О циклических задачах в календаре при планировании
Ещё один пост в продолжение темы личной эффективности.
Многие средства планирования времени на базе календаря предлагают функционал циклических задач, которые повторяются через определенные настраиваемые промежутки времени. У этого средства есть положительные и отрицательные стороны.
Для каких задач лучше всего устанавливать циклические ссылки:
1. Для напоминаний о различных важных датах - днях рождения, различных праздниках, которые проводятся чаще всего в одних и тех же местах и кампаниях;
2. Для задач, которые не занимают много времени на неделе, но в силу определенных причин не вошли в постоянную привычку. Это может быть что-то вроде прослушивания автоответчика в офисе по будним дням или подготовка отчётных документов по текущим проектам каждую пятницу. В таких задачах основные критерии - это относительная простота выполнения и не очень большие временные затраты. К этому варианту нужно относиться внимательно, потому что некоторые неприоритетные задачи при таком подходе будут вызывать желание забить на их выполнение;
Для чего циклические задачи лучше не устанавливать:
1. Повторяющиеся задачи с плавающим временем их начала. Причина - часто получается так, что время выполнения смещается в конкретный день, поэтому когда получаешь напоминание о запланированной задаче, понимаешь, что не можешь сейчас или вообще сегодня не выполнить такую задачу, что рождает чувство неудовлетворения от невозможности придерживаться своего плана. Например, это уборка дома: чаще всего ты ее можешь делать в четверг вечером, но иногда получается так, что в конкретный день может её сделать только с утра, а иногда она переносится на другой день. Лучше всего такую задачу планировать каждый раз заново для очередной недели. Это не займёт много времени;
2. Задачи с временем выполнения, которое зависит не только от тебя, но и от людей либо других факторов, повлиять на которые ты в силу определенных причин в конкретный момент не можешь. Причина - от недели к неделе рамки задачи могут сильно варьироваться, поэтому при срыве временных рамок смещаются другие задачи. Например, это может быть еженедельное совещание о текущих проектах в компании: в одну неделю выполняются достаточно простые проекты, в другую - проекты с высокими степенями риска. Чаще всего это можно спрогнозировать заранее на этапе планирования очередной недели. Поэтому лучше эту задачу каждый раз планировать заново.
Итоги: описанные методы помогут значительно улучшить эффективность планирования. Я через это проходил сам - когда-то у меня было до 2-3х задач в день, которые планировались в календаре циклически. Это приводило к печальным результатам - в конце недели зачастую оказывалось несколько запланированных, но невыполненных задач.
Многие средства планирования времени на базе календаря предлагают функционал циклических задач, которые повторяются через определенные настраиваемые промежутки времени. У этого средства есть положительные и отрицательные стороны.
Для каких задач лучше всего устанавливать циклические ссылки:
1. Для напоминаний о различных важных датах - днях рождения, различных праздниках, которые проводятся чаще всего в одних и тех же местах и кампаниях;
2. Для задач, которые не занимают много времени на неделе, но в силу определенных причин не вошли в постоянную привычку. Это может быть что-то вроде прослушивания автоответчика в офисе по будним дням или подготовка отчётных документов по текущим проектам каждую пятницу. В таких задачах основные критерии - это относительная простота выполнения и не очень большие временные затраты. К этому варианту нужно относиться внимательно, потому что некоторые неприоритетные задачи при таком подходе будут вызывать желание забить на их выполнение;
Для чего циклические задачи лучше не устанавливать:
1. Повторяющиеся задачи с плавающим временем их начала. Причина - часто получается так, что время выполнения смещается в конкретный день, поэтому когда получаешь напоминание о запланированной задаче, понимаешь, что не можешь сейчас или вообще сегодня не выполнить такую задачу, что рождает чувство неудовлетворения от невозможности придерживаться своего плана. Например, это уборка дома: чаще всего ты ее можешь делать в четверг вечером, но иногда получается так, что в конкретный день может её сделать только с утра, а иногда она переносится на другой день. Лучше всего такую задачу планировать каждый раз заново для очередной недели. Это не займёт много времени;
2. Задачи с временем выполнения, которое зависит не только от тебя, но и от людей либо других факторов, повлиять на которые ты в силу определенных причин в конкретный момент не можешь. Причина - от недели к неделе рамки задачи могут сильно варьироваться, поэтому при срыве временных рамок смещаются другие задачи. Например, это может быть еженедельное совещание о текущих проектах в компании: в одну неделю выполняются достаточно простые проекты, в другую - проекты с высокими степенями риска. Чаще всего это можно спрогнозировать заранее на этапе планирования очередной недели. Поэтому лучше эту задачу каждый раз планировать заново.
Итоги: описанные методы помогут значительно улучшить эффективность планирования. Я через это проходил сам - когда-то у меня было до 2-3х задач в день, которые планировались в календаре циклически. Это приводило к печальным результатам - в конце недели зачастую оказывалось несколько запланированных, но невыполненных задач.