Организация и учёт художественной деятельности
Оригинал взят у conjure в Организация и учёт художественной деятельности
В прошлом году я оказалась совершенно зелёным новичком, когда осознанно и, казалось бы, обдуманно решила уйти с насиженного места в офисе на вольные хлеба. В течение года мне пришлось сильно попотеть и выработать различные системы управления моими делами. Особенно бумажными, от которых зависит моя судьба в глазах налоговой. Например, пришлось учиться, как вести учёт составленным предложениям, как оформлять счета так, чтобы можно было более менее легко ориентироваться, как собирать и хранить чеки о расходах на материалы, рабочие поездки и пр.
Казалось бы, вещи совершенно элементарные, но, как говорят немцы, чёрт кроется в деталях. Я со студенческих лет научилась однозначно и понятно называть файлы, с которыми работаю, чтобы и 10 лет спустя можно было ориентироваться в собственных названиях.
Например, если я сделала эскиз для книги "Wishcraft" вчера, то он будет называться "wishcraft_sketch_2014-03-15.psd". Сегодняшний эскиз для этой же книги будет называться "wishcraft_sketch_2014-03-16.psd". Все файлы с более актуальной датой у меня являются последней версией. Если заказчик принял не сегодняшний, а вчерашний эскиз, я его открою и пересохраню под именем "wishcraft_sketch_2014-03-16_2.psd" Т.е. сама дата и "прирост" после неё (в данном случае "_2") означает более свежий файл. Так мне достаточно пробежаться глазами по названиям и не вникать в детали, вроде даты и времени производства файла на свет в описании к файлу. И тем более не надо открывать их. Всегда понятно, что файл с более свежей датой, прописанной в имени, - актуальный.
Со счетами для клиентов и позже для налоговой пришлось тоже придумывать систему, которая хорошо считывалась сразу в имени счетов. Так я завела себе такое правило. Мои файлы со счетами состоят из: обозначения страны, года и месяца, порядкового номера для этой страны и короткого обозначения имени. Например, мартовские счета для клиентов из Англии фирмы "TM" могли бы называться: UK_2015-03_001_tm.doc (Естественно из *.doc я генерирую *.pdf, если отправляю клиенту по электронной почте и всем советую.)
Я сначала хотела сделать сквозную нумерацию всех моих счетов, например, UK_2015-03_001_tm.doc, RU_2015-03_002_antz.doc, DE_2015-03_003_pimke.doc, но быстро сообразила, что мне удобнее делать сквозную нумерацию по счетам в рамках одной страны. Тогда все файлы стоят ровным столбиком по алфавиту и легко находятся по стране и порядковому номеру внутри каждой отдельно взятой страны.
Ошибок в процессе наделала уйму. Например, западные клиенты прежде чем оплатить работу требуют с меня формальный счёт, в котором содержится описание проекта, адрес, сумма, номер моего расчётного счёта и до какого числа я требую перевести деньги, мой идентификационный номер в налоговой и пр. С русскими клиентами всё проще, но и запутаннее одновременно. Официальных счетов никто ещё ни разу не требовал. Спрашивают в обычном имейле, куда перевести деньги, и редко когда ясно, переведут их тебе завтра или через 2 месяца. Иногда надо спрашивать вслед за сданной работой:"А где же мои талеры? А когда?"
Поэтому в итоге получилось, что для западных клиентов у меня все счета лежали готовые - стройной стопочкой с понятными именами - и их нужно было просто распечатать для налоговой. А вот с русскими клиентами случилась катастрофа. В какой-то необъясмнимый момент запапрки я, видимо, дико расслабилась и перестала записывать списком в Экселе, что за заказ, сколько он стоил, от кого и какой статус (перевели или нет деньги). Список обрывается где-то в июне, т.е. без учёта остались целых 6 месяцев! Заказов из России обычно не так много, и я решила, видимо, что и так не забуду. Угу... Забыла всё, конечно же!
По каждому отдельному заказу пришлось поднимать переписку всего года, искать их адреса (а они не то, чтобы в имейле - на официальном сайте часто не стоят!) и имена ответственных (кому именно я выставляю счёт). У некоторых пришлось проверять курс евро по отношению к рублю, у других курс доллара по отношению к рублю на момент перевода денег, указывать в отчёте для налоговой. Пришлось так же поднимать распечатки всех движений денег на расчётном счету, чтобы сверить даты сдачи работы и даты получения денег. СтопиТьсот раз выругала себя, что так и не завела для рабочего движения денег отдельный счёт. ЖабкО душила, платить банку за ещё один счёт и ещё одну карточку. Я даже не задумывалась, что на обычном счету чёрт ногу сломит! Там же мелким текстом по 5-6 страниц на каждый месяц (книга из 72 мелко исписанных страниц А4!) и всё больше о том, чего мы с мужем на Амазоне купили или в Альди за углом, сколько сняли за свет, воду, газ, мусор, за кредит на дом, за школу и т.д. :-//
Очень кусала локти, что не составляла счета для русских клиентов, пусть они их и не просят, сразу же по факту сдачи работы! Ведь в итоге пару раз поленилась в надежде на то, что потом одним махом быстренько сделаю отчётность, а 6 месяцев прошли - глазом не усела моргнуть! И насобирала в итоге гору проблем и ещё бОльшую гору работы.
Но, на ошибках учатся. В этом году у меня подробная экселовская таблица, в которой есть графы статуса самого заказа (отправила условия или нет, в процессе, ожидание ТЗ, корректуры, статус оплаты). И счета сразу составляю для всех стран, вне зависимости от того, запрашивает клиент официальный счёт с адресом и прочим или улаживает всё без особенных формальностей в переписке. Потому что конец прошлого года у меня в плане отчётности случился как в том вульгарном анекдоте:"Загибайся, студент, - сессия!" Спасибо, больше не надо.
Видимо, бухгалтеры сидят сейчас и улыбаются. Но представьте себе на секундочку, как это, когда вы совершенно не в теме грамотного ведения финансов и первый раз в жизни сталкиваетесь с тем, что никто за вас (как когда я была подчинённой) не позаботится о структуре и упорядоченности финансовой и учётной стороны вашей деятельности. Ведь учёт финансов - не основная работа художника. Основная - рисование. Но в итоге получается, что нужно делать 2 работы параллельно. Причём именно в учётно-финансовой вы если не полный ноль, то как минимум желторотик. И если где-то прокололся, прогнулся, поленился, что свойственно любому человеку, расплата будет "кровавой".
На этой ноте упорядоченного вам понедельника. "Считайте деньги, не отходя от кассы" :-)
В прошлом году я оказалась совершенно зелёным новичком, когда осознанно и, казалось бы, обдуманно решила уйти с насиженного места в офисе на вольные хлеба. В течение года мне пришлось сильно попотеть и выработать различные системы управления моими делами. Особенно бумажными, от которых зависит моя судьба в глазах налоговой. Например, пришлось учиться, как вести учёт составленным предложениям, как оформлять счета так, чтобы можно было более менее легко ориентироваться, как собирать и хранить чеки о расходах на материалы, рабочие поездки и пр.
Казалось бы, вещи совершенно элементарные, но, как говорят немцы, чёрт кроется в деталях. Я со студенческих лет научилась однозначно и понятно называть файлы, с которыми работаю, чтобы и 10 лет спустя можно было ориентироваться в собственных названиях.
Например, если я сделала эскиз для книги "Wishcraft" вчера, то он будет называться "wishcraft_sketch_2014-03-15.psd". Сегодняшний эскиз для этой же книги будет называться "wishcraft_sketch_2014-03-16.psd". Все файлы с более актуальной датой у меня являются последней версией. Если заказчик принял не сегодняшний, а вчерашний эскиз, я его открою и пересохраню под именем "wishcraft_sketch_2014-03-16_2.psd" Т.е. сама дата и "прирост" после неё (в данном случае "_2") означает более свежий файл. Так мне достаточно пробежаться глазами по названиям и не вникать в детали, вроде даты и времени производства файла на свет в описании к файлу. И тем более не надо открывать их. Всегда понятно, что файл с более свежей датой, прописанной в имени, - актуальный.
Со счетами для клиентов и позже для налоговой пришлось тоже придумывать систему, которая хорошо считывалась сразу в имени счетов. Так я завела себе такое правило. Мои файлы со счетами состоят из: обозначения страны, года и месяца, порядкового номера для этой страны и короткого обозначения имени. Например, мартовские счета для клиентов из Англии фирмы "TM" могли бы называться: UK_2015-03_001_tm.doc (Естественно из *.doc я генерирую *.pdf, если отправляю клиенту по электронной почте и всем советую.)
Я сначала хотела сделать сквозную нумерацию всех моих счетов, например, UK_2015-03_001_tm.doc, RU_2015-03_002_antz.doc, DE_2015-03_003_pimke.doc, но быстро сообразила, что мне удобнее делать сквозную нумерацию по счетам в рамках одной страны. Тогда все файлы стоят ровным столбиком по алфавиту и легко находятся по стране и порядковому номеру внутри каждой отдельно взятой страны.
Ошибок в процессе наделала уйму. Например, западные клиенты прежде чем оплатить работу требуют с меня формальный счёт, в котором содержится описание проекта, адрес, сумма, номер моего расчётного счёта и до какого числа я требую перевести деньги, мой идентификационный номер в налоговой и пр. С русскими клиентами всё проще, но и запутаннее одновременно. Официальных счетов никто ещё ни разу не требовал. Спрашивают в обычном имейле, куда перевести деньги, и редко когда ясно, переведут их тебе завтра или через 2 месяца. Иногда надо спрашивать вслед за сданной работой:"А где же мои талеры? А когда?"
Поэтому в итоге получилось, что для западных клиентов у меня все счета лежали готовые - стройной стопочкой с понятными именами - и их нужно было просто распечатать для налоговой. А вот с русскими клиентами случилась катастрофа. В какой-то необъясмнимый момент запапрки я, видимо, дико расслабилась и перестала записывать списком в Экселе, что за заказ, сколько он стоил, от кого и какой статус (перевели или нет деньги). Список обрывается где-то в июне, т.е. без учёта остались целых 6 месяцев! Заказов из России обычно не так много, и я решила, видимо, что и так не забуду. Угу... Забыла всё, конечно же!
По каждому отдельному заказу пришлось поднимать переписку всего года, искать их адреса (а они не то, чтобы в имейле - на официальном сайте часто не стоят!) и имена ответственных (кому именно я выставляю счёт). У некоторых пришлось проверять курс евро по отношению к рублю, у других курс доллара по отношению к рублю на момент перевода денег, указывать в отчёте для налоговой. Пришлось так же поднимать распечатки всех движений денег на расчётном счету, чтобы сверить даты сдачи работы и даты получения денег. СтопиТьсот раз выругала себя, что так и не завела для рабочего движения денег отдельный счёт. ЖабкО душила, платить банку за ещё один счёт и ещё одну карточку. Я даже не задумывалась, что на обычном счету чёрт ногу сломит! Там же мелким текстом по 5-6 страниц на каждый месяц (книга из 72 мелко исписанных страниц А4!) и всё больше о том, чего мы с мужем на Амазоне купили или в Альди за углом, сколько сняли за свет, воду, газ, мусор, за кредит на дом, за школу и т.д. :-//
Очень кусала локти, что не составляла счета для русских клиентов, пусть они их и не просят, сразу же по факту сдачи работы! Ведь в итоге пару раз поленилась в надежде на то, что потом одним махом быстренько сделаю отчётность, а 6 месяцев прошли - глазом не усела моргнуть! И насобирала в итоге гору проблем и ещё бОльшую гору работы.
Но, на ошибках учатся. В этом году у меня подробная экселовская таблица, в которой есть графы статуса самого заказа (отправила условия или нет, в процессе, ожидание ТЗ, корректуры, статус оплаты). И счета сразу составляю для всех стран, вне зависимости от того, запрашивает клиент официальный счёт с адресом и прочим или улаживает всё без особенных формальностей в переписке. Потому что конец прошлого года у меня в плане отчётности случился как в том вульгарном анекдоте:"Загибайся, студент, - сессия!" Спасибо, больше не надо.
Видимо, бухгалтеры сидят сейчас и улыбаются. Но представьте себе на секундочку, как это, когда вы совершенно не в теме грамотного ведения финансов и первый раз в жизни сталкиваетесь с тем, что никто за вас (как когда я была подчинённой) не позаботится о структуре и упорядоченности финансовой и учётной стороны вашей деятельности. Ведь учёт финансов - не основная работа художника. Основная - рисование. Но в итоге получается, что нужно делать 2 работы параллельно. Причём именно в учётно-финансовой вы если не полный ноль, то как минимум желторотик. И если где-то прокололся, прогнулся, поленился, что свойственно любому человеку, расплата будет "кровавой".
На этой ноте упорядоченного вам понедельника. "Считайте деньги, не отходя от кассы" :-)