра была не из бедных. Ольга мечтала, что сделка будет во-первых, выгодной, а во-вторых приятной: они с Александром - друзья, смогут договориться и решить любые вопросы мирно.
Ольга отправила шаблон договора на почту Александра. Так как тот все время был в разъездах и за компьютер попадал редко, все согласования и общение велось по мобильному телефону. Оля звонила, Александр перезванивал. Частенько он перезванивал с незнакомых номеров. Оля не придавала этому значения.
Александр постоянно настаивал на скорейшем бронировании площадки и вообще всячески ускорял сроки. Он не успевал доехать до офиса Ольги и передать ей оригиналы договора. Несмотря на это, Ольга под свою ответственность перевела деньги исполнителям. Площадка была забронирована, еда и ведущий - оплачены.
Гром грянул за семь дней до предполагаемого корпоратива. Позвонив Александру по очередному вопросу, Ольга не дождалась ответного звонка. Она набрала знакомый номер снова. И снова. И снова. Написала письмо. Попросила своего секретаря позвонить с личного мобильного. Как только Александр услышал, что звонят ему по просьбе Ольги, от тут же свернул разговор.
Компания Ольги «попала» на 300 с лишним тысяч рублей. Треть этой суммы вычли из Ольгиного жалования. Я лично считаю, что с ней поступили по-человечески.
Проблема даже не в том, что Ольга поверила на слово. Проблема в том, что Ольга, как и другие подобные ей менеджеры, спутали бизнес и личные отношения. В бизнесе все просто: нет документа - нет сделки. Все договоренности должны быть зафиксированы письменно.
Клиентам всегда нужно «здесь и сейчас». Весь мой опыт говорит о том, что до момента запуска работ, договора подписываются быстрее и проще - менеджеры со стороны клиента замотивированы провести согласования максимально быстро. Если запустить работы до подписания договора, эта мотивация пропадает. Согласования растягиваются и усложняются.
Единственные клиенты, для кого можно делать исключения, - это брендовые компании, дорожащие своей репутацией. Но даже и в этом случае нужно очень четко проговаривать сроки предоставления оригиналов документов и просить о письменных доказательствах согласия клиента на сделку.
Обязанность «сбора фактуры» также лежит на исполнителе. Все договоренности, которые касаются распределения средств, должны быть подтверждены электронными письмами. Без исключений. Нет письма - нет действия. Как бы не был занят представитель клиента, написать «да, подтверждаю» не трудно.
Какие только отговорки не встречаются… «Я не умею пользоваться электронной почтой», «Запустите сейчас, а потом я пришлю вам подтверждение», «Вы что, мне не доверяете?», «Я думал, у нас партнерские отношения», «Я бы сделал для вас без письменного подтверждения» и коронное - «У меня нет времени на бюрократию».
Подводных камней в процессе работы может быть очень много. Но большинство проблем можно избежать, если следовать элементарным правилам: «нет договора -- нет сделки», «распределение средств только после письменного подтверждения».
PS. Хотите посмотреть остальные выпуски "Заметок управляющего"? Нажмите сюда.