Популярные ошибки менеджера по закупкам
Было время, я не понимал значения термина “менеджер по закупкам”, когда подразумевался рядовой сотрудник отдела снабжения. “Менеджер-это же руководитель, может термин используется для изящности наименования и повышения самооценки сотрудника?”-предполагал я. Но потом мне объяснили, что в данном случае имеется в виду управление всем процессом снабжения: от инициации до возможного обмена брака. Неполное осознание этой роли и приводит к ошибкам. Хотелось бы разобрать несколько, особо часто встречающихся в моей практике, примеров:
- “Я не виноват, это ...”. Понятное дело, что основная функция менеджера по закупкам, это обеспечить бесперебойные поставки для продаж и/или производства. И часто в срывах поставок нет прямой вины специалиста: склад вовремя не списал, бухгалтерия не оплатила, поставщик не увидел платеж или вовсе не имеет нужный нам товар, водитель не нашел адрес и тд. Разобравшись в ситуации, человек честно отвечает руководителю: “виноват такой-то!” и успокаивается, забыв, что управляет снабжением именно он. А что ты сделал, чтобы избежать подобного? Ты попробовал договориться с поставщиком для срочной отгрузки в долг? Ты узнал перед заказом о наличии/сроках готовности товара? Уточнил ли факт получения денежных средств? Знает ли водитель точный адрес, имеет ли карту, контакты как с той стороны, так и с нашей? Проблемы случаются, но наш долг сделать все для их оперативного решения: выпросить, найти, достать!
- “Я в этом не разбираюсь”. Общительный “технарь” с коммерческим мышлением-мечта любой организации, такие люди чрезвычайно редки и ценятся на вес золота. Специалисты по закупкам, как правило, не имеют глубоких познаний в технических сферах. Поэтому чрезвычайно важно не прятаться от проблем за стенкой “мы этого не проходили”, а, как минимум, обратиться за помощью к техническому специалисту внутри организации. “Станка хх1 нет, есть xx2, по характеристикам схожие, вот смотрите, он нам подойдет?”, “Поставщик сказал, что этот пластик дешевле и соответствует нашим задачам, Вы считаете также?”
- “Тут дешево, едем!”. Кажется забавным, но география столицы и области отнюдь не конёк многих снабженцев. Отправить гонца за десятки километров за парой винтиков ошибка распространенная и подлежит искоренению!
- “Не видишь-опасайся!”. Когда я учился в автошколе, то эту фразу регулярно повторял преподаватель. Если нет возможности точно определить ситуацию, но есть подозрение, что что-то пошло не так, то лучше прослыть параноиком и все проверить самому, чем допустить дефицит. Правильно ли списываются расходники? Вообще они учтены в 1с?
Перечисленные примеры кому-то могут показаться смешными, но не смешны потери, которые несут фирмы из-за подобных действий или, вернее сказать, бездействия, сотрудников снабжения. А какие примеры типичных ошибок снабженцев встречаете Вы?