КАК УСПЕШНО ОРГАНИЗОВАТЬ КОРПОРАТИВ?
Традиционно в декабре страну захлестывает лавина новогодних корпоративов. Но большинство крупных компаний начинают искать праздничное агентство уже в июле. Московское event-агентство LiveStage решило поделиться своими секретами и рассказать как сделать так, чтобы праздник запомнился заказчику, и он с абсолютной уверенностью вернулся в следующий раз.
Начать стоит с подбора надежной и креативной команды, которая готова не только создавать уникальные идеи, но и воплощать их в жизнь. Для того, чтобы было что реализовывать необходимо получить заказ и встретиться с потенциальным клиентом.
Встреча с заказчиком
Обычно запрос заказчика звучит как неопределенное «хочется!» и поступает за 2-4 месяца до мероприятия. Придумать, как именно достичь желаемого и выяснить потребности заказчика, - работа агентства: чем точнее попадание, тем больше вероятность реализации проекта. На встречу с заказчиком обычно выезжают сразу несколько сотрудников: event-директор и менеджер проекта. На ней обговаривается, каким будет мероприятие, начиная с того, в чем заказчик уверен (например, число гостей, тематика или корпоративные цвета).
Мозговой штурм и создание готового предложения
Заказ получен. Теперь нужно перевести желания заказчика на язык действий. Для этого и устраивается мозговой штурм. В итоге - создается презентация проекта и составление сметы, которая кстати, весьма сильно зависит от уровня приглашенных артистов и количества гостей.
Заказ артистов и шоу-программы
Шоу-программа (артисты оригинального жанра, сценические постановки и т.д.) выбираются в соответствии с тематикой вечера и всегда создают особенную атмосферу праздника. В среднем московские компании проводят мероприятия по цене от 5 до 10 млн. рублей. На букинг артистов уходит 30-40% из общего бюджета мероприятия. А значит, и масштаб звезды на празднике зависит от его бюджета. Чтобы пригласить Ивана Урганта, например, придется выложить 2-3 млн. рублей.
Поиск и заказ площадки
Выбор правильной площадки, на которой будет проходить мероприятие, одно из важнейших условий для успеха мероприятия. Часто именнно с него начинается работа над корпоративом. Поэтому обычно агентство подбирает несколько вариантов площадок для заказчика на выбор. После этого менеджеры менеджеры выезжают на выбранную с заказчиком, чтобы тот убедился в правильности выбора. Также, площадки довольно таки быстро разбирают конкуренты (особенно перед новым годом) и, получив заказ, нужно успеть занять хорошее место для проведения праздника.
Разработка стиля мероприятия
У каждого мероприятия - своя специфика и свой стиль. Его разрабатывают дизайнеры, входящие в штат агентства, или "свободные художники" - фрилансеры. В коммуникационном холдинге Live Stage Group, например, есть агентство, занимающееся созданием фирменных атрибутов для компаний. А собственные дизайнеры - всегда удобно и надежно, так как уже точно знаешь в какие сроки ждать результат.
Подготовка площадки, кейтеринг и прием гостей
Подготовка площадки состоит из украшения зала в соответствии с тематикой праздника и стилем компании, настройки света и аппаратуры, установки декоративной атрибутики и т.д.
Качество и количество еды на корпоративе зависит от специфики мероприятия. Часто площадка, на которой будет проходить мероприятие, уже предоставляет услуги кейтеринга. Первых гостей встречают хостес с оригинальным приветствием и костюмами, подобранными специально для мероприятия. По точному таймингу проходят приветственная часть, выходы ведущего, выступления артистов, сценические постоновки, подача блюд и т.д.
Ведущие
Для ведущих агентство пишет сценарий, которого они придерживаются в большей степени. Но если в празднике участвуют звездные ведущие,например участники комедийных шоу, то они могут значительно отклоняться от первоначального замысла, что, впрочем, выглядит весьма органично и добавляет оригинальности всему празднику.
Живое выступление
Говорят, что западную группу иногда пригласить даже дешевле, чем российскую. Что не всегда правда, учитывая что для западной звезды нужны дополнительные расходы: гостиница и трансфер. Но, при этом, учитывая достаточно высокий ценник наших звезд, бывают случаи когда действительно дешевле выходит пригласить профессионального исполнителя из-за границы, чем наших топовых артистов.
http://livestage.ru/