ШС: Документы, регулирующие документы
И снова «здравствуйте»!
Поскольку я увлеченно занималась разными важными для меня делами, то «Школа Секретарш» давно не обновлялась. За это время произошли разные важные изменения в документации, регулирующей делопроизводство.
Для начала напомню, что согласно ГОСТ Р ИСО 15481-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования» на каждом предприятии должен быть разработан и утвержден свой документ, регулирующий правила оформления документации, документопотоки, правила хранения, передачи, уничтожения документации (и информации!). И предприятие (не только производственное - любая компания) внутри себя действует согласно этому самому документу. Чаще всего он называется - Инструкция по делопроизводству.
Следует отметить, что внутренний документ не должен ни коим образом противоречить действующему законодательству. То есть он должен обязательно учитывать требования следующих документов:
1) Конституция Российской Федерации (особенно ст.68);
2) Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (с изменениями на 02 июля 2013 г.)
3) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 11 февраля 2013 г.)
4) Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (об АО) или Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (об ООО) или Федеральный закон от 11.08.1995 №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», или т.п. в зависимости от вида компании
5) Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (с изменениями на 07 сентября 2011 г.)
6) Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.)
7) Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"
8) Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
9) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения"
10) Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"
11) Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
12) Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"
13) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
14) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
15) ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения
16) ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
17) ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
18) {C}ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
Напомню еще об одном важном моменте, регулирующем всё, об Уголовном Кодексе РФ. Единственная на данный момент статья, под которую, так или иначе, рано или поздно попадает каждый, кто работает с документами, это - ст.327. Вот она полностью:
«1. Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков - наказываются ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.
2. Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, - наказываются принудительными работами на срок до четырех лет либо лишением свободы на тот же срок.
3. Использование заведомо подложного документа - наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев»
Т.е. используя указанные выше 18 документов и на основании ГОСТ Р ИСО 15481-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования» компания (т.е. Вы) разрабатывает свою Инструкцию по делопроизводству, утверждает её и дальше живет именно по ней.
В Инструкции по делопроизводству прописывается, как оформляются разные виды документов (письма, приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и проч.); как, в какой последовательности они согласовываются (иногда этот участок можно изобразить отдельным документов - Регламентом (инструкцией) по согласованию документов); в каком подразделении и как хранятся («как» здесь - в каких папках, на каких полках, про «как долго» хранятся - это Номенклатура дел); кто из подразделений за что в документообороте отвечает; про секретность и конфиденциальность; про уничтожение документов; образцы основных видов документов и их оформление и про разное другое очень важное.
Лично я не рекомендую включать в Инструкцию по делопроизводству Правила оформления бухгалтерских или кадровых документов. Лучше их выделить в отдельные документы, утвердить приказами по основной деятельности и приложить к ним Альбомы унифицированных форм документов. Напомню, что в связи со статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компании должны самостоятельно разработать формы применяемых документов (за рееедким исключением). Эти формы должны, конечно, обладать определенным набором реквизитов. В перечень документов, которые с 01 января 2013 года «лучше утвердить» также вошли некоторые кадровые документы, например, командировочные удостоверения.
Думаю, что в целом, ясна тенденция регулирования делопроизводства в нашей стране? Есть набор законов, обязательных к применению всеми (см. перечень из 18 выше). Есть набор документов, регулирующих делопроизводство только в федеральных органах власти (Министерства, Суды, Полиция, проч.). И есть Инструкция по делопроизводству, которая регулирует документы внутри отдельно взятой экономической ячейке - в вашей компании.
И внутри этой отдельно взятой компании Инструкция по делопроизводству - непреложный закон. Даже, если умный и солидный заместитель генерального директора прибегает с просьбой зарегистрировать письмо, оформленное не в соответствии с этой инструкцией, то умного и солидного можно завернуть переделывать документ. И никакие уговоры в стиле «они прислали такой образец» не должны подействовать на Вас: они прислали документ, подготовленный по своей Инструкции по делопроизводству. А все издающиеся в нашей организации документы, должны быть оформлены по нашему внутреннему стандарту (читай - по Инструкции по делопроизводству). Всё. Точка. Солидный заместитель топнул ножкой и пошёл переделывать.
Сама по себе Инструкция по делопроизводству может быть неполной, говорить о том, что в обществе документы издаются всеми подразделениями, а регистрируются только одним; что исходящие документы подготавливаются в двух экземплярах и второй оригинал хранится у секретарей; что Архив - это архив сторонней организации и т.д.
Но тогда должны быть еще отдельные, конкретизирующие каждый процесс документы: Политика для нужд бухгалтерского и налогового учётов, Правила оформления документов по личному составу, Регламент согласования документов, Инструкция по согласованию счетов и иных первичных бухгалтерских документов, Правила ведения архива Общества и т.п.
Есть и другие документы, которые также регулируют внутренние документы организации:
ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАКОНЫ
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (применение прекращено с 01 января 2013 г., взамен введен ГОСТ Р 34.10-2012)
Сами документы можно взять тут (где я частично взяла перечень - http://www.edou.ru/enc/docs/)
Поскольку я увлеченно занималась разными важными для меня делами, то «Школа Секретарш» давно не обновлялась. За это время произошли разные важные изменения в документации, регулирующей делопроизводство.
Для начала напомню, что согласно ГОСТ Р ИСО 15481-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования» на каждом предприятии должен быть разработан и утвержден свой документ, регулирующий правила оформления документации, документопотоки, правила хранения, передачи, уничтожения документации (и информации!). И предприятие (не только производственное - любая компания) внутри себя действует согласно этому самому документу. Чаще всего он называется - Инструкция по делопроизводству.
Следует отметить, что внутренний документ не должен ни коим образом противоречить действующему законодательству. То есть он должен обязательно учитывать требования следующих документов:
1) Конституция Российской Федерации (особенно ст.68);
2) Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (с изменениями на 02 июля 2013 г.)
3) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 11 февраля 2013 г.)
4) Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (об АО) или Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (об ООО) или Федеральный закон от 11.08.1995 №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», или т.п. в зависимости от вида компании
5) Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (с изменениями на 07 сентября 2011 г.)
6) Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.)
7) Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"
8) Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
9) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения"
10) Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"
11) Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
12) Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"
13) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
14) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
15) ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения
16) ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
17) ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
18) {C}ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
Напомню еще об одном важном моменте, регулирующем всё, об Уголовном Кодексе РФ. Единственная на данный момент статья, под которую, так или иначе, рано или поздно попадает каждый, кто работает с документами, это - ст.327. Вот она полностью:
«1. Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков - наказываются ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.
2. Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, - наказываются принудительными работами на срок до четырех лет либо лишением свободы на тот же срок.
3. Использование заведомо подложного документа - наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев»
Т.е. используя указанные выше 18 документов и на основании ГОСТ Р ИСО 15481-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования» компания (т.е. Вы) разрабатывает свою Инструкцию по делопроизводству, утверждает её и дальше живет именно по ней.
В Инструкции по делопроизводству прописывается, как оформляются разные виды документов (письма, приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и проч.); как, в какой последовательности они согласовываются (иногда этот участок можно изобразить отдельным документов - Регламентом (инструкцией) по согласованию документов); в каком подразделении и как хранятся («как» здесь - в каких папках, на каких полках, про «как долго» хранятся - это Номенклатура дел); кто из подразделений за что в документообороте отвечает; про секретность и конфиденциальность; про уничтожение документов; образцы основных видов документов и их оформление и про разное другое очень важное.
Лично я не рекомендую включать в Инструкцию по делопроизводству Правила оформления бухгалтерских или кадровых документов. Лучше их выделить в отдельные документы, утвердить приказами по основной деятельности и приложить к ним Альбомы унифицированных форм документов. Напомню, что в связи со статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компании должны самостоятельно разработать формы применяемых документов (за рееедким исключением). Эти формы должны, конечно, обладать определенным набором реквизитов. В перечень документов, которые с 01 января 2013 года «лучше утвердить» также вошли некоторые кадровые документы, например, командировочные удостоверения.
Думаю, что в целом, ясна тенденция регулирования делопроизводства в нашей стране? Есть набор законов, обязательных к применению всеми (см. перечень из 18 выше). Есть набор документов, регулирующих делопроизводство только в федеральных органах власти (Министерства, Суды, Полиция, проч.). И есть Инструкция по делопроизводству, которая регулирует документы внутри отдельно взятой экономической ячейке - в вашей компании.
И внутри этой отдельно взятой компании Инструкция по делопроизводству - непреложный закон. Даже, если умный и солидный заместитель генерального директора прибегает с просьбой зарегистрировать письмо, оформленное не в соответствии с этой инструкцией, то умного и солидного можно завернуть переделывать документ. И никакие уговоры в стиле «они прислали такой образец» не должны подействовать на Вас: они прислали документ, подготовленный по своей Инструкции по делопроизводству. А все издающиеся в нашей организации документы, должны быть оформлены по нашему внутреннему стандарту (читай - по Инструкции по делопроизводству). Всё. Точка. Солидный заместитель топнул ножкой и пошёл переделывать.
Сама по себе Инструкция по делопроизводству может быть неполной, говорить о том, что в обществе документы издаются всеми подразделениями, а регистрируются только одним; что исходящие документы подготавливаются в двух экземплярах и второй оригинал хранится у секретарей; что Архив - это архив сторонней организации и т.д.
Но тогда должны быть еще отдельные, конкретизирующие каждый процесс документы: Политика для нужд бухгалтерского и налогового учётов, Правила оформления документов по личному составу, Регламент согласования документов, Инструкция по согласованию счетов и иных первичных бухгалтерских документов, Правила ведения архива Общества и т.п.
Есть и другие документы, которые также регулируют внутренние документы организации:
ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАКОНЫ
- Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями на 02 июля 2013 г.)
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями на 02 июля 2013 г.)
- Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями на 02 июля 2013 г.)
- Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (с изменениями на 11 июля 2011 г.)
- Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (с изменениями на 08 ноября 2011 г.)
- Распоряжение Правительства РФ от 05 января 2005 г. № 5-р "Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати" (с изм. на 10 марта 2009 г.)
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" (с изменениями на 25 марта 2013 г.)
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 22 ноября 2013 г.)
- Указ Президента РФ от 06 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями на 23 сентября 2005 г.)
- Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (с изменениями на 26 сентября 2013 г.)
- Постановление Правительства РФ от 04 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности" (с изменениями на 22 мая 2008 г.)
- Приказ Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 11 мая 2010 г. № 260)
- Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
- Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых книжках"
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
- Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти"
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 26 августа 2010 г. № 63)
- Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"
- Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (применение прекращено с 01 января 2013 г., взамен введен ГОСТ Р 34.10-2012)
Сами документы можно взять тут (где я частично взяла перечень - http://www.edou.ru/enc/docs/)