Бойся Вышнего, не пиши лишнего
Тем из нас, кому приходилось писать деловые письма, известно, что это процесс творческий и весьма деликатный. Пишущий деловое письмо зачастую испытывает муки творчества сродни поэту или писателю. Но есть и те, кому кажется, что нет ничего проще, чем написать обычное деловое письмо. Создавая свои "шедевры", эти авторы порой ставят под сомнение имидж компании, будущее проектов, а иногда и свою собственную карьеру.
Что написано пером…
А также распечатано на принтере или отправлено адресату с помощью электронных средств связи - это уже свершившийся факт.
При личной встрече можно увидеть реакцию собеседника на ваши слова и, в случае необходимости, уточнить что-то, внести ясность. Если же общение происходит в виде переписки, реакцию партнера на ваши высказывания вы не видите. А она может быть совсем не той, которую вы ожидаете.
Поэтому стоит очень хорошо продумать высказывания, грамотно и четко сформулировать свои мысли. И, согласитесь, в этом есть определенное преимущество переписки перед личной беседой, когда нет возможности долго обдумывать каждую фразу.
Итак, мысль вы сформулировали. Постарайтесь изложить ее кратко и понятно. Не стоит "растекаться мыслию по древу" - вы же не поэму пишете. Девиз "краткость - сестра таланта" при написании делового письма более чем уместен. Излагая информацию лаконично и понятно, вы сможете не только показать свою компетентность в вопросе и точность, но и проявить уважение к партнеру по переписке, не отняв у него много времени на изучение вашего письма.
Вежливость
Конечно же, это одно из самых главных условий успешной деловой переписки. В некоторых случаях можно позволить себе небольшое отступление (подчеркиваю - небольшое) от официально-делового стиля, а вот про вежливость никогда забывать не стоит. При этом следует уделить внимание не только самой форме обращения к адресату ("Уважаемый", "Господин" и т.п.), но и содержанию письма.
Например, не стоит начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах вы будете рады вернуться к вопросу.
Не стоит навязывать адресату желаемый исход вопроса, например: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру".
Не оперируйте формулировками типа "Предлагаю внимательно изучить". Этим вы намекаете адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность.
Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решения словами "срочно", "незамедлительно", "в более короткие сроки". Лучше воспользуйтесь этикетными формулами "Прошу Вас ответить до такого-то числа", "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении".
И уж совсем недопустимо оперировать такими формулировками, как "требую". Разве что за исключением случаев, когда отношения между вашими фирмами испорчены по причине неисполнения обязательств той стороны. Но и в такой ситуации нежелательно отходить от норм вежливости, ведь есть вероятность того, что своим доброжелательным отношением вы сумеете превратить оппонента в своего союзника.
Казнить нельзя помиловать
Итак, письмо написано. Готовы отправлять? Не спешите! Проверьте его на наличие ошибок. Ваша грамотность может сказать партнеру больше, чем заумно составленные фразы. И потом, всем известно, как даже одна неверно поставленная запятая может кардинально поменять весь смысл написанного.
Если у вас сложности с пунктуацией, хотя бы прочитайте письмо вслух, делая все смысловые паузы. Так легче будет расставить знаки препинания. И избегайте длинных предложений, лучше разбейте их на несколько коротких. В этом тоже есть проявление вежливости к вашему адресату.
В моей практике имел место случай, когда наш заказчик написал письмо с текстом длиной в половину страницы. И все это одним предложением. Мы потратили уйму времени на расшифровку этого послания. Не всегда стоит стремиться достичь виртуозности Льва Толстого, особенно, если с пунктуацией все далеко не так хорошо, как было у него.
С правописанием проще - многие ошибки сейчас за нас исправляет Word (который, кстати, тоже порой ошибается), а также можно посмотреть написание слова в словаре.
"Приятно познакомиться"
Постарайтесь, по возможности, познакомиться с партнером по деловой переписке. Это значительно облегчит взаимопонимание и поможет сгладить некоторые острые углы, которые иногда могут непреднамеренно возникнуть в процессе деловой переписки. Ведь все мы люди, и всем нам свойственны слабости. Могло быть плохое настроение или болела голова, и не получилось подобрать правильных слов… И неприятные эмоции у адресата не заставят себя долго ждать. А если вы знакомы, при телефонном разговоре можно как будто уточнить получение адресатом письма и, пользуясь моментом, вкратце изложить суть письма обычным, неофициальным языком. Тогда на не очень удачную формулировку в письме, скорее всего, он и не обратит внимания.
И, главное, пишите письма с душой. Да, да! В деловые письма ее тоже можно вложить. Ведь хорошо получается только то, что человек делает с душой!
Источник: e-perspektiva.ru