Как просто вести учет личных финансов
Всем привет!
Если вы ищите простой способ для учета личных затрат без вникания в запредельный мир финансовых механизмов, то эта статья даст конкретный рецепт, который позволит уже через месяц нехитрых манипуляций выработать привычку записывать, а затем и обрабатывать свои расходы.
Порассуждать на эту тему меня подтолкнул личный опыт и поиск идеальной модели ведения домашней бухгалтерии. Стоит ли говорить что количество перепробованных приложений и сервисов к моменту найденного решения перевалило за несколько десятков. Но ни один сервис не давал необходимой гибкости и попытки вводить свои финансовые показатели сводились к скрипучей адаптации своих данных под чужую модель.
Сразу оговорюсь, что я не ставил для себя задачу тотального контроля и учета всего и вся. Моей целью было затратить 20% сил для получения 80% результата. Спустя год, я считаю, что мне это удалось.
Что нам потребуется для ведения личных расходов
1. Аккаунт Google или Microsoft Excel (OpenOffice Calc на худой конец) на компьютере;
Однозначно можно сказать, что при наличии постоянного интернета, или смартфона - пользоваться Google таблицами будет куда удобнее, особенно учитывая что вам может пригодиться доступ к файлу в поездках за рубеж. Я буду описывать на примере Google-таблиц, но принцип будет работать и для Excel.
2. Полноценный компьютер или ноутбук;
Для формирования таблиц и проведения расчетов. Для добавления затрат и просмотра данных - достаточно и мобильного устройства.
3. Конкретная цель наших действий.
Здесь не должно быть проблем, ведь в наших реалиях скоростной жизни нам так не хватает контроля над собой. Лично я хотел четко знать куда уходят деньги, а также возможность планирования своего будущего и настоящего. Я хотел знать сколько денег брать с собой в поездки, учитывая предыдущий опыт; подобрать более рациональные тарифы связи; разобраться в реальных месячных затратах на проживание и понять когда я реально смогу сменить свой старенький авто. Баланс расходов и доходов является четкой мотивацией к достижению финансовых результатов.
Скачиваем таблицу
Открываем мою таблицу Учет расходов на 2015 и создаем себе копию, т.е. в меню выбираем Файл > Создать копию, пишем понятное нам название таблицы и приступаем к изучению листов таблицы. Для наглядности я оставил один месяц заполненным, для наглядности моих записей. Нюансы в вашем исполнении могут отличаться, но сути это не меняет. В таблице нет четких формул и связей таблицы, все это мы формируем в процессе, по чуть-чуть, поэтому беспокоиться о нарушении формул не стоит.
Лист Расход
Первый и самый используемый лист нашей таблицы это именно Расход. Чтобы проанализировать данные, их для начала необходимо получить.
На этом же листе я советую вам составить список категорий, либо воспользоваться моими, которые расположились в столбцах E и F c описанием. Список этот нам необходим для того чтобы в процессе заполнения у нас не возникало дублей-синонимов которые нас будут путать, например авто, машина, заправка, бмв. Все это можно обозвать авто и не путаться в будущем. Каждому пункту лучше дать описание, что мы имеем ввиду и что будем сюда писать.
Рекомендую вам при выборе категорий для себя воспользоваться некоторыми железными и практичными категориями + выбрать важные категории именно для Вас. Например если Вы девушка и уход за собой (прическа, ногти, депиляция и тд.) отнимает существенную часть ваших расходов, которая сравнима с другими емкими категориями, то имеет смысл создать отдельную категорию - красота или уход за собой. Чтобы существенные статьи затрат не скрывались от нас на фоне более общей статьи.
В железные категории на основе своих затрат могу выделить следующие:
продукты, кафе, подарки, развлечения, авто, медицина, одежда, вещи, жилье, связь, транспорт, сервисы, другие
В свою очередь рекомендую не создавать очень много категорий. Некоторые категории с одной стороны никуда не включишь, а с другой они не несут существенной роли в наших затратах. Просто отнестите такие затраты в другие.
Я, например, очень много страдал с выбором категории для зубной пасты. В итоге оказалось я ее лично купил 1 раз в год. Зачем тогда нам категория?
Заполнение
Заполняем раз в день (иногда раз в 2-3-5 дней) в зависимости от эффективности наших трат. Если на один день у нас выходит несколько категорий - просто записываем все в разные строки. Повторы дат можно опускать, я привык писать дату в каждую строку.
Здесь важно выработать привычку все чеки складывать в кошелек и не забывать о тратах через интернет-банкинг или наличкой без чеков. Откладывать заполнение затрат на неделю не стоит, очень тяжело будет вспомнить что куда, а также это плохо скажется на формировании нашей очень полезной привычки.
Лист Доход
Лист доходов по сути заполнения дублирует лист расходов, только в моем случае я добавил столбец валюты, т.к. лично мне удобнее ориентироваться в другой валюте. Если у вас такой нужды нет, то этот столбец можно смело удалять. Отмечу что в таблицах, которые мы заполняем для формирования массива данных - никаких расчетов мы не производим, поэтому и требования к их оформлению и данным могут быть на ваш вкус и цвет.
Рядом, в этом же листе я расположил сводную таблицу дохода. Все на одном листе ввиду того что эти таблицы в отличие от расходных очень маленькие по размеру :)
Стоит отдельно отметить, что в сводной таблице нам необходима единая валюта, поэтому цифры дохода я условно свел к одной валюте. Данные вводятся вручную с таблицы дохода, формулу суммы в столбец J следует вставлять только после того, как мы заполнили соответствующую строку в столбцах H и J. Иначе формулы из нижних суммы и среднего будут считать не корректно.
Учитывая что мы делаем здесь пару записей в месяц, нас не сильно затруднит вести эту таблицу.
Лист Долги
Здесь все наглядно и по аналогии с предыдущими таблицами. Сводную таблицу здесь не вижу смысла делать. Кому не стоит одалживать деньги вы и так заметите.
После успешного возвращения денег (или PlayStation, например) можно либо удалять соответствующую строку, либо добавить столбец со статусом, либо как-то раскрашивать отданные и не отданные долги. Все зависит от вашей конкретной цели.
По опыту ведения этой таблицы я переименовал столбцы D и E с "кто" и "кому" в более четкие "кто должен" и "кому должен". В противном случае не очень понятно было кто одолжил, а кто должен. Происходила путаница.
Лист Авто
Периодически я пытался вести учет расходов на авто, но всегда забрасывал это дело не сделав и пары записей. Проведя год с таблицей расходов, я решил воспользоваться приобретенной привычкой вести учет и создал отдельный лист специально для авто.
Ничего нового, но добавляем "Пробег". Будет очень полезно знать когда мы меняли в последний раз масло и воздушный фильтр. Данные в эту таблицу поступают из основной таблицы расходов, мы в ручную дублируем запись и добавляем показатель расхода. Но если в Расходе у нас на авто отведена одна категория "Авто", то здесь мы можем разделить эту категорию по своему усмотрению. Здесь же можно вести учет событий без затрат, по примеру печальной шестой строки.
Сводную таблицу здесь я ввел на год целиком. Ведь у нас не ломается авто каждый месяц, поэтому проще посчитать годовые затраты и разделить их на количество месяцев использования авто (на случай если вы не ездите зимой, или сменили машину)
За количество месяцев я взял число 12 и записал его отдельно, чтобы использовать как переменную в формулах по столбцу "К".
Я не любитель рассчитывать точный средний расход, поэтому не вводил этот функционал, но на основе имеющихся данных, думаю, не составит труда рассчитать его каждому для себя. В такой гибкости и кроется главный козырь ведения личных расходов с помощью таблиц - у нас появляется поистине мощный инструмент по обработке наших финансов.
Лист Расход-сводная
Сводить таблицы я догадался только с этого года. Конечно я сводил отдельно месяцы и в прошлом году, но централизованно рассчитать годовые показатели постоянно откладывал, вплоть до создания новой таблицы.
Так таблица начинается, идет перечисление всех месяцев и суммы затрат по категориям за месяц, а также внизу суммарные месячные затраты. А заканчивается таблица вот так:
По столбцам N и О у нас рассчитываются суммарные годовые затраты по каждой отдельной категории, а также средние значения категории "в месяц". Внизу, выделенные ячейки расскажут нам о суммарных годовых и среднемесячных затратах. Столбцы MAX и MIN играют скорее вспомогательную роль, чтобы помочь определиться, какие категории стоит вообще ликвидировать, чтобы не захламлять таблицу и голову.
Каждый месяц из этой таблицы заполняется нами вручную из таблицы расход с помощью формулы SUM.
Я пытался автоматизировать заполнение, но у меня ничего не вышло. Если у вас получится найти нужную функцию и составить рабочее условие для заполнения сводной таблицы, поделитесь! :)
Для этого:
Выделяем ячейку, например C2 (февраль-продукты), в меню нажимаем на иконку Функции и выбираем SUM:
Возле ячейки у нас появится информация по формату функции, а наша задача теперь перейти на лист Расход:
И удерживая CTRL выделить все ячейки с суммами, которые относятся к нашей категории "продукты". После нажимаем Enter и наша сумма затрат на продукты за месяц готова.
Таким образом мы проходим по всем нашим категориям, и, именно поэтому важно не создавать их большого количества. Помимо ежемесячных отчетов, с помощью сводной таблицы мы можем каждый месяц для наглядности составлять графики, например:
Немного об отклонениях от привычной модели
Не всегда наши расходы можно подвести под рассмотренную нами модель. Как пример я могу привести поездку в другую страну с другой валютой, отпуск, какой-то финансовый проект в который уходят наши личные деньги. Подобные затраты удобно считать относительно конкретного события, не мешая его записи с нашей таблицей расхода.
Объясню на примере поездки по европейским странам.
Для начала мы создадим дополнительный лист и сформируем там таблицу аналогичную таблице расход, с той лишь разницей что добавим дополнительные столбцы для затрат в других валютах и заменим категории затрат на актуальный для нашей поездки список. Вместо столбцов разных валют можно создать строку, где мы укажем название валюты, но тогда будет сложнее обрабатывать таблицу в последствии.
На моем опыте наиболее важные категории для поездки будут: кафе, развлечения, жилье, шоппинг, связь, транспорт, другие
Таким образом мы формируем нашу базу затрат. Заполнять нашу таблицу следует каждый день, либо вести дневник затрат на бумаге, если к таблице нет ежедневного доступа.
По окончанию нашей поездки нам стоит перевести все затраты в удобную нам валюту, добавив еще один столбец либо воспользовавшись уже существующим. Для этого нам необходимо ввести в отдельные ячейки курсы валют и использовать их в формулах, когда будем приводить все платежи к одной сумме.
Затем мы можем составить сводную таблицу по всей поездке и проанализировать что для нас оказалось "черной дырой" :)
По итогу расчетов я обычно добавлял в свою основную таблицу затрат блок, в котором указывал что это за поездка, ее даты, общие затраты + затраты по основным категориям, например: жилье, транспорт, продукты, кафе. Учитывать ли эти суммы в общей сводной таблице или держать в уме в виде такого вот окончательного блока с краткими выводами?
Я бы не учитывал. Больше пользы принесет сводная таблица с годовыми затратами + отдельной графой затрат в поездках, потому как одной из главных причин ведения затрат в поездках для меня - финансовое планирования будущих поездок.В заключение
Я пользуюсь подобным методом уже второй год, и опробовал до него множество приложений и сервисов, но все они были либо слишком сложные, либо слишком простые, либо неудобные, и каждый раз свою модель представления информации приходилось перестраивать под чужую модель а не наоборот.
Возможно для кого-то моя модель расчета будет слишком простой и не отвечающей на какие-то принципиальные личные вопросы, но уверяю - в ваших руках мощный механизм управления вашими личными финансами в лице электронных таблиц и я всего-лишь поделился своим опытом, который может оказаться полезным для таких же, как и я сам.
7 Простых советов по обращению с деньгами
1. Храните деньги в надежной валюте, рублевые накопления чреваты потерями.
2. Создавайте подушку финансовой безопасности, откладывая 20-30% от своего дохода. Никогда не тратьте эту часть денег, это позволит вам не попасть в неожиданные неприятности.
3. Вкладывайте деньги. Если ваши финансы могут приносить доход - они должны приносить доход. Только вкладывайте деньги с умом и в надежные мероприятия.
4. Никогда не давайте большие суммы в долг без должного оформления всех бумаг, даже друзьям и самым близким родственникам. Какую сумму называть большой - каждый решает для себя сам.
5. Различайте понятие стоимости и ценности вещей которые покупаете, хорошая практика покупать качественные вещи на распродажах. Фирменные магазины как правило рассылают своим клиентам смс о скидках, это и есть момент, когда стоит подумать о том что вам в ближайшее время понадобится.
6. Не ставьте целью деньги или их количество, для цели намного больше подойдет хорошая машина, уютный дом и далекое путешествие.
7. Вы никогда не пожалеете о деньгах, потраченных на путешествие и личное развитие. Первое сделает ваш счастливыми а второе успешными. В это стоит вкладывать.
8. Не впадайте в крайности. Излишняя экономия на всем ничем не лучше крайней расточительности. Правда всегда где-то по-середине.
Скачать таблицу можно здесь
Дублирую здесь ссылку на таблицу, в случае если вы пропустили ее в начале текста: Учет расходов
Ваши замечания и предложения по статье и таблице можно отправлять на почту