Как управлять откатами в компании.
Статья подготовлена при содействии writing-консультанта Саши Карепиной (sasha_karepina) и участников вебинара «Статья на раз-два-три»
Представьте, что вам нужно «пропихнуть» свою продукцию в компанию, где как вы знаете «не подмажешь - не поедешь». Ну кто же сейчас и где этого не делает. Но вот две ситуации из реальной практики, которые происходят потом.
Ситуация первая. В одной торговой компании поймали чересчур зарвавшегося закупщика и вместо того, чтобы замять дело по-тихому завели на него уголовное дело. Вот только по этому же уголовному делу «паровозиком» пошли и его контрагенты - те, кто ему откаты платил. Случай пока уникальный, но возможный.
Ситуация вторая. В крупной ИТ компании во время очередной аттестации решили «прижать» слишком ленивого, по мнению руководителя менеджера по работе с клиентами. И дабы вынудить его уйти «по собственному желанию» в процессе аттестации уменьшили ему оклад вполовину. Реакция менеджера удивила всех. Он заявил, что и на таких условиях готов остаться работать, поскольку дескать его прожиточный минимум и так гораздо больше оклада, так что уменьшение его в два раза ситуацию принципиально не изменит…
Выходит, что основная проблема руководителей коммерческих фирм в России в настоящий момент не в том «давать или не давать», а «как давать, чтобы свои не воровали» и чтобы никому за это ничего не было.
Прежде чем вы будете читать статью дальше, я предупреждаю вас, что откат является уголовно наказуемым деянием, предусмотренным статьёй 204 УК РФ. Под откатом понимается незаконная передача лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации, денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное оказание ему услуг имущественного характера за совершение действий (бездействия) в интересах дающего в связи с занимаемым этим лицом служебным положением.
Читая текст дальше вы соглашаетесь с тем, что автор не призывает вас давать откаты лично, использовать практику откатов для организации коммерческих дел в вашей организации, а также обучать давать откаты ваших подчинённых. Вся статья является лишь гипотетическим рассуждением на тему «А что было бы, если бы откаты в России прочно вошли в деловой обиход».
Итак, представьте ситуацию, когда откаты являются нормой вашего бизнеса. Какие проблемы вы, как руководитель при этом получаете:
Чтобы избежать этих и других возможных проблем, необходимо выстраивать специальную систему работы с откатами внутри фирмы - их учёта, расчёта, передачи и контроля. Что такое грамотная система контроля за откатами? Это система, которая:
(а) защищает компанию и сотрудников от уголовного преследования,
(б) ограничивает применение откатов только теми случаями, когда это действительно необходимо,
(в) удерживает размер отказов в рамках рентабельности,
(г) обеспечивает прозрачность всех случаев отката для руководства компании
Как же система может защитить сотрудника и компанию? Такую возможность даёт Примечание к ст. 204 УК РФ, освобождающее вашего менеджера от уголовной ответственности «если в отношении его имело место вымогательство или если это лицо добровольно сообщило о подкупе органу, имеющему право возбудить уголовное дело». Разумеется вы не собираетесь доносить об откате иначе он теряет коммерческий смысл, но данное положение даёт вам возможность обезопасить своих сотрудников.
За счет чего можно ограничить случаи отката, а в ситуациях. когда откат необходим, удержать его размер в рамках рентабельности? Здесь помогает организация грамотного маркетинга. Она включает в себя тщательную предварительную разведку и последовательное ведение переговоров. В ходе разведки выясняются состав и отношения в группе закупки на предприятиях, пути влияния её членов на ход сделки. Полученная информация позволяет при ведении переговоров опираться на объективные интересы участников. Тщательный учёт всех интересов часто позволяет либо полностью исключить откаты, либо существенно их уменьшить.
Как можно обеспечить прозрачность процесса для руководства и избежать случаев "распила" отката сотрудниками? Здесь помогает принцип двойного контроля, когда ни одно действие не производится сотрудниками в одиночку. Принцип точно такой же как и при допуске в банковскую ячейку, и при запуске баллистической ракеты. Есть два человека которые могут инициировать процесс. У них обоих есть ключ, но совершить действие можно только вставив ключи одновременно. Причём люди эти находятся в разном подчинении.
Теперь, когда мы в чернее обсудили из чего состоит грамотная система контроля за откатами давайте посмотрим как она могла бы работать. Ещё раз подчеркнём умозрительность наших рассуждений. Ведь мы предполагаем, что ни вы, ни ваши сотрудники откатов предлагать сами не будете. Следовательно это вашего сотрудника вынуждают дать откат. А вы противодействуете этому. И для этого выполняете несложный алгоритм, который желательно закрепить на качественном тренинге.
Итак, менеджер нашёл потенциального клиента. Во-первых, менеджер обязан провести качественную коммерческую разведку компании потенциального клиента. Разведка включает в себя поиск ответов на вопросы по каждому члену группы закупки:
- Личные качества?
- Как он связан с другими?
- Как он влияет на принятие решения?
- Как он может нам помочь?
- Как он может помешать?
- Какие его интересы в данной сделке?
Отчёт по коммерческой разведке оформляется менеджером по установленной форме.
Во-вторых, факт вымогательства отката менеджер фиксирует должностной запиской на имя своего непосредственного руководства. В записке излагаются обстоятельства переговоров, место, время, сделанное предложение. Образец докладной записки предварительно согласуется с юристом.
В-третьих, к докладной записке менеджер прилагает форму расчёта бюджета сделке. В этой формуле он должен показать, что наличие отката не снизит рентабельность сделки ниже допустимого минимума. Форма расчётов создаётся не конкретно для основания отката, а должна быть стандартной составляющей паспорта сделки в компании.
В-четвёртых, к дальнейшим переговорам по откаты должен привлекаться руководитель менеджера. Он вместе с менеджером выясняет кто именно, по каким причинам и на каких основаниях в группе закупок вымогает откат. Обоснованность отката должна быть тщательно проверена. Действительно ли данный сотрудник клиента может помочь нам в проведении сделки?
Следует отметить, что есть два подхода - когда откат требует тот, кто может помочь проведению сделки и тот, кто может не мешать её проведению. Мой совет - полагаться только на тех, кто может помочь заключению сделки. Это более надёжно и выгоднее в долгосрочной перспективе. А самое главное - необходимо стремится, чтобы откат в организации получал только один человек!
В-пятых, окончательное решение о проведении сделки с откатом должен принимать вышестоящий начальник после проверки всех документов паспорта сделки, отчётов менеджера, его начальника, формы расчётов, обоснования.
В-шестых, передачу денег должен осуществлять доверенный человек руководителя организации (например сотрудник КРУ или службы безопасности) в присутствии менеджера.
Обратите внимание также, что часто можно оформить откат, особенно если он регулярный, в виде официальной выплаты по договору подряда или агентскому договору. Также нужно учитывать возможность отблагодарить сотрудника клиента в не денежной форме. Например, это может быть продажа продукции с 99% скидкой, совместный отдых с семьёй клиента.
Тщательная проработка предложенного алгоритма и его безукоризненное соблюдение позволит вам и вашим сотрудникам избежать уголовной ответственности, а также повысит их лояльность.
И помните главное: давать откаты плохо и неправильно. Лучше научиться работать грамотно используя все возможности коммерческих переговоров. Наш тренинг «Основы коммерческих переговоров» поможет вам в этом.
Представьте, что вам нужно «пропихнуть» свою продукцию в компанию, где как вы знаете «не подмажешь - не поедешь». Ну кто же сейчас и где этого не делает. Но вот две ситуации из реальной практики, которые происходят потом.
Ситуация первая. В одной торговой компании поймали чересчур зарвавшегося закупщика и вместо того, чтобы замять дело по-тихому завели на него уголовное дело. Вот только по этому же уголовному делу «паровозиком» пошли и его контрагенты - те, кто ему откаты платил. Случай пока уникальный, но возможный.
Ситуация вторая. В крупной ИТ компании во время очередной аттестации решили «прижать» слишком ленивого, по мнению руководителя менеджера по работе с клиентами. И дабы вынудить его уйти «по собственному желанию» в процессе аттестации уменьшили ему оклад вполовину. Реакция менеджера удивила всех. Он заявил, что и на таких условиях готов остаться работать, поскольку дескать его прожиточный минимум и так гораздо больше оклада, так что уменьшение его в два раза ситуацию принципиально не изменит…
Выходит, что основная проблема руководителей коммерческих фирм в России в настоящий момент не в том «давать или не давать», а «как давать, чтобы свои не воровали» и чтобы никому за это ничего не было.
Прежде чем вы будете читать статью дальше, я предупреждаю вас, что откат является уголовно наказуемым деянием, предусмотренным статьёй 204 УК РФ. Под откатом понимается незаконная передача лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации, денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное оказание ему услуг имущественного характера за совершение действий (бездействия) в интересах дающего в связи с занимаемым этим лицом служебным положением.
Читая текст дальше вы соглашаетесь с тем, что автор не призывает вас давать откаты лично, использовать практику откатов для организации коммерческих дел в вашей организации, а также обучать давать откаты ваших подчинённых. Вся статья является лишь гипотетическим рассуждением на тему «А что было бы, если бы откаты в России прочно вошли в деловой обиход».
Итак, представьте ситуацию, когда откаты являются нормой вашего бизнеса. Какие проблемы вы, как руководитель при этом получаете:
- Откаты снижают маржинальную прибыль сделок и это влияет на общую рентабельность. В результате откатов некоторые сделки могут стать совершенно невыгодными для компании.
- Вашим менеджерам становится проще сразу предложить откат, чем проводить качественную продажу и предварительное исследование клиента.
- Ваши менеджеры могут начать «пилить» откаты, то есть часть денег якобы предназначенных клиенту брать себе в карман.
- Вы и ваши сотрудники рискуете быть обвинёнными по статье 204 УК РФ, упомянутой выше.
- Ваши сотрудники, передающие деньги подвергаются риску при передачи крупных наличных сумм денег.
Чтобы избежать этих и других возможных проблем, необходимо выстраивать специальную систему работы с откатами внутри фирмы - их учёта, расчёта, передачи и контроля. Что такое грамотная система контроля за откатами? Это система, которая:
(а) защищает компанию и сотрудников от уголовного преследования,
(б) ограничивает применение откатов только теми случаями, когда это действительно необходимо,
(в) удерживает размер отказов в рамках рентабельности,
(г) обеспечивает прозрачность всех случаев отката для руководства компании
Как же система может защитить сотрудника и компанию? Такую возможность даёт Примечание к ст. 204 УК РФ, освобождающее вашего менеджера от уголовной ответственности «если в отношении его имело место вымогательство или если это лицо добровольно сообщило о подкупе органу, имеющему право возбудить уголовное дело». Разумеется вы не собираетесь доносить об откате иначе он теряет коммерческий смысл, но данное положение даёт вам возможность обезопасить своих сотрудников.
За счет чего можно ограничить случаи отката, а в ситуациях. когда откат необходим, удержать его размер в рамках рентабельности? Здесь помогает организация грамотного маркетинга. Она включает в себя тщательную предварительную разведку и последовательное ведение переговоров. В ходе разведки выясняются состав и отношения в группе закупки на предприятиях, пути влияния её членов на ход сделки. Полученная информация позволяет при ведении переговоров опираться на объективные интересы участников. Тщательный учёт всех интересов часто позволяет либо полностью исключить откаты, либо существенно их уменьшить.
Как можно обеспечить прозрачность процесса для руководства и избежать случаев "распила" отката сотрудниками? Здесь помогает принцип двойного контроля, когда ни одно действие не производится сотрудниками в одиночку. Принцип точно такой же как и при допуске в банковскую ячейку, и при запуске баллистической ракеты. Есть два человека которые могут инициировать процесс. У них обоих есть ключ, но совершить действие можно только вставив ключи одновременно. Причём люди эти находятся в разном подчинении.
Теперь, когда мы в чернее обсудили из чего состоит грамотная система контроля за откатами давайте посмотрим как она могла бы работать. Ещё раз подчеркнём умозрительность наших рассуждений. Ведь мы предполагаем, что ни вы, ни ваши сотрудники откатов предлагать сами не будете. Следовательно это вашего сотрудника вынуждают дать откат. А вы противодействуете этому. И для этого выполняете несложный алгоритм, который желательно закрепить на качественном тренинге.
Итак, менеджер нашёл потенциального клиента. Во-первых, менеджер обязан провести качественную коммерческую разведку компании потенциального клиента. Разведка включает в себя поиск ответов на вопросы по каждому члену группы закупки:
- Личные качества?
- Как он связан с другими?
- Как он влияет на принятие решения?
- Как он может нам помочь?
- Как он может помешать?
- Какие его интересы в данной сделке?
Отчёт по коммерческой разведке оформляется менеджером по установленной форме.
Во-вторых, факт вымогательства отката менеджер фиксирует должностной запиской на имя своего непосредственного руководства. В записке излагаются обстоятельства переговоров, место, время, сделанное предложение. Образец докладной записки предварительно согласуется с юристом.
В-третьих, к докладной записке менеджер прилагает форму расчёта бюджета сделке. В этой формуле он должен показать, что наличие отката не снизит рентабельность сделки ниже допустимого минимума. Форма расчётов создаётся не конкретно для основания отката, а должна быть стандартной составляющей паспорта сделки в компании.
В-четвёртых, к дальнейшим переговорам по откаты должен привлекаться руководитель менеджера. Он вместе с менеджером выясняет кто именно, по каким причинам и на каких основаниях в группе закупок вымогает откат. Обоснованность отката должна быть тщательно проверена. Действительно ли данный сотрудник клиента может помочь нам в проведении сделки?
Следует отметить, что есть два подхода - когда откат требует тот, кто может помочь проведению сделки и тот, кто может не мешать её проведению. Мой совет - полагаться только на тех, кто может помочь заключению сделки. Это более надёжно и выгоднее в долгосрочной перспективе. А самое главное - необходимо стремится, чтобы откат в организации получал только один человек!
В-пятых, окончательное решение о проведении сделки с откатом должен принимать вышестоящий начальник после проверки всех документов паспорта сделки, отчётов менеджера, его начальника, формы расчётов, обоснования.
В-шестых, передачу денег должен осуществлять доверенный человек руководителя организации (например сотрудник КРУ или службы безопасности) в присутствии менеджера.
Обратите внимание также, что часто можно оформить откат, особенно если он регулярный, в виде официальной выплаты по договору подряда или агентскому договору. Также нужно учитывать возможность отблагодарить сотрудника клиента в не денежной форме. Например, это может быть продажа продукции с 99% скидкой, совместный отдых с семьёй клиента.
Тщательная проработка предложенного алгоритма и его безукоризненное соблюдение позволит вам и вашим сотрудникам избежать уголовной ответственности, а также повысит их лояльность.
И помните главное: давать откаты плохо и неправильно. Лучше научиться работать грамотно используя все возможности коммерческих переговоров. Наш тренинг «Основы коммерческих переговоров» поможет вам в этом.