Деловая электронная переписка. Часть 3
В предыдущих частях этой публикации я поделился своим опытом и знаниями о написании деловых электронных сообщений формального стиля.
Были рассмотрены основные общепринятые правила по составлению сообщений и их элементах:
1) Тема письма (часть 1 этой публикации).
2) Формула приветствия и обращения к адресату (часть 1).
3) Открывающая формула (часть 2).
Открывающая формула (Opening formula) является самой важной частью вашего электронного письма и задает тон и тему всему остальному тексту. Она также начинает основную часть сообщения:
4) Основной текст сообщения (The main message).
Название данной части сообщения говорит само за себя. Она предоставляет информацию и деталях по обсуждаемой теме, а также призывает к действиям, рассказывает о новостях, формулирует запрос, приводит причины действия или извинения за невыполненные обязательства.
Виды и содержание этой части могут быть самыми разнообразными, и классифицировать их на основные типы не получится. Основное правило - придерживаться формального стиля переписки и строго придерживаться темы письма, не слишком углубляться в детали и четко формулировать задачи.
Идеальный объем электронного сообщения - чем короче, тем лучше. Если вопрос достаточно объемный, то постарайтесь уложиться в не более чем два малых абзаца по два предложения в каждом. Это максимум.
Если вам необходимо упомянуть в своем письме множество деталей, приложить много файлов и разбить все это на несколько абзацев, то лучше сделать это по-другому. Составьте отдельный документ, озаглавьте его, к примеру, "Status Report" и смело рассказывайте о всех доступных деталях, пригладывайте диаграммы, чертежи, фотографии и прочее.
Если вы этого не сделаете, а размер сообщения будет превышать 2 абзаца, то в большинстве случаев адресат просто не станет читать ваше сообщение (особенно если его ранг "Директор" или выше), или в лучшем случае прочитает первое и последнее предложение из него и на основании этого сделает вывод.
Постарайтесь составить сообщение так, чтобы его основной текст четко описал все требуемые к выполнению задачи, а после этого перейдите к следующей части:
5) Завершение сообщения (The Close).
Эта часть обычно говорит о чем-то, что произойдет в будущем. Например, о возможной пользе вашего сообщения в будущем.
Примеры расхожих фраз завершения сообщения:
I look forward to receiving your reply.
Looking forward to hearing from you.
I hope this information will help you.
Please contact me if you need any further information.
Please feel free to contact me if you have any further questions.
Please let me know if I can be of any further assistance.
Среди различных видов завершения сообщения различаются также просьбы о совершении ожидаемого действия, например:
We would be grateful to you if you could confirm the above stated accordingly.
A prompt reply will be highly appreciated.
Your proper response is expected as soon as possible.
Возможны также и другие виды завершения. Зависят они в большинстве случаев от темы вашего сообщения. К примеру, если вы извиняетесь за задержку с отправкой товара, вы можете написать в завершении:
Please accept our apologies once again.
We will ensure such a delay will not happen once more.
И так далее. Как понимаете, варианты завершений очень разнообразны.
Весьма распространненым вариантом в деловой переписке является благодарность за еще несовершенные действия с использованием фразового глагола To thank for, например:
Thanking you in advance for providing the requested information in time.
Thank you very much in advance.
Грамматически и логически такое завершение правильно. Но вот стилистически и этически - не очень. Смысл такого завершения в том, что вы заранее благодарите адресата, чтобы потом не писать ему ответ с благодарностью за выполненную просьбу. Получается, вы в некотором роде сообщаете, что вам будет лень лишний раз написать сообщение адресату. Это неправильно. Поэтому не советую использовать такие фразы.
6) Закрывающая формула (Closing formula).
Это очередная формула вежливости, не несущая особого смысла, нужная лишь для соблюдения всех канонов деловой переписки. Варианты:
Yours faithfully, - ставится в сообщении, когда имя адресата неизвестно (Dear Sir), либо неизвестен его статус или пол (Dear Colleague).
Yours sincerely, или просто Sincerely, - ставится в сообщении, когда имя адресата или группы адресатов вам известно (Dear Mr. Andrews).
Best regards, или Kind regards, - ставится в сообщении большому количеству адресатов, например при рассылке внутри компании, а также в сообщениях младшим по должности сотрудникам от старших.
Допустимы также более развернутые варианты вида Best regards, например: With my anticipated thanks and best regards, или With my kindest regards, просто не слишком утяжеляйте эту формулу.
После закрывающей формулы ВСЕГДА ставится запятая.
Прочие варианты закрывающих формул в формальном стиле переписки неприемлемы, как то: Best, Yours, Best wishes, Good luck, Regards, Goodbye, See you later, Keep it up, и т.п.
7) Ну и, наконец, последний составляющий элемент делового сообщения - Подпись (Signature block).
У каждой компании для своих сотрудников припасен свой собственный вариант подписи, просто удостоверьтесь, что она содержит самые необходимые элементы:
- Имя и фамилия (не наоборот!)
- Должность
- Название юридического лица
- Рабочий телефон
- Мобильный телефон (если это разрешается)
- Электронный адрес
Вот и все. Соблюдайте вышеуказанный план деловых электронных сообщений в формальном стиле, и тогда ваши адресаты, коллеги и клиенты поставят дополнительную галочку в список ваших достоинств и профессиональных качеств!
С уважением,
Дмитрий Филимонов
г.Москва
Были рассмотрены основные общепринятые правила по составлению сообщений и их элементах:
1) Тема письма (часть 1 этой публикации).
2) Формула приветствия и обращения к адресату (часть 1).
3) Открывающая формула (часть 2).
Открывающая формула (Opening formula) является самой важной частью вашего электронного письма и задает тон и тему всему остальному тексту. Она также начинает основную часть сообщения:
4) Основной текст сообщения (The main message).
Название данной части сообщения говорит само за себя. Она предоставляет информацию и деталях по обсуждаемой теме, а также призывает к действиям, рассказывает о новостях, формулирует запрос, приводит причины действия или извинения за невыполненные обязательства.
Виды и содержание этой части могут быть самыми разнообразными, и классифицировать их на основные типы не получится. Основное правило - придерживаться формального стиля переписки и строго придерживаться темы письма, не слишком углубляться в детали и четко формулировать задачи.
Идеальный объем электронного сообщения - чем короче, тем лучше. Если вопрос достаточно объемный, то постарайтесь уложиться в не более чем два малых абзаца по два предложения в каждом. Это максимум.
Если вам необходимо упомянуть в своем письме множество деталей, приложить много файлов и разбить все это на несколько абзацев, то лучше сделать это по-другому. Составьте отдельный документ, озаглавьте его, к примеру, "Status Report" и смело рассказывайте о всех доступных деталях, пригладывайте диаграммы, чертежи, фотографии и прочее.
Если вы этого не сделаете, а размер сообщения будет превышать 2 абзаца, то в большинстве случаев адресат просто не станет читать ваше сообщение (особенно если его ранг "Директор" или выше), или в лучшем случае прочитает первое и последнее предложение из него и на основании этого сделает вывод.
Постарайтесь составить сообщение так, чтобы его основной текст четко описал все требуемые к выполнению задачи, а после этого перейдите к следующей части:
5) Завершение сообщения (The Close).
Эта часть обычно говорит о чем-то, что произойдет в будущем. Например, о возможной пользе вашего сообщения в будущем.
Примеры расхожих фраз завершения сообщения:
I look forward to receiving your reply.
Looking forward to hearing from you.
I hope this information will help you.
Please contact me if you need any further information.
Please feel free to contact me if you have any further questions.
Please let me know if I can be of any further assistance.
Среди различных видов завершения сообщения различаются также просьбы о совершении ожидаемого действия, например:
We would be grateful to you if you could confirm the above stated accordingly.
A prompt reply will be highly appreciated.
Your proper response is expected as soon as possible.
Возможны также и другие виды завершения. Зависят они в большинстве случаев от темы вашего сообщения. К примеру, если вы извиняетесь за задержку с отправкой товара, вы можете написать в завершении:
Please accept our apologies once again.
We will ensure such a delay will not happen once more.
И так далее. Как понимаете, варианты завершений очень разнообразны.
Весьма распространненым вариантом в деловой переписке является благодарность за еще несовершенные действия с использованием фразового глагола To thank for, например:
Thanking you in advance for providing the requested information in time.
Thank you very much in advance.
Грамматически и логически такое завершение правильно. Но вот стилистически и этически - не очень. Смысл такого завершения в том, что вы заранее благодарите адресата, чтобы потом не писать ему ответ с благодарностью за выполненную просьбу. Получается, вы в некотором роде сообщаете, что вам будет лень лишний раз написать сообщение адресату. Это неправильно. Поэтому не советую использовать такие фразы.
6) Закрывающая формула (Closing formula).
Это очередная формула вежливости, не несущая особого смысла, нужная лишь для соблюдения всех канонов деловой переписки. Варианты:
Yours faithfully, - ставится в сообщении, когда имя адресата неизвестно (Dear Sir), либо неизвестен его статус или пол (Dear Colleague).
Yours sincerely, или просто Sincerely, - ставится в сообщении, когда имя адресата или группы адресатов вам известно (Dear Mr. Andrews).
Best regards, или Kind regards, - ставится в сообщении большому количеству адресатов, например при рассылке внутри компании, а также в сообщениях младшим по должности сотрудникам от старших.
Допустимы также более развернутые варианты вида Best regards, например: With my anticipated thanks and best regards, или With my kindest regards, просто не слишком утяжеляйте эту формулу.
После закрывающей формулы ВСЕГДА ставится запятая.
Прочие варианты закрывающих формул в формальном стиле переписки неприемлемы, как то: Best, Yours, Best wishes, Good luck, Regards, Goodbye, See you later, Keep it up, и т.п.
7) Ну и, наконец, последний составляющий элемент делового сообщения - Подпись (Signature block).
У каждой компании для своих сотрудников припасен свой собственный вариант подписи, просто удостоверьтесь, что она содержит самые необходимые элементы:
- Имя и фамилия (не наоборот!)
- Должность
- Название юридического лица
- Рабочий телефон
- Мобильный телефон (если это разрешается)
- Электронный адрес
Вот и все. Соблюдайте вышеуказанный план деловых электронных сообщений в формальном стиле, и тогда ваши адресаты, коллеги и клиенты поставят дополнительную галочку в список ваших достоинств и профессиональных качеств!
С уважением,
Дмитрий Филимонов
г.Москва