Не жалейте время на повышение эффективности
Сегодня поняла, что, хотя работа занимает большую часть моего времени и жизненного пространства, а подавляющее большинство из тех, кто меня знает, точно считают трудоголиком, я редко здесь пишу о работе. Но сегодня мне очень захотелось это сделать, поскольку «случился» (на самом деле подготовлен с использованием огромного количества интеллектуальных, волевых, эмоциональных и даже физических усилий) день, когда я воочию увидела, что инструменты и технологии, на основе которых я строю работу и взаимодействие своих сотрудников, реально повышают их эффективность.
У нас сегодня, как это обычно по четвергам, с утра был тренинг эффективности (о том, что это такое, можно почитать здесь). Это ежемесячный тренинг, посвященный анализу выполнения годовых задач. Обычно у него три ключевых цели: 1) выявить, что реализуется в установленные сроки, в надлежащем объеме и качестве; 2) выявить недоработки и провалы и определить причины их появления (объективные и субъективные); 3) определить приоритетные направления работы на следующий месяц.
Все цели очень важны и определяют успешность (в данном случае речь идет о выполнении всех взятых на себя обязательств качественно и в срок при обязательном вкладе в индивидуальное развитие, согласно имеющимся целям и планам) дальнейшей работы всех сотрудников. Но я хочу остановиться на важности третьей, потому что имена она и сподвигла меня написать этот пост.
Предисловие. Год у нас начался 1 сентября. Соответственно к этому дню мы подготовили план работы на год, но, в общем-то, специально, в формате группового взаимодействия приоритетами не озадачивались. Это не критично, поскольку все план знают очень хорошо, так весь сентябрь работали над визуализацией его в виде интеллект-карты. Я в это время сначала была в отпуске, а потом в командировке, т.е. отсутствовал управленческий импульс, который все привыкли получать как только тормозится работа в приоритетных зонах. В итоге ключевые приоритетные направления были реализованы, но не всегда в те сроки, в какие мне бы хотелось, и в должном качестве. Какие-то зоны я закрыла в те дни, когда была возможность поработать.
Главное. Сегодня на тренинге эффективности для реализации цели 3 я дала своим сотрудникам следующее задание. Выявить приоритетные задачи на сентябрь → Определить уровень приоритетности → Определить сроки → Определить ответственных. Все это мы представили на листе флипчарта. Вот собственно как это выглядит.
В итоге:
1) У всех перед глазами приоритетные задачи (вывешено на открытом месте).
2) Есть основа для недельного планирования.
3) Четко определены зоны ответственности и механизм взаимодействия друг с другом.
4) Выявлены риски и предложены (мною) механизмы их ликвидации (Для этого я специальное упражнение в конце провела. Тут очень важно, чтобы руководитель в режиме реального времени мог предложить эффективный механизм решения возможных проблем).
5) У все порядок в голова - перед нами хорошо разработанный маршрут путешествия. И мы работаем в квадрате 2 (важное/несрочное), т.е. в секторе качества.
Резюме. Всего 1,5 часа времени значительно повысят эффективность работы подразделения в октябре. Я нисколько в этом не сомневаюсь. В том числе и мою, хотя мне все было ясно с приоритетами. Кстати, каждый может сделать такую штуку для себя, под свои задачи. И это тоже очень поможет.
P.S. Какие замечательные у меня девчонки! Всех люблю!)))