Внедрение программного продукта "1С:Документооборот ПРОФ" в ОАО "УДМУРТТОРФ"
Отчет по внедрении программного продукта "1С:Документооборот ПРОФ" в ОАО "УДМУРТТОРФ" компанией "Софт Мастер" (г. Ижевск).
Компоненты: 8.3;
Внедренное типовое решение: 1С:Документооборот ПРОФ
Отрасли: Производство, ТЭК >> Различные предприятия ТЭК
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20
Количество одновременных подключений: 20
Вариант работы: Файловый
[Ход работы и доп.инфо о внедрении подкатом.]
Выполнены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Продажа выбранных программных продуктов;
- Доставка программных продуктов в офис заказчика;
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия";
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство;
- Учет и хранение документов;
- Ведение номенклатуры дел;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Учет рабочего времени;
- Учет договоров.
Сопровождение:
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС (на первые 3/6 месяцев с начала эксплуатации 1С:Предприятия версии ПРОФ);
- Оформлен платный договор 1С:ИТС;
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя;
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС;
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С";
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС;
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ;
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ;
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru;
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий;
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий;
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору";
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С".
Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения
ОАО "Удмуртторф" активно развивается, и в настоящее время это многоотраслевая организация с высоким уровнем механизации производства.
Необходимость в автоматизации системы документооборота возникла в связи с тем, что на обработку документов уходило много времени, согласование их затягивалось. Так как предприятие не только производственное, но и торгующее, возникла необходимость в хранении множества документов, связанных с поставщиками и покупателями (коммерческие предложения, переписка, договора, реквизиты и т.д.), а так же документы реализации (заявки).
Отчеты формировались вручную. В такой ситуации руководство не могло оперативно получать достоверную статистическую информацию о текущих делах. Это, в свою очередь, значительно увеличивало время принятия управленческих решений.
Первоочередными задачами было:
- Внедрение механизма «бесшовной» интеграции с "1С:Бухгалтерия 8 КОРП"
- Настройка правил запуска бизнес-процессов из "1С:Бухгалтерия 8 КОРП".
Работа строилась следующим образом:
- В бухгалтерии регистрируется заказ покупателя.
- На основании заказа покупателя с учетом свободных складских остатков формируется заказ на производство. Так же заказ на производство может формироваться на основании заказа на склад.
- На основании заказа на производство стартует бизнес-процесс согласования заказа. Старт бизнес процесса выполняется из бухгалтерии КОРП, но фактически он выполняется в документообороте (т.н. «бесшовная интеграция»).
- У адресатов бизнес-процесса (например, руководители) согласования в окне бухгалтерии появляется задача согласования. - Заказ согласовывается (либо не согласовывается), устанавливается срок выполнения.
- Аналогичным образом выполняется процесс согласования обеспечения материалами и комплектующими. Маршруты согласований для различных бизнес-процессов настраиваются в документообороте. При этом, не зависимо от того, где пользователь работает - в 1С:Документооборот или 1С:Бухгалтерия КОРП, задачи, которые ему необходимо выполнить (согласования, ознакомления и т.п.), будут отображаться в обоих программах. Так же любые задачи могут быть продублированы на e-mail.
- Все бизнес-процессы (переписка) привязаны строго к заказу (покупателя либо на склад). Историю переписки с ответственными и сроками можно открыть непосредственно из 1С:Бухгалтерии на отдельной закладке заказа. На каждый этап согласования устанавливается срок ответа с возможностью как сводного (за месяц, квартал) анализа исполнительской дисциплины, так и оперативного информирования руководства о просрочке реакции на запросы.
Как результат была получена система, позволяющая перевести все взаимодействие в рамках выполнения заказов между подразделениями и отделами в электронный вид с обязательной привязкой к заказу, ответственному и сроку. При этом у пользователей остается привычная им программа, лишь добавляются ряд функций. Обучение при этом потребовалось минимальное.
Также была настроена интеграция между "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" и "1С:Документооборот 8", в результате которой стало осуществляться согласование документа "График отпусков".
