Размышления о регламентах
Иногда в голову приходят всякие мысли (о работе, о жизни, и вообще), которые хочется записать. Раньше я их записывал на бумажку, а потом подумал - почему бы не сюда? Так и сделаю, буду писать под тегом "размышления". Постараюсь делать это раз в неделю. Сегодня напишу про регламенты.
Полагаю, всем нам (кому реже, кому чаще) приходится иметь дело с разнообразными регламентами, инструкциями, приказами, и прочими документами, в которых написано, когда что следует делать, и как именно. Мне в жизни встречалось, наверное, четыре основных сценария применения подобных документов.
Первое, самое очевидное и разумное - регламент избавляет исполнителя от необходимости постоянно принимать мелкие решения, а также бережет его память. Если нам часто приходится делать какое-то сложное дело, скажем печь пирог, то вполне логично иметь перед глазами рецепт, где написано - взять четыре яйца, полпачки масла и один стакан муки. Тем самым нам не приходится постоянно думать - мало мы муки положили или много. Также не приходится ломать голову, что класть в миску сначала - яйца, муку, масло, или, может быть, сахар. В рецепте все написано, тупо исполняй, и получится шедевр, во всяком случае, готовый продукт будет можно есть.
Второе применение, менее очевидное - регламентом иногда можно устранить некоторые недостатки конструкции. Например, в инструкции по эксплуатации многих современных автомашин написано - регулярно проверять уровень масла в двигателе, по возможности - при каждой заправке топливом.
Масло имеет способность уходить "в никуда" - выгорать, убегать через неплотности соединений и т. п. Обычно, чем старше двигатель, тем эффект выражен сильнее. Но и новый двигатель может иной раз перерасходовать масло. Без масла ездить плохо - двигатель этого не любит и очень быстро выходит из строя. А сделать так, чтобы двигатель масло гарантированно не расходовал (вернее, расходовал предсказуемым образом) - очень сложно. Два двигателя, один за другим сошедшие со сборочного конвейера, могут иметь разные "масляные аппетиты". Вот и появляется инструкция, обязывающая владельца периодически проявлять дополнительное внимание к своему механизму.
Можно еще вспомнить про рекомендации служб безопасности периодически менять пароли, проверять диск антивирусом, и тут мы подходим к третьему способу применения регламентов.
Итак, третье применение - избавление от ответственности. Например, нам надо внедрить безопасную ИТ-систему. На двухфакторную аутентификацию с применением USB-ключей или чего-то подобного у нас денег нет, но мы напишем регламент: пользователи обязаны применять криптостойкие пароли и своевременно их менять. Система будет не особенно безопасной, но в случае инцидента ответственность со службы безопасности очень легко спихивается на пользователя - секьюрити офицер сделал все возможное за имеющиеся деньги, т. е. предусмотрел регламент. А пользователи глупые - пароли используют слишком простые и редко меняют.
И, наконец, четвертое применение - если есть достаточно сложный, запутанный регламент, положения которого противоречат друг другу, появляется "замечательный" инструмент давления на исполнителя: как бы он ни старался, он никогда не сможет выполнить работу хорошо, т.е. в полном соответствии с регламентом. И таким образом оказывается во власти автора регламента (или того, кто приказал этот регламент выполнять). Военные очень хорошо усвоили этот факт - часто приходилось от них слышать, что нет ничего хуже для армии, чем жизнь строго по уставу. Так вот, это оно, четвертое применение регламента :)
Что для нас в этих рассуждениях важно? Если мы "в лагере" авторов регламентов, причем ориентируемся на первые два сценария применения, то следует иметь в виду, что хороший руководящий документ должен быть по возможности полным и непротиворечивым. Причем второе - важнее. Потому что если пострадала полнота - исполнителю поможет поможет высокая квалификация, опыт, здравый смысл наконец. А если документ нашего авторства не может быть в точности выполнен, потому что его отдельные пункты противоречат друг другу - в хорошем случае к нам прибегут за разъяснениями. А в плохом - просто доведут дело до первого противоречивого пункта, и работа встанет.
Если же мы пытаемся по какому-то регламенту жить, сначала надо обязательно провести "опытную эксплуатацию" - внимательно пройти все пункты, оценивая каждый с точки зрения выполнимости и разумности, используя при этом весь наш опыт. Если всё хорошо - в следующий раз исполняем документ не раздумывая. Если плохо - руководствуемся здравым смыслом, надеясь, что хотя бы какие-то пункты регламента ему соответствуют. Ну и всегда помним о том, что автор регламента мог "оптимизировать" свою работу и под третье, и под четвертое применение :)
Полагаю, всем нам (кому реже, кому чаще) приходится иметь дело с разнообразными регламентами, инструкциями, приказами, и прочими документами, в которых написано, когда что следует делать, и как именно. Мне в жизни встречалось, наверное, четыре основных сценария применения подобных документов.
Первое, самое очевидное и разумное - регламент избавляет исполнителя от необходимости постоянно принимать мелкие решения, а также бережет его память. Если нам часто приходится делать какое-то сложное дело, скажем печь пирог, то вполне логично иметь перед глазами рецепт, где написано - взять четыре яйца, полпачки масла и один стакан муки. Тем самым нам не приходится постоянно думать - мало мы муки положили или много. Также не приходится ломать голову, что класть в миску сначала - яйца, муку, масло, или, может быть, сахар. В рецепте все написано, тупо исполняй, и получится шедевр, во всяком случае, готовый продукт будет можно есть.
Второе применение, менее очевидное - регламентом иногда можно устранить некоторые недостатки конструкции. Например, в инструкции по эксплуатации многих современных автомашин написано - регулярно проверять уровень масла в двигателе, по возможности - при каждой заправке топливом.
Масло имеет способность уходить "в никуда" - выгорать, убегать через неплотности соединений и т. п. Обычно, чем старше двигатель, тем эффект выражен сильнее. Но и новый двигатель может иной раз перерасходовать масло. Без масла ездить плохо - двигатель этого не любит и очень быстро выходит из строя. А сделать так, чтобы двигатель масло гарантированно не расходовал (вернее, расходовал предсказуемым образом) - очень сложно. Два двигателя, один за другим сошедшие со сборочного конвейера, могут иметь разные "масляные аппетиты". Вот и появляется инструкция, обязывающая владельца периодически проявлять дополнительное внимание к своему механизму.
Можно еще вспомнить про рекомендации служб безопасности периодически менять пароли, проверять диск антивирусом, и тут мы подходим к третьему способу применения регламентов.
Итак, третье применение - избавление от ответственности. Например, нам надо внедрить безопасную ИТ-систему. На двухфакторную аутентификацию с применением USB-ключей или чего-то подобного у нас денег нет, но мы напишем регламент: пользователи обязаны применять криптостойкие пароли и своевременно их менять. Система будет не особенно безопасной, но в случае инцидента ответственность со службы безопасности очень легко спихивается на пользователя - секьюрити офицер сделал все возможное за имеющиеся деньги, т. е. предусмотрел регламент. А пользователи глупые - пароли используют слишком простые и редко меняют.
И, наконец, четвертое применение - если есть достаточно сложный, запутанный регламент, положения которого противоречат друг другу, появляется "замечательный" инструмент давления на исполнителя: как бы он ни старался, он никогда не сможет выполнить работу хорошо, т.е. в полном соответствии с регламентом. И таким образом оказывается во власти автора регламента (или того, кто приказал этот регламент выполнять). Военные очень хорошо усвоили этот факт - часто приходилось от них слышать, что нет ничего хуже для армии, чем жизнь строго по уставу. Так вот, это оно, четвертое применение регламента :)
Что для нас в этих рассуждениях важно? Если мы "в лагере" авторов регламентов, причем ориентируемся на первые два сценария применения, то следует иметь в виду, что хороший руководящий документ должен быть по возможности полным и непротиворечивым. Причем второе - важнее. Потому что если пострадала полнота - исполнителю поможет поможет высокая квалификация, опыт, здравый смысл наконец. А если документ нашего авторства не может быть в точности выполнен, потому что его отдельные пункты противоречат друг другу - в хорошем случае к нам прибегут за разъяснениями. А в плохом - просто доведут дело до первого противоречивого пункта, и работа встанет.
Если же мы пытаемся по какому-то регламенту жить, сначала надо обязательно провести "опытную эксплуатацию" - внимательно пройти все пункты, оценивая каждый с точки зрения выполнимости и разумности, используя при этом весь наш опыт. Если всё хорошо - в следующий раз исполняем документ не раздумывая. Если плохо - руководствуемся здравым смыслом, надеясь, что хотя бы какие-то пункты регламента ему соответствуют. Ну и всегда помним о том, что автор регламента мог "оптимизировать" свою работу и под третье, и под четвертое применение :)