О проджект-менеджменте в колхозном строительстве
Хочу рассказать, как я начинаю работу над каждым проектом.
Раньше мне казалось, что это просто: обменялись парой писем или потрындели в скайпе пять минут - и всё, пора за работу. Ну вроде ты редактор, профессионал, знаешь что делать. Чего тут обсуждать, никогда не редактировал текст что ли?
На деле всё оказывается иначе. Согласился, а потом выяснилось, что нужно сделать в два раза больше. Написал статью в блог, а клиент решил её в рассылку запихнуть. Думал, что брошюра требовалась к четвергу, а заказчик требует во вторник.
Хаотичный подход к началу работы - это непрофессионально, тревожно и невыгодно. Клиент видит в тебе очередного фрилансера в бирже. Ты постоянно переживаешь, что делаешь не то или что результат не понравится. Часто приходится отдавать предоплату или перерабатывать.
Чтобы этого не случилось, перед началом работы я прохожу два шага: личное обсуждение проекта и написание понимания задачи.
«Расскажите мне о задаче?»
[Spoiler (click to open)]
Каждый проект я начинаю с общения по скайпу или лично.
Письменно обсудить задачу не получается, в этом я уже убедился. Написать подробное и связное описание задачи - это непросто. Не все люди могут писать подробно и связно, часто упускают детали. Еще это долго. А если я в ответ пришлю дюжину своих вопросов, то получится целый роман в письмах. Поэтому предпочитаю созваниваться по телефону или в скайпе.
Во время разговора нужно не договариваться о работе. Важно понять, что нужно сделать, и зачем.
Я посматриваю на вопросы, которые задаёт Бюро, и держу в голове пять своих главных.
1. Чем занимается компания?
2. Зачем нужен текст? Кто будет его читать?
3. В какой форме он будет существовать? Какие есть ограничения?
4. Когда нужен текст? Что будет, если не успеем?
5. Кто принимает задачу? За кем решающее слово?
Разумеется, это не все вопросы, а только базовые - ответ на них нужно получить в любом случае. Попутно завязывается диалог, задача уточняется, обрастает подробностями.
Пара правил:
· Во время обсуждения задачи важно поменьше говорить и побольше слушать. Я предпочитаю сначала выслушать и свои вопросы задать в конце.
· Посматриваю на заказчика. Как он ведёт себя, как выглядит? Самоуверенный или дружелюбный? Как отзывается о предыдущих исполнителях и коллегах? Прислушиваюсь ко внутренним ощущениям. Иногда в разговоре загорается красная лампочка.
· Никогда не обсуждаю голосом цену, сроки, условия. Говорю, что подумаю и пришлю всё письмом.
· Спрашиваю неудобные вопросы. Считаю, что если пришёл к профессионалу (редактору, врачу, сантехнику), то будь добр рассказать всё как есть.
· Предпочитаю разговор по телефону или скайпу. Чтобы встречаться лично, нужно потратить в два раза больше времени. И не обсуждаю работу во время обеда - иногда лучше жевать, чем говорить.
· Важно не додумывать самому. Если что-то не выяснили, лучше созвониться снова.
· Во время разговора держу в голове фоновую мысль «Как бы отказаться». Если после беседы мысль нацепляла поводов, то прислушиваюсь и не соглашаюсь. Иными словами, за работу стоит браться, если нет причин отказываться.
В итоге после разговора остаётся подробный конспект и сложившееся понимание задачи. С ними перехожу на следующий этап.
Понимание задачи
Пониманию задачи меня научил Коля Товеровский. Я и до Коли слышал, что бюрошники пишут какой-то хитрый документ, но относился к этому скептически. Однако вскоре убедился в обратном.
Понимание задачи состоит из трёх частей.
1. КАК Я ПОНИМАЮ ЗАДАЧУ
Сначала я подробно описываю текущую ситуацию. Чем занимается компания? Как приводит клиентов? Как решает задачи, без текста или с текстом, который есть сейчас?
Затем я формулирую положение, в которой она хочет оказаться с помощью текста. Почему важно в нём оказаться?
Задача - это путь из первого состояния во второе.
2. КАК СОБИРАЮСЬ ЕЁ РЕШАТЬ
Пишу подробный план.
Если это текст на сайт - карту страниц и содержание текста на каждой. Если рассылка или блог - план всех статей.
Про себя называю это домашкой.
3. КОГДА СДЕЛАЮ И СКОЛЬКО СТОИТ
Это пункт для условий. Пишу стоимость и сроки. Обычно указываю, что работаю с предоплатой, подписываю договор на ИП, выставляю счёт.
Вот как это выглядит на вымышленном примере:
КАК Я ПОНИМАЮ ЗАДАЧУ
Компания «Дядя Баня» собирает дизайнерские бани из бруса под ключ.
Основатель компании Владимир учился в Швейцарии, стажировался в известном архитектурном бюро. Потом Владимир вернулся домой и решил строить в России.
Бани от «Дядя Баня» проектируют на компьютере, учитывают динамику горячего воздуха внутри парилки. Строят из шведского и финского бруса, утепляют натуральными материалами: мхом и воском. Печи и отделку заказывают либо в Европе, либо у местных мастеров, которых отбирают лично.
У «Дядя Баня» есть сайт с примерами работ и описаниям. Потенциальные клиенты компании обращаются по электронной почте и через форму на сайте.
Клиенты не знакомы с принципами работы компании. Поэтому с клиентами приходится общаться об одном и том же. Это отнимает время сотрудников. Некоторые потенциальные клиенты «отваливаются», когда узнают цены «Дяди Бани».
Чтобы это исправить, в «Дяде Бане» решили написать цикл статей. Предполагается, что потенциальные клиенты будут знакомиться с ними до обращения в компанию, и придут подготовленными. Кроме того, польза статей и открытость «Дяди Бани» помогут привести новых клиентов.
Владимир запланировал цикл статей и подготовил черновик первой - о том, почему его бани стоят от миллиона рублей и выше. Однако ему не нравится текст. Кажется, что в тексте много вводных слов. Владимир хочет, чтобы статья о ценообразовании была понятнее, проще, чтобы в ней появилась история. Неважно, как она станет такой - через редактуру или написание её с нуля.
КАК Я ПЛАНИРУЮ ЕЁ РЕШИТЬ
Мне кажется, что в статье сейчас есть четыре главные темы:
1. Как сейчас строят бани.
2. Почему «Дядя Баня» работает иначе.
3. Сколько стоят разные бани от «Дяди Бани».
4. Как правильно обращаться за заказом.
Думаю, что четыре темы в одной статье - это очень много. Тем более что про философию компании мы ничего толком не пишем.
Предлагаю вынести из статьи третью (примеры бань с ценами) и четвёртую (как правильно обращаться) темы. Оставим две темы, и создадим напряжение между ними.
Тогда план статьи будет таким:
1. Как сейчас строят бани. Почему можно заплатить пять миллионов рублей, и париться в сарае.
2. Как работает «Дядя Баня». Зачем переплачивать за финский брус и ждать год, пока усохнет брус.
Думаю, статья станет короче и логичнее.
Затем я предложил бы вернуться к обсуждению плана. Уверен, мы сможем его улучшить. Понимаю, что об этом стоит говорить после того, как сдам первую статью.
СТОИМОСТЬ И СРОКИ
Моя работа над задачей стоит 20.000 ₽.
Готов сделать её до 1 января включительно.
Я ИП и работаю по договору. Выставлю счёт на предоплату.
Понимание задачи - это первый текст, который я готовлю по проекту. Поэтому отношусь к нему ответственно: ищу ошибки, проверяю в главреде.
Этот текст нужен прежде всего мне самому. Я собрал в одном месте вводную информацию, которую получил во время разговора. Размыслил над задачей и придумал план. Посмотрел в календарик, распланировал, оценил срок и стоимость. Это уже половина работы!
Если заказчик пишет уточнения, задаёт вопросы - отлично. Это повод созвониться и обсудить всё еще раз. После этого я обновлю понимание задачи и пришлю заново.
Во время согласования включаю внутреннего скептика. Полезно представлять, что этот документ потом передашь вымышленному подчинённому как задачу. Он точно справится? Разберётся? Не перепутает?
Если заказчик не хочет читать моё письмо - это красная лампочка. Если пишет замечания, но не хочется обсуждать еще раз, теребит сроки и предоплату - это красная лампочка. Пару раз я соглашался работать в такой ситуации, и оба раза случался крах: клиент оказывался недоволен, всплывали скрытые ограничения, возвращал предоплату, все теряли время и нервы. Больше на такое не соглашаюсь. Если не можешь согласовать понимание задачи, то и работу не согласуешь.
С другой стороны, понимание задачи улучшает конверсию. Несерьёзные заказчики отсекаются - им неохота созваниваться и читать мои нудные письма. У серьёзных заказчиков повышается доверие к моей работе. Они видят, что я думаю о смысле и пользе. А не о том, как бы побыстрее просадить предоплату на чёрно-белые шмотки.
С письма начинается каждый проект. Даже если я сделал сто задач для одного заказчика, мы друзья и ходим друг к другу в гости, на сто первую задачу я всё равно напишу понимание и пришлю его. А потом буду долго и нудно уточнять мелочи. Это принцип!
⌘ ⌘ ⌘
Всё это кажется простой штукой - созваниваться и писать письма с описанием проекта. Это каждый человек может делать хоть завтра. Тут нет сложной науки, и многолетний опыт не нужен.
Однако важно делать это всегда, даже когда не хочется. Порой я текст пишу час, а перед этим десять часов согласовываю работу1. И отказываюсь работать иначе, даже когда задача кажется яснее, чем весеннее утро.
Попробуйте работать так же - вам понравится.
Источник
Раньше мне казалось, что это просто: обменялись парой писем или потрындели в скайпе пять минут - и всё, пора за работу. Ну вроде ты редактор, профессионал, знаешь что делать. Чего тут обсуждать, никогда не редактировал текст что ли?
На деле всё оказывается иначе. Согласился, а потом выяснилось, что нужно сделать в два раза больше. Написал статью в блог, а клиент решил её в рассылку запихнуть. Думал, что брошюра требовалась к четвергу, а заказчик требует во вторник.
Хаотичный подход к началу работы - это непрофессионально, тревожно и невыгодно. Клиент видит в тебе очередного фрилансера в бирже. Ты постоянно переживаешь, что делаешь не то или что результат не понравится. Часто приходится отдавать предоплату или перерабатывать.
Чтобы этого не случилось, перед началом работы я прохожу два шага: личное обсуждение проекта и написание понимания задачи.
«Расскажите мне о задаче?»
[Spoiler (click to open)]
Каждый проект я начинаю с общения по скайпу или лично.
Письменно обсудить задачу не получается, в этом я уже убедился. Написать подробное и связное описание задачи - это непросто. Не все люди могут писать подробно и связно, часто упускают детали. Еще это долго. А если я в ответ пришлю дюжину своих вопросов, то получится целый роман в письмах. Поэтому предпочитаю созваниваться по телефону или в скайпе.
Во время разговора нужно не договариваться о работе. Важно понять, что нужно сделать, и зачем.
Я посматриваю на вопросы, которые задаёт Бюро, и держу в голове пять своих главных.
1. Чем занимается компания?
2. Зачем нужен текст? Кто будет его читать?
3. В какой форме он будет существовать? Какие есть ограничения?
4. Когда нужен текст? Что будет, если не успеем?
5. Кто принимает задачу? За кем решающее слово?
Разумеется, это не все вопросы, а только базовые - ответ на них нужно получить в любом случае. Попутно завязывается диалог, задача уточняется, обрастает подробностями.
Пара правил:
· Во время обсуждения задачи важно поменьше говорить и побольше слушать. Я предпочитаю сначала выслушать и свои вопросы задать в конце.
· Посматриваю на заказчика. Как он ведёт себя, как выглядит? Самоуверенный или дружелюбный? Как отзывается о предыдущих исполнителях и коллегах? Прислушиваюсь ко внутренним ощущениям. Иногда в разговоре загорается красная лампочка.
· Никогда не обсуждаю голосом цену, сроки, условия. Говорю, что подумаю и пришлю всё письмом.
· Спрашиваю неудобные вопросы. Считаю, что если пришёл к профессионалу (редактору, врачу, сантехнику), то будь добр рассказать всё как есть.
· Предпочитаю разговор по телефону или скайпу. Чтобы встречаться лично, нужно потратить в два раза больше времени. И не обсуждаю работу во время обеда - иногда лучше жевать, чем говорить.
· Важно не додумывать самому. Если что-то не выяснили, лучше созвониться снова.
· Во время разговора держу в голове фоновую мысль «Как бы отказаться». Если после беседы мысль нацепляла поводов, то прислушиваюсь и не соглашаюсь. Иными словами, за работу стоит браться, если нет причин отказываться.
В итоге после разговора остаётся подробный конспект и сложившееся понимание задачи. С ними перехожу на следующий этап.
Понимание задачи
Пониманию задачи меня научил Коля Товеровский. Я и до Коли слышал, что бюрошники пишут какой-то хитрый документ, но относился к этому скептически. Однако вскоре убедился в обратном.
Понимание задачи состоит из трёх частей.
1. КАК Я ПОНИМАЮ ЗАДАЧУ
Сначала я подробно описываю текущую ситуацию. Чем занимается компания? Как приводит клиентов? Как решает задачи, без текста или с текстом, который есть сейчас?
Затем я формулирую положение, в которой она хочет оказаться с помощью текста. Почему важно в нём оказаться?
Задача - это путь из первого состояния во второе.
2. КАК СОБИРАЮСЬ ЕЁ РЕШАТЬ
Пишу подробный план.
Если это текст на сайт - карту страниц и содержание текста на каждой. Если рассылка или блог - план всех статей.
Про себя называю это домашкой.
3. КОГДА СДЕЛАЮ И СКОЛЬКО СТОИТ
Это пункт для условий. Пишу стоимость и сроки. Обычно указываю, что работаю с предоплатой, подписываю договор на ИП, выставляю счёт.
Вот как это выглядит на вымышленном примере:
КАК Я ПОНИМАЮ ЗАДАЧУ
Компания «Дядя Баня» собирает дизайнерские бани из бруса под ключ.
Основатель компании Владимир учился в Швейцарии, стажировался в известном архитектурном бюро. Потом Владимир вернулся домой и решил строить в России.
Бани от «Дядя Баня» проектируют на компьютере, учитывают динамику горячего воздуха внутри парилки. Строят из шведского и финского бруса, утепляют натуральными материалами: мхом и воском. Печи и отделку заказывают либо в Европе, либо у местных мастеров, которых отбирают лично.
У «Дядя Баня» есть сайт с примерами работ и описаниям. Потенциальные клиенты компании обращаются по электронной почте и через форму на сайте.
Клиенты не знакомы с принципами работы компании. Поэтому с клиентами приходится общаться об одном и том же. Это отнимает время сотрудников. Некоторые потенциальные клиенты «отваливаются», когда узнают цены «Дяди Бани».
Чтобы это исправить, в «Дяде Бане» решили написать цикл статей. Предполагается, что потенциальные клиенты будут знакомиться с ними до обращения в компанию, и придут подготовленными. Кроме того, польза статей и открытость «Дяди Бани» помогут привести новых клиентов.
Владимир запланировал цикл статей и подготовил черновик первой - о том, почему его бани стоят от миллиона рублей и выше. Однако ему не нравится текст. Кажется, что в тексте много вводных слов. Владимир хочет, чтобы статья о ценообразовании была понятнее, проще, чтобы в ней появилась история. Неважно, как она станет такой - через редактуру или написание её с нуля.
КАК Я ПЛАНИРУЮ ЕЁ РЕШИТЬ
Мне кажется, что в статье сейчас есть четыре главные темы:
1. Как сейчас строят бани.
2. Почему «Дядя Баня» работает иначе.
3. Сколько стоят разные бани от «Дяди Бани».
4. Как правильно обращаться за заказом.
Думаю, что четыре темы в одной статье - это очень много. Тем более что про философию компании мы ничего толком не пишем.
Предлагаю вынести из статьи третью (примеры бань с ценами) и четвёртую (как правильно обращаться) темы. Оставим две темы, и создадим напряжение между ними.
Тогда план статьи будет таким:
1. Как сейчас строят бани. Почему можно заплатить пять миллионов рублей, и париться в сарае.
2. Как работает «Дядя Баня». Зачем переплачивать за финский брус и ждать год, пока усохнет брус.
Думаю, статья станет короче и логичнее.
Затем я предложил бы вернуться к обсуждению плана. Уверен, мы сможем его улучшить. Понимаю, что об этом стоит говорить после того, как сдам первую статью.
СТОИМОСТЬ И СРОКИ
Моя работа над задачей стоит 20.000 ₽.
Готов сделать её до 1 января включительно.
Я ИП и работаю по договору. Выставлю счёт на предоплату.
Понимание задачи - это первый текст, который я готовлю по проекту. Поэтому отношусь к нему ответственно: ищу ошибки, проверяю в главреде.
Этот текст нужен прежде всего мне самому. Я собрал в одном месте вводную информацию, которую получил во время разговора. Размыслил над задачей и придумал план. Посмотрел в календарик, распланировал, оценил срок и стоимость. Это уже половина работы!
Если заказчик пишет уточнения, задаёт вопросы - отлично. Это повод созвониться и обсудить всё еще раз. После этого я обновлю понимание задачи и пришлю заново.
Во время согласования включаю внутреннего скептика. Полезно представлять, что этот документ потом передашь вымышленному подчинённому как задачу. Он точно справится? Разберётся? Не перепутает?
Если заказчик не хочет читать моё письмо - это красная лампочка. Если пишет замечания, но не хочется обсуждать еще раз, теребит сроки и предоплату - это красная лампочка. Пару раз я соглашался работать в такой ситуации, и оба раза случался крах: клиент оказывался недоволен, всплывали скрытые ограничения, возвращал предоплату, все теряли время и нервы. Больше на такое не соглашаюсь. Если не можешь согласовать понимание задачи, то и работу не согласуешь.
С другой стороны, понимание задачи улучшает конверсию. Несерьёзные заказчики отсекаются - им неохота созваниваться и читать мои нудные письма. У серьёзных заказчиков повышается доверие к моей работе. Они видят, что я думаю о смысле и пользе. А не о том, как бы побыстрее просадить предоплату на чёрно-белые шмотки.
С письма начинается каждый проект. Даже если я сделал сто задач для одного заказчика, мы друзья и ходим друг к другу в гости, на сто первую задачу я всё равно напишу понимание и пришлю его. А потом буду долго и нудно уточнять мелочи. Это принцип!
⌘ ⌘ ⌘
Всё это кажется простой штукой - созваниваться и писать письма с описанием проекта. Это каждый человек может делать хоть завтра. Тут нет сложной науки, и многолетний опыт не нужен.
Однако важно делать это всегда, даже когда не хочется. Порой я текст пишу час, а перед этим десять часов согласовываю работу1. И отказываюсь работать иначе, даже когда задача кажется яснее, чем весеннее утро.
Попробуйте работать так же - вам понравится.
Источник