Сказка о потерянном времени ...

[serhit]

Я уверен, многие регулярно, в конце длинного, переполненного событиями, рабочего дня задаются вопросом: "так, и что-же я за сегодня сделал?" (конечно, бывает, когда вопрос звучит: "что ТЫ сегодня сделал?"). Или, например, кто-то задает вопрос: "нам надо выполнить [такую-то] работу, я знаю - ты что-то подобное делал две недели назад - сколько ты на это потратил?" Или, при планировании проекта есть очевидная потребность перейти от объема работ к календарному плану.
Для ответа на все эти вопросы нужна детальная информация о реальном распределении рабочего времени в течение дня, и желательно - в разрезе проектов и отдельных задач.

Все эти вопросы - пройденный этап для людей работающих в проектах, фрилансеров, организаций продающих время консультантов. Решается проблема заполнением и учетом "time sheet" - табелей учета рабочего времени.
Однако, хорошо известно, что "заполнение таймшитов" - самая нелюбимая, хоть и обязательная, работа для креативного "вольного стрелка". Кроме того, либо данные надо вносить немедленно по факту начала/окончания работы над отдельной задачей, либо, если данные заполняются в конце дня (или недели) - точность этих данных, скорее всего, будет смехотворной.

Разумеется, данный конфликт ("надо учитывать время, но нет времени это делать") призваны устранить множество сервисов учета рабочего времени. Примерно месяц назад я решил поставить эксперимент, с целью найти оптимальный для себя инструмент учета собственного рабочего времени, и оценить, наконец-то - на что-же я это время трачу.В этой части я сразу приведу результаты своих наблюдений, а в следующей - описание систем time tracking'а которые я протестировал.
Рабочий день - 6 часов
Как показали мои замеры, даже действительно прилежно работая, и находясь "под колпаком" у тайм-трекеров, средняя эффективная длительность рабочего дня не превышает 6.5 часов.

• Эффективная - означает, потраченная на выполнение полезной работы (написание документов, рабочие телефонные звонки, корреспонденцию, и.т.п).
• Средняя - означает, что объективно есть отклонения в обе стороны. Но переработка, немедленно компенсируется на следущий день.

Порядка 2..2,5 офисных часов уходят на обед, налить чай/кофе и "comfort break".
Таким образом, чтобы при составлении календарного плана проекта перейти от необходимых "человеко/часов" к календарным дням надо честно использовать 6 часов/день вместо 8. Это само по себе даст существенный прирост точности календарных оценок.
Хотя надо признаться, лично мне работать даже в таком режиме было достаточно тяжело.
Коммуникация - могильщик эффективности
Не так критично, разумеется, но ... Как выяснилось, из этих "средних 6.5 часов", я, в среднем, трачу 29% (в одну неделю значение достигло 40%!) на общение с коллегами по электронной почте и с помощью мгновенных сообщений. Причем последнее занимает чуть меньше половины от общего времени на коммуникацию.
Я чувствовал реальное повышение эффективности когда полностью включал Outlook и проверял почту только в перерывах между "творческими подходами".
С коммуникатором дело обстоит хуже, поскольку если погасить и его - то начинают звонить, а если не гасить - всплывающее окошко "Добрый день" отвлекает очень-очень сильно!
Помогает выставить статус на "Busy" или "Don't disturb", но и первое очень быстро начинают игнорировать.
Финальное распределение рабочего времени
Вот на что я трачу свое время, оказывается:

1. Собственные проекты - 47%
2. Решение текущих административных вопросов - 36%
3. Поддержка существующих приложений - 12%
4. Прочие проекты - 5%

В сухом остатке - только чуть больше половины времени реально удается потратить на проекты. Внушительные 36% уходят на административную текучку - регулярную отчетность и решение непредвиденных управленческих проблем.
Тайм-трекер - это очень полезно
Я много узнал за этот месяц о том, на что тратится мое рабочее время, почему мы почти всегда "промахиваемся" в календарном планировании, почему все книги по тайм-менеджменту обязательно делают акцент на правилах использования почты и мессенджеров.
Я могу достаточно точно определить по своим записям - сколько времени я потратил на подготовку определенного документа, а с учетом объема - оценить производительность. Кроме того, появились фактические данные о том, как требуемый объем работ ("efforts") преобразуется в календарную длительность ("duration") этапа.
Помимо прочего, механический соглядатай - тайм трекер, довольно часто предотвращал мои попытки побездельничать, так что я могу сказать что последний месяц я работал эффективнее обычного.

Я продолжаю свой эксперемент, и попробую подключить еще одного человека к использованию трекера - сравним ощущения...

P.S. Один из моих коллег уже настойчиво советует мне - ни в коем случае не подкидывать идею с тайм трекером начальству ;)

P.P.S. Сравнение систем, которые я использовал - здесь