Первый, пошел!
Первым поводим для раздумий стал вопрос моего руководства (которое с рядом прочих бойцов направляется в солнечную Азию) о том, почему нельзя снять с валюту с банковского счета, на котором ее целая куча. Я призадумалась, но первое впечатление складывалось, что вряд ли банк даст просто так без определенных на то оснований деньги в валюте даже если просить будет сам директор. Я беру паузу, чтобы посмотреть комментарии в законе на этот счет.
Ранее мне приходилось читать новое (наконец-то после аж 1988 года!) положение "Об особенностях направления работников в служебные командировки" от 13.10.2008 №749 (дальше - Положение). Вот что удалось оттуда вытащить.
Поехали
пункт 10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
пункт 11. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. У нас на 2009 год прописали норму суточных по России в размере 700 рублей, про международные умолчали. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.
пункт 16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (т.е. не более 2500 руб.). Кроме того, каким-то кривым образом применяется положение о нормах возмещения командировочных при заграничных командировках, применяемых для бюджетников (эту информацию можно найти в справочной информации Консультанта). Получается, что на пропитание работника в Китае, работодатель шедро предложит суточные в размере не более 67 долл. США за каждый день, на проживание - 120 долл. США. Полагаю, что если доллар вырастет до 38 рублей, то суточные 67*38=2546 руб., из которых 2500 руб. пойдут без налога, а все остальное с налогами. Итого получается: едут 15 человек на 10 дней, выезжают 2 марта возвращаются 11 марта 2009 года - попадаем на 15*67*10+(15*120*9)= 26 250 долл. США. В рублях из расчета 38 рублей за доллар - 997 500 руб. плюс представительские получится миллион.
Заявленная проблема: наличные доллары из кассы выдать нельзя.
Возможное решение 1: пробуем открыть карточные валютные счета на сотрудников и выдать им аванс на эти карты в долларах с валютного счета. Стоимость (по нашему банку): обслуживание 45 долл. в год на каждую карту плюс комиссия за обслуживание операций по снятию денег за рубежом.
Возможное решение 2: Выдать сотрудникам дорожные чеки, заказав их по предварительной заявке, по которой банк выдаст дорожный чек каждому сотруднику под подпись. Если номинал будет больше 10 000 долл. США, то придется декларировать таможенному органу. После командировки оставшиеся чеки сдаются в кассу, все курсовые разницы и комиссии относят на прочие доходы/расходы. По всем выданным чекам надо вести аналитический учет.
Возможное решение 3: Выдать доллары из валютной кассы. Для этого надо прописать все необходимое в учетной политике, а именно возможность ведения валютной кассы и документооборот для учета операций по ней (поскольку пунктом 23 части III "Ведение кассовой книги и хранение денег" Порядка ведения кассовых операций, утв. ЦЮ РФ от 22.09.1993 №40 установлена возможность ведения только одной кассовой книги!). В нашей прошлогодней учетной политике прописано, что все хоз операции ведутся в рублях, пересчет производится на дату совершения операции, все излишки сдаются в кассу.
Самым безобидным вариантом признается возможность выдать авансы в рублях и пусть сами покупают себе доллары, а потом на них юани. Потери при нынешнем раскладе очевидны. Остается сосчитать приблизительный размер комиссии, в том числе при снятии валюты сразу по приезду и ее дальнейшему обмену, или по обслуживанию при расплате за гостиницу и проч. по карте через пин-код.
Будем считать...