Порядок в бизнесе - практические рекомендации
Пока я работаю над новой книгой про бизнес-процессы, продолжаю цикл статей.
Это - вторая: фрагмент из будущей книги. Первая называлась "Что такое бизнес-процессы и зачем они нужны".
Сегодня несколько рекомендаций, которые сэкономят вам годы жизни, кучу денег и сил.
***
Лоскутное одеяло или система
Когда мы начинаем работать с новой компанией, всегда задаем людям вопрос: что у вас уже сделано в этой области наведения порядка? Потому что сейчас уже редко встретишь бизнес, который не пытались как-то упорядочивать. Кстати, и вам задание:
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. Что сделано у Вас? Что описано? Что внедрено? Что получилось, а что нет? Почему?
Рекомендую Вам вспомнить это довольно подробно. Чтобы понять, от чего отталкиваться, взять лучшее, и не наступать на старые грабли.
Так вот, в большинстве компаний есть:
- Какие-то приказы.
- Отдельные регламенты.
- Формы документов и отчетов.
- Разношерстные описания алгоритмов работы.
- Скрипты разговоров для продавцов.
- Информационные системы. Или их подобие, сделанное на основе обычных офисных программ, всевозможных облачных решений.
- И тому подобное.
Это хорошо. Значит, какой-то опыт уже есть - начинаете не с нуля.
Казалось бы, можно так жить и дальше. Возникла проблема - заткнули дыру очередным разовым документом: приказом или распоряжением директора. Возник даже целый класс информационных систем, позволяющих сохранять задания с указанием ответственных и сроками. До поры до времени это помогает.
Однако по мере роста бизнеса - все хуже и хуже. Приказы устаревают, противоречат друг другу, да и вообще все меньше отвечают сложности управляемой системы.
Лоскутное одеяло расползается быстрее, чем вы успеваете его заштопывать.
В любой лодке рано или поздно появляются течи. В детстве мой дедушка залеплял их пластилином. Пока дырок не становилось слишком много - тогда лодку доставали на берег, просушивали и делали капитальный ремонт.
Можно ходить к разным врачам, получать от них назначения и пить таблетки: от заболеваний сердца, печени, почек. Но пока одно лечим - другое калечим.
Если вы хотите жить долго и счастливо, нужно прийти к здоровому образу жизни. Там будет и питание, и физическая активность, и работа с сознанием, с душой.
Так же и в бизнесе. Наступает момент, когда нужно пройтись по всему бизнесу: от и до, перебрать его по винтикам. Проработать не только конкретные болевые места, но и всю систему: цели, процессы, структуру и т.д. Разобраться: зачем мы работаем именно так, как можно делать это лучше?
Для этого нужна методология. Комплексная, охватывающая все стороны бизнеса. А с другой стороны - простая, понятная как президенту компании, так и простому работнику. Собственно, об этом и книга.
Старые документы (приказы, регламенты и пр.) вы будете постепенно отменять за ненадобностью. Или находить им место в новой стройной модели вашего бизнеса.
О вреде идеализма
Создавая систему, всегда есть соблазн улететь в облака. Месяцами вырабатывать идеальную схему процесса или чего-то еще. Стыковать с другими элементами бизнеса. Спорить до хрипоты. Делать и переделывать.
Не нужно этого. Это другая крайность - попытка размахнуться слишком широко и закопаться глубоко. Создать идеальную модель всего бизнеса, где все части увязаны друг с другом, где описано все, вплоть до каждого чиха сотрудника. На жаргоне системных аналитиков ее иногда называют «big picture» - «большая картина» бизнеса.
Пока ее делаете:
- Потратите кучу времени. И денег - рабочее время ваших людей не бесплатное. А уж если будете нанимать консультантов со стороны, чтобы сделали вам все под ключ…
- Разочаруется команда: «Пишем-пишем, а толку - чуть».
- Жизнь за это время уйдет вперед, и ваша супер-схема устареет.
- У людей будет нарастать сопротивление: такая система полностью подавила бы в них свободу и инициативу. Кто ж хочет стать винтиком?
Итак, с одной стороны - «лоскутное одеяло».
С другой - огромная супер-правильная система, в которой учтено и описано все. Этакий «железобетонный монстр», «Госплан», который контролирует все и вся.
Истина посередине. Но найти ее не так просто. Нужны знания, методики, опыт и интуиция.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. А Вы пытались создать полное описание своего бизнеса? И как?
Основная сложность
Дело в том, что ваш бизнес работает каждый день. Эх, если бы его можно было остановить, пересобрать, и потом запустить по новой… Но это утопия.
Вам придется совмещать 2 вида деятельности:
- Операционную, то есть основную работу компании: продажи, производство, доставку продукции до клиентов и пр.
- По улучшению бизнеса.
Выделять время и силы на то, и на другое. Иначе - не бывает. Нужно и дрова рубить, и топор точить, а также совершенствовать технику рубки. Потому что жизнь меняется. Молодые да ранние конкуренты не спят, клиенты с каждым годом требуют от вас все лучшей работы.
Отлаживать действующий бизнес - это примерно как ремонтировать двигатель на ходу. Как делать операцию на работающем сердце.
Кстати, нехватка времени - одна из основных отмазок, которые вы услышите от своих сотрудников разного уровня. Когда они будут рассказывать вам, почему не могут заниматься улучшением бизнеса именно сейчас. Поверьте - через год будет то же самое.
И главное, что вам тут нужно сделать - распределить приоритеты в своей голове и работе. Потому что в первую очередь улучшение бизнеса нужно именно вам - собственнику. После этого сможете добиться хорошей работы по наведению порядка и от своей команды.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. Сколько времени (в день, неделю) Вы готовы выделять на работу по отладке бизнеса? А сколько, на Ваш взгляд, должны уделять этому ваши топы, среднее звено руководителей, специалисты?
Вспомните про роли в бизнесе. Подробно я описал их в книге "Как навести порядок в своем бизнесе".
Вы можете сделать предварительный заказ на новую книгу и получить ее одним из первых - с моим автографом и благодарностью.
А пока ждете ее выхода, проработайте первую. Будущая книга - ее продолжение.
***
Если Вы хотите отладить бизнес-процессы своей компании, пришлите заявку - кратко опишите свой бизнес и задачи. Обсудим Вашу ситуацию. Приедем, поможем. Вовлечем и обучим Вашу команду. Будем сопровождать до результатов.
Наше расписание на осень-зиму уже весьма плотное, но пока что в нем можно найти свободные даты.
Сейчас, в кризис - лучшее время для изменений.
Будьте счастливы!