Организуйте свою жизнь с Evernote. Часть 2. Структура и навигация
Это второй из трех постов про Evernote. Если вы начинающий пользователь Evernote, то советую начать с Части 1. Иначе - можно просто продолжать читать этот пост. В нем я опишу главное - как структурировать информацию, чтобы пользование Evernote было комфортным, а поиск - быстрым.
Блокноты и их наборы
Для начала давайте разберемся со структурой блокнотов и той информацией, которую вы будете в них хранить.
1. Создайте блокнот по умолчанию
Создайте новый блокнот и назовите его "!Входящие". Восклицательный знак в начале названия позволит ему всегда находиться в начале списка.
В свойствах блокнота поставьте галочку к пункту "Это будет мой блокнот по умолчанию".
Это блокнот, в который создаются новые заметки, если блокнот не выбран. Сюда будут приходить письма, отправленные на ваш личный e-mail от Evernote, сюда же будут сохраняться заметки, созданные, например, через виджет на Android.
Лучше избегать этого блокнота и на компьютере все заметки создавать сразу в соответствующих блокнотах.
Раз в неделю я чищу этот блокнот. Для этого у меня есть повторяющаяся задача в Doit.im.
2. Создайте блокноты по основным сферам вашей жизни и объедините их в наборы по тематикам
Лучше с самого начала создать структуру, иначе потом придется разгребать скопившиеся заметки и думать, куда их деть. Для примера я покажу, какие блокноты и их наборы существуют у меня. Если вы только начинаете пользоваться Evernote, то советую просто скопировать бОльшую часть структуры у меня и сразу откорректировать ее под себя.
Создавайте новые блокноты, и, перетаскиванием одного блокнота на другой, создавайте их наборы.
У меня существуют следующие наборы блокнотов и блокноты:
[Моя структура]
* Набор блокнотов
** Блокнот
** !Для прочтения
Сюда отправляется то, что не срочно, но хотелось бы прочесть. Попадает сюда из web-clipper или с почты. Только после прочтения я отправляю заметки в блокнот по тематике.
** !Идеи
Тут я провожу брейнштормы и тут эти идеи остаются, пока не выстроена четкая последовательность действий в Doit.im. После чего они отправляются в блокнот по направлению брейншторма, либо в блокнот "Идеи старые".
** Произвольные заметки
Сюда попадают заметки из папки !Входящие, если нет времени на создание новых блокнотов и сортировки заметок. У меня эта папка пуста, но на всякий случай есть :)
** Цели
* Собственность
** Авто
** Прочая собственность
Под каждую единицу собственности можно создать отдельную заметку и сохранить в нее фото чека, руководство пользователя и прочую необходимую информацию.
** Купить
Заметки по выбору моделей и заметка "Хочу купить" со списком и ссылками на то, что хочу приобрести.
* Здоровье
** Медицинские документы (фото документов)
** Медицинские заметки (сюда обычно идут копии сайтов из Evernote Clipper)
** Спорт (у вас это может быть отдельный набор блокнотов, если вы серьезно занимаетесь несколькими видами спорта)
* Финансы
** Инвестиции
** Налоги
** Чеки личные
* Хобби
** Гитара
** Покер
** Французский язык
* Тренинги
** Названия пройденных мной тренингов (заметки по заданиям и мысли по их выполнению)
* Поездки
** <Названия больших поездок>
К большим поездкам собирается много информации: копии авиа- и жд-билетов, информация о достопримечательностях, чек-лист вещей, которые нужно взять с собой и прочее. Такие блокноты удобно делать совместными для их редактирования вместе с попутчиками.
** Прочие поездки
Использую для коротких поездок, не требующих более, чем одной заметки.
** Путешествия
Копии полезных статей про путешествия.
* Личное
** Аккаунты
Пароли от некоторых аккаунтов в зашифрованном виде (о шифровании писал в прошлом посте).
** Документы
Сканы паспорта и прочих документов. Я писал про безопасность Evernote, но, конечно, вы сами определяете, хотите ли вы держать свои документы в "облаке".
** Важная информация
** Личный дневник
Дневником я пользуюсь только тогда, когда нужно принять сложное жизненное решение. Под каждую такую ситуацию я создаю заметку и либо просто начинаю писать мысли и задавать себе вопросы, либо расписываю тезисы "за" и "против". Часто, в итоге находится один тезис, который перевешивает все противоположные тезисы. http://loshakovvs.livejournal.com/4186.html
** Подписанные документы
Здесь хранятся фото всех подписанных мной документов.
* Подарки
Заметки по выбору подарков, планированию праздников и прочее.
* Коммуникации
** Личная жизнь
** Друзья
** Встречи
Чтобы деловые встречи проходили быстрее и результативнее, их желательно планировать: осознать свою цель и понять, как к этой цели стремиться, прописать выгоды второй стороны и подумать, что мы можем дать со своей стороны.
** Нетворкинг
* Книги
** Книги для прочтения
Здесь у меня лежит основная, одноименная заметка, где я храню весь упорядоченный список книг на прочтение и в этот же блокнот я сохраняю Web Clipper'ом интересные мне списки книг, рекомендованные кем-нибудь.
** Мои заметки по книгам
По каждой полезной книге я создаю заметку с названием книги и веду туда ее конспект. При том, что все книги я читаю в электронном виде, это не сложно.
** Электронные книги
Некоторые книги в PDF я просто целиком сохранил в Evernote.
* Личностный рост
** Заметки по личностному росту
Здесь лежат мои личные мысли о своем развитии
** Статьи по личностному росту
Копии из Web Clipper
* Предпринимательство
** Налоги-бизнес
** Чеки ИП
** Прочие бизнес-заметки
** Фото
Evernote с платной подпиской позволяет хранить в нем всю свою фото-коллекцию. Проставляя метки с именами людей, присутствующих на фото, год и месяц создания фото, их поиск в разы упрощается.
* Текущие проекты
** <Имя проекта>
Под каждый бизнес-проект у меня создается отдельный блокнот в наборе "Текущие проекты".
* <Имя проекта>
** <Направление деятельности>
Если проект не укладывается в один блокнот, создается отдельный набор.
Ярлыки
Ярлыки располагаются над списком блокнотов и используются для быстрого их поиска.
Функцией ярлыков я пользуюсь для блокнотов, их наборов и заметок, которые используются регулярно.
Как вы видите выше, некоторые блокноты я уже перенес в верх списка припиской "!" перед его именем: Входящие, Для прочтения, Идеи. Это те блокноты, которые надо освобождать от накопившихся заметок.
Все остальные блокноты, которые используются часто, я добавляю в ярлыки.
Сразу закрепите блокноты: Документы, Книги, Цели.
Метки
Чтобы любую заметку легко можно было найти, проставляйте 3-5 меток к каждой новой заметке.
Заранее нужно позаботиться о том, чтобы метки не дублировались по смыслу под разными названиями. Для этого придерживайтесь правил:
1. Заранее создайте несколько десятков (в идеале около 200) меток. Придерживайтесь этой системы и не создавайте метки, одинаковые по смыслу, но разные по написанию. При создании меток идите от широкого, сужая фокус: здоровье => спорт => бег
2. Создавайте метки только во множественном числе.
3. Проставляйте метки сразу после создания заметки и заполнения ее заглавия, либо при ее просмотре в блокноте !Входящие
4. К заметкам, связанным с людьми создавайте метки ФамилияИ. Для зарубежных имен я использую аналогичную схему (SurnameN) и пишу их на английском языке, чтобы избежать ошибки из-за нескольких вариантов произношения.
5. Избегайте меток, состоящих из нескольких слов.
6. Старайтесь ответить на вопросы: кто? что? где? когда? почему? Закрывая все эти вопросы в метках, найти заметки будет очень просто.
Поиск
На сайте Evernote есть статья по расширенным возможностям строки поиска на русском языке https://evernote.com/intl/ru/contact/support/kb/#!/article/23245321 и более полная - на английском https://dev.evernote.com/doc/articles/search_grammar.php
Объединение заметок
Часто, когда заметки в блокноте имеют одну тему, объединение упростит поиск и использование информации. Просто выделите несколько заметок и Evernote сам предложит объединить их.
Архивация заметок
Лимит на количество заметок составляет 100 000 штук, а на общий объем данных ограничений нет, так что удалять заметки практически не имеет смысла. Если есть хоть доля процента, что заметка может быть вновь полезна - не удаляйте ее. Для архивации стоит использовать набор "Архив" с блокнотом "Архив прочее". В набор будут попадать старые проекты и прочие неактуальные блокноты, а в блокнот "Архив прочее" пойдут архивные заметки.
Перед архивацией блокнота подумайте: можно ли объединить все его заметки в одну?
Буду рад обратной связи, если пост был полезен :)
Блокноты и их наборы
Для начала давайте разберемся со структурой блокнотов и той информацией, которую вы будете в них хранить.
1. Создайте блокнот по умолчанию
Создайте новый блокнот и назовите его "!Входящие". Восклицательный знак в начале названия позволит ему всегда находиться в начале списка.
В свойствах блокнота поставьте галочку к пункту "Это будет мой блокнот по умолчанию".
Это блокнот, в который создаются новые заметки, если блокнот не выбран. Сюда будут приходить письма, отправленные на ваш личный e-mail от Evernote, сюда же будут сохраняться заметки, созданные, например, через виджет на Android.
Лучше избегать этого блокнота и на компьютере все заметки создавать сразу в соответствующих блокнотах.
Раз в неделю я чищу этот блокнот. Для этого у меня есть повторяющаяся задача в Doit.im.
2. Создайте блокноты по основным сферам вашей жизни и объедините их в наборы по тематикам
Лучше с самого начала создать структуру, иначе потом придется разгребать скопившиеся заметки и думать, куда их деть. Для примера я покажу, какие блокноты и их наборы существуют у меня. Если вы только начинаете пользоваться Evernote, то советую просто скопировать бОльшую часть структуры у меня и сразу откорректировать ее под себя.
Создавайте новые блокноты, и, перетаскиванием одного блокнота на другой, создавайте их наборы.
У меня существуют следующие наборы блокнотов и блокноты:
[Моя структура]
* Набор блокнотов
** Блокнот
** !Для прочтения
Сюда отправляется то, что не срочно, но хотелось бы прочесть. Попадает сюда из web-clipper или с почты. Только после прочтения я отправляю заметки в блокнот по тематике.
** !Идеи
Тут я провожу брейнштормы и тут эти идеи остаются, пока не выстроена четкая последовательность действий в Doit.im. После чего они отправляются в блокнот по направлению брейншторма, либо в блокнот "Идеи старые".
** Произвольные заметки
Сюда попадают заметки из папки !Входящие, если нет времени на создание новых блокнотов и сортировки заметок. У меня эта папка пуста, но на всякий случай есть :)
** Цели
* Собственность
** Авто
** Прочая собственность
Под каждую единицу собственности можно создать отдельную заметку и сохранить в нее фото чека, руководство пользователя и прочую необходимую информацию.
** Купить
Заметки по выбору моделей и заметка "Хочу купить" со списком и ссылками на то, что хочу приобрести.
* Здоровье
** Медицинские документы (фото документов)
** Медицинские заметки (сюда обычно идут копии сайтов из Evernote Clipper)
** Спорт (у вас это может быть отдельный набор блокнотов, если вы серьезно занимаетесь несколькими видами спорта)
* Финансы
** Инвестиции
** Налоги
** Чеки личные
* Хобби
** Гитара
** Покер
** Французский язык
* Тренинги
** Названия пройденных мной тренингов (заметки по заданиям и мысли по их выполнению)
* Поездки
** <Названия больших поездок>
К большим поездкам собирается много информации: копии авиа- и жд-билетов, информация о достопримечательностях, чек-лист вещей, которые нужно взять с собой и прочее. Такие блокноты удобно делать совместными для их редактирования вместе с попутчиками.
** Прочие поездки
Использую для коротких поездок, не требующих более, чем одной заметки.
** Путешествия
Копии полезных статей про путешествия.
* Личное
** Аккаунты
Пароли от некоторых аккаунтов в зашифрованном виде (о шифровании писал в прошлом посте).
** Документы
Сканы паспорта и прочих документов. Я писал про безопасность Evernote, но, конечно, вы сами определяете, хотите ли вы держать свои документы в "облаке".
** Важная информация
** Личный дневник
Дневником я пользуюсь только тогда, когда нужно принять сложное жизненное решение. Под каждую такую ситуацию я создаю заметку и либо просто начинаю писать мысли и задавать себе вопросы, либо расписываю тезисы "за" и "против". Часто, в итоге находится один тезис, который перевешивает все противоположные тезисы. http://loshakovvs.livejournal.com/4186.html
** Подписанные документы
Здесь хранятся фото всех подписанных мной документов.
* Подарки
Заметки по выбору подарков, планированию праздников и прочее.
* Коммуникации
** Личная жизнь
** Друзья
** Встречи
Чтобы деловые встречи проходили быстрее и результативнее, их желательно планировать: осознать свою цель и понять, как к этой цели стремиться, прописать выгоды второй стороны и подумать, что мы можем дать со своей стороны.
** Нетворкинг
* Книги
** Книги для прочтения
Здесь у меня лежит основная, одноименная заметка, где я храню весь упорядоченный список книг на прочтение и в этот же блокнот я сохраняю Web Clipper'ом интересные мне списки книг, рекомендованные кем-нибудь.
** Мои заметки по книгам
По каждой полезной книге я создаю заметку с названием книги и веду туда ее конспект. При том, что все книги я читаю в электронном виде, это не сложно.
** Электронные книги
Некоторые книги в PDF я просто целиком сохранил в Evernote.
* Личностный рост
** Заметки по личностному росту
Здесь лежат мои личные мысли о своем развитии
** Статьи по личностному росту
Копии из Web Clipper
* Предпринимательство
** Налоги-бизнес
** Чеки ИП
** Прочие бизнес-заметки
** Фото
Evernote с платной подпиской позволяет хранить в нем всю свою фото-коллекцию. Проставляя метки с именами людей, присутствующих на фото, год и месяц создания фото, их поиск в разы упрощается.
* Текущие проекты
** <Имя проекта>
Под каждый бизнес-проект у меня создается отдельный блокнот в наборе "Текущие проекты".
* <Имя проекта>
** <Направление деятельности>
Если проект не укладывается в один блокнот, создается отдельный набор.
Ярлыки
Ярлыки располагаются над списком блокнотов и используются для быстрого их поиска.
Функцией ярлыков я пользуюсь для блокнотов, их наборов и заметок, которые используются регулярно.
Как вы видите выше, некоторые блокноты я уже перенес в верх списка припиской "!" перед его именем: Входящие, Для прочтения, Идеи. Это те блокноты, которые надо освобождать от накопившихся заметок.
Все остальные блокноты, которые используются часто, я добавляю в ярлыки.
Сразу закрепите блокноты: Документы, Книги, Цели.
Метки
Чтобы любую заметку легко можно было найти, проставляйте 3-5 меток к каждой новой заметке.
Заранее нужно позаботиться о том, чтобы метки не дублировались по смыслу под разными названиями. Для этого придерживайтесь правил:
1. Заранее создайте несколько десятков (в идеале около 200) меток. Придерживайтесь этой системы и не создавайте метки, одинаковые по смыслу, но разные по написанию. При создании меток идите от широкого, сужая фокус: здоровье => спорт => бег
2. Создавайте метки только во множественном числе.
3. Проставляйте метки сразу после создания заметки и заполнения ее заглавия, либо при ее просмотре в блокноте !Входящие
4. К заметкам, связанным с людьми создавайте метки ФамилияИ. Для зарубежных имен я использую аналогичную схему (SurnameN) и пишу их на английском языке, чтобы избежать ошибки из-за нескольких вариантов произношения.
5. Избегайте меток, состоящих из нескольких слов.
6. Старайтесь ответить на вопросы: кто? что? где? когда? почему? Закрывая все эти вопросы в метках, найти заметки будет очень просто.
Поиск
На сайте Evernote есть статья по расширенным возможностям строки поиска на русском языке https://evernote.com/intl/ru/contact/support/kb/#!/article/23245321 и более полная - на английском https://dev.evernote.com/doc/articles/search_grammar.php
Объединение заметок
Часто, когда заметки в блокноте имеют одну тему, объединение упростит поиск и использование информации. Просто выделите несколько заметок и Evernote сам предложит объединить их.
Архивация заметок
Лимит на количество заметок составляет 100 000 штук, а на общий объем данных ограничений нет, так что удалять заметки практически не имеет смысла. Если есть хоть доля процента, что заметка может быть вновь полезна - не удаляйте ее. Для архивации стоит использовать набор "Архив" с блокнотом "Архив прочее". В набор будут попадать старые проекты и прочие неактуальные блокноты, а в блокнот "Архив прочее" пойдут архивные заметки.
Перед архивацией блокнота подумайте: можно ли объединить все его заметки в одну?
Буду рад обратной связи, если пост был полезен :)