порядок в электронке
По работе мне приходится следить за десятками электронных ящиков и просматривать сотни сообщений в день. Регулярно, раз в месяц, я приходила в полнейшее отчаяние - чувствуя, что просто тону в этом потоке информации. Нередко случалось так, что на важные письма я реагировала непростительно долго и опаздывала с необходимыми действиями. Я пробовала разные способы организовать работу с электронной почтой, но все они не работали - все равно в каждом ящике накапливалось чудовищное количество писем, в которых было совершенно невозможно ориентироваться.
Постепенно свою систему я все-таки выстроила. Мне она кажется простой и логичной, а самое главное - она работает! Тестировала я ее в течение трех месяцев, и за все это время мне удалось сохранить в своей электронной почте полный порядок. Так что делюсь наработками.
Как работать с электронной почтой.
1. В первую очередь я постаралась сократить поток входящих писем. Пришлось не полениться и отписаться от неактуальных рассылок, отключить ненужные уведомления из соцсетей и удалить неиспользуемые аккаунты на разных ресурсах. Честно сказать, это заняло довольно много времени, но в итоге количество входящих писем уменьшилось больше, чем наполовину.
2. Следующим шагом я разобрала уже полученные письма с помощью настроенных в почтовом клиенте фильтров. Ненужные удалила, потенциально нужные раскидала по соответствующим папкам.
3. Настройка папок - это отдельный разговор. Во-первых, у меня есть папки по клиентам/проектам. Фильтры сами отправляют письма от определенного человека или по определенному проекту в соответствующую папку. В случае необходимости найти какое-то письмо в каждой папке не составит труда. Во-вторых, у меня есть несколько локальных папок «по типам действий»:
к выполнению (для писем, которые требуют какого-то действия с моей стороны)
в ожидании (письма, для обработки которых мне нужно сначала чего-то дождаться)
к оплате (это понятно - напоминания об оплате чего-либо или кому-либо)
архив (сюда сбрасываются регистрационные данные и прочие письма, которые могут понадобиться когда-нибудь в будущем или при определенных обстоятельствах)
на досуге (выпуски рассылок, сообщения, на которые не нужно отвечать, но которые содержат что-то интересное)
4. Далее - я отключила всяческие уведомления о приходе почты. Ну вы знаете - когда в углу экрана появляется сообщение «на вашу запись получен комментарий», довольно сложно удержаться и не нестись сразу читать и отвечать. Налицо коварный пожиратель времени. А учитывая количество ящиков и соответственно, входящих писем, такие сообщения могут появляться буквально каждую секунду)
5. Логичным продолжением предыдущего пункта стала регламентация проверки почты. Процесс выглядит так:
утро. За завтраком запускаю почтовый клиент и проверяю почту. Главный принцип - всякий раз после проверки папка «Входящие» должна оставаться СОВЕРШЕННО ПУСТОЙ. На важные письма утром отвечаю сразу, ненужные и спам сразу удаляю, остальные (не требующие моментальной реакции) раскидываю по «тематическим» папкам.
перерыв на обед. Тот же самый алгоритм.
вечер, после окончания рабочего дня. Просматриваю тематические папки. На те письма, на которые можно (или нужно) ответить - отвечаю. Если ответ требует каких-то сложных телодвижений, а я устала и вопрос может подождать до завтра, то помечаю это письмо как важное и оставляю на утро. Следующим утром в первую очередь занимаюсь этими письмами.
Таким образом, работа с электронной почтой у меня проходит в три подхода и занимает не более получаса в день.
Постепенно свою систему я все-таки выстроила. Мне она кажется простой и логичной, а самое главное - она работает! Тестировала я ее в течение трех месяцев, и за все это время мне удалось сохранить в своей электронной почте полный порядок. Так что делюсь наработками.
Как работать с электронной почтой.
1. В первую очередь я постаралась сократить поток входящих писем. Пришлось не полениться и отписаться от неактуальных рассылок, отключить ненужные уведомления из соцсетей и удалить неиспользуемые аккаунты на разных ресурсах. Честно сказать, это заняло довольно много времени, но в итоге количество входящих писем уменьшилось больше, чем наполовину.
2. Следующим шагом я разобрала уже полученные письма с помощью настроенных в почтовом клиенте фильтров. Ненужные удалила, потенциально нужные раскидала по соответствующим папкам.
3. Настройка папок - это отдельный разговор. Во-первых, у меня есть папки по клиентам/проектам. Фильтры сами отправляют письма от определенного человека или по определенному проекту в соответствующую папку. В случае необходимости найти какое-то письмо в каждой папке не составит труда. Во-вторых, у меня есть несколько локальных папок «по типам действий»:
к выполнению (для писем, которые требуют какого-то действия с моей стороны)
в ожидании (письма, для обработки которых мне нужно сначала чего-то дождаться)
к оплате (это понятно - напоминания об оплате чего-либо или кому-либо)
архив (сюда сбрасываются регистрационные данные и прочие письма, которые могут понадобиться когда-нибудь в будущем или при определенных обстоятельствах)
на досуге (выпуски рассылок, сообщения, на которые не нужно отвечать, но которые содержат что-то интересное)
4. Далее - я отключила всяческие уведомления о приходе почты. Ну вы знаете - когда в углу экрана появляется сообщение «на вашу запись получен комментарий», довольно сложно удержаться и не нестись сразу читать и отвечать. Налицо коварный пожиратель времени. А учитывая количество ящиков и соответственно, входящих писем, такие сообщения могут появляться буквально каждую секунду)
5. Логичным продолжением предыдущего пункта стала регламентация проверки почты. Процесс выглядит так:
утро. За завтраком запускаю почтовый клиент и проверяю почту. Главный принцип - всякий раз после проверки папка «Входящие» должна оставаться СОВЕРШЕННО ПУСТОЙ. На важные письма утром отвечаю сразу, ненужные и спам сразу удаляю, остальные (не требующие моментальной реакции) раскидываю по «тематическим» папкам.
перерыв на обед. Тот же самый алгоритм.
вечер, после окончания рабочего дня. Просматриваю тематические папки. На те письма, на которые можно (или нужно) ответить - отвечаю. Если ответ требует каких-то сложных телодвижений, а я устала и вопрос может подождать до завтра, то помечаю это письмо как важное и оставляю на утро. Следующим утром в первую очередь занимаюсь этими письмами.
Таким образом, работа с электронной почтой у меня проходит в три подхода и занимает не более получаса в день.