11 причин выбросить свои списки задач: n_m_a

n_m_a_n

11 причин выбросить свои списки задач

Oct 20, 2014 11:37

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики!

Это неудобно. Это неаккуратно. Это бьёт по вашей эффективности.

Под катом - 11 доказательств этого.

Эта статья написана мной для Лайфхакера.

Что предлагают нам электронные органайзеры, чего нет в блокноте?
1. Контексты

Контексты - основа системы тайм-менеджмента GTD.

Что такое контекст задачи?

Контекст - это особое условие, при котором действие может быть выполнено.

Вы можете «покормить кота» только дома. Потому что это ваш кот. И он дома.
Вы можете «купить молоко» только в магазине. В любом. Но в магазине. Не в университете.
«Взять лекции у Васи» имеет сразу два контекста. «Университет» и «Вася».

Например, на этой вкладке собраны мои домашние дела:

А вот дела для офиса:

Ещё у меня есть контексты «покупки», «машина», «прогулка», «везде», «мама» и другие.

У задачи может быть один, два и более контекстов.
2. Дерево задач

Бывают одиночные задачи типа «полить цветы». А бывают задачи - часть проекта. Например, проекта «заменить масло»:

В этом случае полезно видеть дерево задач. Так ты не теряешься в списках дел, а всегда понимаешь, куда ты идёшь.

В электронном планировщике одна задача может быть на многих таких вкладках. Если я нажму «Завершить задачу», то она пропадёт отовсюду.
3. Напоминалки

Да, в бумажном ежедневнике вы можете прицепить задачу к какой-то дате. Но только электронный планировщик способен сам НАПОМНИТЬ вам о наступлении нужного времени. Причём в том формате, в котором вы пожелаете:

звуком (на компьютере и смартфоне одновременно);
по SMS;
по email.

4. Мобильность

Когда электронные планировщики стали по-настоящему удобными?

Только тогда, когда они научились синхронизировать дела между компьютером и смартфоном.

Сразу появилась простая схема работы:

Сложные проекты, задачи с контекстами, датой начала и приоритетом - расписываем на КОМПЬЮТЕРЕ.
А вот бегаем, ездим за рулём, выполняем задачи - на СМАРТФОНЕ.

У планировщиков появилась мобильность. Куда бы вы ни поехали, все ваши задачи и проекты, вся нужная информация под рукой. И доступна в три клика.

Может этим похвастать ваш блокнот?
5. Циклические задачи

У всех есть события, которые повторяются время от времени. Например:

Каждое пятое число месяца платить за Интернет.
Каждый первый понедельник месяца получить денежный перевод.
Каждые вторник и четверг идти в тренажёрный зал.
Каждый январь продлевать хостинг.

А самое простое - поздравления с днём рождения и праздниками. Вот они уж точно есть у каждого!

Люди с бумажным ежедневником вручную вписывают эти события в свой график. Жутко неудобно!

Электронный планировщик всё это делает сам:

Как видите, можно создать повторение любой сложности. Полезно, что можно задать количество повторов, после чего задача исчезнет. Например, если вам прописали сделать 10 уколов.
6. Резервное копирование

В программе легко настроить резервное копирование. Причём копия вашего дерева задач будет храниться:

на диске;
в облаке;
на смартфоне;
на ПК.

Более того, вам доступны и копии всех сделанных изменений!

Иными словами, вы никогда не потеряете свои задачи.

А что с вами будет, если вы потеряете свою тетрадку? Будете выть, как волк на луну? Оно вам надо?
7. Командная работа

Почти все планировщики позволяют это.

Вы ставите задачу подчинённому.
Вам ставят задачу.
Вы обсуждаете задачу группой (Wunderlist).

8. Поиск по задачам

Серьёзный деловой мужчина растерянно роется в своём ежедневнике: «Где-то я писал... где-то здесь это было... секунду...» Странная картина.

В электронном планировщике такое исключено: поиск проще в разы.
9. Прикрепление ссылок и файлов

Так удобно в примечаниях к какой-то задаче просто указать ссылку или файл. Например, схему проезда.

Даже не представляю, как это сделать на бумаге.

Кроме того, планировщик Todoist, например, разрешает записывать аудиопримечания к задаче.
10. Цветовая маркировка

Знаю, многие используют в своих блокнотиках разные цвета и шрифты. Согласен, это удобно.

Но только зачем что-то рисовать от руки, когда всё это могут делать скрипты:

Так я раскрасил свои задачи. Поверьте, возможностей для раскраски было намного больше.

И всё это делается без моего участия. Я просто один раз задал, как будут выглядеть:

проекты;
папки;
текущие задачи;
неактивные задачи;
важные задачи;
быстрые задачи.

11. Другое

Электроника становится всё хитрее, новые технологии наступают. Неудивительно, что всё это отражается и на электронных планировщиках. Уже доступны или вот-вот станут доступны:

использование GPS-напоминалок (смартфон напоминает вам купить молоко, когда вы идёте мимо магазина);
умный голосовой ввод и голосовое управление задачами;
системы геймификации (Todoist, HabitRPG).

Сложно?

Ой, да бросьте!

Не сложнее вашей микроволновки!

Нужно просто сесть и уделить один час своего времени. И изменить свою жизнь навсегда. К лучшему!
Резюме

Я понимаю людей, которым сложно отказаться от старой проверенной бумажки - своего бумажного планировщика. Но не говорит ли в вас консервативность мышления? Не противитесь ли вы новым технологиям? Не перекладываете ли вы на себя рутину, которую должен делать автомат?

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики.
Пишите в комментариях!

У вас другая точка зрения? Отлично, напишите об этом!

Похожие записи:

Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:

Новые статьи из серии "Тайм-менеджмент простыми словами"
О моей системе чтения книг... хотя правильней было бы назвать это "работой" с книгами
Геймификация в тайм-менеджменте. Вы пробовали? Я - да!
Обзор книги "Короче. Меньше слов - больше смысла"
Мои эксперименты с интервальным запоминанием
Обзор сервисов книг в кратком изложении: Blinkist, GetAbstract и SmartReading. Кто победит?

Понравилась статья? Пожалуйста, ЛАЙКните по любой из кнопок. Вам же не сложно

Спасибо!

Для начинающих, Тайм-менеджмент