Про организацию и грамотное планирование
В последнее время мне стали говорить, что я весьма организованный человек и всё делаю вовремя. Это очень смешно, потому что я всегда считала себя королевой просранных дедлайнов и жила по принципу "жопа, я не успеваю". Но со стороны виднее, а у меня за пару лет работы в школе действительно накопился некий опыт тайм-менеджмента.
1. Кажется, это из системы GTD, а может, просто из опыта миллионов людей. В любом случае, первое и самое главное - никогда не вносите в свой календарь ничего, кроме неотменяемых встреч, дел и мероприятий. Календарь (планнер) - это время, которым вы не можете распоряжаться. Ведите его в компьютере, красивом блокноте, установите самое модное приложение на телефон - это все неважно. Главное никогда не пишите туда ничего вроде "погладить белье", "проверить контрольные", "поработать над проектом / диссертацией" и т.д. Пишите: "9.15 - 10.45 - встреча с Х, "13.00 - 15.00 - совещание". Какой в этом смысл?
Так вы будете видеть своё свободное время, вернее, время, которым вы можете управлять: поесть, поспать, погулять ну и, конечно, поработать.
2. Распоряжаясь свободным временем, не составляйте списки дел на день. Я очень долго начинала свой день со списка задач, но в итоге отказалась от этой идеи. Связано это с так называемой "типичной ошибкой планирования" (про это очень много написано умных статей и книг). Суть ее в том, что большинство людей (и я!), моделируя наиболее вероятный ход событий, представляют идеальный или близкий к идеальному. На деле это означает, что когда я составляю список задач на день, я представляю себя человеком, полным сил, энергии, мотивации. Человеком, который готов, вместо того чтобы поболтать с коллегой за обедом, поесть за 10 минут и снова мчаться в бой. Человеком, который после работы совсем не хочет потупить, нет! У него же есть еще пара часов до отбоя, можно еще сделать дело. Или два. Или три небольших, до которых раньше не доходили руки... Заканчивалось это всегда одинаково: из десятка задач выполнены 2-3, а дальше - угрызения совести и ненависть к себе. И в этом самая большая подстава этих дурацких списков. Вы никогда не найдете, за что себя похвалить, потому что лучший вариант развития событий для вас равен оптимальному. А вот поводов поругать себя предостаточно: малейшее отклонение от графика, и вы уже совсем не молодец.
3. Но разве можно вообще не вести списки задач? Конечно, нельзя, а то все забудется. Просто не привязывайте их к конкретным датам: вы можете заболеть, плохо себя почувствовать или просто разлениться. Записывайте все свои дела и почаще заглядывайте в этот список, когда у вас появляется свободное время. Я, чтобы не продалбывать сроки, всегда пишу рядом с делом дату дедлайна. Если дедлайна нет, могу назначить его сама, но предпочитаю не посыпать голову пеплом в случае переноса. Многие делят задачи на рутинные, творческие, приближающие к цели всей жизни, позволяющие не умереть с голоду и т.д. Я делаю это в уме, а приоритет выполнения почти всегда зависит от ситуации. Можно классифицировать задачи и дробить списки, но главное не превратить это в "каждый день я должен делать минимум три рутинных дела и одно творческое". Это мнимая свобода и тот же список дел на день.
4. Если вы руководите людьми (или даже одним человеком), обязательно ведите список делегированных задач, за выполнение которых вы в ответе. Фиксируйте, когда вы поручили дело и к какому сроку оно должно быть сделано. Это хорошая страховка и для вас, и для ваших коллег.
5. Если вы фанат классификаций и любите разносить всю приходящую к вам информацию на темы, подтемы, мысли, проекты, задачи, подзадачи и т.д, это замечательно. Но есть один нюанс. Никогда не делайте этого сразу. Пишите все в кучу в блокнот или какую-нибудь заметку на телефоне. А потом перечитывайте и распределяйте как вам угодно. Я везде хожу с записной книжкой, из которой первым делом выписываю задачи, а потом уже все остальное. Систематизация хороша, но это отдельная задача, и она, как и все остальное, требует времени и сил.
6. Если вы можете сделать что-то за три часа до дедлайна, значит на выполнение этой задачи вам достаточно 3 - 3,5 часов в любое другое время. Просто подумайте об этом.
В заключение хочу сказать следующее. Основное преимущество такой организации дел - вы перестаете ненавидеть себя. Я успеваю не все, но очень многое, при этом сплю по 8 часов и нахожу время на личную жизнь. Я прекрасно понимаю, что любой по-настоящему организованный человек скажет, что за это время можно было бы устроиться еще на 3 работы, дописать диссертацию, открыть кофейню и заработать свой первый миллион. Но я пока довольна тем, что есть.
P.S. Я ненавижу слово "продуктивный", поэтому оно ни разу не встречается в посте.