Личная эффективность: несколько советов по выполнению задач в экстремальном режиме
Сейчас читал выжимку про частые ошибки руководителей проектов и осознал, что многое из этого применимо во всех областях деятельности, так что кратко перескажу здесь с переформулировкой для личной эффективности и тайм-менеджмента:
Ошибка 1: когда сроки задачи подходят к концу, основной функционал почти уже реализован и остаётся небольшой запас времени, ваши личная эффективность кажется вам на очень высоком уровне, и вам может захотеться добавить что-то ещё в эту задачу, потому что кажется, что и задача в результате будет выглядеть целостно и красиво, и времени может хватить. Это неверный путь. Это приведёт к срывам сроков и демотивации. Если уж очень хочется расширить функционал, то лучше это сделать в рамках дополнительной задачи, которая будет сделана с отдельной оценкой временных критериев;
Ошибка 2: когда выполнение задачи делегировано на нескольких людей, время выполнения подходит к концу, а работ осталось достаточно много, вы можете попробовать расширить круг исполнителей или переназначить завершение задачи другим людям либо взяться за неё самому. Это не согласовывается с личной эффективностью - на обучение необходимым навыкам, а также введение в курс проекта уйдёт много времени. Правильный вариант развития событий - проанализировать причины задержек, устранить их и расширить временные ресурсы для задачи. В дальнейшем учитывать причину ошибки при планировании следующих задач похожего типа - правильный путь развития личной эффективности.
Ошибка 3: ожидание похожего результата работы от других людей. Иногда по тем или иным причинам люди, на которых вы делегировали выполнение задачи, могут быть неспособны продолжать её выполнение. В результате вы подыскиваете новую команду для решения задачи, однако не корректируете соответствующим образом план и ожидания результата выполнения задачи. Это неправильный шаг. Новая команда может работать по другому сценарию и сорвать предыдущие сроки. Новой команде нужно обучиться и вникнуть в суть проекта, но даже это не главное. Основная причина: у новой команды другие методы оценки конечного результата выполнения задачи и может случиться так, что то, как они её выполнят, может совсем вас не устраивать. Путь личной эффективности - пересмотреть временные и другие ресурсы для выполнения задачи и обстоятельно, в личной беседе, установить рамки и результаты, которые вы ожидаете.
Ошибка 4: ожидание того, что задача будет выполнена в срок при таких обстоятельствах, что сроки некоторых подзадач были сорваны. Это ошибка - переоценка собственных возможностей. Вам может казаться, что несмотря на то, что на прошлой недели вы завалили задачу №1, а на этой - задачу №2; - на следующей неделе вы запросто сможете завершить задачу №3, которая использует результаты двух предыдущих задач. А проваленные задачи сделаете в свободное время на неделе, поскольку вы видите алгоритм, по которому это можно сделать. Это не личная эффективность - это прямой путь к демотивации и разочарованию к планированию. Правильно - если провалили задачу - пересмотрите сроки, проанализируйте причину провала, учтите это на следующей неделе.
Ошибка 5: отказ от мелочей - когда сроки выполнения задачи подходят к концу, задача в основном выполнена и вы решаете выбросить некоторые мелочи, выполнение которых не кажется важным. Это ошибка - если вы запланировали выполнение этих мелочей, они в любом случае значимы, просто их значимость в настоящий момент ускользает от понимания. Если ради них придется провалить сроки, ничего страшного - сделайте выводы и переопределите временные ресурсы - верная стратегия личной эффективности.
Учитывая указанные 5 ошибок, вы сможете увеличить свою эффективность и повысить уровень доверия к планированию, как постоянной практике.
Ошибка 1: когда сроки задачи подходят к концу, основной функционал почти уже реализован и остаётся небольшой запас времени, ваши личная эффективность кажется вам на очень высоком уровне, и вам может захотеться добавить что-то ещё в эту задачу, потому что кажется, что и задача в результате будет выглядеть целостно и красиво, и времени может хватить. Это неверный путь. Это приведёт к срывам сроков и демотивации. Если уж очень хочется расширить функционал, то лучше это сделать в рамках дополнительной задачи, которая будет сделана с отдельной оценкой временных критериев;
Ошибка 2: когда выполнение задачи делегировано на нескольких людей, время выполнения подходит к концу, а работ осталось достаточно много, вы можете попробовать расширить круг исполнителей или переназначить завершение задачи другим людям либо взяться за неё самому. Это не согласовывается с личной эффективностью - на обучение необходимым навыкам, а также введение в курс проекта уйдёт много времени. Правильный вариант развития событий - проанализировать причины задержек, устранить их и расширить временные ресурсы для задачи. В дальнейшем учитывать причину ошибки при планировании следующих задач похожего типа - правильный путь развития личной эффективности.
Ошибка 3: ожидание похожего результата работы от других людей. Иногда по тем или иным причинам люди, на которых вы делегировали выполнение задачи, могут быть неспособны продолжать её выполнение. В результате вы подыскиваете новую команду для решения задачи, однако не корректируете соответствующим образом план и ожидания результата выполнения задачи. Это неправильный шаг. Новая команда может работать по другому сценарию и сорвать предыдущие сроки. Новой команде нужно обучиться и вникнуть в суть проекта, но даже это не главное. Основная причина: у новой команды другие методы оценки конечного результата выполнения задачи и может случиться так, что то, как они её выполнят, может совсем вас не устраивать. Путь личной эффективности - пересмотреть временные и другие ресурсы для выполнения задачи и обстоятельно, в личной беседе, установить рамки и результаты, которые вы ожидаете.
Ошибка 4: ожидание того, что задача будет выполнена в срок при таких обстоятельствах, что сроки некоторых подзадач были сорваны. Это ошибка - переоценка собственных возможностей. Вам может казаться, что несмотря на то, что на прошлой недели вы завалили задачу №1, а на этой - задачу №2; - на следующей неделе вы запросто сможете завершить задачу №3, которая использует результаты двух предыдущих задач. А проваленные задачи сделаете в свободное время на неделе, поскольку вы видите алгоритм, по которому это можно сделать. Это не личная эффективность - это прямой путь к демотивации и разочарованию к планированию. Правильно - если провалили задачу - пересмотрите сроки, проанализируйте причину провала, учтите это на следующей неделе.
Ошибка 5: отказ от мелочей - когда сроки выполнения задачи подходят к концу, задача в основном выполнена и вы решаете выбросить некоторые мелочи, выполнение которых не кажется важным. Это ошибка - если вы запланировали выполнение этих мелочей, они в любом случае значимы, просто их значимость в настоящий момент ускользает от понимания. Если ради них придется провалить сроки, ничего страшного - сделайте выводы и переопределите временные ресурсы - верная стратегия личной эффективности.
Учитывая указанные 5 ошибок, вы сможете увеличить свою эффективность и повысить уровень доверия к планированию, как постоянной практике.