Стратегическая сессия - базовые вводные
В этой небольшой статье собраны ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание тем, кто планирует проводить стратегическую (или проектную) сессию.
Стратегическая сессия- это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически-значимых решений организации, с привлечением ключевых руководителей компании.
Цели сратегических сессий:
· Разработка стратегии компании или проекта.
· Поиск и проработка решения в трудной сложившейся ситуации.
· Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов.
· Приращение представлений о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда страт-сессия связана с учебными или пропагандистскими целями).
Результатами стратсессий обычно являются:
· Проработанные решения и планы.
· Трансляция важной информации или идей.
· Единое видение и командный дух.
· Новые идеи и альтернативные стратегии.
Если говорить образно, стратегическая сессия- это «совместное приготовление общего блюда, обращенного в будущее». При этом «Скорость важнее силы, а точность важнее скорости» - вот принцип для подготовки и проведения стратегической сессии.
Стратегической сессией, как правило, управляет модератор или фасилитатор (используя, соответственно, методы модерации и фасилитации). От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы. Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит исключительно дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае, стратсессия может превратиться в «Съезд народных депутатов», многоголосье, не ведущее к единому видению и решению или в «переливание из пустого в порожнее».
Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы. А фасилитация - это скорее набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего (жесткого универсального сценария нет).
Почему важен именно профессиональны модератор, фасилитатор (ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы):
- Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы исходя из поставленной цели.
- Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии, так, чтобы работать было интересно, и при этом, каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.
- Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтразировать деструктино-активных участников и т.д..
- Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем, сама по себе визуализация является целым искусством!).
- Выступает независимым арбитром, обеспечивает возможность найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине, слишком сильного влияния руководителя на умы участников стратсессии - это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).
- И многое другое.
Вот пример фразы руководителя компании, для которого я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе, таких результатов достигнуть?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совсем другой.»
Важные факторы, влияющие на успех стратегической сессии:
- Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения - каждая деталь должна быть продумана).
- Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).
- Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).
- Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).
- Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).
- Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» - сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участников (а не формальным) планом действий).
Примерные этапы проведения стратегической сессии:
- Подготовка (создание рабочей атмосферы).
- Целеполагание.
- Анализ текущей ситуации.
- Прогноз.
- Определение альтернатив.
- Оценка и выбор альтернативной стратегии.
- Проработка принятого решения в деталях.
- Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии
- Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.
- Завершение.
Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:
- Ограничение времени.
- Низкая мотивация участников.
- Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.
- Конфликты, противоречия интересов.
- Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).
Все эти сложности профессиональный модератор или фасилитатор преодолеет мастерски. Ваши ключевые задачи, как клиента-заказчика, сводятся к тому, чтобы поставить цель для стратегической сессии и собрать людей в назначенное время.
Выбрать модератора или фасилитатора не сложно - смотрите на опыт и инструментарий, которым пользуется эксперт. Профессионалов на рынке не так много, но достаточно, для того, чтобы найти «своего человека».
Несколько слов саморекламы: Я (автор статьи - Маргарита Иванова) проводила стратегические сессии, в т.ч. с привлечением команды других тренеров-фасилитаторов на масштабных проектах. Буду рада помочь Вам в проведении мероприятий такого рода. Работаю со всеми компаниями со здоровыми ценностями и целями (например, не работаю с алкогольно-табачными и прочими структурами).
Оригинал статьи "Стратегическая сессия" здесь.