3 способа отсканировать документ на компьютер с принтера и отправить на электронную почту
В этой статье я покажу вам несколько простых способов, как отсканировать документ на компьютер с принтера и отправить на электронную почту. После прочтения этой статьи вы сможете сканировать и отправлять любые документы, используя программы, которые уже есть на любом компьютере, за которым вы оказались.
Вы поймёте, что это действительно просто и быстро. Вся «операция» занимает не более 5 минут времени.
Вы узнаете и запомните важные параметры сканирования. И будете шутя выполнять подобные задачи. В конце концов, ваши коллеги будут умолять вас о помощи, когда надо будет отсканировать документ.
Как отсканировать документ на компьютер с принтера?
В этом месте «знающие люди» меня обязательно поправят: принтеры не сканируют, принтеры печатают. А сканируют сканеры!
Что я могу сказать? Только одно:
Конечно!
Но!
(Здесь я хочу привести немного теоретических рассуждений. Если вы знаете, как можно «отсканировать документ с принтера», переходите к следующему пункту.)
Я проверил «навскидку» ассортимент одного крупного «компьютерного» интернет-магазина. (Просто за окном шёл дождь, и мне лень было идти в обычный «компьютерный» магазин.) Оказалось, что в разделе «Принтеры» обычных принтеров разного типа и назначения в нём 2125 моделей. А принтеров МФУ целых 3540 моделей! То есть - почти 60%! В обычном магазине компьютерной техники это соотношение примерно такое же. Но всё равно МФУ всегда больше!
Кстати, что это за загадочное слово из трёх букв? ;-)
Что же такое МФУ?
Время идёт - меняется техника. Сегодня уже многие покупают принтеры для дома. И часто берут модель, сочетающую в себе свойства и принтера, и сканера, и копировального аппарата. Эдакий «комбайн», как раньше говорили. МногоФункциональное Устройство. Или «МФУ».
У меня у самого такой комбайн стоит на столе. А мой сканер лежит в шкафу в пылезащитном чехле. Как говорится, на всякий…
Подобного рода устройства не редкость встретить сегодня в разного рода офисах-учреждениях. Часто такой агрегат кочует из офиса в офис. В процессе переезда теряются прилагаемые производителем «фирменные» компакт-диски с драйверами и программами. Это как закон ;-)
На новом месте «службы» устройства системный администратор находит ему драйвер в Интернете. И устройство работает! Чаще всего - в качестве принтера. Многие работники даже не подозревают, что у них есть сканер! Я уж молчу про ксерокс :-)
Отличить обычный принтер от МФУ очень просто! Если устройство печатает на бумаге и имеет сверху большую крышку - это МФУ. Подняв её, можно увидеть стеклянную пластину, под которой видна каретка сканера.
Вот на таком «принтере» и можно отсканировать документ (фотографию, письмо, приказ и тому подобное).
Проблема может быть только в том, что диск с программами утерян, и на компьютере, к которому подключено МФУ, установлены только программы-драйверы. А программы для сканирования отсутствуют.
Но на самом деле это не проблема! Используем то, что уже установлено на нашем компьютере. Помните? «Используй то, что под рукою. И не ищи себе другое!» ;-)
Способ 1. Как сканировать средствами принтера?
Проще всего отсканировать документ средствами самого принтера. Если ваш принтер (то есть, МФУ) печатает, значит для него установлен пакет программ-драйверов от производителя. Эти программы управляют всеми частями МФУ. Отдельная программа управляет частью, которая печатает: двигает бумагу, печатающие головки, дозирует подачу краски или то́нера (чёрного порошка). Другая программа отвечает за сканирование: движение каретки, яркость лампы подсветки документа и так далее. Обычно эта программа называется TWAIN-драйвер.
(Есть ещё WIN-драйвер. Часто на компьютер устанавливается оба драйвера. Но, как говорят специалисты, TWAIN-драйвер имеет более широкие возможности.)
В зависимости от возраста аппаратуры версии TWAIN-драйвера могут быть разные. Сегодня интерфейс всех устройств локализован. То есть надписи в управляющих окошках программы выполнены на русском языке. Но иногда (очень редко) встречаются и на «родном» английском. Мне лично попадались такие.
Вот представьте: вся программа на русском языке, а именно модуль сканирования имеет кнопки на английском!
Но нам главное - разобраться с настройками. А на каком языке будут кнопки - английском, русском, французском - будет не важно! Если вы поймёте, какие характеристики сканирования самые существенные.
Итак, переходим к сканированию
Нам нужно запустить программу, управляющую всеми принтерами, сканерами, факсимильными аппаратами и камерами, подключёнными к нашему компьютеру.
Для этого нажимаем кнопку «Пуск». На всех версиях Windows, начиная с Windows 95, эта кнопка имеется:
Находим пункт меню «Устройства и принтеры»:
Однако не на всех компьютерах этот пункт отображается. К примеру, в Windows XP этот пункт может, в зависимости от настроек, либо совсем не отображаться, либо отображаться под названием «Принтеры и факсы».
Если этот пункт у нас не отображается, нам нужно найти эту программу другим путём. Как говорится, «Мы пойдём другим путём!» ;-)
Ищем в меню «Пуск» пункт «Панель управления»:
Если его нет «на поверхности», выбираем «Все программы»:
Прокручиваем меню и находим папку «Стандартные»:
В этой папке собраны программы, которые ВСЕГДА имеются в пакете ОС Windows. Нам в данном случае нужны программы из папки «Служебные»:
И здесь мы находим «Панель управления»:
Входим в «Панель управления»:
Если у вас «панель» открылась в виде «Категории», как показано на скриншоте, достаточно найти категорию «Оборудование и звук» и нажать строчку «Просмотр устройств и принтеров».
Если «панель» открылась в виде значков… Кстати, вверху справа есть меню, которое переключает режим отображения «Панели управления».
В меню можно выбрать между режимом «Категория» и «Крупные значки / Мелкие значки». Если выбрать пункт «Крупные значки»…:
…мы увидим кнопки настройки конкретных параметров компьютера. «Мелкие значки» количество кнопок не изменяют. Только сами кнопки будут меньшего размера.
Это дело вкуса и удобства :-)
Выбираем кнопку «Устройства и принтеры».
Находим принтер, отмеченный зелёной «птичкой». Это аппарат, который компьютер использует по умолчанию. Если к компьютеру подключен принтер, и он печатает, значит, «это именно принтер по умолчанию».
Нажимаем по нему правой кнопкой мыши:
В появившемся меню видим различные команды. Кроме тех, которые позволяют сканировать…
А теперь включим наш принтер
Тут мне вспомнился анекдот, прочитанный году в 2000-2001 в одном компьютерном журнале:
* * *
Системный администратор крупной фирмы сидит в окружении компьютеров на своём рабочем месте где-то в дальней каморке. Приоткрывается дверь и в получившуюся щель слышен голос:
- А у нас принтер не печатает…
- А что же он делает? - спрашивает сисадмин.
- Ничего.
- А он включён?
- Да.
Понимая, что на словах можно долго выяснять причину неисправности, администратор идёт смотреть, почему «принтер не печатает». Оказывается, что принтер выключен.
- Вы же сказали, что принтер включён! А он выключен!
- Так вон же он в розетку включён!
:-)
* * *
Так вот, принтер должен быть включён обязательно и в розетку, и кнопкой на корпусе. Лампочка соответствующего цвета (зелёного, красного, синего…) должна светиться.
И когда принтер включен, он в нашем окне «Устройства и принтеры» перестанет отображаться как полупрозрачный. Теперь, если щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши,..
…в появившемся меню мы увидим команду «Начать сканирование»!
Щёлкаем команду.
Открывается окно «Новое сканирование»:
В правой части мы видим большое прямоугольное поле. Там будет отображаться наш документ, как он «виден» сканеру. Пока там ничего нет.
В левой части мы видим настройки процесса сканирования и качества электронного документа, который получится после сканирования.
Самые главные настройки сканирования
Для начала изменим «Профиль:» сканирования. По умолчанию у нас стоит «Фото». Я рекомендую вам для сканирования деловых бумаг выбрать профиль «Документы»:
Далее смотрим «Цветовой формат:». На выбор у нас есть три формата: «Цветное», «Оттенки серого» и «Черно-белое».
Здесь нужно исходить из требуемых задач и размера получившейся электронной копии. Формат «Цветное» лучше выбирать при сканировании цветных фотографий и картинок. А также, если нам нужно показать, что печати на документе сиреневые, подпись начальника сделана зелёными чернилами, а резолюция - красными. Тогда выбираем «Цветное» сканирование. Но для отображения цветов и полутонов компьютеру будет нужно много информации. В результате файл документа получится большого размера.
Самый маленький размер файла получится, если выбрать формат «Черно-белое». Но лично я не пользуюсь этим режимом сканирования. И вам не советую!
Потому что в таком формате сканером захватываются только насыщенные участки, которые в результате отображаются чёрным цветом. Почти все полутона будут отображены как белые! В результате вы, скорее всего, не сможете прочитать документ. И никто не сможет, так как не будет видно многих букв…
Поэтому я советую использовать для документов формат «Оттенки серого». Как вы заметили, при переключении профиля на «Документы» система сама предлагает такой формат.
Далее идёт «Тип файла:». То есть какого типа будет файл полученного электронного документа. Здесь соображения его выбора аналогичны предыдущему формату.
Самым «тяжёлым», то есть файлом самого большого размера будут файлы типа «BMP (Точечный рисунок)» и «TIF (Рисунок TIFF)». Эти типы файлов отличаются не только названием, но и типом сохранения изображения. В детали сейчас вдаваться не будем. Заметим только, что файл типа BMP один из самых первых типов файлов изображения, когда изображения ещё не умели «сжимать». А файлы типа TIFF чаще всего используют именно сканеры. Для большой точности сканируемых изображений. Но они занимают очень много места. Оба!
Файлы типов «JPG (Рисунок JPEG)» и «PNG (Рисунок PNG)» занимают гораздо меньше места, так как здесь используется сжатие изображения. Различаются они между собой в первую очередь тем, что файлы типа PNG поддерживают прозрачность. Нам для наших целей сейчас это не нужно. К тому же, файлы типа JPEG всё-равно получаются немного меньше размером.
Поэтому рекомендую выбирать тип «JPG (Рисунок JPEG)»:
И, наконец, «Разрешение (DPI):». DPI - это сокращение английских слов «Dots per inch», что в переводе значит: «Точек на дюйм». Чем выше это значение, тем больше точность сканирования, и больше деталей в отсканированном документе. И тем больше размер его файла. Это очень важное значение для последующего распознавания текста специальными программами. Чем мельче шрифт на оригинале, тем больше точек на дюйм должно быть при сканировании. Для целей простой копии документа достаточно будет 300 DPI. Меньше выставлять не стоит. Изображение может быть зернистым, и текст на копии будет неприятно читать.
Выставляем «Разрешение (DPI):» на «300» единиц:
Ползунки регуляторов «Яркость:» и «Контрастность:» оставляем в положении «0». Этими характеристиками мы займёмся позже.
И только теперь - сканируем!
Теперь можно нажать кнопку «Сканировать». И наш документ будет отсканирован. Я же рекомендую вместо этого нажать кнопку «Просмотр».
Наш замечательный агрегат под названием «МФУ» загудит, и в окошке просмотра сканирования появится маленькое изображение сканируемого документа. Сканер быстро сделал «служебную скан-копию» с очень низким значением DPI. Его достаточно, чтобы мы в окошке оценили, что документ лежит правильно, не перекошен, вся его площадь захватывается сканером.
Если документ небольшого размера, площадь сканирования можно уменьшить. Для этого подводим курсор к рамке штриховыми линиями. Курсор превращается в двойную стрелку, поясняющую, куда можно передвинуть сторону рамки площади сканирования:
А можно оставить всё как есть. И вот теперь мы нажимаем кнопку «Сканировать».
Сначала идёт «прогрев сканера». То есть лампы подсветки разгораются, переходят в рабочий режим и светят постоянным светом. Каретка двигается вперёд-назад буквально на пару миллиметров. Идёт как-бы «пристрелка» сканирования. Это занимает пару секунд.
Затем начинается сам процесс сканирования. За его прогрессом можно наблюдать на экране:
Поскольку у нас сканирование производится в серых тонах, процесс идёт быстро. Если бы мы выбрали цветной режим и разрешение 600 (при мелком шрифте), процесс был бы гораздо дольше. Минуту или даже две! На одну страницу!
Я это к тому, что старайтесь не мешать сканированию! И никогда не открывайте крышку, не сдвигайте документ!
Ничего страшного, конечно, не произойдёт. Ваш компьютер не взорвётся. Просто документ может сдвинуться и часть изображения будет смазана. Вы зря потратите время, и придётся переделывать. А значит, снова тратить время. А работу чаще всего нужно выполнить «очень срочно на вчера!».
По окончании сканирования окно с настройками автоматически закроется. В районе «системного трея» откроется новое окошко «Импорт изображений и видео»:
Здесь в специальном поле нам предлагается «Пометить эти изображения (необ.):». Проще говоря, нужно написать название, чтобы как-то отметить для себя, что это за отсканированный документ в массе файлов.
К примеру, пишем «скан»:
И нажимаем кнопку «Импорт»:
Происходит импорт изображений из оперативной памяти компьютера в файлы на жёстком диске. Компьютер создаёт в папке «Изображения» в разделе «Библиотеки» (или «Мои документы») папку с датой сканирования и тем названием, которое мы задали при импорте.
По окончании процесса открывается окно новой папки, в котором мы видим отсканированный документ в виде файла изображения:
Название файла - название, заданное нами и цифра порядкового номера файла. Сколько бы мы отсканировали страниц, столько бы было файлов. Менялся бы только номер.
Теперь можно переходить к обработке файла и подготовке его к пересылке.
>Читать статью полностью<