Пять шагов любого бизнес-процесса
Внедрение бизнес-процесса - это, на самом деле, тоже бизнес-процесс, который состоит из пяти основных этапов.
Шаг 1: Оценка существующих регламентов и процессов
Первое, что нужно сделать, это просто взять и описать, как все происходит сейчас. Обычно это кажется очень нудным и скучным занятием. Возможно. Но во-первых, это все равно важнейший этап. А во-вторых, порой выясняются такие интересные вещи, что про скуку забываешь сразу.
Но главное условие этапа - действительно описать то, что есть, а не то, что нам кажется. Нужно посмотреть, как работают сотрудники. Нужно прослушать записи разговор менеджеров. Нужно встать в «белый круг» и увидеть, что происходит.
Лучше не верьте на слово, а просто попробуйте. И вы сразу увидите «дыры» в работе, а решение станет очевидным.
Шаг 2: Моделирование нового процесса и составление инструкций
Узнали, как есть, а теперь моделируем, как должно быть. Прописываем все шаги, вплоть до, казалось бы, незначительных. Иногда именно такие действия тормозят весь процесс. А затем прописываем новый регламент действий. Максимально просто, подробно и однозначно, чтобы все сотрудники понимали его одинаково.
Шаг 3: Оптимизация процесса
На этом этапе мы устраняем те дырки в работе, которые обнаружили на первом шаге. Сотрудники пересылают друг другу копии документов и путаются в версиях? Переведите работу в облако. Менеджеры вручную заполняют счета? Внедрите систему, которая будет делать это автоматически на основе введенных данных.
Шаг 4: Проведение обучения
Мало просто придумать, как оно будет. Нужно обучить сотрудников работать по-новому. Лучше делать это на конкретных примерах, каждый раз разбирая ошибки, до формирования устойчивого навыка. Да, вы потратите два-три дня, но потом сотрудники сэкономят вам дни работы и деньги.
Шаг 5: Внедрение процесса
На этом этапе процесс дорабатывается. Вводятся подготовленные регламенты и инструкции, устанавливаются новые KPI, а вся документация и описание процесса вносятся в единую систему.
Все проще, чем может показаться. Но сложнее, чем «просто сесть и подумать».
Шаг 6: Бонусный
Посмотрите еще раз вокруг и обнаружьте, что работа стала понятнее и прозрачнее, задачи выполняются четко и в срок, снизилось количество ошибок. Бизнес стал управляемым.
Кстати, если вы хотите больше узнать о бизнес-процессах и инструменте их внедрения, приглашаю на мой бесплатный вебинар «Автоматизируй это». Он пройдет завтра, 28 апреля, в 19:00 (мск), и на нем состоится презентация системы процессного управления AtlasBPM. Покажу на конкретных примерах, как и что работает (или не работает, ошибок тоже наделали), каким образом это помогает и мне, и моим сотрудникам и что мы будем делать дальше.
Если хотите присоединиться, регистрируетесь на вебинар по ссылке. Там в первом письме сразу будет доступ и еще бонус всем участникам.