12 золотых правил Принципа пирамиды Минто: научись правильно и логично преподносить свои идеи.
В 1963 году Барбара Минто стала первой женщиной-консультантом известной компании McKinsey. Руководство отметило выдающиеся способности Барбары в составлении письменных текстов и в 1966 году направляет ее в Лондон с целью развития письменных навыков среди работников компании. Именно сотрудники и клиенты McKinsey были первыми учениками Минто. Барбара исследовала проблемы при составлении текстов, которые заключаются в нечётком формулировании мыслей. Барбара Минто взялась за изучение процесса мышления, полагая, что именно его особенности лежат в основе умения человека ясно излагать свои мысли. В конечном итоге это и послужило базой для развития теории принципа пирамиды. С 1973 Барбара управляет собственной компанией Minto International Inc. Она с успехом преподает в бизнес-школах Гарварда, Стэнфорда, Чикаго, а также в крупнейших компаниях США и Европы. Она специализируется на преподавании золотых правил как новичкам в бизнесе, так и профессионалам, в чьи обязанности входит составление сложных отчетов, анализов, служебных записок и презентаций.
Эти правила и действие Принципа пирамиды Минто изложены Барбарой в одноимённой книге. Скрупулёзно составленное наполнение книги пригодится в освоении навыков делового общения. Но даже беглое ознакомление с ключевыми идеями Принципа пирамиды Минто поможет логично, ясно и понятно преподносить любую информацию.
ЛОГИКА В ПИСЬМЕ
1. Пирамида.
Идеи обязательно группируются по каким-либо признакам. Наиболее эффективный метод изложения идей - сверху вниз, поэтому правильная группировка представляется в форме пирамиды. Идеи в рамках пирамиды должны подчиняться трём "золотым правилам":
- Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
- Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны.
- Идеи каждой группы должны идти в логической последовательности.
Для правильного составления документа следует схематически свести идеи в пирамиду и проверить её на соответствие трём "золотым правилам".
2. Составляющие пирамиды.
Используя структуру пирамиды, идеи выстраиваются по вертикали в форме диалога "вопрос-ответ", а по горизонтали логической связью по принципу индукции или дедукции, но не смешивая эти два метода. Вводная часть документа пишется в повествовательной форме и является Вопросом, Ответ на который даёт остальная часть документа.
3. Построение пирамиды.
Сверху вниз:
- Определите Предмет.
- Определите Вопрос.
- Дайте Ответ.
- Проверьте, чтобы ситуация и Развитие ситуации подводили к Вопросу.
- Проверьте Ответ.
- Заполните Главный Уровень.
Снизу вверх:
- Составьте список всех утверждений, которые вы хотели бы сделать.
- Определите связь между ними.
- Сделайте выводы.
- Напишите вводную часть.
4. Особенности написания введения.
Вводная часть пишется к каждой группе идей Главного Уровня и должна кратко обобщать и напоминать идеи, а не пространно информировать о них. Вводная часть должна состоять из Ситуации, Развития Ситуации, Вопроса и Ответа.
5. Дедукция и индукция.
Дедукция представляет собой последовательность вытекающих друг из друга суждений. Индукция предполагает группировку схожих идей или взаимосвязанных действий. Поэтому на Главном Уровне лучше использовать индуктивный метод.
ЛОГИКА В РАССУЖДЕНИЯХ
6. Установление логической последовательности.
Очень важное действие нацеленное на выявление взаимосвязи идей.
Виды логической последовательности:
- Хронологическая - если требуется описать процесс.
- Структурная - если нужно описать структуру чего-либо.
- Сравнительная - если группировка основана на классификации по степени значимости.
Чтобы выстроить изложение наилучшим образом, как можно более кратко сформулируйте каждую идею -> сгруппируйте схожие идеи -> расположите их в соответствующей последовательности.
При описании действий сформулируйте каждое действие как можно конкретнее, чтобы оно представляло собой некий конечный продукт -> объедините в одну группу те действия, которые ведут к одному и тому же результату -> определите процесс или структуру, которые легли в основу группировки, и расположите идеи в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили.
Если описывается ситуация, сгруппируйте схожие идеи -> определите структуру, которая легла в основу группировки -> сформулируйте идеи в виде полных предложений и расположите их в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили.
7. Обобщение сгруппированных идей
Идеи в рамках одной группы должны взаимно исключать друг друга, а взятые все вместе - исчерпывающе характеризовать предмет (тут работает правило МЕСЕ - Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive).
При обобщении идей, описывающих действия, необходимо группировать их в зависимости от достигаемого результата. При обобщении идей, описывающих ситуацию, группировать их следует по признаку, который их объединяет. Найти объединяющую характеристику идей довольно просто - все схожие идеи будут относится к одному и тому же субъекту, или во всех них будет рассматриваться одно и то же действие, или все они будут направлены на один и тот же объект, или во всех них будет подразумеваться одно и то же утверждение.
Структурируем идеи следующим образом.
Идеи, описывающие действия: кратко сформулируйте идеи, оставив лишь ключевые слова -> определите уровень абстракции -> сформулируйте идеи как можно более чётко -> определите результат их реализации.
Идеи, описывающие ситуацию: найдите сходство в субъектах, действиях или объектах -> определите категорию, которая их объединяет -> сформулируйте вывод.
ЛОГИКА В РЕШЕНИИ ПРОБЛЕМ
8. Определение проблемы
Проблему определяем последующим ходом действий:
- Определите сферу, в которой возникла проблема.
- Определите, что нарушило стабильность в данной сфере.
- Определите Нежелательный Результат Р1.
- Определите Желаемый Результат Р2.
- Установите, предпринимались ли какие-либо действия, чтобы решить проблему.
- Определите Вопрос, на который должен быть дан Ответ в исследовании.
Полученное определение проблемы нужно использовать в вводной части документа.
9. Структурирование процесса анализа проблемы
Здесь можно использовать логические древовидные схемы для поиска возможных путей решения проблемы и выявления взаимосвязи между идеями одной группы. Но сначала определите проблему -> используйте модели исследования для визуализации структуры проблемной области -> выдвиньте несколько гипотез относительно возможных причин проблемы -> соберите информацию, подтверждающую или опровергающую гипотезы.
ЛОГИКА В ПРЕЗЕНТАЦИЯХ
10. Отображение пирамиды идей на страницах документа
Делайте наглядной структуру документа с помощью заголовков, отступов, подчёркиваний, шрифтовых выделений и нумерации.
Используйте связующие звенья для перехода от одной группы идей к другой.
11. Отображение пирамиды идей на экране.
при создании текстовых слайдов излагайте свои мысли максимально лаконично и просто. Используйте слайды с изображениями для наглядной демонстрации данных, обязательно снабдив его заголовком. Сделайте эскиз презентации для верного порядка размещения слайдов. Частые репетиции помогут провести презентацию эффективно.
12. Отображение пирамиды идей на письме.
Опишите, мысленно созданный вами, образ того, о чём хотите рассказать.
Хотя книга рассчитана на широкий круг читателей, изобилие практических примеров из жизни консалтинговой компании во многом окажутся полезными именно сотрудникам этой сферы деятельности.
Барбара Минто "Принцип пирамиды Минто: Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений" [пер. с англ. И.И.Юрчик, Ю.И.Юрчик]. - М.:Манн, Иванов и Фербер, 2008. - 272с.
Barbara Minto "The Minto Pyramid Principle. Logic in writing, thinking and problem solving"