Делегирование и Аутсорсинг с Julia Tunstall
Часто слушаю зарубежные подкасты. 95% - вода. Но вот наткнулся на полезный подкаст о делегировании, личном помощнике и все в таком духе.
Мне эта тема всегда интересна. Давно ищу себе личного помощника.
Чтобы вас не утомить, я безжалостно кромсал и сокращал текст, поэтому это не совсем перевод, а скорее выжимка.
А за перевод спасибо моей подруге Лауре Скалецкой! Оригинал здесь.
Привет, Джулия. Хочу тебя представить. Джулия - специалист по автоматизации и делегированию. Она работает с бизнесменами, помогает им организовать рабочий процесс и находит возможность делегировать что-либо. Чтобы они могли сосредоточиться на делах, в которых разбираются, и позабыть о тех, в которых не очень хороши.
Это точно!
Как ты стала специалистом по автоматизации и делегированию?
В далеком 2010 мой муж и я только-только задумались об онлайн бизнесе и совершили ужасную ошибку, прочитав книгу «Четырехчасовая рабочая неделя» Тима Ферриса (мой обзор этой книги здесь - прим. Фарида). Это было просто…кошмарно. Я пыталась делегировать абсолютно всё. Мне казалось, что именно в этом был главный посыл книги.
Это обернулось трагедией. Мы 2 раза пытались нанять человека, который бы помог нам с рутинными задачами, но оба раза терпели провал.
Чуть позже мы создали блог о барменском искусстве - A Bar Above, И у нас случился первый успешный случай делегирования - девушка, удаленный помощник помогала нам регулярно выпускать статьи. Она с нами уже 20 месяцев.
В середине прошлого года мы наконец оставили работу, чтобы полностью посвятить себя развитию блога. Честно говоря, в плане здоровья это было не лучшее время. Мы работали в режиме нон-стоп, без перерывов и выходных. Но в прошлом декабре Крис получил блестящее предложение. Можно сказать, предложение всей жизни - должность консультанта в ресторане от компании, к которой Крис неравнодушен.
Таким образом, вся работа, связанная с блогом, пала на мои плечи и на плечи моего помощника. Мне предстояло выяснить, как справиться с возросшей нагрузкой. Я потратила много времени, пытаясь понять, как автоматизировать и делегировать максимум заданий. Для этого нужно было организовать всё в своего рода систему.
Сейчас я посвящаю своему блогу всего 8 часов в неделю. А мой Виртуальный Помощник - в 4 раза больше. И это просто здорово! Так что сейчас я посвящаю оставшиеся четыре дня тому, что помогаю людям прийти к такому же результату.
В чем разница между первыми двумя попытками и последней, когда ты сократила количество рабочих часов с двухсот до восьми. Что ты сделала по-другому?
Первый раз, когда я занялась делегированием, я думала: «10 часов в неделю? Да я без труда найду, чем занять своего помощника». Это было в корне неверно. В итоге я тратила 20 часов в неделю на поиск заданий для него)) Это была катастрофа! Было так много работы, но я думала: «Это слишком сложно, я не могу делегировать это задание - нужно делать всё самой».
Вторая попытка была едва ли не хуже. Я пошла в противоположном направлении и создала целую гору инструкций. Помню Google-документ на 20 страниц по созданию блог-поста. Я нашла подходящего человека и отправила ей эту инструкцию. И хотя она продержалась у нас два месяца, теперь я понимаю, что, швырнув ей 20 страниц техрегламента, я поступила не лучшим образом. Девушка старалась как могла, но я просто не подготовила её как следует.
Поэтому третья попытка сильно отличалась. Я пошла в кадровое агентство, хотя это и было дорого. Я сказала себе: «Раз уж ты вкладываешь такие деньги, то должна довести дело до конца». Поэтому я приложила все усилия, чтобы учесть прошлые ошибки, а также уделила особое внимание подготовке. Я не приступила к найму, пока не задокументировала все операции и не имела четкого представления о том, в чём именно будет состоять работа Виртуального Помощника. В дополнение к этому, в заднем кармане у меня всегда лежит список одиночных заданий, на несколько часов работы. Как только мои помощники заканчивают основную работу, я подкидываю им что-нибудь из этого списка. Можно сказать, в этот раз я больше подготовила саму себя, нежели их.
Думаю, большинство новичков сразу бросаются нанимать помощников. Я тоже ошибочно полагала, что мне не составит труда найти помощнику достаточный объем работы. Важно заранее разобраться в делопроизводстве, понять его суть.
Вот вам пример. Каждую неделю мы выпускаем статью, и к каждой статье у нас идёт рабочий чек-лист. В мои обязанности входит заполнить его. Он содержит всю информацию, которую я должна предоставить ему при постановке задачи. То есть ему не нужно заваливать меня мелкими вопросами вроде «Какое будет название у статьи?».
Поэтому так важно систематизировать рабочий процесс
Это процессные задачи. А можешь привести примеры одноразовых заданий?
Конечно! Моя помощница искала влиятельных личностей в нашей сфере. Напомню, что наш блог посвящен барменскому искусству, коктейлям, а также искусству смешивания напитков. К примеру, я попросила её отыскать людей, получивших награды в этой сфере за последние пару лет. Есть ли у них Фейсбук, Твиттер? Где они работают? Её задача - собрать эту информацию.
Другое разовое задание: собрать информацию для исследования о разнице между коньяком и арманьяком. Честно признаться, я понятия не имела, чем отличались эти напитки. Поэтому я поручила ей сбор информации, и теперь во время написания статьи мне достаточно взглянуть на ее доклад.
Ты наняла ассистента, чтобы помочь своему растущему бизнесу. Но я думаю, что и обычные люди могут нуждаться в ассистенте. Как им понять, что они готовы для помощи со стороны?
Я рекомендую людям дождаться, пока их детище не станет приносить достаточно денег, чтобы оплачивать труд ассистентов. В противном случае люди станут испытывать обиду и негодование по отношению к своей команде. А это опасно.
С другой стороны, я считаю, что нужно нанимать помощника до того, как достигнете точки отчаяния. Я часто встречаю людей, которые просто тонут в делах. У них просто нет времени даже на то, чтобы найти себе помощника. Порочный круг. Поэтому ищите помощника, пока у вас есть время на это.
Допустим, деньги на помощника есть. Что нужно знать, прежде чем приступать к поискам?
Разберитесь, из каких этапов состоит ваш процесс, и затем объясните их помощнику.
Например, каждый понедельник я выпускаю статью. Надо найти повторяющиеся действия: найти фотографию, обрезать ее и т.д. или ещё что-то в этом духе. Смотрите на всё как на последовательность определенных действий, как на набор команд.
Это вам поможет, когда вы приступите к документированию. Поймите процесс, задокументируйте его, и только потом вы можете нанять человека, которому поручите часть своих дел.
Вспомнил историю. Моя девушка учитель, и как-то она попросила детей составить инструкцию «Как собрать бумажный самолетик». В итоге, большинство инструкций состояли из двух-трёх пунктов. Когда она брала случайную инструкцию и пыталась собрать по ней самолетик, дети тут же поправляли её: «Нет, мэм, нужно делать это, а затем это!». На что я отвечала им: «Но постойте: этого нет в инструкции!»
Да-да. Нам всем кажется, что другие думают также, как и мы…А ведь это в корне неверно. Поэтому когда ты нанимаешь кого-то, важно расписывать каждый свой шаг.
Поэтому я очень люблю функцию «Демонстрация Экрана». Во-первых, снять инструкцию на видео проще и быстрее, чем записать ее на бумаге (хотя бумажные инструкции тоже нужны). Во-вторых, в видео вы вкладываете частичку себя, тем самым дав помощнику почувствовать себя частью команды, частью общей идеи. Добиться такого эффекта, создавая скучные списки, практически невозможно. Вы можете рассказать о своём бизнесе - почему вы занимаетесь этим делом, как оно развивается, какой вклад приносит? Дайте помощникам чувство причастности, это очень мощный инструмент.
Думаю, эффективнее всего сочетать оба метода. Однажды Тэн дал мне задание, трудное в техническом плане. Без видео я бы вряд ли разобрался, объяснить какую кнопку в каком углу какой панели нажимать - сложно. Особенно, если этих кнопок 40+. В итоге я взял инициативу в свои руки и сделал письменную версию этого процесса, на базе записанного им видео. Порой я забываю некоторые шаги, и просто возвращаюсь к этому руководству. Если бы мне пришлось каждый раз смотреть двадцатиминутное видео, я бы наверняка загрустил и начал пропускать эти шаги.
Поэтому видео особенно хороши на начальном этапе. Ты смотришь их несколько раз по мере выполнения задачи, а потом время от времени поглядываешь в письменное руководство, когда что-то вылетает из головы.
Как ты находишь помощников?
У меня было три попытки.
Первый раз я просто набрала в гугле «Удаленный помощник». Нашла какое-то агентство, даже не вспомню сейчас его название. Второй раз я пользовалась oDesk, и этот опыт также не был удачным (Примечание Лауры: как я поняла, вместо oDesk сейчас действует upwork.com).
А на третий раз я наконец нашла человека. Работаем с ним уже больше 20 месяцев. Помог мне в этом сервис Криса Даккерса (Chris Duckers Service), который занимается поиском удаленных помощников.
А недавно я нашла ещё один хороший сайт: onlinejobs.ph Цены здесь значительно ниже. К тому же перед оплатой вы можете просмотреть список кандидатов и их характеристики.
Удаленные помощники с Филиппин - явление нередкое. Во-первых, это необъятная страна. Во-вторых: многие жители хорошо говорят по-английски. И для них удаленная работа - прекрасная возможность заработать в долларах или евро.
Я помню случай, когда мы праздновали годовщину нашей работы с удаленным помощником. Мы общались по видео, что мы делали довольно редко. Просто общались, чтобы удостовериться, довольны ли мы друг другом. У неё двое детей-двойняшек, и на заднем плане я увидела проходящую мимо пожилую женщину. Я сказала: «Это, должно быть, твоя мама». На что помощница ответила, что это няня, которую они наняли на полный рабочий день для присмотра за детьми, в то время как она работала на нас. Этот случай произвел на меня сильное впечатление. Эта женщина работает на нас полный рабочий день, и она специально наняла няню, чтобы полностью сосредоточиться на работе.
Ты не общаешься с работником вживую. Поделишься идеями, как организовать такое общение на расстоянии?
Я разговаривала с людьми, у которых были как обычные, так и удаленные команды. Безусловно, живое общение лучше для развития командного духа. Ничего не сравнится с тем, когда на встречах человек пропитывается культурой компании и чувствует себя частью команды, частью одной цели. Удаленно подобного результата добиться сложно. Когда человек сидит в своём доме, за своим компьютером, нужно гораздо больше усилий, чтобы развить командный дух. Но если вы живете в Европе или США, нанять обычного помощника может быть слишком дорого.
Недавно я разговаривала с Томом, он нашёл обычного, не удаленного, ассистента, который помогал ему вести дела. Интересно? Ведь Том так много говорил о преимуществах удаленных помощников, и тут сам осознал необходимость найма обычного человека. Но на то у него была причина: ему требовалась помощь, оказать которую возможно лишь находясь рядом.
А есть другие способы улучшить корпоративный дух, находясь в разных часовых поясах?
В процессе найма важно уделить достаточно времени видеосвязи. Когда видишь лицо человека, многие барьеры автоматически снимаются. Чтобы укрепить командный дух, мы пользуемся следующим приёмом: просим наших удаленных помощников выделять 15 минут в день на то, чтобы погрузиться в ту сферу, в которой мы работаем. Зайти на блог о коктейлях, прочитать про искусство смешивания напитков, что нынче в моде и т.д. Пусть они найдут что-нибудь, что интересно лично им.
Отрываетесь на выходных? Так закажите пару коктейлей. Это не просто задание для галочки, это помогает человеку почувствовать себя частью индустрии.
Я также спросила свою ассистентку, есть ли навыки, которыми она бы хотела овладеть. И она ответила, что хочет изучить HTML. Я спросила, готова ли она потратить время на то, чтобы пройти онлайн курсы по HTML, и получила утвердительный ответ. Она сказала, что это для неё много значит, она почувствовала, что её видят не как преходящего человека, на месяц-другой, а как постоянного партнера. Это в значительной степени укрепило наши отношения.
Да, получение новых навыков действительно помогает бороться с мыслями вроде: «Я тут надолго не задержусь».
Хочется сказать пару слов о ролях. У нас есть определенные типы личности, представители которых нам нужды. Допустим, у Тэна, Майкла и Аарона определенный склад характера, и поэтому для баланса нам нужен человек с другими качествами. Мы наняли людей, которым…Просто нравятся другие люди. Такие люди помогают интровертной части нашей команды стать более экстравертными, что сделает общение намного приятнее и эффективнее. У тебя есть какие-нибудь мысли касательно данной методики?
Честно говоря, я никогда не смотрела на вещи с этой точки зрения. Но она очень интересная. Такой подход важен, когда ты ищешь помощника, с которым тебе нужно будет взаимодействовать лично и долго. Здорово, что в вашей компании при выборе людей ориентируются на этот принцип.
Один из лучших способов развить свои сильные стороны ещё больше - это работать с людьми, у которых талант сосредоточен в других сферах. Подобную стратегию можно реализовать как в бизнесе, так и в жизни.
Пока мы не разошлись, давай поговорим немного о книгах. Мы уже упоминали «Четырехчасовую рабочую неделю». Для меня это было довольно опасное чтиво.
Мне кажется, её следует продавать с возрастным ограничением. Как, например, аэрозолевые краски, которые не продают несовершеннолетнем. Тут же стоит установить порог в как минимум 35 лет. В противном случае быть беде.
Я прочитал её позже, а потому на многие идеи Тима отреагировал так: «Ну, нет, это слишком, до такого я не докачусь». Это помогло. Но сама идея о том, что можно перестать работать всё время и урвать кусочек свободы - достойна внимания. В этом и заключается миссия нашей компании - помогать людям организовывать свою работу так, чтобы у них появилось больше свободного времени. Делегирование - мощный инструмент для этого.
Спасибо, что пришла к нам, Джулия. Теперь я знаю, к кому отправлять людей, которые жалуются: «Мне нужно нанять человека, который помог бы мне разобраться с делами. Но я понятия не имею, с чего начать». Теперь я буду просто отправлять их тебе.
Многие начинают с самого найма, что в корне неверно. Это шаг четвертый-пятый, и до него необходимо многое сделать. Об этом мало кто говорит, и потому весь процесс представляется намного сложнее, чем он есть на самом деле.
Давай подведём итог тому, о чём мы говорили. Первый шаг, который необходимо выполнить перед наймом помощника - это документирование всех процессов, так?
Я бы начала с того, что разобралась во всех процедурах. Когда ты пытаешься разложить по полочкам дело, которое до конца не понимаешь, занятие превращается в «лягушку», которую многие новички откладывают и в конечно счёте никогда не съедают. Чтобы этого избежать, думайте о работе как о последовательности определенных действий. Выделяйте те, что повторяются и, наоборот, не повторяются. Оптимизируйте процесс, определите, что работает лучше всего, создайте документ.
Да, я тоже столкнулся с такой проблемой. Я попытался написать тех. регламент того, в чём не до конца разобрался. Было чертовски тяжело. Однако, если проявить настойчивость, в конечном итоге ты будешь иметь чёткое представление о том, как делаются дела.
Важно разрешить себе совершать ошибки. Если в ваших процессах есть неясные места, просто повесьте себе напоминалку: «Я должен разобраться в шаге таком-то». И продолжайте работать. Если вы думаете с первого раза достичь идеала, вас ждёт разочарование.
Повторяйте шаги снова и снова. Каждый раз вы будете находить какие-то мелкие ошибки: «О, этот шаг лишний» или «Это шаг передвинуть в начало». Так и продолжайте, пока не добьётесь совершенства…Ну, или почти совершенства - 99% будет достаточно.
Повторение - мать учения. Помните тот рабочий бланк для блог-поста, о котором я говорила в начале? Я постоянно редактирую его. Снова и снова. Это абсолютно нормально.
Какие инструменты ты посоветуешь нашим слушателям?
- Sonar, менеджер задач, который будет полезен тем, кто задумывается о расширении своего штата (не нашел этот инструмент - прим. Фарида).
- LastPass - позволяет делиться со своими удаленными помощниками паролями, в то же время не давая им эти пароли видеть. Круто для безопасности.
- FileThis.com - этот сайт больше относится к автоматизации, чем к делегированию. Этот бесплатный сервис связывается с банковским счётом (безопасность ввода данных тут на уровне, о ней беспокоиться не придется) и каждый месяц отправляет отчёт на ваш DropBox. Не знаю, как вы, а я каждый месяц тратила на это 15-20 минут. Теперь же этот процесс происходит автоматически, и я довольна.
А вы пробовали делегировать? Расскажите о своих успехах и неудачах!
P.S. Сегодня последний день распродажи моих курсов и консультаций!
Не пропустите, такое бывает крайне редко!
Оригинал