Нужно решать задачи быстро?
У каждого бывают периоды, когда приходится жалеть, что человек не робот, не машина и ему невыносимо исполнять одновременно рабочие, семейные задачи и поддерживать быт.
И не важно сезонная ли это хандра или обычная усталость. Важнее знать, как преодолеть это состояние, перезагрузиться и повысить собственную эффективность.
Swjournal подготовили рекомендации, которые помогут быть продуктивнее и оставаться в эмоциональном тонусе.
1. Расставьте приоритеты
За один день или даже ближайшие несколько часов у вас может быть десяток разных задач. За что хвататься в первую очередь, как все успеть, как ничего не забыть? На эти мысли вы тратите много энергии, которую могли бы направить в созидательное русло.
Научитесь расставлять приоритеты для каждой цели. Тогда и время будет тратиться эффективнее, и уровень тревоги будет ниже - каждый знает, что решить сейчас и к чему приступать после.
Системный подход к собственному расписанию избавляет и от каши в голове, и от паники вследствие бесконечного вала разных дел.
У расстановки приоритетов есть и научный подход - в этом помогает так называемая матрица Эйзенхауэра. Согласно ей, все задачи можно поделить на четыре больших группы
- Неотложные дела, к которым нужно приступить сию секунду;
- Важные дела, которые немного терпят, но их нужно сделать в ближайшее время;
- Дела, которые вы можете кому-то передать;
- Опциональные задачи, которые можно вообще не делать.
Поделите все задачи на горящие/несрочные и важные/второстепенные. Составьте в голове или на бумаге список: сначала вы беретесь за это, потом переходите к тому. Это простое упражнение, которое добавит вашим делам системности и избавит от тревоги за счет ощущения контролирования ситуации.
И еще один совет - старайтесь планировать задачи так, чтобы оставалось свободное время. Его можно будет потратить либо на еще одну внезапную задачу (тогда она не станет для вас сюрпризом), либо на отдых и перезагрузку.
2. Управляйте временем
Тайм-менеджмент - целое искусство, которое довольно просто освоить. Люди, не владеющие этим навыком, могут сидеть над одной задачей часами, не отдыхая и не переключаясь. А везультат ожидаем: падение продуктивности, усталость и раздражительность.
Прислушивайтесь к себе и не стесняйтесь отдыхать тогда, когда этого требует организм. Здесь есть неплохая техника, которую называют «методом томата», - она получила такое имя от кухонного таймера в форме помидора.
Вам нужно поделить рабочий день на получасовые отрезки, и в каждом из этих отрезков 25 минут должны быть отданы под работу, а 5 - под отдых. Проходите четыре таких цикла и берете отдых дольше - 15 минут. Такая схема универсальна и подходит практически каждому из-за специфики человеческого мозга: ему сложно концентрироваться на одной мелкой задаче дольше получаса и оставаться в фокусе в целом больше полутора-двух часов.
3. Поддерживайте порядок
Порядок на рабочем месте равен порядку в голове. Когда перед глазами хаос, то это передается и вам: вы быстрее отвлекаетесь, а сфокусироваться намного сложнее.
Потратьте 5 минут перед началом работы на наведение порядка: разложите документы по папкам, протрите монитор и клавиатуру, уберите со стола лишнее - и вам будет проще сконцентрироваться на работе и не отвлекаться.
Но порядок не стоит понимать только как прибранное рабочее место, поскольку есть и чистота в собственной психике: не замусоривайте ее просмотром видео и прослушиванием подкастов или музыки во время работы. Если вам хочется создать фон, под который вы будете работать, выберите классическую или нейтральную мягкую электронную музыку.
4. Отдыхайте от информации
Сегодня стали популярны цифровые детоксы - это временный отказ от изобилия информации, которая валится на вас отовсюду.
Люди выключают компьютеры, убирают смартфоны и слушают приятную тишину в собственной голове, которую не прерывает очередная плохая новость или срочная задача.
Замените сидение в соцсетях «оффлайновыми» развлечениями: прогуляйтесь, сходите на концерт, приготовьте вкусный ужин, поиграйте на музыкальном инструменте.
Конечно, в ежедневной суматохе у вас не получится выделять для этого каждый вечер, но, как минимум, выходные должны проходить под знаком отдыха, расслабления и любви к себе.
Говоря о ежедневных привычках, стоит взять за правило засыпать и просыпаться без смартфона. Польза здесь двойная: во-первых, вы не засоряете голову потоком информации, во-вторых, вы не нагружаете глаза вредным синим свечением, которое возбуждает психику и сбивает биологические ритмы в вашем организме.
Philips Xenium E6500
В последнее время популярна и тактика замены смартфона кнопочным телефоном на пару-тройку дней. Вы сознательно отключаете себя от всех новостных лент, но при этом остаетесь на связи, когда это нужно.
Такой метод не потребует больших затрат: приличную кнопочную модель уровня Philips Xenium E6500 или какой-нибудь простенькой Nokia можно приобрести за 3000-4000 рублей. Эти вложения окупятся через месяц, и ваш мозг скажет вам спасибо: временно отказавшись от нескончаемого потока информации, вы скоро ощутите ясность сознания и прилив сил.
5. Передавайте задачи
Помните первый пункт о делегировании? Слышали ли вы когда-нибудь выражение о 20% труда, которые обеспечивают 80% результата? Название этого подхода - «принцип Парето», и он тоже может пригодиться для повышения эффективности.
Итак, перед вами стоит большая задача: вы можете потратить те самые 20%, чтобы выполнить ее почти полностью, а остальное время посвятить «отточке» и доработке результата. Первую часть лучше сделать самостоятельно, а вторую - делегировать.
Чтобы такой подход имел успех, вам нужно четко формулировать требования и пожелания: не стесняйтесь говорить руководителю, что вам нужна помощь и дополнительные руки.
Обращайтесь за советом, распределяйте задачи, обсуждайте и договаривайтесь - это поможет избавиться от переработок и даст нужный для психики комфорт, ведь вы обсудили задачу с коллегами, поняли друг друга и знаете, как достичь результата совместными усилиями.
Для эффективной работы нужно уметь правильно отдыхать. Человеческий мозг легко подстраивается и адаптируется под новые условия.
Попробуйте добавить в жизнь несколько легких и полезных привычек - они быстро дойдут до автоматизма, и вы ощутите, что хаос куда-то уходит, а в делах автоматически появляется системность.