Evernote Business в России: семейное кафе Pizza-Land
Оригинал взят у nasakin в Evernote Business в России: семейное кафе Pizza-Land
Имя: Татьяна Тренина
Город: Югорск, ХМАО - Югра
Профессия: Индивидуальный предприниматель, владелец кафе
Блог автора: tatianatrenina.com
Сайт кафе: pizzaland-cafe.com
В Контакте: vk.com/pizza24664
Одноклассники: www.odnoklassniki.ru/semeynoekafe, www.odnoklassniki.ru/semeynoekafe.pizzaland
Три месяца назад мы запустили в России новый продукт Evernote Business, чтобы помочь компаниям по всему миру наладить свободный обмен информацией внутри команды и предоставить более удобные инструменты для совместной работы. И сегодня мы рады видеть, что наше решение становится все более востребованным у отечественных бизнесменов. Мы попросили одного из первых пользователей Evernote Business в России - Татьяну Тренину - рассказать о своем бизнесе и о том, как наш продукт помогает ей справляться с рабочими задачами.
Меня зовут Татьяна Тренина, мой предпринимательский стаж - 10 лет. Я живу и работаю в небольшом городе Югорск Ханты-Мансийского автономного округа. С мужем Юрием мы ведем небольшой семейный бизнес, семейное кафе "Pizza-Land", которому в этом году исполняется 7 лет.
Наш бизнес
Идея создания семейного кафе пришла весной 2006 года, когда мы в очередной раз проголодались, а готовить самим было лень. Тогда выяснилось, что доставка еды на дом у нас в городе совершенно отсутствует. Не было даже пиццы! Так у нас появилась задача - предложить качественно и вкусно приготовленные блюда, которые были бы эстетически оформлены и предоставлялись гостю по приемлемой цене, в условиях высококлассного обслуживания и максимального комфорта.
На тот момент я даже ни разу не ела пиццу и впервые попробовала ее уже своего собственного приготовления. В апреле мы нашли помещение, а в августе открыли двери новенького семейного кафе для горожан и гостей города. В ноябре мы запустили новую услугу «доставка пиццы на дом и в офис».
Сейчас наше кафе - лидер по доставке пиццы в городе. Мы сделали это возможным, создавая для наших покупателей и партнеров выгодные и удобные условия приобретения и доставки качественных и вкусных блюд, в широком ассортименте и по приемлемым ценам.
Ежедневно мы принимаем в стенах нашего заведения семьи, студентов, гостей города. Регулярно проводя опросы, мы знаем, что посетителям очень нравится наша продукция, и даже зарубежные гости из Германии, Англии, Италии, Польши и Уругвая отмечают неповторимый и особенный вкус нашей пиццы. Конечно же, благодаря нашим сотрудникам!
Главное в нашей работе - это отношение к нашим гостям, партнерам, сотрудникам. Мы стараемся относится к ним так же, как хотели бы, чтобы они относились к нам. Основное правило - только свежие и качественные продукты и максимальное внимание к каждому клиенту.
Менеджеры
В кафе работает 15 человек, некоторые из которых трудятся у нас с момента основания, многие - по три года и более.
Когда мы начинали работу, было сложно выстроить четкие налаженные бизнес-процессов без опыта, знаний и примеров. Методом проб и ошибок нам удалось найти рабочую схему, которой мы придерживаемся уже третий год.
Руководство кафе осуществляется двумя менеджерами, работающими по сменному графику. Это настоящие хозяйки кафе! Они контролируют все от открытия и до закрытия. Менеджеры проверяют готовность рабочих смен поваров, официантов, кухонных рабочих и курьеров. Они же заполняют необходимую документацию, заказывают продукцию у поставщиков, принимают ее, проверяют качество, принимают заказы на доставку, самовывоз и банкетные мероприятия. Кроме того, они организовывают детские праздники и ведут наш новый проект - школу юных поварят. Добавьте к этому найм персонала, обучение и составление графиков сменности, а также решение всевозможных периодически возникающих проблем.
Безусловно, таким сотрудником требуется уделять пристальное внимание множеству самых разных вещей. Как все запомнить и не забыть? Спасение пришло с внедрением шикарного Evernote Business!
Пример блокнота с акциями. Вся информация по акциям в одном месте, с условиями, фото, победителями, призами и т. д. Очень удобно!
Evernote Business
Мы начали использовать Evernote в работе осенью прошлого года (я пользуюсь сервисом с 2009 года, активно - с 2012). Сначала это были отдельные заметки, хаотичные блокноты - просто чтобы не забыть важные дела и потом, при необходимости, быстро найти нужную информацию.
Разумеется, у нас были и инструкции, и списки задач, и руководства и т.д. Однако хранилось все это очень неудобно, особенно в режиме многозадачности. Наш менеджер одновременно выполняет несколько дел. Создав в Evernote блокнот «Дневные отчеты», мы обеспечили четкое следование плану на день с обязательным выполнением всех запланированных мероприятий. Конечно это можно было сделать и без блокнота в сервисе. Сначала эти отчеты и велись в тетради, но именно с Evernote появилась уверенность в возможности быстрого поиска и сохранения нужной информации!
Постепенно мы стали использовать Evernote и для других задач: найм персонала, заявки поставщикам, докладные и служебные записки. Это оказалось очень удобно! Например, с помощью поиска можно найти все докладные на определенного сотрудника, что особенно полезно при увольнении и назначении ему выходного пособия.
Блокнот «Анкеты»: метками обозначаются должности, что очень удобно при поиске персонала и работе с определенной вакансией
Сейчас мы используем Evernote ежедневно и на разных устройствах: компьютерах с Windows и мобильных устройства с Android и iOS.
Архив докладных записок
Рассмотрим подробнее организацию нашей работы на примере бизнес-блокнота «Докладные». В него заносятся все докладные записки, каждая - в отдельную заметку. Обязательно указывается дата, присваивается метка и распечатывается (для ознакомления). Затем подписанная докладная сканируется в специальный блокнот, где с ней работают все уполномоченные сотрудники. Обработанная докладная записка перемещается в архив. Бумажная версия подшивается в папку. Найти любой документ благодаря этой системе - дело 10-15 секунд, а метки существенно облегчают поиск.
У нас был случай, когда сотрудник упорно доказывал, что он не опаздывал. При помощи блокнота «Докладные» нам удалось оперативно найти все докладные записки с регистрацией его опоздания, его подписью и объяснительными записками, используя только функцию поиска, без обращения к бумажному архиву. Разумеется возразить он не мог.
Подобная система существенно снизила конфликты по рабочим спорам. Конечно у нас есть отдельная программа для автоматизированного учета рабочего времени, но в данной ситуации нас выручил именно блокнот. Согласитесь, увидеть свою объяснительную записку, которую писал в прошлом году и совершенно о ней забыл, или просто посмотреть на табель в системе учета с отметкой об опоздании - несколько разные вещи.
Блокнот «Докладные» (блокноты слева - мои, у сотрудников их значительно меньше)
Заявления сотрудников
С Evernote Business стало очень удобно работать с заявлениями сотрудников. Как это было раньше? Сотрудник писал заявление, передавал менеджеру, менеджер сдавал его вместе с документами в офис. В офисе заявление регистрировали, относили на подпись директору, передавали менеджеру, а менеджер затем знакомил с решением сотрудника. Иногда это занимало до ТРЕХ дней, если процесс не приходился на выходные или праздники.
С введением бизнес-блокнота время обработки значительно сократилось. Теперь сотрудник пишет заявление, менеджер его сканирует, и оно автоматически попадает в специальный блокнот, где его почти сразу видит директор, где бы он в этот момент ни находился. Директор ставит свою резолюцию, а менеджер, распечатав заявление, знакомит с ним сотрудника. И все готово!
Пример заявления с резолюцией, когда директор был в отъезде
Другие бизнес-блокноты
Также вкратце расскажу о других активно используемых нами бизнес-блокнотах.
Блокнот «Дневные отчеты» состоит из записей четырех основных типов:
1. Прием смены: тут заполняются все замечания по предыдущей смене и выполняются стандартные мероприятия по приему смены с отметкой о выполнении согласно плану.
2. События на смене: все события произошедшие на смене и требующие внимания.
3. Задания на смену: список мероприятий и дел с отметкой о выполнении.
4. Документы: список поданных и отсканированных документов с отметкой в получении.
С введением этого блокнота заметно снизились случаи невыполнения поручений и оправданий «я забыл» или «я не знал».
Следующий блокнот - «Инструкции для менеджеров», в котором менеджеры знакомятся со всеми нововведениями или изменениями в работе кафе и знакомят с ними всех заинтересованных сотрудников. В любую инструкцию в режиме реального времени можно внести изменения, если они могут улучшить работу.
Блокнот «Замечания менеджерам» служит для записи всех полученных замечаний. Неважно, кому они адресованы непосредственно: повару или курьеру или официанту - разбирается с этим менеджер.
Блокнот «Архив» предназначен для хранения обработанной или устаревшей информации с присвоением определенных меток.
В блокноте «Бланки» размещены все бланки организации для удобства и быстрого поиска.
Также существует общий блокнот, куда отправляются все заметки для дальнейшей сортировки, отсканированные или новые документы, для которых еще не предусмотрен отдельный блокнот.
Несколько блокнотов находятся в стадии тестирования - смотрим, изучаем на практике, меняем или удаляем.
Важно отметить, что любая информация, добавленная в блокноты Evernote Business, контролируется руководством.
Пока мы практически не пользуемся рекомендованными блокнотами, так как у каждого пользователя есть свои приоритеты, которые зависят от того, с чем он в данный момент работает. При этом с помощью функции «Активность» всегда имеется возможность быстро посмотреть, в каких блокнотах произошли изменения и кто их внес.
Мы изучаем Evernote Business каждый день, и каждый раз находим что-то новое и полезное! Этот очень удобный и нужный сервис так удачно вписался в наш образ жизни, что сложно представить себе его отсутствие! И спасибо за сервис напоминаний!
Естественно, эту заметку я тоже написала в Evernote.
Имя: Татьяна Тренина
Город: Югорск, ХМАО - Югра
Профессия: Индивидуальный предприниматель, владелец кафе
Блог автора: tatianatrenina.com
Сайт кафе: pizzaland-cafe.com
В Контакте: vk.com/pizza24664
Одноклассники: www.odnoklassniki.ru/semeynoekafe, www.odnoklassniki.ru/semeynoekafe.pizzaland
Три месяца назад мы запустили в России новый продукт Evernote Business, чтобы помочь компаниям по всему миру наладить свободный обмен информацией внутри команды и предоставить более удобные инструменты для совместной работы. И сегодня мы рады видеть, что наше решение становится все более востребованным у отечественных бизнесменов. Мы попросили одного из первых пользователей Evernote Business в России - Татьяну Тренину - рассказать о своем бизнесе и о том, как наш продукт помогает ей справляться с рабочими задачами.
Меня зовут Татьяна Тренина, мой предпринимательский стаж - 10 лет. Я живу и работаю в небольшом городе Югорск Ханты-Мансийского автономного округа. С мужем Юрием мы ведем небольшой семейный бизнес, семейное кафе "Pizza-Land", которому в этом году исполняется 7 лет.
Наш бизнес
Идея создания семейного кафе пришла весной 2006 года, когда мы в очередной раз проголодались, а готовить самим было лень. Тогда выяснилось, что доставка еды на дом у нас в городе совершенно отсутствует. Не было даже пиццы! Так у нас появилась задача - предложить качественно и вкусно приготовленные блюда, которые были бы эстетически оформлены и предоставлялись гостю по приемлемой цене, в условиях высококлассного обслуживания и максимального комфорта.
На тот момент я даже ни разу не ела пиццу и впервые попробовала ее уже своего собственного приготовления. В апреле мы нашли помещение, а в августе открыли двери новенького семейного кафе для горожан и гостей города. В ноябре мы запустили новую услугу «доставка пиццы на дом и в офис».
Сейчас наше кафе - лидер по доставке пиццы в городе. Мы сделали это возможным, создавая для наших покупателей и партнеров выгодные и удобные условия приобретения и доставки качественных и вкусных блюд, в широком ассортименте и по приемлемым ценам.
Ежедневно мы принимаем в стенах нашего заведения семьи, студентов, гостей города. Регулярно проводя опросы, мы знаем, что посетителям очень нравится наша продукция, и даже зарубежные гости из Германии, Англии, Италии, Польши и Уругвая отмечают неповторимый и особенный вкус нашей пиццы. Конечно же, благодаря нашим сотрудникам!
Главное в нашей работе - это отношение к нашим гостям, партнерам, сотрудникам. Мы стараемся относится к ним так же, как хотели бы, чтобы они относились к нам. Основное правило - только свежие и качественные продукты и максимальное внимание к каждому клиенту.
Менеджеры
В кафе работает 15 человек, некоторые из которых трудятся у нас с момента основания, многие - по три года и более.
Когда мы начинали работу, было сложно выстроить четкие налаженные бизнес-процессов без опыта, знаний и примеров. Методом проб и ошибок нам удалось найти рабочую схему, которой мы придерживаемся уже третий год.
Руководство кафе осуществляется двумя менеджерами, работающими по сменному графику. Это настоящие хозяйки кафе! Они контролируют все от открытия и до закрытия. Менеджеры проверяют готовность рабочих смен поваров, официантов, кухонных рабочих и курьеров. Они же заполняют необходимую документацию, заказывают продукцию у поставщиков, принимают ее, проверяют качество, принимают заказы на доставку, самовывоз и банкетные мероприятия. Кроме того, они организовывают детские праздники и ведут наш новый проект - школу юных поварят. Добавьте к этому найм персонала, обучение и составление графиков сменности, а также решение всевозможных периодически возникающих проблем.
Безусловно, таким сотрудником требуется уделять пристальное внимание множеству самых разных вещей. Как все запомнить и не забыть? Спасение пришло с внедрением шикарного Evernote Business!
Пример блокнота с акциями. Вся информация по акциям в одном месте, с условиями, фото, победителями, призами и т. д. Очень удобно!
Evernote Business
Мы начали использовать Evernote в работе осенью прошлого года (я пользуюсь сервисом с 2009 года, активно - с 2012). Сначала это были отдельные заметки, хаотичные блокноты - просто чтобы не забыть важные дела и потом, при необходимости, быстро найти нужную информацию.
Разумеется, у нас были и инструкции, и списки задач, и руководства и т.д. Однако хранилось все это очень неудобно, особенно в режиме многозадачности. Наш менеджер одновременно выполняет несколько дел. Создав в Evernote блокнот «Дневные отчеты», мы обеспечили четкое следование плану на день с обязательным выполнением всех запланированных мероприятий. Конечно это можно было сделать и без блокнота в сервисе. Сначала эти отчеты и велись в тетради, но именно с Evernote появилась уверенность в возможности быстрого поиска и сохранения нужной информации!
Постепенно мы стали использовать Evernote и для других задач: найм персонала, заявки поставщикам, докладные и служебные записки. Это оказалось очень удобно! Например, с помощью поиска можно найти все докладные на определенного сотрудника, что особенно полезно при увольнении и назначении ему выходного пособия.
Блокнот «Анкеты»: метками обозначаются должности, что очень удобно при поиске персонала и работе с определенной вакансией
Сейчас мы используем Evernote ежедневно и на разных устройствах: компьютерах с Windows и мобильных устройства с Android и iOS.
Архив докладных записок
Рассмотрим подробнее организацию нашей работы на примере бизнес-блокнота «Докладные». В него заносятся все докладные записки, каждая - в отдельную заметку. Обязательно указывается дата, присваивается метка и распечатывается (для ознакомления). Затем подписанная докладная сканируется в специальный блокнот, где с ней работают все уполномоченные сотрудники. Обработанная докладная записка перемещается в архив. Бумажная версия подшивается в папку. Найти любой документ благодаря этой системе - дело 10-15 секунд, а метки существенно облегчают поиск.
У нас был случай, когда сотрудник упорно доказывал, что он не опаздывал. При помощи блокнота «Докладные» нам удалось оперативно найти все докладные записки с регистрацией его опоздания, его подписью и объяснительными записками, используя только функцию поиска, без обращения к бумажному архиву. Разумеется возразить он не мог.
Подобная система существенно снизила конфликты по рабочим спорам. Конечно у нас есть отдельная программа для автоматизированного учета рабочего времени, но в данной ситуации нас выручил именно блокнот. Согласитесь, увидеть свою объяснительную записку, которую писал в прошлом году и совершенно о ней забыл, или просто посмотреть на табель в системе учета с отметкой об опоздании - несколько разные вещи.
Блокнот «Докладные» (блокноты слева - мои, у сотрудников их значительно меньше)
Заявления сотрудников
С Evernote Business стало очень удобно работать с заявлениями сотрудников. Как это было раньше? Сотрудник писал заявление, передавал менеджеру, менеджер сдавал его вместе с документами в офис. В офисе заявление регистрировали, относили на подпись директору, передавали менеджеру, а менеджер затем знакомил с решением сотрудника. Иногда это занимало до ТРЕХ дней, если процесс не приходился на выходные или праздники.
С введением бизнес-блокнота время обработки значительно сократилось. Теперь сотрудник пишет заявление, менеджер его сканирует, и оно автоматически попадает в специальный блокнот, где его почти сразу видит директор, где бы он в этот момент ни находился. Директор ставит свою резолюцию, а менеджер, распечатав заявление, знакомит с ним сотрудника. И все готово!
Пример заявления с резолюцией, когда директор был в отъезде
Другие бизнес-блокноты
Также вкратце расскажу о других активно используемых нами бизнес-блокнотах.
Блокнот «Дневные отчеты» состоит из записей четырех основных типов:
1. Прием смены: тут заполняются все замечания по предыдущей смене и выполняются стандартные мероприятия по приему смены с отметкой о выполнении согласно плану.
2. События на смене: все события произошедшие на смене и требующие внимания.
3. Задания на смену: список мероприятий и дел с отметкой о выполнении.
4. Документы: список поданных и отсканированных документов с отметкой в получении.
С введением этого блокнота заметно снизились случаи невыполнения поручений и оправданий «я забыл» или «я не знал».
Следующий блокнот - «Инструкции для менеджеров», в котором менеджеры знакомятся со всеми нововведениями или изменениями в работе кафе и знакомят с ними всех заинтересованных сотрудников. В любую инструкцию в режиме реального времени можно внести изменения, если они могут улучшить работу.
Блокнот «Замечания менеджерам» служит для записи всех полученных замечаний. Неважно, кому они адресованы непосредственно: повару или курьеру или официанту - разбирается с этим менеджер.
Блокнот «Архив» предназначен для хранения обработанной или устаревшей информации с присвоением определенных меток.
В блокноте «Бланки» размещены все бланки организации для удобства и быстрого поиска.
Также существует общий блокнот, куда отправляются все заметки для дальнейшей сортировки, отсканированные или новые документы, для которых еще не предусмотрен отдельный блокнот.
Несколько блокнотов находятся в стадии тестирования - смотрим, изучаем на практике, меняем или удаляем.
Важно отметить, что любая информация, добавленная в блокноты Evernote Business, контролируется руководством.
Пока мы практически не пользуемся рекомендованными блокнотами, так как у каждого пользователя есть свои приоритеты, которые зависят от того, с чем он в данный момент работает. При этом с помощью функции «Активность» всегда имеется возможность быстро посмотреть, в каких блокнотах произошли изменения и кто их внес.
Мы изучаем Evernote Business каждый день, и каждый раз находим что-то новое и полезное! Этот очень удобный и нужный сервис так удачно вписался в наш образ жизни, что сложно представить себе его отсутствие! И спасибо за сервис напоминаний!
Естественно, эту заметку я тоже написала в Evernote.