Что делать, если поставщики отказываются от участия в тендере?
Уже неоднократно слышу вопросы о том, что делать, если поставщики отказываются от участия в тендере. Существует несколько причин. Рассмотрим некоторые. Пять историй из опыта российских компаний.
История первая.
На днях один из закупщиков пожаловался, что все поставщики отказались участвовать в тендере. Как выяснилось, "все поставщики" - это пять средней руки компаний, давно работающих с нашим героем. При переходе на тендерные процедуры и электронные площадки многие небольшие поставщики не готовы к сбору и заполнению большого объема документов, необходимых для участия в тендерных процедурах.
Беглый анализ рынка показал следующее:
- закупаемая продукция относится к серийной, поставщиков на рынке много - рынок покупателя;
- объемы закупок относительно низкие для производителя, но являются средними для крупных дилеров и большими - для средних и небольших игроков рынка;
- покупатель имеет достаточно известное имя, которым может "похвастаться" поставщик, так что даже производителю и крупным игрокам будет интересно работать с этим покупателем (при надлежащих предварительных переговорах);
- выставляемый лот можно укрупнить другой закупаемой продукцией, что будет крайне интересно всем дилерам рынка, имеющим широкий ассортимент (до этого другая продукция выставлялась на отдельные торги);
- все крупные и средние дилеры давно участвуют в тендерах и легко откликаются на приглашения;
- предыдущие условия работы (цена, скидки, отсрочка платежа и доставка) были выше среднерыночных.
В результате анализа рынка был выставлен новый объединенный лот на 3 вида продукции, приглашены к участию 12 крупных и средних дилеров, приняли участие 7 дилеров, среди которых провели тендер. Итогом стало улучшение условий работы с поставщиками (плюс 10 дней отсрочки) и снижение закупочной цены на 9,7% (по сравнению с предыдущими закупками и объявленными ценами действовавших ранее поставщиков).
Вся работа по обзору рынка, обзвону потенциальных поставщиков заняла один день. Потенциальные поставщики предоставили документы и зарегистрировались после телефонного общения на площадке в течение трех дней.
В компании началась работа по анализу рынка снабжения по всей закупаемой продукции и услугам, что уже приводит к заметным изменениям в портфеле поставщиков и снижению закупочных цен. Был добавлен модуль SRM к 1С, чтобы сохранять данные о потенциальных поставщиках и вести базу данных поставщиков.
В этой истории речь идет о недостаточной базе поставщиков, которую необходимо было расширить.
История вторая
На участие в тендере записался только один поставщик из 8 имеющихся. Выяснилось, что всем поставщикам просто отправили рассылку с приглашением принять участие в тендере без указания деталей закупки. Когда перезвонили всем поставщикам, то оказалось, что только двое прочитали письмо, из них один не понял, о каком конкретном тендере шла речь, даже перезвонил клиенту, но не дозвонился и забыл. Процедура компанией введена недавно и еще не все поставщики привыкли к ней, а закупщик ограничился общим информированием в виде единой рассылки, не делал запросов на коммерческое предложение, не созванивался с поставщиками. Читать продолжение и еще три истории на моем сайте.
Смотреть расписание тренингов по закупкам и выбрать тренинг для себя.
C уважением, тренер-консультант по закупкам Наталья Уразова