о памяти и документации (рус.)
Оригинал взят у cema в о памяти и документации (рус.)
Английский оригинал; обсуждение у avva; обсуждение перевода у него же.
ПАМЯТЬ ФИРМЫ
Фирменная память бывает двух типов: люди и документы. Люди помнят, как что работает и почему. Бывает, они это где-то записывают. Фирменная амнезия работает так же: люди уходят и документы пропадают, разрушаются, или просто о них забывают.
Десятки лет я проработал на большой нефтехимической фирме. В начале 1980х мы сконструировали и построили установку по очистке, допустим, нефтехимических сепулек. За тридцать лет фирменная память об этой установке совсем усохла. Хотя она работает и дает прибыль. Делаются ежедневные дела, и местные работники грамотно разбираются со всякими вентилями, переключателями, системами защиты и т.п.
Но фирма забыла, как эта установка на самом деле работает.
Тут несколько причин:
- Из-за стагнации в нефтяной промышленности в 1980е и 1990е был заморожен набор новых работников. К концу 1990х сотрудники в нашей группе были почти все или старше 55 лет или моложе 35.
- Мы постепенно перешли на полностью компьютерное проектирование.
- При реорганизациях офис нашей группы несколько раз переехал.
- После этого большое слияние корпораций полностью всосало нас в огромную нефтехимическую компанию, перемешав и фирмы и их работников.
ИНЖЕНЕРНАЯ АРХЕОЛОГИЯ, ИЛИ: КАК НЕ ПРОСРАТЬ ПОЛИМЕРЫ
В начале 2000х я и несколько моих коллег ушли на пенсию.
В конце 2000х об установке вспомнили и решили что-то с ней поделать. А именно, увеличить выход на-гора и провести анализ, не надо ли построить вторую.
И вот появились вопросы. Как была построена установка? Почему имено так? И как она вообще работает?
А фирменная память уже совсем слабая стала. Какие-то странные устройства работают себе, выдают полимеры [именно - прим. пер.]. Фирма знает, как их обслуживать, но не очень-то понимает, каким волшебным словом все это было построено. На самом деле, никто не знает точно даже с чего начать.
Приходится тогдашним зеленым юнцам, а нынешним старшим инженерам, зарыться в документацию. Это уже скорее не память, а какая-то археология. Никому толком неизвестно, какие документы про эту установку вообще бывают, и где они, и в каком виде. Установка сконструирована группой, которой давно нет, в фирме, которая давно слилась с другими, в офисе, который закрылся, да и докомпьютерными методами, которыми никто больше не работает.
А первым делом надо было разобраться, как эта установка вообще называется. Дело в том, что обычно инженера ее называли просто по месту расположения, а официальное имя у нее было другое. Точнее, официальные имена: одно во внутреннем проекте, другое в строительной конторе.
В 1998 году в процессе улучшения документооборота установке присвоили недвусмысленный идентификатор. В 2001 году в процессе компьютеризации установке присвоили другой недвусмысленный идентификатор. Кстати, не совсем ясно, какая номенклатура документов должна использоваться на сегодняшний день. К тому же, одни из них ссылаются на другие.
Тут возникает тупик. Вариант 1998 года отсылает к архивам по адресу, которого давно не было уже к 1998 году. Возможно, именно поэтому вариант 2001 года упоминает только недавние оцифрованные документы вроде справок о текущем сервисе оборудования. В тот период я наивно надеялся, что компьютеризация решит наши проблемы раз и навсегда. Мой начальник читал об этом толстую книжку, я в нее тоже заглянул. Написано было очень убедительно. [В России, а раньше в СССР, про безбумажные технологии тоже было всякого понаписано. - прим. пер.]
Но старомодный телефон и электронная переписка сработали лучше. Старая лаборатория не так сильно пострадала, и даже сохранилась библиотека. Там кто-то смог найти документацию на заводской процесс проиводства полимеров, плюс какие-то инженерные документы, скопированные для лабораторных архивов. Чертежи и планы и рабочие тетради нашлись в пыльных шкафах. На бумажных документах издевательски красуются недвусмысленные идентификаторы, на которых указано, что они, мол, были компьютеризованы Большой Компьютеризующей Корпорацией. Ну кто знает, что дальше случилось с этим компьютерным архивом.
РАСШИФРОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ
Итак, часть документов найдена. Инженеры отправляются на поиск способа увеличения выхода на-гора. К сожалению, документация неполна и частично написана как будто иероглифами. Прогресс движется медленно. Начальник шутит, что в вузах надо читать курс инженерной археологии, где студентам будут давать кучу документов тридцатилетней давности, и пусть они разбираются, в чем там дело. Мне нравится эта мысль. Может быть, стоит даже прочитать древний инженерный учебник, как, например, делают любители ламповой электроники.
Некоторые методы и обозначения нам знакомы. Другие давно устарели. Даже когда формально ничего не изменилось, поменялись представления о том, что надо и не надо явно указывать, что можно и нельзя предполагать измененным в металле, так что понимать прочитанное не слишком просто. И как приятно было бы почитать обзор с картинками! По окончании проекта кому-то следовало бы написать книжку "Про нашу установку: как оно все работает". Фактически эту книжку теперь пишут археологи.
ОБРАТНЫЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ ШПИОНАЖ: НЕСУН НАОБОРОТ
Спустя некоторое время к нам с коллегой обратился один из бывших сотрудников из начальства. Не согласились бы мы проконсультировать их насчет проекта по поводу этой старой установки? Ну я согласился, звучало интересно. К тому же почасовая оплата была выше моей прежней зарплаты.
Теперь у меня была странная работа: объяснять фирме, как работает их установка.
Мне было что вспомнить. Кое-что я просто помнил как работает. Инженерные методы тридцатилетней давности были моими методами. И что важно: я понимал, что важно. И понимал, как из деталей собирается целая картинка.
Не менее важно было, что я неофициально хранил у себя какую-то документацию. Во время всех наших передвижений и реорганизаций, ситуация с документацией все более осложнялась. С трудом найдя нужный документ в переработанных архивах, я много дней потом сидел и ждал, когда же мне его пришлют, притом иногда архивы и документы были в процессе оцифровки. Начальство фирмы, как параноики, установили правила про всякую работу с секретами фирмы, а значит, со всякой работой с полимерами, что заметно затрудняло работу с подрядчиками.
Так у нас выработалась привычка без спросу делать свои личные копии нужных документов и носить их с собой. Инженеры вообще не любят ждать из-за всяких глупостей, а когда документация под рукой, можно работать. И на репутации это хорошо влияло: мы все делали вовремя, вместо того чтобы объясняться: мол, задержались с делом, потому что ждали факса.
Теперь моя задача была занести эти документы обратно на фирму. Я был бы рад взять и отдать их. Но это не так просто. Официально у фирмы эти документы уже есть (да еще и компьютеризованные), а у меня их официально нет. На самом деле, все наоборот, но кому это понравится? Черт его знает, как это сделать законно.
Нет, документы придется тайно принести туда, где они будто бы уже есть. Делаем физические копии и кладем в местные архивы. Со временем они окажутся в компьютере, когда при очередной инвентризации увидят, что на документах нету ярлычка. Надеюсь, на этот раз они не пропадут, сам я вряд ли смогу повторить этот подвиг спустя еще тридцать лет.
И еще. Раз я внешний консультант, мне нельзя доверить определенные секреты, описанные в этих документах. Только работники фирмы могут работать с этой секретной информацией и решать, что и как раскрывать перед внешними консультантами. К сожалению, как раз работники фирмы не знают секретов, а я знаю. Я даже придумал некоторые из них, на нескольких патентах мое имя. И вот мне надо занести эти секреты обратно на фирму, чтобы ее персонал мог с ними работать. Им надо только страться случайно не проговориться об этих секретах - при мне!
Сейчас немало говорят о промышленном шпионаже, вроде как в фильмах про шпионов. Я бы хотел почитать об обратном шпионаже, когда фирмы забывают свои секреты, а сотрудники тайно их восстанавливают. Не сомневаюсь, что это случается чаще, чем многие думают.
РЕШАЕМА ЛИ ПРОБЛЕМА?
Не знаю, в чем мораль этой истории.
Улучшенная организация и управление документами решили бы часть проблем. Но попытки улучшения как раз и привели к некоторым проблемам, так что тут надо аккуратнее. Было бы проще, если бы сохранилось больше физических архивов. Некоторые документы оказались лишь в одном из них.
С памятью о способах и технологиях работы еще хуже. Тут, наверно, помогло бы ровное распределение сотрудников по возрастам, так что уход на пенсию сразу многих не слишком ослабит коллективную память фирмы.
Ну а может быть фирменная археология всегда будет с нами. Чем больше я смотрю по сторонам, тем больше инженерный мир (не считая самых недавних разработок) выглядит как подземный Нью-Йорк. Гудит где-то там куча странных инженерных конструкций, разработанных давно забытыми древними людьми, оставившими нам лишь обрывки карт и кусочки диаграмм.
Инженер, пожелавший остаться неизвестным. 2011-12-04.
Прим. переводчика. А программистам приходится этим заниматься чуть ли не ежедневно. Ой вей.
Английский оригинал; обсуждение у avva; обсуждение перевода у него же.
ПАМЯТЬ ФИРМЫ
Фирменная память бывает двух типов: люди и документы. Люди помнят, как что работает и почему. Бывает, они это где-то записывают. Фирменная амнезия работает так же: люди уходят и документы пропадают, разрушаются, или просто о них забывают.
Десятки лет я проработал на большой нефтехимической фирме. В начале 1980х мы сконструировали и построили установку по очистке, допустим, нефтехимических сепулек. За тридцать лет фирменная память об этой установке совсем усохла. Хотя она работает и дает прибыль. Делаются ежедневные дела, и местные работники грамотно разбираются со всякими вентилями, переключателями, системами защиты и т.п.
Но фирма забыла, как эта установка на самом деле работает.
Тут несколько причин:
- Из-за стагнации в нефтяной промышленности в 1980е и 1990е был заморожен набор новых работников. К концу 1990х сотрудники в нашей группе были почти все или старше 55 лет или моложе 35.
- Мы постепенно перешли на полностью компьютерное проектирование.
- При реорганизациях офис нашей группы несколько раз переехал.
- После этого большое слияние корпораций полностью всосало нас в огромную нефтехимическую компанию, перемешав и фирмы и их работников.
ИНЖЕНЕРНАЯ АРХЕОЛОГИЯ, ИЛИ: КАК НЕ ПРОСРАТЬ ПОЛИМЕРЫ
В начале 2000х я и несколько моих коллег ушли на пенсию.
В конце 2000х об установке вспомнили и решили что-то с ней поделать. А именно, увеличить выход на-гора и провести анализ, не надо ли построить вторую.
И вот появились вопросы. Как была построена установка? Почему имено так? И как она вообще работает?
А фирменная память уже совсем слабая стала. Какие-то странные устройства работают себе, выдают полимеры [именно - прим. пер.]. Фирма знает, как их обслуживать, но не очень-то понимает, каким волшебным словом все это было построено. На самом деле, никто не знает точно даже с чего начать.
Приходится тогдашним зеленым юнцам, а нынешним старшим инженерам, зарыться в документацию. Это уже скорее не память, а какая-то археология. Никому толком неизвестно, какие документы про эту установку вообще бывают, и где они, и в каком виде. Установка сконструирована группой, которой давно нет, в фирме, которая давно слилась с другими, в офисе, который закрылся, да и докомпьютерными методами, которыми никто больше не работает.
А первым делом надо было разобраться, как эта установка вообще называется. Дело в том, что обычно инженера ее называли просто по месту расположения, а официальное имя у нее было другое. Точнее, официальные имена: одно во внутреннем проекте, другое в строительной конторе.
В 1998 году в процессе улучшения документооборота установке присвоили недвусмысленный идентификатор. В 2001 году в процессе компьютеризации установке присвоили другой недвусмысленный идентификатор. Кстати, не совсем ясно, какая номенклатура документов должна использоваться на сегодняшний день. К тому же, одни из них ссылаются на другие.
Тут возникает тупик. Вариант 1998 года отсылает к архивам по адресу, которого давно не было уже к 1998 году. Возможно, именно поэтому вариант 2001 года упоминает только недавние оцифрованные документы вроде справок о текущем сервисе оборудования. В тот период я наивно надеялся, что компьютеризация решит наши проблемы раз и навсегда. Мой начальник читал об этом толстую книжку, я в нее тоже заглянул. Написано было очень убедительно. [В России, а раньше в СССР, про безбумажные технологии тоже было всякого понаписано. - прим. пер.]
Но старомодный телефон и электронная переписка сработали лучше. Старая лаборатория не так сильно пострадала, и даже сохранилась библиотека. Там кто-то смог найти документацию на заводской процесс проиводства полимеров, плюс какие-то инженерные документы, скопированные для лабораторных архивов. Чертежи и планы и рабочие тетради нашлись в пыльных шкафах. На бумажных документах издевательски красуются недвусмысленные идентификаторы, на которых указано, что они, мол, были компьютеризованы Большой Компьютеризующей Корпорацией. Ну кто знает, что дальше случилось с этим компьютерным архивом.
РАСШИФРОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ
Итак, часть документов найдена. Инженеры отправляются на поиск способа увеличения выхода на-гора. К сожалению, документация неполна и частично написана как будто иероглифами. Прогресс движется медленно. Начальник шутит, что в вузах надо читать курс инженерной археологии, где студентам будут давать кучу документов тридцатилетней давности, и пусть они разбираются, в чем там дело. Мне нравится эта мысль. Может быть, стоит даже прочитать древний инженерный учебник, как, например, делают любители ламповой электроники.
Некоторые методы и обозначения нам знакомы. Другие давно устарели. Даже когда формально ничего не изменилось, поменялись представления о том, что надо и не надо явно указывать, что можно и нельзя предполагать измененным в металле, так что понимать прочитанное не слишком просто. И как приятно было бы почитать обзор с картинками! По окончании проекта кому-то следовало бы написать книжку "Про нашу установку: как оно все работает". Фактически эту книжку теперь пишут археологи.
ОБРАТНЫЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ ШПИОНАЖ: НЕСУН НАОБОРОТ
Спустя некоторое время к нам с коллегой обратился один из бывших сотрудников из начальства. Не согласились бы мы проконсультировать их насчет проекта по поводу этой старой установки? Ну я согласился, звучало интересно. К тому же почасовая оплата была выше моей прежней зарплаты.
Теперь у меня была странная работа: объяснять фирме, как работает их установка.
Мне было что вспомнить. Кое-что я просто помнил как работает. Инженерные методы тридцатилетней давности были моими методами. И что важно: я понимал, что важно. И понимал, как из деталей собирается целая картинка.
Не менее важно было, что я неофициально хранил у себя какую-то документацию. Во время всех наших передвижений и реорганизаций, ситуация с документацией все более осложнялась. С трудом найдя нужный документ в переработанных архивах, я много дней потом сидел и ждал, когда же мне его пришлют, притом иногда архивы и документы были в процессе оцифровки. Начальство фирмы, как параноики, установили правила про всякую работу с секретами фирмы, а значит, со всякой работой с полимерами, что заметно затрудняло работу с подрядчиками.
Так у нас выработалась привычка без спросу делать свои личные копии нужных документов и носить их с собой. Инженеры вообще не любят ждать из-за всяких глупостей, а когда документация под рукой, можно работать. И на репутации это хорошо влияло: мы все делали вовремя, вместо того чтобы объясняться: мол, задержались с делом, потому что ждали факса.
Теперь моя задача была занести эти документы обратно на фирму. Я был бы рад взять и отдать их. Но это не так просто. Официально у фирмы эти документы уже есть (да еще и компьютеризованные), а у меня их официально нет. На самом деле, все наоборот, но кому это понравится? Черт его знает, как это сделать законно.
Нет, документы придется тайно принести туда, где они будто бы уже есть. Делаем физические копии и кладем в местные архивы. Со временем они окажутся в компьютере, когда при очередной инвентризации увидят, что на документах нету ярлычка. Надеюсь, на этот раз они не пропадут, сам я вряд ли смогу повторить этот подвиг спустя еще тридцать лет.
И еще. Раз я внешний консультант, мне нельзя доверить определенные секреты, описанные в этих документах. Только работники фирмы могут работать с этой секретной информацией и решать, что и как раскрывать перед внешними консультантами. К сожалению, как раз работники фирмы не знают секретов, а я знаю. Я даже придумал некоторые из них, на нескольких патентах мое имя. И вот мне надо занести эти секреты обратно на фирму, чтобы ее персонал мог с ними работать. Им надо только страться случайно не проговориться об этих секретах - при мне!
Сейчас немало говорят о промышленном шпионаже, вроде как в фильмах про шпионов. Я бы хотел почитать об обратном шпионаже, когда фирмы забывают свои секреты, а сотрудники тайно их восстанавливают. Не сомневаюсь, что это случается чаще, чем многие думают.
РЕШАЕМА ЛИ ПРОБЛЕМА?
Не знаю, в чем мораль этой истории.
Улучшенная организация и управление документами решили бы часть проблем. Но попытки улучшения как раз и привели к некоторым проблемам, так что тут надо аккуратнее. Было бы проще, если бы сохранилось больше физических архивов. Некоторые документы оказались лишь в одном из них.
С памятью о способах и технологиях работы еще хуже. Тут, наверно, помогло бы ровное распределение сотрудников по возрастам, так что уход на пенсию сразу многих не слишком ослабит коллективную память фирмы.
Ну а может быть фирменная археология всегда будет с нами. Чем больше я смотрю по сторонам, тем больше инженерный мир (не считая самых недавних разработок) выглядит как подземный Нью-Йорк. Гудит где-то там куча странных инженерных конструкций, разработанных давно забытыми древними людьми, оставившими нам лишь обрывки карт и кусочки диаграмм.
Инженер, пожелавший остаться неизвестным. 2011-12-04.
Прим. переводчика. А программистам приходится этим заниматься чуть ли не ежедневно. Ой вей.