Формальная сторона вопроса
Пушкин писал: "Быть можно дельным человеком и думать о красе ногтей". И ведь мы так и делаем: работаем, создаем карьеру, нахваливаем себя в резюме, но при этом не забываем хорошо выглядеть - мы же хотим произвести впечатление!
Но с документами так происходит не всегда. По не известной мне причине многие вполне уважаемые люди пренебрегают простыми правилами при оформлении документов, отчего мнение о них как о профессионалах и аккуратных работниках сразу меняется не в лучшую сторону.
На печать!
После написания документа не забудьте добавить настройки на печать. Если ваш идеальный отчет не умещается по ширине в одну страницу, первое же впечатление, которое получит начальник, будет негативным. И о вас и об отчете.
Как сделать: в настройках печати установите "уместить текст по ширине листа", определите разметку страницы и так далее, и все это сохраните.
Шрифты
Убедитесь, что ваш документ написан одном шрифтом, одним размером, одним цветом, кроме выделенных мест. Выбирая цвет, имейте в виду, что он должен отличаться от основного и при черно-белой печати, причем текст должен оставаться читабельным. Надеюсь, не надо говорить о том, что курсив, полужирный и подчеркнутый шрифты в одном документе - это плохой тон.
Если вы не различаете шрифты на глаз, и в документе есть скопированные куски, выделите весь текст и примените к нему: одинаковый шрифт, одинаковый междустрочный интервал, одинаковые отступы, выравнивание по ширине (для текста) и так далее. На бумаге все эти недочеты очень заметны.
Колонки
Научитесь пользоваться MS Excel и перестаньте писать таблицы в MS Word! Также убедитесь, что при форматировании у вас видно весь текст/данные в клеточках (на печать выйдет только то, что видно). Это же касается длинных чисел. Правда в отличие от текста, вместо чисел будут решетки или знак ошибки.
Название
Название документа, заголовки и подзаголовки, название таблицы, вкладок и колонок - это тема и основная мысль. Благодаря этому адресат настраивается на ваш документ, а не тратит время на то, чтобы понять, что это за цифры столбиком без комментариев, или в каких единицах даны результаты измерений.
Но с документами так происходит не всегда. По не известной мне причине многие вполне уважаемые люди пренебрегают простыми правилами при оформлении документов, отчего мнение о них как о профессионалах и аккуратных работниках сразу меняется не в лучшую сторону.
На печать!
После написания документа не забудьте добавить настройки на печать. Если ваш идеальный отчет не умещается по ширине в одну страницу, первое же впечатление, которое получит начальник, будет негативным. И о вас и об отчете.
Как сделать: в настройках печати установите "уместить текст по ширине листа", определите разметку страницы и так далее, и все это сохраните.
Шрифты
Убедитесь, что ваш документ написан одном шрифтом, одним размером, одним цветом, кроме выделенных мест. Выбирая цвет, имейте в виду, что он должен отличаться от основного и при черно-белой печати, причем текст должен оставаться читабельным. Надеюсь, не надо говорить о том, что курсив, полужирный и подчеркнутый шрифты в одном документе - это плохой тон.
Если вы не различаете шрифты на глаз, и в документе есть скопированные куски, выделите весь текст и примените к нему: одинаковый шрифт, одинаковый междустрочный интервал, одинаковые отступы, выравнивание по ширине (для текста) и так далее. На бумаге все эти недочеты очень заметны.
Колонки
Научитесь пользоваться MS Excel и перестаньте писать таблицы в MS Word! Также убедитесь, что при форматировании у вас видно весь текст/данные в клеточках (на печать выйдет только то, что видно). Это же касается длинных чисел. Правда в отличие от текста, вместо чисел будут решетки или знак ошибки.
Название
Название документа, заголовки и подзаголовки, название таблицы, вкладок и колонок - это тема и основная мысль. Благодаря этому адресат настраивается на ваш документ, а не тратит время на то, чтобы понять, что это за цифры столбиком без комментариев, или в каких единицах даны результаты измерений.